14 Rahasia Pelacakan Waktu yang Harus Diketahui Semua Desainer
Diterbitkan: 2021-06-16Apakah Anda seorang pekerja lepas atau karyawan di perusahaan desain grafis, proses desain tetap sama. Ada banyak langkah yang terlibat dalam setiap kategori desain yang menciptakan metode rumit untuk hasil kreatif terbaik. Dan ketika Anda mengerjakan banyak proyek secara bersamaan, itu menjadi sangat membosankan jika keterampilan organisasi Anda kurang.
Jadi manajemen waktu dan pelacakan waktu adalah bagian yang sangat penting dari kehidupan seorang profesional desain grafis. Anda mungkin harus melapor kepada atasan Anda sebagai bagian dari pekerjaan Anda, atau Anda mungkin harus melakukannya untuk praktik memuaskan Anda. Tetapi dengan merancang, mungkin sedikit menantang untuk melacak setiap langkah dan setiap proses karena sifatnya yang cair. Dan oleh karena itu, kami telah mengumpulkan 14 rahasia pelacakan waktu yang harus diketahui semua desainer.
Rahasia ini adalah panduan ahli, dan mereka berbicara tentang bagaimana Anda dapat melacak pekerjaan dalam karir desain Anda dengan kerumitan minimal. Mari selami detailnya.
1. Entri Waktu Manual Lebih Layak Untuk Pemula:
Untuk pemula, tidak disarankan untuk mengikuti spreadsheet yang panjang dan manual yang rumit. Proses pelacakan waktu yang sederhana dimulai dari mencatat waktu secara manual ke dalam dokumen pribadi Anda. Itulah langkah dasar yang harus diambil setiap pemula sebelum terjun ke rumus pelacakan waktu yang sulit. Tidak penting untuk melacak semuanya dari hari pertama.
Jika Anda ingin memasukkan ini ke dalam rutinitas Anda, buatlah yang sederhana dan mudah untuk memulai. Menyimpan pengatur waktu di ponsel Anda dan mencatat entri waktu henti dari awal dan akhir beberapa tugas atau proyek dapat menjadi langkah pertama yang ideal. Jadi jangan membuat hal-hal yang berlebihan untuk membuat latihan ini lebih nyaman dan mudah untuk dimasukkan.
2. Bagi Proyek Menjadi Langkah-langkah:
Aktivitas yang paling umum di antara desainer dengan pelacakan waktu adalah membagi proyek menjadi beberapa langkah kunci. Ini sangat membantu Anda menganalisis langkah mana yang membutuhkan waktu dan apa yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan kinerja secara keseluruhan. Anda mungkin memiliki proses yang berbeda untuk proyek yang berbeda. Jadi untuk mengambil pelacakan waktu Anda menjadi lebih detail, Anda dapat membagi proyek menjadi beberapa segmen kunci umum dan menganalisis waktu mereka untuk mengetahui apa yang sebenarnya terjadi dengan proses itu.
Perencanaan, penelitian, konseptualisasi, perancangan, pengujian, dan penyampaian adalah langkah dasar dari setiap proyek desain. Mereka semua dapat memiliki beberapa segmen vital lainnya juga, jadi menurut proyek Anda, Anda dapat membuat divisi dan melacak waktu mereka.
3. Menganalisis Kemampuan Anda Penting Sebelum Memberikan Bobot Untuk Semua Langkah:
Saat memutuskan perkiraan bobot waktu untuk setiap proses Anda, Anda tidak seharusnya membuat keputusan tergesa-gesa; hal ini berkaitan dengan proses estimasi suatu proyek. Setelah berlatih pelacakan waktu untuk sementara waktu, Anda dapat memperkirakan perkiraan waktu untuk proyek yang akan datang. Namun sebelum itu, pastikan Anda telah memeriksa kemampuan Anda secara menyeluruh.
