Ajouter du temps à votre emploi du temps en tant que professionnel

Cet article a été aimablement soutenu par nos chers amis de Trafft dont la mission est d'aider les gens à automatiser la partie réservation de leur entreprise, qu'ils soient des entrepreneurs individuels ou des entreprises. Merci!

Beaucoup d'entre nous - moi y compris - ne réalisent peut-être pas à quoi leur temps est consacré chaque jour. Certaines des applications désormais disponibles sur iPhone ou Android peuvent aider à la réalisation en nous indiquant combien de temps nous passons à jouer, à envoyer des e-mails ou à regarder YouTube sur notre téléphone. Ceci, cependant, ne peut capturer qu'une fraction de votre journée.

L'une de mes vidéos préférées que j'ai personnellement visionnées trois ou quatre fois est une vidéo de Max Joseph sur la façon de lire davantage. Les techniques décrites dans cette vidéo peuvent être appliquées à tous les aspects de la vie malgré l'accent mis sur la lecture de plus de livres.

L'explication est que vous devez d'abord comprendre combien de pages vous pouvez lire en cinq minutes. Si vous lisez 10 pages au cours de cette période, dans une session de trente minutes, vous lirez en moyenne 60 pages, ce qui vous permettra de terminer jusqu'à 420 pages par semaine avec une période de lecture d'une demi-heure chaque jour. Cela pourrait facilement représenter 40 à 50 livres par an !

Ces mêmes principes peuvent être appliqués à nos tâches de travail. Bien sûr, nos objectifs de travail ne sont pas aussi linéairement évolutifs que la lecture, nous devons donc les répartir en conséquence et définir les bonnes attentes. Je ne saurais trop insister sur le fait que si nous sommes trop ambitieux avec nos horaires, cela peut entraîner de la fatigue et une perte de motivation. Je crois qu'il faut suivre la méthode Pomodoro mais le bloc de trente minutes est très utile ; ce n'est pas beaucoup de temps, mais c'est suffisant pour bien démarrer au moins une tâche ou sous-tâche.

Dans l'image ci-dessus, j'ai décrit trois exemples de jours qui peuvent ou non provenir de mes propres jours. Chaque nombre ci-dessus est l'heure du jour de minuit à 23h59 tandis que le carré représente des blocs de trente minutes. Dans mes enregistrements pour toute la journée, je mets un code couleur pour mes heures de travail et j'aurai un diagramme séparé spécifiquement pour diviser mes heures de travail.

Vous pouvez voir que pendant la journée de travail, j'ai marqué le bleu foncé comme "faire des tâches", ce qui représentait la conception du produit pour mon cas. Vient ensuite les réunions, et enfin travaille sur les présentations. Le violet, le vert et le jaune représentent la même clé que toute la journée pour réduire la confusion.

Ces deux horaires similaires au mien peuvent être similaires à ce que vous vivez aujourd'hui. Les horaires sont éparpillés et désorganisés ; ce format vous prépare à l'échec.

Voyons maintenant comment se passe notre journée au travail :

Réunions

Je pense qu'il est prudent de dire que nous méprisons tous les réunions, mais elles semblent interminables. C'est dans des moments comme ceux-ci que j'apprécie vraiment les entreprises pour lesquelles j'ai travaillé qui ont la culture du « cela aurait pu être un e-mail ou un message lâche ». D'une certaine manière, cela amène les gens à commencer à se demander s'il est nécessaire d'organiser une réunion et de prendre le temps des gens - et si une réunion est une configuration, un ordre du jour clair doit être présenté avant que les personnes invitées acceptent. Les réunions sont difficiles lors de la gestion d'un emploi du temps, sauf si vous occupez un poste ou une entreprise qui limite les réunions au minimum.

Nous reviendrons sur les techniques plus tard dans cet article sur la façon de gérer les réunions, cela peut demander une certaine finesse de votre part au début, mais cela aura d'excellents résultats à long terme.

Fait amusant : J'ai passé du temps de la mi-mars à la mi-avril 2020 pour voir combien de réunions ont été ajoutées à mon emploi du temps en raison du COVID-19 et du travail à distance. Bien qu'il se soit stabilisé au fil du temps, le début a été horrible. Près d'une semaine entière de temps au cours de ce mois a été consacrée à des réunions, dont beaucoup auraient pu être un e-mail.

Créer des objectifs

Prenez du recul, respirez profondément et jetez un coup d'œil à toutes les tâches que vous devez accomplir au niveau macro. Divisons catégoriquement nos tâches, cela peut être par différents rôles ou noms de projets. En ce qui concerne la façon dont vous continuez, vous pouvez mettre des catégories dans deux colonnes : une pour le personnel et une pour le travail . (Personnellement, je trouve que la séparation des deux éléments aide à maintenir la division entre vie personnelle et vie professionnelle.)

