Un cadre de retour sur investissement efficace pour développer une politique de travail à partir de n'importe où

"Le changement tectonique causé par le COVID-19 a changé le 'travail' d'un nom à un verbe. D'un endroit où nous sommes allés à une chose que nous faisons, quel que soit l'endroit. — Joe Brady, PDG - Amériques, The Instant Group

Aujourd'hui, les entreprises sont confrontées à une énorme pression de la part des employés actuels et potentiels pour offrir des modalités de travail plus flexibles, et il existe plus d'options que jamais auparavant. Alors que le passage brutal au travail à distance causé par la pandémie de COVID-19 était initialement chaotique, le travail à domicile (WFH) s'est avéré beaucoup plus viable que prévu. Des entreprises – et des industries entières – qui n'avaient pas envisagé d'adopter de telles politiques auparavant cherchent maintenant à les rendre permanentes afin d'attirer et de retenir les employés.

Maintenant que nous avons largement surmonté les barrières culturelles et technologiques au travail à domicile, la prochaine frontière logique est le travail de n'importe où (WFA). Ce niveau de liberté et de flexibilité était autrefois considéré comme un fantasme. Mais maintenant, compte tenu de la grande démission et de la réouverture des frontières mondiales, offrir ou non aux employés la possibilité de travailler de n'importe où sera probablement une priorité pour de nombreux employeurs - et employés - en 2022.

Les principaux obstacles au travail de n'importe où sont les problèmes juridiques et fiscaux. Les principaux risques incluent la conformité fiscale (pour les employés et les employeurs), les problèmes d'immigration, les lois locales sur l'emploi et les problèmes de sécurité des données. Bien que ces risques puissent sembler intimidants au départ, ils peuvent être gérés. Les grandes entreprises, comme Spotify et Revolut, ont déjà des politiques WFA. De telles politiques n'accordent pas nécessairement aux employés une liberté absolue. Au contraire, ils peuvent être conçus pour offrir aux travailleurs un certain degré de flexibilité, tout en imposant des limites stratégiques pour minimiser les risques.

J'ai travaillé dans les régions EMEA, APAC et aux États-Unis, et j'ai moi-même passé beaucoup de temps en tant que télétravailleur globe-trotter. Je suis comptable agréé et j'ai occupé des postes de direction pour des multinationales mondiales, ce qui m'a permis de voyager dans plus de 150 sites. J'ai fait l'expérience directe des défis liés à la gestion de problèmes complexes liés à la fiscalité des entreprises, à la fiscalité des particuliers et au droit du travail dans plusieurs juridictions.

Ma famille et moi avons trouvé que travailler de n'importe où changeait notre vie. Ma fille de 5 ans a déjà vécu dans quatre pays et voyagé dans plus de 20. Pouvoir travailler de n'importe où nous a permis de nous immerger véritablement dans différentes cultures et de poursuivre nos passions d'une manière que nous n'aurions jamais pu pendant de courtes vacances. Cette nouvelle façon de travailler m'a inspiré à créer ma propre entreprise : je conseille désormais les entreprises et les particuliers sur la manière de faire de WFA une réalité.

Étant donné que la WFA est un domaine politique nouveau et en évolution qui implique des réglementations d'un très grand nombre de pays, il y a encore plus de questions que de réponses. Cela dit, les employeurs arrivent à avancer et à prendre des décisions malgré une certaine ambiguïté. Le moyen le plus simple, et peut-être le meilleur, d'évaluer les risques et les avantages d'une politique WFA est d'utiliser un cadre de retour sur investissement complet. Ce type d'analyse peut vous aider à prendre une décision éclairée quant à savoir si l'adoption d'une politique WFA est le bon choix pour votre organisation et vous aider à optimiser une politique en fonction de votre niveau de tolérance au risque.

Du "travail à domicile" au "travail de n'importe où"

J'ai mentionné la pression croissante que subissent les employeurs de la part des employés pour les laisser travailler non seulement à distance, mais de plus en plus de n'importe où. Vous pouvez demander : quelle est exactement la différence ?

Le télétravail fait référence aux employés à temps plein dont les entreprises leur permettent de travailler à distance, généralement dans le confort de leur foyer. Les politiques de la FMH s'appliquent généralement aux travailleurs qui restent dans un pays et peuvent choisir de travailler à « la maison » une partie du temps ou tout le temps.

Les politiques de réaménagement des effectifs sont différentes. Ils permettent aux employés de travailler à distance à l'étranger sur une base temporaire, généralement pendant plus de sept jours mais moins de 365. Les durées comprises dans cette fourchette tombent dans une zone grise légale dans de nombreux pays. Ces séjours sont plus longs que les voyages d'affaires standard, mais ne nécessitent pas un changement permanent de résidence.

