Panduan untuk Offboarding pada tahun 2022
Diterbitkan: 2022-05-30Offboarding adalah proses strategis. Meskipun dimulai dengan tim SDM yang memulai proses, pro TI juga disertakan. Satu wawancara yang buruk dapat berubah menjadi orang dalam yang jahat yang akan merugikan perusahaan ribuan. Untuk melakukannya dengan benar, Anda memerlukan solusi yang mengurangi risiko kehilangan data. Praktik terbaik adalah memaksimalkan proses tersebut dengan menerapkan pendekatan keamanan siber Zero Trust.
Jika onboarding mengacu pada apa yang dilakukan perusahaan untuk menyesuaikan diri dengan personel baru begitu dia setuju untuk menerima pekerjaan, offboarding berarti sebaliknya. Pemisahan dimulai jika seorang karyawan tidak lagi bekerja di sini. Dan untuk melakukannya dengan benar, sebuah sistem yang membantu menjalin hubungan dengan individu tersebut dengan rapi adalah suatu keharusan.
Dengan mengingat hal itu, berikut adalah panduan untuk offboarding pada tahun 2022 dan apa yang perlu diketahui organisasi.
Apa itu Offboarding?
Ada berbagai alasan untuk berpisah. Kadang-kadang terjadi karena perselisihan gaji atau ketika perusahaan meminta terlalu banyak dari seorang pekerja. Apa pun itu, perusahaan berharap perpisahan ini berlangsung bersahabat. Bagian yang paling menyedihkan adalah bahwa hal itu tidak selalu terjadi.
Transisi yang berhasil berangkat adalah kunci bagi perusahaan yang ingin berkembang dalam jangka panjang. Dan cara yang tepat untuk memulai proses adalah dengan umpan balik dari wawancara keluar. Langkah lainnya adalah berbagi pengetahuan dengan orang lain.
Mengkoordinasikan kegiatan offboarding adalah tugas tim SDM. Untuk bisnis menengah, itu bukan masalah. Namun, perusahaan yang lebih kecil jarang memiliki tim SDM khusus di belakang. Seringkali, Anda mungkin mengelola proses sebagai pemilik perusahaan. Dalam beberapa kasus, supervisor langsung atau manajer kantor harus menanganinya.
Selama pemisahan itu, pekerja dapat mengambil barang pribadi apa pun yang bukan milik perusahaan. Pada saat yang sama, seorang pekerja mungkin menghabiskan sedikit waktu dengan HR menandatangani satu atau dua kertas. Dia perlu menyerahkan peralatan, mengumpulkan umpan balik melalui wawancara keluar, dan menonaktifkan kata sandi dan hak akses.
Strategi yang baik untuk transisi berangkat memastikan tidak ada akses terbuka, juga tidak ada ujung yang longgar. Tidak ada yang harus hilang, dan tidak boleh ada peluang untuk pelanggaran keamanan. Oleh karena itu, Anda perlu melakukannya dengan benar untuk mengurangi risiko kehilangan data.
Manfaat dari strategi terminasi yang efektif adalah:
- Transisi yang mulus ke dalam peran;
- Kemampuan untuk mengikat ujung yang longgar;
- Mendapatkan umpan balik langsung dan jujur;
- Kesempatan untuk meninggalkan perusahaan dengan kesan positif terakhir;
- Membiarkan pintu terbuka untuk kembali di masa depan.
Pikirkan penghentian sebagai bagian dari gambaran yang lebih besar dari siklus hidup personel. Dimulai dari hari pertama karyawan sampai setelah mereka pergi.
Tetapi pertama-tama, Anda perlu memahami cara membangun dan mengoptimalkan siklus hidup pekerja Anda. Jika Anda melakukannya salah, Anda berisiko menghadapi litigasi yang mahal, kehilangan rahasia dagang, properti organisasi, atau merek perusahaan yang buruk. Sebaliknya, Anda cenderung menghindari masing-masing dengan strategi yang baik di ujung jari Anda.
