Les outils dont vous avez besoin pour garder votre équipe de conception à distance ensemble

Le Coronavirus a-t-il modifié les conditions de travail de votre cabinet ? Votre équipe de conception travaille-t-elle désormais à distance ?

Vous avez peut-être du mal à maintenir la cohésion de votre équipe en raison d'une baisse de productivité ou de communication. Malheureusement, lorsque les gens travaillent à domicile, la procrastination peut devenir la nouvelle norme ; les normes de travail peuvent diminuer et vous pouvez également remarquer moins (ou pas) de communication ou des réponses tardives.

Étant donné que le travail à distance peut affecter votre équipe de conception, vous souhaiterez peut-être mettre en œuvre des outils pour que vos employés continuent de travailler efficacement. Nous allons vous parler de plusieurs options pour répondre à ce besoin. Continuez à lire pour plus d'informations!

Discussions d'équipe

L'un des moyens les plus simples de maintenir la communication entre votre équipe consiste à choisir d'utiliser des applications de chat d'équipe. Ces applications permettent à votre équipe de créer un environnement de bureau grâce à un logiciel similaire à la messagerie instantanée.

Chacune des applications disponibles propose diverses options pour envoyer des messages aux membres de votre équipe, mais inclut généralement la possibilité de s'adresser à toute votre équipe et la disponibilité des messages directs. Généralement, vous pourrez créer des canaux ou des conversations avec certains membres de l'équipe ou sur des sujets spécifiques.

En plus de garder tout le monde en communication, vous constaterez que ces applications facilitent la collaboration sur le travail, la recherche d'idées et le suivi des projets en cours. Chaque membre de l'équipe peut définir ses notifications en fonction de son lieu de résidence. S'il se trouve à l'autre bout du monde, il verra les messages pendant ses heures de travail normales.

Les applications de chat d'équipe vous permettent de créer une culture d'entreprise, en gardant les membres de votre équipe engagés (même si la conversation ne concerne pas le travail). .

Avec l'utilisation régulière d'applications de communication, vous remarquerez que les employés ont un sens accru de la responsabilité, un meilleur engagement et la capacité de suivre en profondeur tous les problèmes. Vous pouvez choisir d'organiser des concours, des entretiens interactifs avec les employés ou des exercices de renforcement d'équipe.

Même si des membres de votre équipe ne se sont jamais rencontrés en personne, ils ressentiront un nouveau sentiment de connexion avec d'autres employés et managers. C'est un grand avantage pour les équipes qui sont principalement éloignées et contribuera à réduire le roulement du personnel.

Stockage en ligne

Que vous travailliez à la maison ou au bureau, vous avez besoin d'un moyen pratique de stocker vos documents. Dans de nombreux environnements de bureau normaux, vous stockerez des documents sur un serveur réseau accessible uniquement au bureau.

De nombreux bureaux adoptent des options de stockage dans le cloud afin que les employés puissent travailler où qu'ils le souhaitent et accéder aux fichiers de l'entreprise. Que vous choisissiez d'utiliser Google Drive, Dropbox, OneDrive ou un autre service, vous serez probablement satisfait de la nouvelle productivité améliorée de votre équipe.

Pour choisir le service qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise, vous devrez examiner les prix, les fonctionnalités proposées et si l'assistance est disponible ou non (et à quel prix). Certains services offrent un stockage gratuit aux particuliers et aux petites entreprises, mais vous devrez constatent généralement que les services de stockage en nuage adaptent leurs plans en fonction de la taille de votre organisation.

Dans l'ensemble, vous remarquerez que le stockage en nuage présente de nombreux avantages, notamment le fait qu'il est économique, facilement accessible de n'importe où avec Internet, sécurisé et évolutif. Il fonctionne également bien pour les projets nécessitant une collaboration avec plusieurs membres de l'équipe ou départements, permettant à plusieurs personnes d'accéder simultanément au même document et de visualiser les modifications en temps réel.

Intégrations logicielles

Selon le type de programmes que vous choisissez d'utiliser pour vos besoins de chat et de stockage d'équipe, vous pourrez peut-être optimiser leurs performances avec des intégrations logicielles. Ces intégrations permettent à diverses applications et programmes de s'exécuter et de fonctionner ensemble - au lieu de programmes distincts et individuels.