Bien que WFA ne soit pas un nouveau concept pour certains (moi y compris), c'est quelque chose qui a souvent échappé aux failles réglementaires. Cependant, à mesure qu'un nombre croissant de personnes rejoignent les rangs de la WFA, la résidence temporaire est susceptible de faire l'objet d'un examen réglementaire accru et d'une application plus stricte. Ce paysage changeant est une raison de plus pour développer une politique WFA bien conçue qui protège votre entreprise contre les risques de conformité juridique et fiscale.

Politiques de réaménagement des effectifs : qu'est-ce que les employeurs ont à gagner ?

Des données concrètes et des preuves anecdotiques solides indiquent que permettre aux employés de travailler à distance peut offrir des avantages tangibles aux employeurs, les aidant à attirer et à retenir les meilleurs talents, à augmenter la satisfaction et la productivité des employés et à réduire le besoin et le coût des espaces de bureau. Les employeurs qui offrent en permanence l'option WFA récoltent l'avantage supplémentaire de l'accès au vivier mondial de talents. La société de logiciels GitLab estime à 18 000 USD par travailleur et par an l'avantage net qu'elle tire d'être une entreprise entièrement distante.

Même avant la pandémie, des recherches universitaires menées dans des universités de premier plan suggéraient que l'autorisation du travail à distance pourrait augmenter la productivité des employés. Une étude menée en 2013 par Nicholas Bloom, professeur d'économie à Stanford, a révélé que la transition du travail de bureau traditionnel au travail à domicile entraînait une augmentation de 13 % de la productivité des employés. Une étude observationnelle ultérieure menée par des professeurs de l'Université de Harvard et de l'Université du Nord-Est a révélé que le fait de permettre aux employés de passer de la FMH à la WFA entraînait une augmentation supplémentaire de 4,4 % de la productivité.

Le message des employés est clair et cohérent : les modalités de travail rigides sont l'une des principales raisons qu'ils invoquent pour quitter leur emploi. Dans une récente enquête de GoodHire, 74% des personnes interrogées ont déclaré qu'elles auraient besoin d'une forme de travail à distance pour conserver leur emploi actuel.

Un nombre croissant de preuves suggèrent que de nombreux travailleurs seraient même prêts à accepter une réduction de salaire pour avoir la possibilité de travailler à distance de manière permanente. Bien que le montant varie selon la source, en général, la plupart des personnes interrogées déclarent qu'elles accepteraient des réductions de salaire de 5 % à 10 % pour rendre permanents les accords de travail à distance.

Quels sont les inconvénients des politiques WFA ?

Il existe des désincitations à adopter une politique WFA, notamment le cauchemar de conformité que WFA peut créer. Nous examinerons cela principalement du point de vue de l'employeur, qui est généralement confronté à une plus grande exposition au risque. Cependant, les employés qui travaillent à distance dans un pays autre que leur résidence fiscale permanente pendant de longues périodes sont également confrontés à certains risques.

Le principal risque auquel les employeurs sont confrontés dans les scénarios de réaménagement des effectifs est la possibilité de déclencher un « établissement permanent » (EP). L'EP décrit les activités d'une entreprise dans un pays étranger qui sont substantielles et continues, suffisamment pour donner lieu à une obligation fiscale dans ce pays. Différents pays et leurs conventions fiscales respectives peuvent utiliser des critères légèrement différents pour définir l'ES, mais la plupart s'appuient sur les orientations de l'article 5 du modèle de convention fiscale de l'OCDE.

Une entreprise peut déclencher un ES de deux manières principales : exploiter une installation fixe (physique ou virtuelle) dans un pays et/ou rémunérer un agent dépendant dans ce pays (généralement une personne ayant le pouvoir de signer des contrats au nom de l'entreprise ). Les cadres supérieurs et les vendeurs sont des exemples typiques d'agents dépendants, bien que la désignation varie selon les pays et les situations. Pour ces raisons, la nature du travail effectué dans un pays, ainsi que la durée et le degré de régularité avec lesquels ce travail a lieu, sont des facteurs importants à prendre en compte lors de l'élaboration de votre politique de WFA.

Supposons qu'un directeur principal de votre entreprise - quelqu'un qui est responsable des décisions stratégiques majeures et qui a le pouvoir de signer des contrats au nom de l'entreprise - souhaite vivre dans sa résidence d'été à l'étranger pendant sept mois chaque année. La nature du travail effectué, combinée à la durée importante passée dans un seul pays et à la nature récurrente des visites, déclenchera probablement l'EP en échouant à la fois aux tests de «lieu fixe d'affaires» et d'«agent dépendant».