Pour mes objectifs de travail, j'ai les objectifs suivants:

• Sensibilisation
• Commercialisation
• La mise en réseau
• Étude de marché
• Design et développement
• Apprentissage
• Heure d'ouverture

Pour ma liste, je n'ai classé que mes tâches professionnelles et je vous laisserai le soin d'effectuer la même chose pour les tâches personnelles séparément.

L'apprentissage est l'endroit où je peux faire de petites sessions en ligne, ou assister à des conférences, lire des articles de blog - n'importe quoi pour améliorer mes compétences. Il est important d'avoir cette catégorie pour se donner le temps d'acquérir des compétences. La pire chose que vous puissiez vous faire est de stagner avec le temps.

Le temps libre vous permettra de vous substituer à l'une des autres catégories ou d'assumer d'autres tâches secondaires. Selon votre emploi du temps, vous pouvez l'avoir dispersé tout au long de la semaine ou tout à la fois un jour précis - personnellement, j'essaie d'avoir cela tous les mardis et jeudis.

Cette liste variera en fonction de votre rôle ou de votre modèle commercial. Si vous avez une équipe, il peut y avoir une catégorie pour la gestion d'équipe ou la cohésion d'équipe. Semaine après semaine, les priorités de ceux-ci peuvent changer, et donc chaque semaine, le temps alloué doit être évalué et programmé en conséquence.

Organiser les tâches

Maintenant que nous avons défini nos catégories, nous devons mettre toutes nos tâches et éléments de backlog dans chaque catégorie. Pour cette partie, je continuerais à utiliser l'outil avec lequel vous êtes le plus à l'aise. Personnellement, je préfère utiliser Microsoft To-Do car il se synchronise facilement avec mon calendrier. Mais vous pouvez vous préparer avec la méthode qui vous convient le mieux. Une fois les tâches organisées, assurez-vous de les hiérarchiser comme bon vous semble.

Planifier la semaine

Au début de chaque semaine ou la veille, c'est une bonne idée de planifier quels sont vos objectifs et quelles catégories vous aideront à atteindre ces objectifs cette semaine. Par exemple, vous voudrez peut-être vous concentrer entièrement sur le marketing, l'apprentissage et la sensibilisation, vous pouvez donc simplement ajouter ces blocs à votre calendrier.

Selon votre style de travail , vous pouvez décider de faire chaque jour par jour, ou de diviser votre journée en moitiés ou en quarts. Personnellement, je préfère me concentrer sur une demi-journée sur des objectifs spécifiques, car deux heures ne suffisent souvent pas pour faire quelque chose de substantiel.

À partir de là, vous pouvez voir maintenant que notre journée, lorsqu'elle est vue dans le format de bloc carré précédent, semble beaucoup plus organisée et planifiée au jour le jour.

Les réunions devraient, espérons-le, être programmées dans les mêmes blocs auxquels elles sont liées – et essayez de faire respecter votre calendrier autant que possible. Les heures d'ouverture sont programmées pour s'afficher comme gratuites, ce qui permet des tâches ad hoc et des réunions de clients entrants pendant les blocs qui peuvent arriver. Il est important d'avoir ces blocs pour permettre une certaine flexibilité car nous ne voulons pas être trop rigides .

J'ajoute les tâches à l'intérieur de chaque bloc en tant que détails. Cela me permet de gérer des tâches de plusieurs jours et c'est beaucoup plus facile à gérer de cette façon. Vous pouvez voir que mes tâches sont classées de la même manière sur la droite — de cette façon, je peux me concentrer sur ce qui doit être fait . Vous pouvez voir que j'ai sous-titré les sous-tâches énumérées dans le bloc qui sont répertoriées dans ma liste de tâches.

Si vous avez une réunion à revoir avec votre équipe, vous pouvez simplement cascader les réunions avec des blocs. Le calendrier peut commencer à paraître chaotique pendant les périodes chargées, mais c'est un chaos organisé.

Tâches de sauvegarde

Parfois, des projets échouent, des tâches se terminent plus tôt que prévu ou un blocage. L'utilisation de ce plan de bloc nous permet de saisir des tâches et de rester concentré sur la même catégorie plutôt que de passer à une autre catégorie et de devoir changer d'état d'esprit. Effectuez simplement la prochaine tâche disponible dans cette catégorie pour maintenir votre élan.

Conseil : Je ne suggérerais pas de surréserver un bloc spécifique avec des tâches, car cela pourrait vous faire perdre votre concentration ou avoir l'impression que rien n'est accompli. Au lieu de cela, ajoutez deux ou trois tâches gérables et, si nécessaire, ajoutez-en davantage à un bloc. Si vous êtes familier avec la planification agile pour les équipes - considérez cela comme votre sprint personnel et votre planification agile, naturellement avec le temps, votre capacité à estimer les tâches que vous pouvez accomplir dans un laps de temps s'améliorera. Peut-être même avoir une période de réflexion un peu comme une rétro avec votre équipe ou vous-même si vous êtes un one-man show comme moi.