Jadi, ketahuilah tujuan Anda. Dengan demikian, Anda mungkin ingin:
- mengurangi risiko,
- meningkatkan efisiensi,
- meningkatkan produktivitas.
Kesalahan Offboarding yang Harus Dihindari
Kesalahan selalu terjadi. Mereka adalah bagian dari kehidupan kita sehari-hari. Dan kesalahan penghentian juga tidak terkecuali. Kuncinya adalah jangan takut gagal selama periode ini. Semakin banyak Anda gagal, semakin banyak Anda akan belajar.
Turun daftar kesalahan yang paling sering terlihat untuk mempelajari apa yang diharapkan. Ini dia:
- Fokus yang lemah pada keamanan
Strategi keluar yang tepat membantu pekerja meninggalkan perusahaan dengan baik. Tetapi keamanan adalah prioritas utama Anda karena akan menguntungkan organisasi Anda dalam jangka panjang.
- Menjadi terlalu impersonal
Pemutusan hubungan kerja sering kali tampak seperti perceraian. Ini dimulai dengan baik, tetapi jarang damai pada akhirnya. Apa pun alasan untuk keluar, tim SDM Anda harus tetap ramah kecuali situasinya mengharuskan untuk mengubah strategi.
- Tidak menggunakan data untuk membuat strategi offboarding yang efektif
Segala hal terjadi untuk suatu alasan. Jadi lakukan offboarding. Apa pun proses keluarnya, Anda pasti ingin memperbaikinya dari waktu ke waktu. Untuk itu, pengukuran adalah kuncinya. Tanpa data, Anda tidak dapat melihat di mana Anda berada tanpa data.
- Lewati wawancara keluar
Itu selalu merupakan ide yang buruk untuk menghindari wawancara keluar. Dengan cara ini, Anda tidak melihat detail mendalam yang menjadi gambaran besar. Perlu waktu Anda untuk mengetahui cara meningkatkan tempat kerja Anda.
- Tidak melestarikan ilmu
Berbagi pengetahuan adalah salah satu langkah awal yang harus dilakukan setelah seorang pekerja memutuskan untuk meninggalkan perusahaan. Ini adalah cara untuk mengurangi biaya pelatihan dan kurva pembelajaran personel masa depan.
- Offboarding dan Keamanan
Untuk memberi Anda gambaran mengapa keamanan penting, berikut adalah beberapa data untuk dipelajari. Lima puluh dua persen profesional TI mengenal seseorang yang masih dapat mengakses data mantan karyawan. Dan bahkan jika itu adalah sesuatu yang tidak ingin kita pikirkan, waktunya adalah sekarang. Lakukan dengan benar sehingga orang tidak memiliki akses ke sistem dan jaringan perusahaan setelah mereka pergi.
Pekerja yang ada sering menjadi alasan risiko keamanan. Jika Anda memiliki personel jarak jauh, maka inilah saatnya untuk memeriksa celah Anda. Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:
- Data hilang
Jarang terjadi ketika suatu perusahaan tidak menjaga datanya. Anda melakukan yang terbaik untuk menginvestasikan waktu, uang, dan upaya untuk melindungi kehilangan data Anda. Jika tidak, perusahaan Anda tidak dapat beroperasi dan berfungsi dengan benar. Juga, ini adalah cara untuk melindungi pelanggan Anda. Untuk membangun kepercayaan dan hubungan dengan pelanggan Anda, Anda harus memastikan pengalaman yang aman untuk data. Amankan celah jika Anda tidak ingin menjadi bagian dari statistik yang menyedihkan. Seperti yang dinyatakan oleh Laporan Investigasi Pelanggaran Data, sekitar 40 persen karyawan telah mencuri data dari kantor sebelumnya.
- Masalah kepatuhan
Entah sengaja atau kebetulan, mantan pekerja Anda mengambil data rahasia. Sesuatu terjadi. Bagian yang buruk adalah bahwa undang-undang kepatuhan terhadap peraturan sangat ketat. Mengelola mereka adalah tugas yang sulit.
