12 Tips Untuk Menangani Klien Desain Grafis Anda
Diterbitkan: 2021-07-01Penanganan klien datang sebagai bagian dari pekerjaan desain grafis. Saat bekerja sebagai pekerja lepas, aspek pekerjaan ini menjadi semakin penting saat Anda bekerja sebagai tentara satu orang. Anda hanya perlu melakukan promosi penjualan, meyakinkan klien, menjalankan seluruh proyek, dan kemudian mengumpulkan pembayaran. Jika Anda bekerja dengan kelompok atau agensi, ini menjadi sedikit lebih mudah karena Anda memiliki orang untuk membantu Anda dalam tugas-tugas ini. Bagaimanapun, selalu bermanfaat untuk mengembangkan keterampilan menangani klien. Kiat-kiat berikut dapat membantu Anda dalam upaya ini:
1) Tentukan Lingkup Proyek:
Hal pertama dan terpenting yang perlu Anda lakukan adalah menentukan ruang lingkup proyek yang akan Anda kerjakan. Karena desain grafis adalah sektor yang cair, ruang lingkupnya terus berubah banyak. Tapi ini bisa melawan Anda sebagian besar waktu jika ruang lingkup tidak ditentukan. Akan lebih baik jika Anda juga mendapatkan kejelasan tentang jumlah opsi yang akan Anda berikan dan jumlah iterasi yang akan Anda berikan. Ini akan mengikat pekerjaan yang Anda lakukan. Dengan cara ini, Anda akan dapat merencanakan pekerjaan Anda lebih efisien dan dengan demikian memberikan apa yang diinginkan klien.
2) Memiliki Kejelasan Peran:
Salah satu bagian penting dari proyek yang dilewatkan oleh banyak desainer grafis adalah menyelesaikan peran orang. Ini menjadi lebih penting ketika klien Anda adalah sekelompok besar orang atau perusahaan korporat. Dalam kasus seperti itu, yang terjadi adalah tim klien tidak yakin siapa yang melakukan apa. Oleh karena itu tepat di awal proyek, lebih baik Anda mendefinisikan peran dengan jelas. Misalnya, memiliki satu orang dari tim klien sebagai satu orang kontak. Juga, tentukan siklus hierarki untuk persetujuan. Ini akan merampingkan operasi untuk seluruh proyek Anda dan memastikan bahwa Anda tidak menemui hambatan apa pun.
3) Ajukan Lebih Banyak Pertanyaan untuk Memahami Ringkasan:
Banyak desainer membuat kesalahan dengan tidak memahami brief dengan benar. Hal ini dapat menyebabkan konsekuensi bencana karena Anda dapat membuat sesuatu yang tidak diinginkan klien. Ini akan membantu jika Anda memiliki kuesioner yang dapat Anda minta untuk diisi oleh klien. Selama bertahun-tahun, Anda akan memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang apa yang perlu Anda ketahui sebelum memulai proyek. Ini dapat Anda terjemahkan ke dalam dokumen praktis yang dapat berfungsi sebagai daftar periksa untuk Anda. Jangan malu untuk bertanya. Ada kalanya bahkan klien tidak yakin apa yang mereka inginkan, dan pertanyaan Anda dapat membantu mereka mendapatkan lebih banyak kejelasan.
4) Selalu Berikan Kutipan Cerdas dan Variabel:
Klien akan selalu berada di belakang Anda untuk memberi mereka nomor rata-rata atau penawaran sesegera mungkin. Tetapi Anda tidak boleh terburu-buru dalam proses itu. Setelah Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang ruang lingkup dan ringkasan, Anda dapat memetakan jadwal proyek dan sumber daya yang terlibat. Berdasarkan itu, Anda dapat menemukan kutipan yang tepat. Ingatlah bahwa klien akan selalu mencoba untuk bernegosiasi dengan Anda, jadi jagalah penyangga itu saat memberikan penawaran. Juga, akan membantu jika Anda dapat memberikan opsi penawaran variabel kepada klien. Berdasarkan kutipan yang mereka setujui, Anda dapat memutuskan jumlah energi yang ingin Anda masukkan ke dalam proyek dan waktu. Pastikan Anda memasukkan jumlah buffer untuk perubahan menit terakhir juga. Terakhir, jangan lupa untuk menambahkan biaya tersembunyi seperti pembelian gambar stok atau biaya pihak ketiga lainnya yang mungkin Anda keluarkan.