Ini tidak sama untuk setiap desainer, jadi jangan pernah menempatkan pelacak waktu sesuai dengan beberapa data online acak atau tekanan rekan. Ketahui kemampuan dan batasan Anda, lalu putuskan berapa banyak waktu yang Anda perlukan untuk menyelesaikan proses tertentu. Sangat penting bagi setiap desainer untuk membuat laporan pelacakan waktu yang valid.
4. Setiap Aktivitas Kecil Tidak Dapat Menjadi Bagian Dari Pelacakan Waktu:
Anda kemungkinan besar akan menambahkan aktivitas kecil Anda ke dalam rencana pelacakan waktu, yang bukan merupakan hal yang bermanfaat untuk dilakukan. Beberapa langkah kunci standar adalah bagian penting dari pelacakan waktu, dan itu memang membutuhkan perhatian Anda, tetapi Anda tidak boleh menyertakan judul aktivitas khusus Anda dalam pelacakan waktu. Karena alih-alih membantu Anda mendapatkan ide yang jelas, mereka mungkin membuat kebingungan dan komplikasi pada proyek Anda.
Dengan latihan pelacakan waktu, lebih sederhana lebih baik daripada apa pun, jadi cobalah untuk membuat setiap elemen minimum dan hindari menambahkan aktivitas proyek kecil yang tidak perlu ke dalam rencana. Saran sederhana adalah menggunakan istilah yang lebih luas daripada bagian-bagian kegiatan yang lebih kecil untuk membuat rencana pelacakan waktu yang sempurna.
5. Blok Waktu Selalu Sangat Membantu:
Untuk mendorong latihan pelacakan waktu, ada beberapa trik bermanfaat yang dapat mempermudah prosesnya. Membagi hari Anda menjadi blok waktu adalah salah satunya. Tentu saja, Anda dapat membaginya menjadi beberapa minggu dan hari juga, tetapi biasanya, desainer bekerja setiap hari dan lebih suka membaginya dalam jam. Membagi hari Anda menjadi blok waktu dan menetapkan setiap blok untuk aktivitas tertentu adalah bentuk pelacakan waktu yang lebih sederhana.
Dengan proses ini, akan lebih mudah untuk memahami proporsi waktu dari setiap kegiatan. Dan Anda menjadi lebih waspada dan jelas tentang bagaimana mengatur setiap jam dan memutuskan bobotnya. Jadi ini adalah trik sederhana yang brilian untuk melatih lebih banyak pelacakan waktu dalam rutinitas sehari-hari.
6. Tekanan yang Diciptakan Dari Pelacakan Waktu Dapat Meningkatkan Produktivitas:
Idealnya, tekanan bukanlah tujuan utama pelacakan waktu. Dan praktik pelacakan waktu yang ketat di kantor juga tidak terlalu bermanfaat bagi siapa pun. Tetapi jika Anda melihat sisi baiknya, pelacakan waktu pasti menciptakan tekanan dan disiplin, yang dapat Anda ambil sebagai tantangan positif dan menguntungkan Anda.
Sebelum pelacakan waktu, Anda mungkin bekerja dalam gaya bebas, tetapi sekarang Anda mengikuti pola tertentu dan mengatur waktu Anda dengan sangat baik, yang tentunya dapat meningkatkan efisiensi. Manajemen yang baik dan proses perancangan yang disiplin mendorong hasil yang lebih baik dan keluaran yang lebih cepat. Jadi, alih-alih kewalahan dengan tekanan, cobalah untuk mengatur tekanan yang dapat ditanggung dan nikmati dengan hasil yang tidak terduga.
7. Pelacak Waktu Otomatis Dapat Menawarkan Solusi Luar Biasa:
Ada perangkat lunak dan alat pelacak waktu otomatis yang luar biasa yang tersedia di pasaran. Anda dapat menemukannya secara gratis dan untuk versi berbayar juga. Mereka banyak digunakan di organisasi besar untuk membuat segalanya lebih lancar. Alat-alat ini memiliki fungsi dan opsi yang sangat baik untuk mendukung aktivitas pelacakan waktu Anda. Anda mendapatkan pengalaman fantastis yang membuat proses pelacakan waktu lebih seru dan menyenangkan.