- Kehilangan reputasi
Reputasi penting. Reputasi yang baik bisa hilang dalam hitungan menit. Saat data hilang, Anda berisiko tersesat di antara pelanggan, vendor, dan mitra.
- Kehilangan produktivitas
Birokrasi bukanlah tempat tidur mawar. Namun, itu sangat penting. Satu dokumen personel yang hilang mengurangi efisiensi Anda.
Tips untuk Membuat Strategi Offboarding yang Efektif
Ketika Anda mulai dengan membuat strategi Anda, pastikan itu didefinisikan sebagai bagian dari arsitektur keamanan Zero Trust Anda. Itu adalah praktik terbaik untuk diikuti karena secara inheren menggunakan prinsip hak istimewa paling rendah.
Dari sudut pandang teknologi, adalah cerdas untuk memberi karyawan akses minimal untuk melakukan pekerjaan mereka. Dengan demikian, Anda akan lebih mudah mengikuti proses pemisahan dan menghindari masalah seperti hak istimewa merayap.
Keuntungan lain dari pendekatan keamanan Zero Trust adalah sentralisasi. Pahami siapa pengguna Anda dan lihat apa yang mereka lakukan dan kapan. Juga, gunakan metode segmentasi mikro. Blokir pengguna setiap kali dia mendapatkan akses.
Sekarang, mari kita simak tips membuat strategi pemisahan yang efektif.
- Buat proses offboarding bermerek
Itu adalah bagian paling kreatif dari prosesnya. Iblis ada dalam detailnya. Itu berarti bahkan menyebut mantan pekerja Anda sebagai alumni akan menciptakan persepsi keseluruhan yang lebih baik tentang merek Anda. Seringkali, mantan pekerja Anda mungkin menjadi kontraktor atau pelanggan Anda suatu hari nanti. Dan dengan pengalaman kerja yang positif, mereka lebih mungkin datang kepada Anda. Perlakukan karyawan Anda sebagaimana Anda ingin diperlakukan dalam situasi yang sama.
- Sistematiskan semuanya
Buat rencana terperinci yang mengikuti beberapa sistem. Jelaskan setiap langkah proses untuk memastikan tidak ada yang hilang. Sertakan pembayaran pasca-kerja, 401(k), panduan untuk transisi asuransi kesehatan, serah terima kekayaan fisik dan intelektual, dan penandatanganan perjanjian kerahasiaan dan pengingat non-persaingan.
- Buat protokol berbagi pengetahuan yang transparan
- Dokumentasikan transfer pengetahuan
- Umpan balik dua arah
Tidaklah penting hanya mendengar dari seorang pekerja yang meninggalkan pengalaman yang dia miliki. Umpan balik adalah jalan dua arah, dan ada begitu banyak informasi untuk dipelajari yang mungkin tidak Anda sadari. Selalu ada 'Santa barbara' yang terjadi dalam kehidupan sehari-hari perusahaan mana pun. Jarang ketika Anda tahu semua kemahirannya. Keputusan yang salah akan berdampak negatif.
Terus gimana?
Ketika Anda berpikir Anda sudah siap, maka berpikirlah dua kali. Pastikan Anda telah menyelesaikan pekerjaan rumah dan menyiapkan dokumentasi akhir. Tinjau dokumen. Meminta surat status tunjangan untuk tim SDM.
Masalah uang panas untuk seorang pekerja. Jadi, jangan salah dengan gaji terakhir. Pastikan itu termasuk upah dan komisi yang belum dibayar, biaya yang belum dibayar, uang pesangon, saldo rekening pengeluaran kesehatan, dan uang liburan yang tidak digunakan.
Apakah Anda senang bekerja dengan perusahaan yang terbuka untuk umum? Tambahkan informasi ini ke situs web perusahaan Anda. Perbarui itu. Buat posting blog atau sembulan buletin yang membuat audiens Anda mendapat informasi.
Karena tidak ada perangkat lunak lengkap untuk semua proses organisasi Anda, membuat strategi yang efektif membutuhkan waktu. Takut untuk tidak belajar dari kegagalan Anda, Anda mendapatkan proses penghentian yang paling aman.