Si un pays étranger considère que votre entreprise y a un établissement stable, vous risquez de payer une facture d'impôt sur les sociétés considérablement plus élevée. D'un autre côté, un développeur de logiciels junior travaillant depuis un Airbnb sur une île des Caraïbes pendant un mois par an ne déclenchera probablement pas d'EP.

Le PE comporte le plus de risques financiers lorsqu'il permet aux employés de WFA, mais ce n'est pas le seul risque. J'ai décrit les autres risques majeurs dans le tableau suivant.

Comment pouvez-vous développer et optimiser la politique WFA de votre entreprise de manière à maximiser les avantages potentiels tout en atténuant les risques les plus importants ? Avec un cadre ROI.

Un cadre de retour sur investissement pour les politiques WFA

De la même manière que les investisseurs calculent le retour sur investissement, les entreprises cherchent souvent à estimer (ou, après coup, à mesurer) le retour sur une décision commerciale stratégique par rapport à son coût. Un cadre de retour sur investissement peut être un outil utile lors de l'élaboration d'une politique de WFA ou de la comparaison d'options politiques. Les entrées seront sans aucun doute imprécises, car il serait impossible d'attribuer des valeurs numériques concrètes aux coûts ou aux bénéfices impliqués. Quoi qu'il en soit, ce cadre théorique peut vous aider à voir comment divers aspects de votre politique peuvent être modifiés pour maximiser votre retour sur investissement, soit en augmentant les avantages, soit en diminuant les coûts.

Pour nos besoins, le côté « coût » de l'équation devrait tenir compte des dépenses administratives supplémentaires liées à la mise en œuvre d'une politique de réaménagement des effectifs ainsi que du « coût » de chacun des principaux risques énumérés dans le graphique suivant. Vous pouvez estimer le coût d'un risque donné en multipliant la probabilité que le résultat négatif se produise par le coût de la pénalité qui serait encourue.

Par exemple, offrir une politique WFA pendant 30 jours par an présente une probabilité extrêmement faible qu'un employé déclenche une EP dans un pays étranger. Bien que le coût de la pénalité de PE soit élevé, la probabilité d'encourir ce coût est négligeable dans ce scénario, donc offrir cette politique laisse votre entreprise dans une position assez sûre.

À l'inverse, un risque inacceptable pourrait être de permettre à une personne occupant un poste à haut risque, comme les ventes, de passer plus de la moitié de l'année dans un pays où il existe un risque important de créer un établissement stable qui pourrait coûter des millions à l'entreprise. Dans ce cas, il serait difficile de construire une analyse de rentabilisation pour leur permettre de travailler de n'importe où.

(Dans le tableau précédent, le coût estimé du remplacement d'un employé provient de Gallup, et certaines enquêtes relatives aux préférences des employés ont été menées par Goodhire, Owl Labs et Vidyard.)

Au fur et à mesure que vous développez et comparez des politiques potentielles de réaménagement des effectifs, considérez quatre questions clés. Les réponses seront directement prises en compte dans le retour sur investissement d'une option de politique donnée, vous permettant d'optimiser votre politique en maximisant les avantages et en minimisant les risques.

1. La WFA est-elle une option viable pour votre entreprise ?

Tous les travaux ne peuvent pas être bien effectués à distance. Cela peut sembler évident, mais ce n'est pas toujours aussi clair qu'on pourrait le penser. WFA peut encore compliquer les choses si les employés travaillent sur différents fuseaux horaires. Cependant, au cours de la pandémie, de nombreux chefs d'entreprise qui pensaient autrefois que leur entreprise ne pouvait pas fonctionner à distance ou de manière asynchrone ont découvert qu'en fait ils le pouvaient.

Et même les industries qui nécessitent des horaires fixes et une présence physique, comme les usines automobiles, peuvent avoir des départements (financiers, juridiques, RH) qui peuvent fonctionner de manière plus indépendante. Avant d'envisager sérieusement d'adopter une politique WFA, demandez-vous si le travail à distance asynchrone serait possible pour votre entreprise et quelle serait la probabilité qu'il entraîne une baisse de productivité. Pensez-y pour l'entreprise dans son ensemble, ainsi qu'en ce qui concerne les départements et les rôles individuels.

Dans certains cas, la réglementation spécifique à l'industrie peut être un facteur limitant l'endroit où les employés peuvent travailler. Par exemple, certains types d'institutions financières sont très réglementés et peuvent devoir se conformer à des exigences de licence spécifiques afin de mener des activités à travers les frontières des États et des pays. Dans d'autres cas, le travail à distance peut être possible, mais moins efficace. Le travail asynchrone pose certains défis, notamment en matière de communication, mais il peut également augmenter l'efficacité en permettant au travail de continuer 24 heures sur 24. McKinsey & Company a identifié les secteurs les plus adaptés au travail à distance.

