Comment utiliser les réunions de conception hebdomadaires

Ce sont des questions qui me sont venues à l'esprit une fois qu'une équipe de conception a commencé à se développer rapidement sous mes yeux. En tant que chef d'équipe, j'ai été confronté à un nouveau défi : faire en sorte qu'il y ait suffisamment de récurrence dans la communication de mon équipe pour faciliter le développement de l'équipe. Entrez les réunions de conception hebdomadaires.

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Le problème

Tout en prenant le kit de conception d'IDEO.org dans le cadre de notre plan de formation, le cours nous a encouragés (l'équipe de conception) à nous rencontrer semaine après semaine pour discuter et résoudre des problèmes de conception réels. Après avoir terminé le cours, nous avons repris nos vieilles habitudes, consistant en des stand-ups quotidiens et des réunions le lundi matin avec le reste des équipes. Mais voici la chose amusante : l'équipe de conception a continué à ressentir le besoin de se rencontrer et de s'engager sur certains sujets, d'autant plus que l'équipe était répartie entre deux bureaux. Dans cet esprit, nous avons pensé, pourquoi ne pas poursuivre l'idée d'une réunion de conception hebdomadaire interne ?

Le format

Nous nous sommes réunis et avons cherché à trouver une structure qui corresponde à nos besoins. Nous cherchions un moyen de garder l'équipe connectée, de partager l'avancement de nos tâches en cours, de prévenir d'éventuels obstacles, de résoudre des problèmes, de discuter de sujets d'intérêt commun et d'améliorer nos compétences. Après quelques séances de brainstorming, nous avons trouvé un format d'une heure qui convenait à notre petite équipe de quatre designers. Nous avons même donné un surnom à la réunion : The Design Kiosk.

La structure

En un mot, The Design Kiosk se compose de :

• 10 minutes pour passer en revue nos tâches actuelles et nos principales priorités pour les objectifs et les résultats clés de l'entreprise (OKR) ;
• 15 minutes pour partager les derniers articles que nous avons lus, les liens que nous avons trouvés et d'autres ressources utiles que nous avons découvertes (jusqu'à trois pour chaque membre) ;
• 5 minutes pour partager une astuce de conception rapide que nous avons apprise la semaine dernière (Photoshop, Sketch ou autre); par exemple, appuyer sur "Alt" dans un panneau Photoshop affiche le bouton "Réinitialiser" - Youpi ! ;
• 25 minutes pour le sujet principal à discuter (il peut s'agir de savoir comment adopter les dernières tendances en matière de design, ou comment améliorer nos compétences de présentation, ou comment organiser le guide de style pour le site Web de notre agence) ;
• 5 minutes pour conclure, rédiger des actions claires à entreprendre et décider du sujet principal pour la semaine prochaine.

Un modèle de feuille de calcul

Pour stocker et suivre tout ce qui a été discuté et partagé, nous avons créé un modèle de feuille de calcul au-dessus de la structure. C'est pratiquement notre propre journal de réunion auquel nous revenons chaque fois que nous voulons vérifier une ressource ou passer en revue ce qui a été décidé. C'est un excellent outil pour éviter de perdre le focus et pour garder les choses flottantes dans la bonne direction. Le modèle est organisé en feuilles pour chaque semaine et suit la structure du Design Kiosk. Vous pouvez vérifier le modèle vous-même et voir un exemple de notes de réunion.

Comment ça fonctionne

Avoir une structure et un modèle avec lesquels travailler ne suffit pas. Nous avons fixé quelques règles de base pour que les réunions se déroulent correctement. Voici comment se déroule réellement une réunion :

1. Tous les membres doivent participer.
2. La réunion est un vendredi — cela nous permet d'être à l'affût de ce qui s'en vient la semaine suivante.
3. Chaque réunion a un coordinateur différent responsable de la préparation du modèle et de l'ordre du jour du sujet principal. Cette personne s'assure que tout le monde remplit le modèle pour cette semaine avec les statuts de leurs tâches et leurs ressources recommandées.
4. Le responsable coordonne l'ensemble de la réunion et parcourt chaque élément de la liste.
5. Le coordinateur s'assure que nous restons sur la bonne voie et que nous ne nous écartons pas du sujet principal. Ils sont chargés d'inciter leurs collègues à s'engager et à exprimer leur opinion.
6. Tout au long de la réunion, le coordinateur prend des notes et dresse une liste des actions immédiates à entreprendre.
7. À la fin de la réunion, un nouveau sujet et un nouveau coordinateur sont décidés pour la semaine prochaine.
8. Le processus se répète.

Ce processus de changement de coordonnateurs parmi les coéquipiers offre de la diversité et ajoute une saveur unique à chaque réunion, tout en gardant chaque membre impliqué.

