Cara Memesan Lebih Banyak Janji Temu Dan Acara Dengan Plugin Pemesanan WordPress

Artikel ini telah didukung dengan baik oleh teman-teman terkasih kami di Amelia, spesialis pemesanan otomatis yang sederhana namun kuat yang memastikan pelanggan dapat memesan janji dan acara kapan saja. Terima kasih!

Ketika datang untuk menjalankan bisnis berbasis layanan online, penjadwalan janji dengan prospek dan klien sangat penting. Kelemahannya, tentu saja, membutuhkan banyak waktu untuk mengelola janji temu dan pemesanan acara jika Anda melakukannya sendiri.

Namun, dengan WordPress, ada banyak plugin pemesanan yang akan menyelesaikan pekerjaan. Letakkan salah satunya di tempatnya dan Anda dapat mengucapkan selamat tinggal pada banyak tugas manajemen janji temu yang membosankan itu.

Tetapi semua ini bergantung pada penggunaan plugin pemesanan WordPress yang tepat.

Hari ini, saya akan memperkenalkan Anda ke plugin pemesanan WordPress janji temu dan acara Amelia. Tetapi daripada menunjukkan kepada Anda cara menginstal dan menggunakan plugin (yang sangat mudah), saya ingin menghabiskan waktu ini untuk menunjukkan kepada Anda bagaimana merancang sistem pemesanan yang efektif dengan menggunakannya.

Cara Memesan Lebih Banyak Janji dan Acara Dengan Amelia

Ada banyak jenis klien yang akan mendapat manfaat dari sistem pemesanan:

• Salon, spa, pusat kebugaran dengan layanan atau kelas pada waktu tertentu;
• Penyedia layanan yang bekerja hanya dengan perjanjian (misalnya mekanik, tukang ledeng, dll.);
• Agen real estat yang menyelenggarakan open house atau menjadwalkan kunjungan properti;
• Perusahaan yang mengeluarkan webinar, kelas virtual, dan sebagainya;
• Pekerja lepas dan bisnis kecil (seperti milik Anda) yang menggunakan panggilan penemuan untuk memeriksa prospek.

Sekarang, mereka dapat menggunakan sistem reservasi pihak ketiga, tetapi seringkali mahal dan sulit untuk dikelola. Belum lagi fakta bahwa beberapa sistem ini mengumpulkan daftar pesaing. Ini mungkin membuat pengguna lebih nyaman untuk menyaring sejumlah opsi sekaligus, tetapi sistem pemesanan semacam ini hanya memohon untuk menarik perhatian calon pelanggan dari Anda.

Dengan membangun sistem pemesanan langsung ke situs web klien Anda, Anda dapat menghindari semua kemungkinan masalah ini. Terlebih lagi, Anda dapat mengotomatiskan tugas-tugas membosankan yang harus mereka lakukan sendiri tanpa opsi sistem pemesanan yang tepat. Contohnya:

• Menangkap informasi kontak prospek yang benar.
• Mencari tahu hari dan waktu yang paling cocok untuk kedua belah pihak.
• Mengelola penjadwalan ulang dan pembatalan.
• Dan banyak lagi.

Pertimbangkan betapa bersyukurnya klien Anda jika Anda membangun sistem pemesanan yang membebaskan mereka dari beban yang memakan waktu ini.

“

Meskipun demikian, ada lebih banyak hal untuk membuat sistem pemesanan WordPress daripada hanya mengaktifkan plugin dan menyematkan kode pendek. Untuk membantu klien Anda dengan mudah menangkap lebih banyak janji dan acara dengan plugin pemesanan Amelia, Anda harus melakukan hal berikut:

1. Tambahkan Elemen Pencarian Dan Filter Untuk Mengurangi Kelelahan Keputusan

Ini tidak akan terjadi pada setiap sistem pemesanan, tetapi untuk bisnis yang menawarkan berbagai opsi, janji temu, penyedia layanan, dan sebagainya, mengurangi keletihan keputusan sangat penting pada tahap ini.

Ambil, misalnya, situs web spa atau salon:

Sering kali, jenis bisnis ini memiliki banyak layanan (atau acara di tempat) yang mereka tawarkan. Anda dapat membiarkan pengunjung Anda mengklik "Buku Janji Temu" atau "Buku Acara" dan memilah-milah setiap penawaran dan penyedia layanan mereka sendiri. Atau Anda dapat meningkatkan prosesnya dengan menambahkan bilah pencarian ke widget pemesanan Anda seperti ini:

Filter bilah sisi juga membantu — terutama jika pelanggan belum tentu yakin layanan apa yang mereka butuhkan atau apa namanya. Opsi yang telah diisi sebelumnya memudahkan untuk membuat keputusan di tempat.

