10 conseils pour organiser les dossiers des clients (2023)

La pierre angulaire de toute entreprise prospère est la structure, la sécurité et l'organisation, il est donc important de maîtriser tous vos documents, en particulier l'organisation des dossiers clients.

Garder une trace des dossiers des clients peut être ennuyeux ou difficile, mais en fin de compte, cela vous aidera à devenir plus efficace et efficient. Dans le monde actuel de violations de données et de cybercrimes, vous ne pouvez jamais être trop prudent.

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La façon dont vous sauvegardez, sécurisez et organisez les fichiers de vos clients peut prendre du temps et être coûteuse. Cependant, vous êtes ultimement responsable de vous assurer qu'ils sont manipulés correctement et sécurisés. Notre objectif dans cet article est de vous aider à trier vos options et à trouver des solutions abordables.

Voici 10 conseils pour vous assurer que vos dossiers clients sont organisés, sécurisés et sauvegardés.

10 conseils pour organiser les dossiers des clients

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1. Copie papier et sauvegarde de fichiers électroniques

Décidez si vous souhaitez conserver les fichiers papier, les fichiers électroniques ou les deux. Votre décision doit tenir compte de l'espace dont vous disposez.

Alors que la sauvegarde électronique prend très peu de place, les fichiers des clients doivent souvent être sauvegardés en cas de panne informatique ou de corruption de données. Vous pouvez sauvegarder sur Backblaze B2 ou un autre stockage cloud pour améliorer la sécurité des données et garantir leur accessibilité.

En ce qui concerne la sauvegarde et l'organisation des fichiers via une copie papier, ces fichiers prennent beaucoup plus de place et peuvent nécessiter des ressources supplémentaires pour les conserver en toute sécurité. Cependant, avoir à la fois des copies numériques et papier des dossiers des clients sera l'option ultime.

2. Utilisez la protection par mot de passe et l'ordinateur dédié

Si vous conservez votre système de classement sur un ordinateur, utilisez la protection par mot de passe offerte par votre système d'exploitation, surtout si les fichiers contiennent des informations personnelles.

Si possible, gardez un ordinateur ou un ordinateur portable séparé à des fins professionnelles. Les petits ordinateurs portables peu coûteux sans beaucoup de cloches et de sifflets sont parfaits comme sauvegardes dédiées pour les fichiers des petites entreprises et autres enregistrements.

3. Utilisez un stockage sécurisé de bonne qualité pour les copies papier

Aurez-vous besoin d'un espace sécurisé pour les fichiers contenant des informations confidentielles ? Les informations personnelles et sensibles peuvent nécessiter une armoire verrouillée ou un coffre-fort pour les protéger des regards indiscrets.

Investir dans un stockage de verrouillage d'excellente qualité pourrait être bon pour votre entreprise à long terme. Si vous avez l'intention de conserver des fichiers papier, achetez un classeur. Bien que des boîtes en carton ou des piles de dossiers sur votre bureau soient une solution facile, elles ne sont pas réalisables à long terme.

Un petit classeur verrouillable à deux ou trois tiroirs est peu coûteux et convient à toute entreprise qui démarre.

4. Utilisez un index principal

Un index principal est un moyen pratique de localiser des fichiers, en particulier lorsque vous avez un grand nombre de clients. Les entrées de votre fichier maître (qui peut être un fichier informatique ou un simple fichier sur carte ou Rolodex) doivent contenir des informations non confidentielles permettant d'identifier le client, telles que le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail.

5. Essayez d'utiliser un système de code

L'étiquetage des dossiers de fichiers et des entrées de votre index principal avec les codes d'identification correspondants peut également être utile. Par exemple, vous pouvez utiliser le nom du client et la date de votre premier emploi avec lui dans une combinaison alphanumérique.

Par exemple, si John Smith vous a embauché pour la première fois le 22 mars 2023, votre code pour son dossier pourrait être JSM-32223. Vos propres codes créés personnellement auront une interprétation rapide pour vous lorsque vous aurez besoin d'accéder directement à un fichier.

6. L'utilisation de notes peut être utile

Prenez des notes sur vos fichiers. Prendre des notes personnelles sur les clients vous aidera à vous souvenir plus rapidement des individus et de leurs besoins, plutôt que de parcourir de nombreuses pages d'un dossier entier pour trouver le petit élément d'information que vous recherchez.

7. Essayez un outil en ligne

Les outils en ligne peuvent être pratiques pour le classement, et avec de nombreux programmes désormais disponibles, les informations sont automatiquement sauvegardées pour vous. Si vous choisissez un outil en ligne, assurez-vous de le vérifier d'abord et de consulter les avis.

Renseignez-vous sur la sécurité, la confidentialité et la fiabilité dans votre cercle d'affaires. Si vous avez des doutes ou si vous trouvez trop de mauvaises critiques, évitez et recherchez un outil de classement très bien noté.

Il convient également de se rappeler que les fichiers en ligne ne sont pas aussi sécurisés que ceux de votre ordinateur personnel ou de votre classeur.

8. Prenez le temps de vous organiser

Prenez le temps de travailler sur vos fichiers. À moins que vous n'ayez tout sur un ordinateur ou en ligne, votre système de classement ne va pas s'organiser automatiquement. Ne laissez pas la paperasse s'accumuler sur votre bureau.

Alors que le « chaos organisé » est amusant en théorie, entrer sur un bureau couvert de piles de papier n'inspire pas confiance à un client. Ne remettez pas à plus tard votre déclaration jusqu'à ce que vous vous noyiez sous la paperasse. Quelques minutes à la fin de chaque journée ou une demi-heure une fois par semaine suffisent pour ranger les dossiers.

9. Détruire les anciens documents

Assurez-vous de déchiqueter les fichiers anciens et obsolètes ; ne les jetez jamais à la poubelle entières. Le vol de documents non déchiquetés contenant des informations personnelles est l'une des principales méthodes d'usurpation d'identité. Investissez dans une déchiqueteuse.

Les petites déchiqueteuses personnelles qui détruisent les disques et les matériaux plus lourds ainsi que le papier sont pratiques, peu coûteuses et toujours utiles. Certains magasins de fournitures de bureau offrent un service de déchiquetage pour se débarrasser de vos documents sensibles.

10. Demandez à quelqu'un de vous aider

Si vous sentez que vous ne pouvez pas gérer votre dossier, cela vaut peut-être la peine d'engager quelqu'un pour le faire pour vous.

Les entreprises qui démarrent et fonctionnent n'ont pas beaucoup de petite caisse, mais vous n'avez pas besoin de quelqu'un sur la liste de paie à temps plein. Demandez à un ami ou à un membre de la famille qui a de l'expérience avec le dépôt de vous donner de l'aide pour un peu d'argent supplémentaire.

Conseils sur l'organisation des dossiers des clients - Résumé

En résumé, adopter une approche proactive pour sauvegarder et organiser les dossiers de vos clients sera l'une des mesures de sécurité les plus importantes que vous puissiez mettre en œuvre pour votre entreprise.

C'est une préoccupation sérieuse dans un monde de pirates informatiques avec une mauvaise intention de vous détruire, vous et votre client. Faites ce qu'il faut pour rester au top de l'organisation et de la sécurisation des dossiers clients et vous serez prêt au cas où l'impensable se produirait.

Être organisé, réduire la responsabilité et réduire les risques est toujours satisfaisant pour les propriétaires d'entreprise !