Après 10 réunions

Résultats

En repensant aux 10 premières réunions, nous avons parcouru plus de 100 ressources et relevé 2 principaux défis de conception.

Le premier défi consistait à reconnaître que chacun de nous avait sa propre zone de confort en matière de conception d'interface utilisateur - en utilisant les mêmes modèles et comportements de sécurité dès le début. Pour faire face à cela, nous avons décidé d'avoir des missions dans lesquelles chacun de nous devait créer des interfaces utilisateur pour certains appareils intelligents (IoT) en utilisant les tendances actuelles. Le deuxième défi consistait à améliorer nos compétences de présentation en équipe et individuellement. Nous participons à de nombreuses conférences, meetups et argumentaires de vente, donc chacun doit pratiquer ses discours, ses cas et ses gestes. Pour ce faire, ces 25 minutes principales ont été réservées à la pratique de nos compétences de lanceur. Se concentrer sur ces deux défis était une décision inspirée - les améliorations étaient clairement visibles à chaque série de diapositives ou de concepts que nous avons présentés lors des événements et des argumentaires de vente qui ont suivi. Cela s'est avéré bénéfique non seulement pour l'équipe, mais aussi pour l'entreprise.

De plus, notre équipe de contenu a adopté le modèle de réunion (en l'ajustant à ses besoins), tandis que l'équipe de développement a créé son propre format inspiré de notre modèle.

Un exemple intelligent

Revenons un peu en arrière et expliquons en détail comment nous avons commencé à sortir de notre zone de confort en matière de conception d'interface utilisateur grâce à ce type de réunions.

Tout d'abord, nous avons organisé une réunion au cours de laquelle nous avons discuté des principales tendances visuelles en matière d'interface utilisateur et de conception Web (des couleurs vives et des dégradés lisses, une typographie audacieuse, des ombres et des flous subtils, des cartes d'interface utilisateur et des grilles personnalisées, aux interfaces conversationnelles, vidéo et VR et expériences AR - pour n'en nommer que quelques-unes).

Pour la prochaine réunion, nous fixons quelques devoirs. Chacun de nous devait choisir un "appareil intelligent" et créer un écran d'une interface d'application imaginaire. Nous avons opté pour une poubelle intelligente, un réfrigérateur intelligent et une vadrouille intelligente. Chacun de nous a choisi de travailler individuellement avec l'un des concepts. Ces propositions nous ont permis de devenir fous et d'explorer librement de nouveaux modèles et tendances. La semaine suivante, nous avons présenté nos concepts et nous nous sommes fait des retours en seulement 25 minutes (car c'était le sujet principal de la semaine).

Un ensemble de devoirs ne suffisait pas. Le mois suivant, nous avons créé un autre lot d'interfaces utilisateur pour des produits intelligents, cette fois pour une poêle à frire, une sonnette, une visière et un scanner biométrique.

Réalisant que ces pratiques sont utiles pour l'équipe, nous avons décidé que nous devions avoir une réunion mensuelle pour les concepts d'interface utilisateur et une autre pour les répétitions de présentation.

Défis

Au cours de ces 10+ réunions, nous avons été confrontés à quelques défis et changements.

Pour commencer, lorsqu'il s'agit de devoirs, nous ne nous retrouvons pas tant que chacun n'a pas terminé son devoir. Il est confortable de sauter une réunion simplement parce que "nous n'avons pas eu le temps". De plus, il est très important que tout le monde assiste aux réunions (sauf quand les gens sont en vacances — nous ne sommes qu'humains, après tout). Et n'oublions pas la vie d'agence imprévisible qui nous oblige à reprogrammer.

Nous avons supprimé la section "Astuce de conception" car elle semblait un peu forcée, et les astuces commençaient à être ajoutées juste pour être ajoutées. Nous avons donc décidé que si nous avions quelque chose à partager, nous le ferions lors de la liste des liens et des ressources, laissant ainsi plus de temps pour le sujet principal.

Au début, seuls trois collègues étaient présents. Maintenant, avec plus de membres participants (dont une collègue apprenant la conception UX afin qu'elle puisse changer de carrière), nous pensons ajouter du temps supplémentaire aux réunions.

Dernières pensées

En regardant en arrière tout ce que nous avons exploré et découvert au cours de ces réunions, nous n'avons pas l'intention de les abandonner. L'équipe est excitée, et si nous devions revenir en arrière et changer quelque chose, ce serait de nous être organisés plus tôt. Les réunions aident l'équipe à communiquer, à collaborer et à grandir. Si vous faites partie d'une équipe, je vous recommande d'essayer et d'adapter la formule du modèle aux besoins de votre groupe.