Dalam contoh ini, spa memungkinkan pelanggan untuk menyaring layanan dengan:

• Tanggal Pengangkatan,
• Rentang waktu,
• Layanan (yang semuanya terlihat dan beberapa opsi dapat dipilih),
• Para karyawan.

Ini adalah contoh yang bagus tentang bagaimana Anda dapat mengurangi keletihan keputusan hanya dengan beberapa penyesuaian desain dan membantu pengguna memesan janji dengan lebih percaya diri dan cepat.

2. Persingkat Proses Pendaftaran Dan Penjualan

Pikirkan tentang kasus penggunaan untuk bisnis Anda sendiri (serta penyedia layanan seperti Anda).

Katakanlah Anda ingin menyiapkan penjadwal janji temu untuk panggilan penemuan desain web. Bukankah akan berguna untuk mengizinkan prospek mengunggah file saat memesan janji temu mereka? Mereka akan dapat membagikan dokumen penting seperti panduan gaya, logo, dan bahkan konten mereka sebelum janji temu dilakukan.

Adapun bagaimana Anda memasukkan ini ke dalam widget pemesanan, cukup mudah dengan plugin janji temu WordPress Anda.

Secara default, Amelia memungkinkan Anda untuk mengontrol detail penting tentang "Acara" dan "Layanan" Anda:

• Nama acara,
• Pilihan tanggal dan waktu,
• Jadwal berulang,
• Jangka waktu pemesanan,
• Staf tersedia,
• Dan seterusnya.

Untuk mengizinkan prospek mengunggah file, Anda harus membuka tab "Sesuaikan" dan buat bidang khusus untuknya:

Klik "Tambahkan Bidang Kustom" dan Anda akan melihat opsi untuk "Lampiran":

Yang perlu Anda lakukan hanyalah memberi label pada bidang Lampiran baru (agar orang tahu apa yang harus diunggah) dan kemudian menambahkannya ke layanan atau acara apa pun yang Anda inginkan untuk muncul di widget pemesanan:

Di ujung depan situs, bidang Lampiran baru akan terlihat seperti ini:

Ini intuitif dalam desain dan, selama Anda memberi label dengan baik, pengguna Anda harus menemukan bidang tambahan ini (wajib atau tidak) yang ingin mereka manfaatkan — terutama jika itu berarti lebih sedikit pekerjaan nanti.

Untuk tujuan Anda sendiri, pikirkan betapa hebatnya memiliki formulir seperti ini di penjadwal janji temu Anda.

Ini akan memungkinkan Anda untuk datang sepenuhnya siap ke pertemuan daripada harus menyusun rencana kasar di tempat. Ini juga akan mempersingkat siklus hidup proyek Anda karena Anda tidak perlu duduk-duduk menunggu klien mengirimkan dokumentasi dan konten penting. (Ini juga akan berguna bagi orang-orang seperti praktisi kesehatan atau pengacara yang membutuhkan keringanan khusus sebelum mereka dapat menerima pasien atau klien baru.)

Plus, prospek yang disiapkan dalam tahap pemesanan awal ini adalah jenis klien yang ingin Anda ajak bekerja sama, jadi pikirkan fitur ini sebagai cara lain untuk memeriksa prospek Anda (dan bantu klien Anda melakukan hal yang sama).

3. Jadikan Widget Pemesanan Efektif Sebagai Asisten Pribadi

Bahkan jika klien Anda bukanlah orang yang benar-benar mengambil dan mengelola janji temu untuk bisnis mereka, mereka memiliki asisten yang melakukannya. Meskipun itu adalah sumber daya yang berguna untuk tugas ini, manusia rentan terhadap kesalahan — terutama ketika mencoba menangkap informasi kontak seseorang melalui telepon. (Saya tidak dapat memberi tahu Anda seberapa sering saya datang ke janji temu atau reservasi dengan nama saya yang salah eja atau email yang ditulis dengan salah).

Namun, plugin jadwal WordPress Anda menangkap informasi ini persis seperti yang dimasukkan pengguna Anda. Selama mereka tidak menimbulkan kesalahan sendiri, ini akan sangat meningkatkan akurasi pemesanan Anda.

Jadi, apa yang dapat Anda lakukan untuk mengubah widget pemesanan Anda menjadi asisten pribadi digital?

Jelas, menyertakan formulir intuitif dengan bidang yang diberi label dengan baik akan sangat membantu. Tapi Anda harus berpikir lebih dari itu. Ada beberapa hal yang akan dilakukan asisten manusia, seperti referensi silang waktu janji temu yang diminta dengan ketersediaan aktual serta menambahkan waktu penyangga di antara janji temu, yang meningkatkan pengalaman untuk semua.

Anda dapat memprogram plugin pemesanan Amelia untuk melakukan hal yang sama.

Sebagai permulaan, buat jadwal khusus dan parameter pemesanan untuk setiap penawaran layanan atau acara.