Alat otomatis dapat menangani setiap aktivitas kecil dan besar untuk Anda dan memberikan hasil yang Anda inginkan. Selain itu, Anda bisa mendapatkan berbagai analisis dan laporan, menyimpan data Anda, membuat elemen baru dan membuatnya lebih profesional. Jadi jika Anda ingin mengakses manfaat pelacakan waktu lanjutan, ada baiknya untuk mendapatkan beberapa alat pelacakan waktu yang cerdas.
8. Perhitungan yang Ketat Dan Tidak Bias Adalah Suatu Keharusan:
Jika Anda seorang desainer berdedikasi yang ingin menerapkan pelacakan waktu untuk diri Anda sendiri, penting untuk benar-benar jujur dengan prosesnya. Setelah mendapatkan semua data pelacakan proyek Anda, Anda perlu menghitung dan sampai pada kesimpulan yang tepat. Tidak ada ruang lingkup alasan dan hasil yang membingungkan untuk praktik pelacakan waktu yang benar.
Anda harus ketat dan mengambil perhitungan yang tidak bias untuk mengetahui status yang tepat dari pelacakan waktu Anda. Laporan setengah netral tidak ada gunanya bagi seorang desainer yang ingin mendapatkan manfaat dari pelacakan waktu yang disiplin. Jadi untuk jangka panjang, lebih baik membuat standar yang benar dari awal. Cobalah untuk memastikan Anda mengamati data secara kritis dan membuat laporan yang sesuai.
9. Mengkategorikan Proyek Dan Membuat Tag Adalah Langkah Penting:
Bagian pelaporan mengharapkan perhatian dan upaya seperti halnya bagian pelacakan waktu. Saat Anda menangani banyak proyek, Anda perlu memahami sifat dan harapan setiap proyek. Pelacakan waktu sehari tidak dapat membantu Anda untuk masuk lebih dalam dengan garis proyek. Jadi mulailah menganalisis data pelacakan waktu sesuai proyek. Dan kemudian buat tag khusus Anda untuk berbagai jenis proyek agar pekerjaan Anda lebih teratur dan mulus.
Anda dapat melakukan ini berdasarkan aktivitas inti, hasil kerja, klien, atau tenggat waktu. Menurut pekerjaan dan pasar Anda, Anda perlu mengambil langkah ini dan membuat kategori dan tag untuk tujuan pelacakan waktu.
10. Gangguan Dan Amandemen Tidak Konsisten:
Satu hal yang harus Anda pahami dalam pelacakan waktu bahwa gangguan Anda dan kemudian perubahan yang diikuti bukanlah bagian yang konsisten dari praktik pelacakan waktu Anda. Mereka dapat dimungkinkan pada tahap awal, tetapi menjadi bagian alami mereka sangat dilarang. Namun, jika Anda ingin menghindari gangguan Anda dari awal, coba gunakan braket waktu gangguan dalam jadwal.
Dengan cara ini, Anda dapat melatih otak Anda untuk menggunakan setiap jenis gangguan dan aktivitas lain hanya dalam jangka waktu tersebut—semakin sedikit gangguan, semakin tinggi hasilnya, dan akhirnya, tidak ada perubahan. Jadi latih diri Anda untuk mengikuti pola disiplin dan gunakan waktu dengan bijak untuk laporan pelacakan waktu yang sempurna.
11. Mempertahankan Lembar Pribadi Dan Laporan Adalah Bahan Rahasia:
Bahkan jika Anda memiliki senior untuk melapor, lebih baik menyimpan catatan dan laporan pribadi. Data pelacakan waktu dapat memiliki berbagai faktor yang mempengaruhi, dan jika Anda menggunakan alat otomatis, maka banyak variabel tidak akan berada dalam kendali Anda. Dan itulah mengapa lembar pelacakan waktu pribadi dapat banyak membantu Anda untuk menganalisis pekerjaan Anda yang sebenarnya, dan mudah untuk mempertahankan dan mudah untuk mengambil hasil yang bermanfaat.