Clients et services

Même si nous aimerions avoir le contrôle à 100% de notre calendrier, ce n'est tout simplement pas possible. De nombreux facteurs, y compris les clients et les membres de l'équipe, créent des conflits dans les horaires. Nous venons de découvrir dans la section précédente comment gérer les plannings en interne.

Dans de nombreux cas, nous voulons créer une expérience client d'abord, mais nous ne voulons pas non plus passer trop de temps à créer et à gérer des horaires. Avec des outils comme Trafft dotés de fonctionnalités logicielles de planification de réunions, nous pouvons facilement configurer nos calendriers pour permettre aux clients de réserver directement du temps avec vous . Bien sûr, la dernière chose que nous voulons est un autre outil dans le hangar à gérer, et Trafft a fait un travail très intelligent en automatisant une grande partie du processus, y compris la prise de paiements, la gestion des services et la facturation des clients.

Configuration du calendrier avec Trafft

Le format de calendrier en bloc que j'ai mentionné précédemment va de pair avec Trafft. Vous pouvez avoir différents types de services ou hiérarchiser les clients en fonction de différents critères. Avec Trafft, nous pouvons facilement créer des services et attribuer des heures spécifiques à ces services pouvant être réservés - et si votre calendrier est connecté, les heures de réservation bloqueront également les heures indisponibles sur votre calendrier.

Pour mon cas d'utilisation - mes services sont divisés en fonction de la durée pendant laquelle le client estime que le projet doit être exécuté. En fonction de ma charge de travail, du type de projets que j'ai actuellement, je peux être amené à rejeter certains projets. Trafft propose également des modèles d'e-mails rapides que je peux personnaliser et ajouter des variables pour le garder dynamique.

C'est un excellent moyen de toujours capturer des prospects tout en informant les clients de la situation. Une fonctionnalité que j'apprécie vraiment est de pouvoir retarder l'e-mail - de cette façon, cela ne semble pas si automatisé. Il se peut que la réponse automatisée soit envoyée quelques heures après que le client a rempli le formulaire.

Vous remarquerez peut-être ci-dessus qu'il existe des options pour des catégories supplémentaires - cela vous permet de diviser divers services, par exemple, la consultation de projet ou les nouvelles demandes de projet contre des services payants où le client peut savoir exactement ce qu'il veut (ou a déjà discuté avec vous)

Bien que je ne facture personnellement pas la consultation, l'option est disponible en utilisant les méthodes de paiement Stripe et PayPal.

Avec les équipes

Si votre entreprise compte plusieurs employés pour un service spécifique, vous pouvez facilement modifier le formulaire de rendez-vous pour répondre à vos besoins ou effectuer un test A/B de la manière qui vous convient le mieux.

L'une de mes fonctionnalités préférées qui manque souvent dans de nombreux logiciels de formulaire de rendez-vous est la possibilité de personnaliser l'ordre du formulaire. La valeur par défaut consiste à sélectionner l'employé préféré, puis à sélectionner les services disponibles auprès de cet employé.

Dans mes services, il est plus logique de laisser le nouveau client choisir sa date et son heure préférées :

Si vous avez la chance d'avoir un responsable de bureau pour gérer les rendez-vous téléphoniques (ou si vous le faites vous-même), la création d'un rendez-vous peut facilement se faire via le portail des employés et affecter les employés en fonction de l'heure et de la date spécifiées.

Facturation

Avec les prises de rendez-vous, vous pouvez même fixer des prix différents selon l'employé et l'ancienneté. Pour les petits projets, le prix d'un service peut différer mais nécessite également une personne de moins d'ancienneté - par conséquent, la facture et le service réservé peuvent avoir un prix différent pour le client, comme indiqué.

Comme vous vous en doutez, avec Trafft, la facture peut facilement être personnalisée avec le logo et les couleurs de votre marque. Vous pouvez faire glisser et déposer votre logo et choisir entre huit couleurs de style.

Objectifs et KPI

La dernière et principale fonctionnalité qui permet vraiment à Trafft de se démarquer des autres est la fonctionnalité à venir pour suivre les KPI et les objectifs. Comprendre combien de temps et de revenus un employé a encourus en raison de services spécifiques est un excellent moyen de promouvoir la croissance au sein de votre entreprise - soit en se concentrant sur les services moins utilisés par l'employé, soit en améliorant et en développant les services déjà excellents qu'ils fournissent à votre entreprise.

Conclusion

Puisque nous sommes tous bousculés, surtout en ces temps - je voulais vraiment trouver et introduire une méthode et un produit complémentaire qui améliore notre flux de travail sans y ajouter. Être fermement convaincu que les produits doivent fonctionner pour vous et non l'inverse a réduit les perspectives de Trafft pour moi personnellement. Si vous avez des commentaires ou d'autres logiciels et techniques de gestion du temps, j'aimerais en entendre parler !