Ini berguna karena beberapa alasan.

Pertama, memastikan bahwa pelanggan hanya memesan pada hari dan waktu ketika janji tersedia. Selain itu, ini memungkinkan klien Anda untuk mengontrol berapa banyak pelanggan yang datang ke acara, kelas, layanan, dan sebagainya. Dengan begitu, meskipun slot 12 banding 1 adalah waktu yang paling populer (karena saat itulah semua orang makan siang), klien Anda tidak akan kewalahan dengan janji temu dan tidak dapat melayani semua orang yang memesan pada waktu itu.

Jika janji temu dipesan dengan karyawan atau penyedia tertentu, itu adalah lapisan kerumitan lain yang harus diperhitungkan dalam desain widget pemesanan Anda.

Saat menyiapkan opsi Karyawan baru di Amelia, jangan hanya fokus pada hal-hal dangkal seperti siapa mereka dan layanan apa yang mereka berikan.

Tetapkan jam kerja, hari libur, dan hari libur tertentu jika tersedia. Dengan begitu, pengguna tidak akan tergoda untuk memesan penyedia favorit mereka saat mereka tidak ada. Mereka hanya akan melihat opsi tanggal dan waktu yang terbuka.

Hal lain yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan akurasi pemesanan adalah dengan membangun waktu penyangga di sekitarnya.

Buffer memberi klien Anda dan tim mereka waktu untuk:

• Disiapkan dengan benar untuk janji temu yang akan datang (mis. memoles prospek atau menyiapkan ruang konferensi virtual).
• “Bersihkan” setelah membuat janji (misalnya membersihkan ruang sekitar secara fisik atau membuat catatan dari panggilan).

Ini juga merupakan ide yang baik untuk memiliki waktu penyangga jika ada prospek atau pelanggan yang terlalu bersemangat yang hanya ingin berbicara dan berbicara dan berbicara atau sebaliknya mendorong janji melebihi waktu yang ditentukan. Dengan memiliki penyangga, ini dapat membantu menjaga janji temu pelanggan lain agar tidak terlambat dan, dengan demikian, memulai pengalaman dengan cara yang salah.

Di bawah setiap Layanan yang Anda buat di Amelia, Anda memiliki opsi untuk menambahkan waktu buffer sebelum dan sesudah slot waktu:

Pasti memanfaatkan ini sehingga Anda tidak berakhir menciptakan lebih banyak pekerjaan atau sakit kepala untuk klien Anda pada akhirnya.

Oh, dan jika itu hanya penyedia solo tempat Anda membangun sistem janji temu ini, Anda tidak perlu mengatur semua jadwal individu atau waktu penyangga ini. Anda dapat membuat aturan penjadwalan universal dari tab Pengaturan.

4. Kumpulkan Pembayaran Pada Saat Pemesanan

Tidak peduli berapa banyak yang Anda lakukan untuk memastikan bahwa janji temu dapat dengan mudah dipesan oleh pelanggan dan dikelola oleh klien Anda, itu tidak menghentikan pelanggan dari kehabisan janji.

Anda mungkin menyadari efek seperti apa yang terjadi pada bisnis Anda. Ketika seseorang tidak hadir, Anda dibiarkan duduk menunggu mereka melompat ke Zoom atau Skype. Anda memberikan waktu 10 atau 15 menit sebelum mengirim email untuk menjadwal ulang dan kemudian Anda kembali bekerja. Konsekuensi lainnya adalah Anda sekarang memiliki kesempatan yang bisa diisi oleh prospek lain yang tertarik (dan sumber pendapatan baru).

Baik klien Anda memesan acara online atau janji temu langsung atau kelas, mereka mengalami pemborosan waktu dan kehilangan keuntungan yang serupa. Jadi, untuk mendorong lebih banyak pelanggan agar benar-benar menghadiri pemesanan mereka, Anda dapat mengatur penjadwal untuk mengumpulkan pembayaran di muka.

Hal pertama yang harus dilakukan di Amelia adalah menambahkan harga ke semua layanan dan acara Anda. Bahkan jika Anda tidak berencana untuk membebankan biaya di muka, ini adalah ide yang bagus karena mengingatkan pelanggan apa yang akan mereka bayar pada akhirnya.

Untuk membawanya ke langkah berikutnya, aktifkan pengumpulan pembayaran dan atur pemroses pembayaran (baik Stripe atau PayPal). Anda akan menemukan ini di bawah "Pengaturan" dan "Pembayaran" Amelia:

Saat pengaturan ini diaktifkan, pelanggan akan secara otomatis diarahkan ke pemroses pembayaran Anda setelah mengklik tombol “Konfirmasi” pada janji temu mereka:

Jadi, satu hal yang saya sarankan adalah memasukkan catatan dalam formulir — di suatu tempat di sekitar harga — untuk memberi tahu mereka bahwa pembayaran akan dikumpulkan sekarang alih-alih saat layanan diberikan.