2. Combien de jours de WFA devriez-vous autoriser dans une année donnée ?

Le nombre de jours pendant lesquels vous autorisez les employés à travailler de n'importe où par an doit être fonction de deux facteurs.

Tout d'abord, comme indiqué à la question 1, déterminez si la productivité sera affectée négativement par de longues périodes de travail à distance. Par exemple, de nombreux emplois dans le secteur de la technologie, comme le développement de logiciels, sont relativement indépendants et souvent exécutés à distance. Il est difficile de voir comment WFA pour une durée quelconque poserait des problèmes. Cependant, dans d'autres industries ou rôles qui nécessitent un degré élevé de collaboration, un mois ou deux hors du bureau de temps en temps peut être réalisable, mais des périodes plus longues peuvent ne pas être idéales.

Deuxièmement, pensez aux réglementations externes. De nombreuses règles de visa et d'immigration sont basées sur des délais standard (par exemple, 30, 90 ou 183 jours). Par exemple, les citoyens américains sont généralement autorisés à passer jusqu'à 90 jours dans un pays donné avec un visa touristique traditionnel. Il est peu probable qu'effectuer du travail à distance pour une entreprise basée aux États-Unis depuis l'étranger - un travail qui n'implique pas d'interaction sur le marché local - pose un risque sérieux de déclenchement d'EP dans ce délai.

Ce n'est pas une coïncidence si la plupart des politiques de réaménagement des effectifs adoptées par les grandes entreprises à ce jour vont d'un à trois mois par an. Les employés de Shopify sont autorisés à WFA pendant trois mois par an, Revolut offre deux mois de WFA, tandis qu'American Express autorise un mois. Pour toute politique WFA donnée, une durée plus courte réduit la probabilité de plusieurs risques clés : déclenchement de l'EP, violation des règles d'immigration et assujettissement au droit du travail local.

3. Quels pays allez-vous inclure ou exclure ?

Vous pouvez aborder cette question de l'une des trois manières suivantes : une liste de pays pré-approuvés, une liste de pays interdits ou une combinaison des deux. (Pour des raisons géopolitiques ou de sécurité, la plupart des entreprises interdisent au moins quelques pays.)

Lorsque vous déterminez les pays à inclure dans votre police, tenez compte des risques particulièrement pertinents pour chaque emplacement, ainsi que du niveau de risque global. Les États-Unis et le Royaume-Uni, par exemple, ont certaines des réglementations les plus strictes dans ce domaine : même les séjours qui frôlent les 30 jours peuvent soulever des problèmes fiscaux. En revanche, et en particulier au cours de la pandémie, un certain nombre de pays ont mis en place des politiques dans le but explicite d'attirer les travailleurs à distance. De nombreux pays dont les économies dépendaient auparavant fortement du tourisme ont pris la décision calculée d'offrir des programmes de visas de travail à distance afin d'attirer des travailleurs à distance relativement bien rémunérés et les dépenses discrétionnaires qu'ils entraînent.

4. Devez-vous lier dynamiquement votre système de gestion de la performance à votre politique WFA ?

Bien que la plupart des données suggèrent que l'expansion de la flexibilité des employés, que ce soit par WFH ou WFA, entraîne une augmentation de la productivité, il existe des moyens d'amplifier cet avantage. Tout comme les employeurs ont historiquement offert des primes basées sur la performance ou accordé des congés sabbatiques payés à ceux qui sont restés dans l'entreprise pendant un certain nombre d'années, permettre aux employés de travailler de n'importe où peut être utilisé comme un avantage incitatif lié à la performance ou à la rétention.

Quelle est la bonne politique WFA pour votre organisation ?

Rien n'est sans risque. D'une part, l'adoption d'une politique WFA peut exposer votre entreprise à une multitude de risques de conformité. D'autre part, ne pas offrir au moins une certaine flexibilité en matière de travail à distance international vous expose au risque de perdre certains de vos meilleurs talents. Qu'est-ce qu'un employeur doit faire?

J'espère que le cadre du retour sur investissement vous fournira une compréhension de base des coûts et avantages potentiels de l'adoption d'une politique de WFA. De plus, cela devrait vous aider à comparer différentes options politiques et à voir comment l'ajustement de composants spécifiques de votre politique WFA peut avoir un impact sur le retour sur investissement.

Cela étant dit, certains des domaines à risque sont complexes. Ils varient selon les pays et évoluent constamment à mesure que les régulateurs tentent de s'adapter à une main-d'œuvre mondiale de plus en plus géomobile. Bien que ce cadre de base puisse vous aider à développer une politique WFA à risque relativement faible pour votre entreprise, si vous envisagez une politique plus étendue, il peut être utile de demander l'avis d'un professionnel.