Jadi sertakan lembar entri waktu pribadi dalam praktik pelacakan waktu Anda, terutama ketika Anda mengandalkan beberapa alat atau metode outsourcing. Dengan cara ini, Anda dapat memberikan analisis pelacakan waktu yang konkret kepada klien atau atasan Anda.
12. Kegiatan yang tidak dapat ditagih Juga Penting:
Seperti disebutkan sebelumnya, proses perancangan dapat memiliki lapisan kegiatan yang berkaitan dengan penelitian, perencanaan, persiapan, dan perancangan. Jadi, ketika Anda melacak waktu pekerjaan Anda untuk proyek tertentu, Anda juga perlu menyertakan beberapa aktivitas yang tidak dapat ditagih karena aktivitas tersebut juga berkontribusi banyak pada hasil akhirnya.
Jam penelitian Anda, mengumpulkan persetujuan dan lisensi penting, membuat beberapa perubahan, dan banyak aktivitas kecil lainnya yang mungkin tidak Anda sertakan sebagai pekerjaan desain inti juga harus diperhitungkan dalam laporan pelacakan waktu. Karena mereka menyelesaikan proyek Anda dan membebani Anda banyak hal.
13. Perkirakan Proyek Dan Pantau Setiap Saat:
Setelah mengerjakan latihan pelacakan waktu yang sesuai untuk sementara waktu, Anda dapat beralih ke bagian perkiraan dan pemantauan. Dengan setiap proyek baru, Anda dapat memperkirakan waktu sebelumnya dan kemudian memantaunya dalam beberapa interval untuk memeriksa seberapa dekat Anda dengan prediksi Anda sendiri.
Ini adalah langkah penting karena memberi Anda otoritas atas siklus manajemen waktu Anda. Perlahan, Anda akan tahu berapa jam Anda akan berinvestasi dalam berbagai aktivitas dan proyek sebelum bekerja. Tapi itu hanya bisa terjadi jika Anda secara kritis mengamati pola pelacakan waktu Anda dan belajar tentang sistem kerja Anda.
14. Metode Dan Standar Kompleks Tidak Diperlukan:
Jika Anda percaya bahwa hanya praktik pelacakan waktu profesional yang rumit yang dapat membantu proses desain Anda, Anda salah besar. Terkadang Anda tidak harus mengambil jalan yang sulit karena opsi sederhana juga dapat melakukan pekerjaan itu. Sesuai pola kerja dan pemahaman Anda, Anda dapat membuat rencana dasar apa pun untuk melacak waktu dengan benar.
Motif akhir dari pelacakan waktu adalah untuk memiliki data yang jelas tentang waktu dan tugas masing-masing, yang tidak harus menyertakan proses dan standar yang rumit. Cobalah untuk membuatnya sesederhana mungkin agar tetap mudah diikuti dan diterapkan setiap kali Anda mengerjakan proyek baru.
Pelacakan waktu sangat membantu seorang desainer untuk mengetahui bidang keahlian dan peningkatannya sendiri. Menyampaikan desain yang sukses adalah tujuan akhir dari pekerjaan seorang desainer tetapi memberikannya dalam waktu yang wajar juga sama pentingnya. Menerapkan praktik pelacakan waktu sejak awal karier dapat banyak membantu Anda dalam jangka panjang.
Ini membantu Anda untuk bekerja dengan lancar dengan keterampilan organisasi yang lebih baik. Dan pada titik tertentu, setiap desainer merasa bahwa setiap prosesnya harus memiliki rentang waktu yang pasti untuk memperkirakan proyek yang lengkap sebelum menyetujui tenggat waktu tertentu. Jadi dengan rahasia yang disebutkan di atas, Anda mungkin sudah mendapat gambaran tentang bagaimana Anda bisa memulai dan di mana Anda harus bekerja.
Anda dapat mencapai pembayaran yang lebih baik dan efektivitas yang lebih baik dengan praktik pelacakan waktu yang tepat. Jadi amati pola kerja Anda dan mulailah menerapkan praktik pelacakan waktu dengan prioritas utama untuk menjadi yang terbaik di pasar.