Anda juga dapat menggunakan ini untuk bisnis seperti milik Anda dengan membebankan sedikit biaya atau imbalan untuk panggilan penemuan awal.

Hal lain yang dapat Anda lakukan untuk memastikan bahwa klien tidak kehilangan potensi pendapatan dari janji yang terlewat adalah dengan mengintegrasikan sistem pemesanan dengan CRM eksternal atau perangkat lunak pemasaran email. Dengan begitu, Anda akan menangkap informasi kontak pengguna di luar WordPress dan dapat mengatur pesan tindak lanjut otomatis jika atau ketika mereka melewatkan janji temu.

Ini mungkin tidak membantu klien Anda mendapatkan kembali semua bisnis yang terlewatkan, tetapi ini akan membantu memulihkan sebagian darinya.

Ada dua cara untuk mengatur ini. Yang pertama adalah menggunakan Pengaturan Web Hooks di Amelia:

Jika pelanggan membatalkan, menjadwal ulang, atau mengubah janji temu mereka, Anda dapat memicu plugin untuk mengirimkan informasi tersebut ke perangkat lunak pihak ketiga mereka. Dan dengan pengaturan acara otomatis lainnya (seperti mengundang pelanggan yang membatalkan untuk menjadwal ulang beberapa minggu kemudian), klien Anda tidak perlu berbuat banyak untuk mencoba terhubung kembali dengan pelanggan. Anggap ini sebagai fitur pengabaian keranjang, hanya untuk janji temu.

Anda juga dapat menggunakan integrasi Zapier dan webhook untuk melakukan hal yang sama.

5. Otomatisasi Email dan SMS

Meskipun penting untuk mencoba menangkap kembali bisnis yang berpotensi hilang dengan tindak lanjut, mereka bukan satu-satunya pelanggan yang harus dihubungi oleh sistem pemesanan Anda. Semua pelanggan penting.

Karena itu, Anda harus menggunakan email dan SMS otomatis untuk:

• Kirim email konfirmasi dengan semua detail pemesanan ke pelanggan (selain file .ics yang memungkinkan mereka menambahkannya dengan cepat ke kalender pribadi mereka).
• Siapkan pesan konfirmasi yang sama bagi karyawan untuk memberi tahu mereka ketika mereka telah dijadwalkan.
• Ingatkan pelanggan tentang janji temu yang akan datang dengan opsi untuk menjadwal ulang (atau membatalkan) jika mereka tidak dapat melakukannya.
• Kirimkan “terima kasih” setelah janji temu selesai. Dalam beberapa kasus, Anda dapat mengundang mereka kembali untuk yang lain. Dalam kasus lain (seperti milik Anda), Anda dapat menggunakan ini untuk mengirim informasi tentang langkah selanjutnya.
• Kirim email kepada mereka untuk mengucapkan selamat ulang tahun, memberi selamat pada hari jadi, atau merayakan hari istimewa lainnya (mungkin dengan hadiah di dalamnya).

Intinya: Meskipun Anda pasti dapat membuat pelanggan kagum selama pemesanan, Anda dapat mempertahankan kekaguman itu lebih lama dengan menunjukkan bahwa ini bukan hanya tentang pertukaran waktu dan uang pada saat janji temu. Dan bahwa Anda sangat menghargai bisnis dan kesetiaan mereka.

Dengan Amelia, banyak pekerjaan yang sudah dilakukan untuk Anda:

Notifikasi email dan SMS umum telah dibuat dan ditulis untuk Anda. Lebih baik lagi, mereka menyertakan placeholder yang dipersonalisasi sehingga pesan tidak harus dikirim ke pelanggan yang terdengar dingin dan terpisah.

Jika ada pesan yang tidak disertakan yang ingin Anda otomatisasi, Anda dapat menggunakan integrasi Zapier dan perangkat lunak pemasaran pihak ketiga untuk menangani bagian itu. Namun, apa yang disertakan di sini cukup kuat dan mencakup semua dasar dalam hal mengelola janji temu.

Membungkus

Anda tahu betapa membosankan dan menghabiskan waktu untuk mengelola janji dan acara Anda sendiri secara manual. Lebih buruk lagi, pendekatan manual meningkatkan risiko kesalahan, baik kehilangan jejak janji temu sama sekali atau tidak menangkap detail dengan benar dan tidak pernah bisa terhubung dengan prospek sebagaimana dimaksud.

Tetapi dengan bantuan plugin pemesanan WordPress janji temu dan acara Amelia, Anda dapat mengotomatiskan banyak pekerjaan ini. Tidak hanya itu, Anda dapat meningkatkan sistem pemesanan Anda sehingga lebih banyak prospek yang terdorong untuk mendaftar.