Microsoft Team Integrations est l'un des logiciels d'intégration les plus connus disponibles. Ce logiciel vous permet, à vous et à votre équipe, de relier chacune de vos applications les unes aux autres pour passer d'un programme à l'autre de manière transparente, en ayant toutes les données facilement accessibles.

Vous constaterez que tout type d'intégration logicielle fonctionnera mieux avec le stockage en nuage ; cependant, le stockage sur serveur traditionnel peut toujours fonctionner également. Le type d'intégration logicielle que vous choisissez doit être optimisé pour l'ensemble de vos applications et programmes. Par exemple, si vous utilisez Slack pour la communication d'équipe, Trello comme tableau blanc et Google Drive comme stockage, vous voudrez trouver un logiciel d'intégration destiné à être utilisé avec ces programmes.

Alors que chacun de vos programmes peut facilement être exécuté seul, vous constaterez que le logiciel d'intégration augmente la productivité en améliorant encore la communication sur des projets particuliers ; vous remarquerez également que les données sont partagées à un rythme plus rapide et beaucoup plus facile grâce à un logiciel d'intégration qu'avec des programmes autonomes.

Tableaux blancs pour la collaboration

Très similaire à un tableau blanc dans un bureau, un tableau blanc virtuel permet aux membres de l'équipe de voir les projets en cours et de collaborer en temps réel. Au lieu d'avoir des réunions régulières pour travailler sur différents plans, vous pouvez facilement voir l'avancement de chaque phase de conception, permettant à tous les membres de l'équipe de proposer des idées en cas de besoin.

Les applications de tableau blanc vous permettent de publier des documents à partir de votre logiciel de stockage dans le cloud, peuvent s'intégrer aux applications de chat d'équipe et permettront à chaque membre de l'équipe de voir exactement quelles tâches lui sont assignées. Ces applications permettent également aux clients d'être amenés à voir l'avancement de leurs projets particuliers, leur donnant la possibilité de corriger les défauts avant la présentation finale.

Invariablement, certaines personnes auront une préférence pour un programme de tableau blanc ou un autre - la meilleure façon de choisir le logiciel de tableau blanc de votre entreprise est de comparer les options qui fonctionnent avec votre logiciel déjà utilisé. Opter pour une application de tableau blanc simplement parce qu'elle est peu coûteuse vous donnera l'impression qu'il s'agit d'un service inutile, gaspillant finalement de l'argent, du temps et des efforts.

Quel que soit le programme de tableau blanc que vous choisissez d'utiliser, il doit être convivial afin que l'intégration soit facile et que votre équipe veuille utiliser le logiciel. Ces applications sont idéales pour les grandes idées qui nécessitent beaucoup d'espace et devraient avoir la possibilité de joindre facilement tous les fichiers nécessaires. Vous pouvez choisir l'application qui convient le mieux à votre équipe, qu'elle soit axée sur la présentation ou le brainstorming.

Assurez-vous de revérifier la compatibilité de votre tableau blanc préféré - certains peuvent mieux fonctionner avec des ordinateurs qui fonctionnent sous Microsoft, d'autres peuvent mieux fonctionner avec Apple iOS. Certaines applications de tableau blanc fonctionnent bien avec l'un de ces systèmes d'exploitation et peuvent également être facilement utilisées avec Chrome OS.

Décider si le travail à distance devrait être la nouvelle « normale »

Lorsque vous choisissez d'utiliser une application de chat d'équipe, un stockage dans le cloud, des intégrations logicielles, vous commencerez à remarquer que le travail à distance peut sembler normal et que de nombreuses personnes le préfèrent même. Les membres de l'équipe peuvent encore avoir du mal à travailler à distance ; cela est souvent dû au manque de surveillance et au fait d'être nouveau dans le sentiment de « pas de surveillance ».

Si vous constatez que cela continue d'être un problème, envisagez de trouver d'autres applications de productivité qui vous permettent de suivre les temps de travail, les listes de tâches ou même d'automatiser certaines parties de votre service. Bien que le travail à distance puisse être assez difficile au début, vous et votre équipe finirez par profiter de la liberté que cela apporte !