5) Kumpulkan semua Konten yang Diperlukan Dari Klien:
Sebelum memulai proyek, pastikan Anda telah mengumpulkan semua yang Anda butuhkan dari klien. Ini akan dalam hal file terbuka dari logo mereka, pedoman merek, dan elemen lainnya. Banyak desainer, yang terburu-buru memulai proyek, melewatkan langkah ini. Seperti poin di atas, akan sangat membantu jika Anda memiliki daftar periksa yang siap untuk tugas ini. Anda dapat mengirimkan daftar periksa ini ke klien dan mendapatkan semua file yang Anda butuhkan. Tidak banyak klien akan cukup terorganisir dengan baik untuk memiliki semua file yang berguna. Ada kemungkinan mereka bahkan tidak memiliki file-file itu karena desainer sebelumnya tidak akan membagikannya kepada mereka. Jika Anda ingin bekerja lebih keras, Anda dapat menjadi sukarelawan dan mendapatkan file-file itu dari perancang. Ini adalah win-win sebagai desainer akan memahami format file yang Anda butuhkan.
6) Masukkan Hal-hal dalam Tulisan:
Jangan mulai mengerjakan sebuah proyek sampai Anda memiliki persetujuan tertulis untuk hal yang sama. Ini bisa dalam bentuk penandatanganan kontrak kerja atau bahkan email dari orang yang tepat dari tim klien. Seringkali, desainer mulai mengerjakan persetujuan lisan hanya untuk kecewa di kemudian hari. Juga, persetujuan tertulis menjelaskan ruang lingkup pekerjaan dan perjanjian komersial. Ada kalanya Anda akan mengirim banyak proposal. Lebih baik untuk mendapatkan kejelasan yang mana yang disetujui. Mayoritas desainer menunggu uang muka dan baru kemudian mereka mulai bekerja. Anda dapat menerima panggilan ini tergantung pada hubungan Anda dengan klien dan tingkat kepercayaan yang telah Anda bangun dengan mereka.
7) Berkomunikasi Secara Konsisten dengan Kejelasan:
Kunci sukses dalam setiap proyek adalah komunikasi. Ini akan membantu jika Anda jelas, tajam, dan percaya diri dalam komunikasi Anda. Setelah Anda memulai proyek, Anda harus memperbaiki mode komunikasi. Jika Anda berurusan dengan klien lokal, maka pertemuan tatap muka dan panggilan telepon adalah pilihan yang baik. Tetapi sebagian besar pekerja lepas bekerja dari jarak jauh. Oleh karena itu mengandalkan email dan panggilan video adalah pilihan yang lebih baik. Anda juga dapat mengatur alat pihak ketiga seperti Slack atau Asana yang dapat membantu Anda berkomunikasi satu sama lain, berbagi file, dan bahkan melacak kemajuan proyek. Juga, setiap kali Anda berkomunikasi dengan klien, pastikan bahwa komunikasi Anda dalam istilah awam untuk memahami apa yang Anda katakan. Jangan terlalu memaksakan jargon teknis untuk membuat mereka terkesan; ini mungkin menjadi bumerang karena mereka tidak akan dapat memahami apa yang Anda katakan. Sebagai seorang desainer grafis, akan sangat membantu jika Anda dapat secara visual menunjukkan kepada mereka apa yang ingin Anda sampaikan. Dengan cara ini, mereka akan dapat memahami kreativitas Anda.
8) Desain untuk Klien dan Bukan Diri Anda Sendiri:
Akan lebih baik jika Anda mengingat sepanjang waktu bahwa Anda bekerja untuk klien tertentu, dan hasilnya harus sesuai dengan yang mereka inginkan. Ini adalah salah satu masalah yang paling umum. Sebagai seorang desainer, Anda akan menciptakan sesuatu berdasarkan keahlian, pengalaman, dan apa yang menurut Anda terlihat sangat bagus. Tetapi ada kemungkinan klien tidak menyukainya. Sering kali klien memiliki visi yang samar tentang apa yang mereka inginkan. Inilah sebabnya mengapa mengambil brief yang tepat menjadi sangat penting karena dengan begitu Anda akan memiliki gambaran yang adil tentang harapan klien. Tapi bagaimanapun juga, semua desainer kemungkinan besar akan menemui hambatan ini. Penting untuk diingat bahwa klien telah mempekerjakan Anda untuk mendesain pada saat ini, dan karenanya mereka akan mendapatkan apa yang mereka inginkan. Dua hal dapat membantu Anda di sini. Pertama, Anda perlu mengembangkan kekuatan meyakinkan untuk memandu klien dan menjelaskan keunggulan desain Anda. Kemudian Anda bisa datang ke tempat tengah di mana Anda dan klien sama-sama puas. Opsi kedua adalah Anda tidak boleh terlalu terikat dengan proyek. Perlakukan itu seperti bekerja. Jadi ketika Anda tidak menemukan kemajuan dengan klien mengenai desain, maka Anda dapat melepaskan desakan Anda dan mengikuti apa yang diinginkan klien.
9) Belajar Mengatakan Tidak kepada Klien:
Berkali-kali, Anda akan menemukan klien yang terlalu menuntut atau ingin memanfaatkan layanan Anda. Inilah saatnya Anda harus berdiri dan mengatakan tidak. Jika Anda mulai menerima apa pun yang dikatakan klien, Anda mungkin akan mengalami banyak masalah. Anda perlu menarik garis antara menjadi fleksibel untuk mengakomodasi klien dan terlalu sering digunakan. Hal yang sama berlaku untuk jumlah perubahan yang diberikan klien atau jenis perubahan yang mereka berikan. Jika Anda merasa font atau warna tertentu yang diinginkan klien tidak cocok dengan desain, maka Anda perlu mengomunikasikannya kepadanya dan tidak terus melakukan perubahan. Anda perlu memahami bahwa Anda adalah ahli materi pelajaran dan memiliki lebih banyak pengalaman dan pengetahuan dalam mengerjakan desain. Itu harus dihitung untuk sesuatu. Pada saat yang sama, cobalah untuk tidak terlihat sebagai orang yang kasar. Pastikan bahwa Anda tidak menyabotase hubungan kerja dengan klien.
10) Patuhi Garis Waktu:
Sebagai seorang desainer grafis, Anda harus menghormati jadwal proyek yang telah Anda komitmenkan kepada klien. Cara yang baik untuk mencapai ini adalah Anda membagi pekerjaan menjadi bagian-bagian kecil dan memiliki tenggat waktu untuk setiap bagian. Bekerja di blok seperti ini akan memastikan bahwa Anda tidak melewatkan tenggat waktu, dan juga, Anda akan tahu kapan Anda ketinggalan garis waktu. Akan membantu jika Anda juga memastikan bahwa klien juga mengikuti jadwal. Ini penting ketika Anda mencari persetujuan. Rancang mekanisme tindak lanjut bersama dengan matriks eskalasi dengan klien untuk memastikan bahwa Anda mendapatkan persetujuan atau file tepat waktu. Dianjurkan untuk menggunakan alat manajemen proyek yang baik untuk ini. Asana atau Trello bagus untuk dicoba. Akan lebih baik jika Anda juga ingat bahwa kutipan yang Anda berikan didasarkan pada garis waktu proyek yang ditetapkan. Jika Anda memotret lebih dari itu, maka itu akan memiliki dampak komersial negatif pada Anda. Juga, semakin banyak waktu yang Anda ambil untuk sebuah proyek, semakin besar kemungkinan perubahan. Sebaliknya Anda ingin menyelesaikan proyek dengan cepat sehingga Anda dapat mengambil proyek baru.
11) Memberikan Hasil Akhir Secara Terstruktur:
Cara ideal untuk menyelesaikan sebuah proyek adalah dengan memberikan semua kiriman kepada klien dengan cara yang terstruktur dengan baik. Anda harus selalu memperhitungkan hasil nyata dan memasukkannya ke dalam proposal yang Anda kirim. Ini bisa berupa, misalnya, file logo dalam format tertentu atau bahkan file terbuka. Pastikan bahwa Anda memberikan semua yang telah Anda janjikan. Jika Anda tidak mengirimkan proyek komponen tertentu, pastikan Anda berkomunikasi dengan klien dan mengklarifikasinya. Untuk tugas ini juga Anda harus memiliki prosedur operasi standar atau daftar periksa yang dapat membantu Anda. Jika persyaratan klien adalah file siap cetak, pastikan Anda membuat modifikasi yang tepat dalam desain agar siap dicetak. Ini juga membantu untuk membagikan ringkasan eksekutif di akhir proyek yang berbicara tentang pekerjaan yang dilakukan dalam proyek dan file yang Anda kirimkan.
12) Pastikan Hubungan Pasca Kerja:
Untuk mengembangkan bisnis apa pun, kuncinya adalah menjaga hubungan baik. Sama halnya dengan desain grafis. Anda perlu memastikan bahwa Anda mengakhiri proyek dengan baik dan, bahkan setelah itu, menjaga hubungan baik dengan klien. Desain grafis umumnya merupakan tugas yang berulang, dan mereka mungkin ingin mempekerjakan Anda lagi. Satu hal baik yang dapat Anda lakukan adalah melampaui lingkup Anda dan memberi tahu mereka tentang merek, situs web, atau hal-hal terkait desain lainnya. Anda dapat menambahkan nilai dengan memberi mereka beberapa kemenangan cepat. Ada peluang bagus bahwa ini dapat terwujud menjadi lebih banyak pekerjaan untuk Anda. Selain itu, akan sangat membantu jika Anda menjadi duta merek pasif untuk mereka dan mengarahkan arahan kapan pun Anda bisa. Langkah-langkah kecil ini akan membantu Anda membangun hubungan yang baik dengan klien Anda.
Menangani klien adalah sesuatu yang Anda pelajari dengan pengalaman. Namun, poin di atas bisa sangat membantu. Kuncinya adalah untuk menangani semua proyek Anda dengan rasa hormat dan mengembangkan sikap positif. Ini akan membantu Anda mendapatkan lebih banyak klien dan juga menciptakan reputasi yang baik di industri desain grafis.