Conseils pour enregistrer des événements sur votre site Web

L'inscription aux événements en ligne est devenue une fonctionnalité de plus en plus populaire. Il offre un haut niveau de commodité pour les utilisateurs et les propriétaires de sites. Et ce type de fonctionnalité est disponible pour à peu près n'importe qui avec un site Web.

Si vous êtes un concepteur de sites Web, il y a de fortes chances que les demandes des clients pour les capacités d'inscription aux événements aient augmenté ces dernières années. Les organisations abandonnaient déjà les méthodes traditionnelles - et une pandémie mondiale n'a fait qu'accélérer la tendance.

Et il existe une pléthore d'options de mise en œuvre. Des plugins WordPress de niche aux services événementiels tiers, de nombreux fournisseurs ont peuplé cet espace. Il y en a pour tous les besoins et tous les budgets.

Pourtant, toutes les méthodes ne répondront pas à vos besoins. C'est pourquoi il est important de tracer l'ensemble du processus - de l'enregistrement de l'utilisateur et du traitement des données à ce qui se passe après l'événement.

Alors, avant de commencer à prendre des inscriptions à des événements en ligne, lisez nos conseils pour choisir le bon outil.

Le type et la fréquence de vos événements

Une chose que vous constaterez lorsque vous travaillerez avec des clients, c'est qu'il n'y en a pas deux pareils. C'est particulièrement le cas lorsqu'il s'agit d'événements. Chaque organisation a des préférences et des politiques uniques.

Par conséquent, vous aurez envie de poser beaucoup de questions. Découvrez à quoi ressemblent les événements pour eux. Par exemple, essayez de déterminer :

• Le nombre d'événements organisés par an;
• Type d'événements (virtuels ou en personne);
• Combien de participants sont attendus pour chaque événement ;
• Où se déroulent les événements (lieux physiques ou plateformes de réunion en ligne) ;
• Quels coûts les inscrits paieront ;

Le type et la fréquence des événements jouent un rôle essentiel. Prenons l'exemple d'un client qui organise une seule conférence annuelle. Leurs besoins peuvent être très différents de ceux de quelqu'un qui organise des rencontres mensuelles.

Les clients ayant plusieurs événements pourraient bénéficier d'un système d'inscription lié à un calendrier. Cela permettrait aux utilisateurs de parcourir les événements dans l'ordre chronologique. Et l'affichage des événements à venir peut devenir une partie intégrante et facile à mettre en œuvre de la page d'accueil du site.

Les événements en personne et virtuels ont également tendance à présenter des différences essentielles. Utiliser une plateforme de réunion à distance telle que Zoom revient à diffuser un lien aux inscrits. Mais ne serait-il pas agréable d'utiliser un système d'inscription directement lié à la plateforme ? Cela ajouterait une couche de commodité pour les utilisateurs et les administrateurs de site.

Les événements qui se déroulent en personne doivent inclure autant d'informations que possible sur le lieu. L'adresse, le numéro de téléphone et l'URL du site Web de l'établissement viennent à l'esprit. Points bonus pour les systèmes qui incluent une carte et un lien vers des itinéraires routiers ou d'autres modes de transport.

Pensez à la collecte de données utilisateur

Il y a fort à parier que la plupart des systèmes d'inscription aux événements recueilleront des informations de contact de base (nom, adresse e-mail). Et des données telles que les adresses postales et les numéros de téléphone seront nécessaires pour la compatibilité avec les passerelles de paiement en ligne.

Mais les besoins en données peuvent aller bien au-delà de ces éléments essentiels. Selon l'organisation, l'un des éléments suivants peut être nécessaire :

• identifiant de membre ;
• Préférences alimentaires;
• Besoins d'accessibilité ;
• Taille du T-shirt;
• Nom de l'entreprise/organisation ;
• choix de session de conférence ;
• Acceptez de recevoir des e-mails ou des documents imprimés ;
• Téléchargements de photos ou d'autres documents ;

Et ces exemples ne font qu'effleurer la surface de ce qui est possible. Il n'y a pas de limites strictes quant aux types de données pouvant être collectées.

Ainsi, vous voudrez vous assurer que l'application d'inscription à l'événement peut répondre à ces besoins. Certains outils proposent une sélection de champs de formulaire personnalisables. La possibilité de définir des champs obligatoires est également pratique.

La manière dont vous accédez aux données collectées est également importante. Idéalement, il y aura une interface utilisateur basée sur le Web pour visualiser les inscriptions. Les options d'exportation et de partage de ces données dans différents formats ajoutent encore plus de flexibilité.

Enfin, réfléchissez à la façon dont les données d'enregistrement pourraient être liées aux services que vous utilisez déjà. L'opt-in par e-mail susmentionné, par exemple, pourrait se connecter avec un fournisseur tel que Mailchimp. Ce peu d'automatisation rendra la maintenance beaucoup plus facile.

Communiquer avant et après l'événement

Rester en contact avec les inscrits avant et après un événement est crucial. C'est un moyen de fournir les dernières informations, ainsi que des rappels utiles. De plus, il encourage les commentaires des utilisateurs tout au long du processus.

Encore une fois, toute fonctionnalité liée à vos outils de communication existants peut simplifier cette tâche. À tout le moins, une option pour cibler les inscrits d'un événement spécifique suffira.

Il convient également de noter que la communication va au-delà de l'envoi d'un e-mail. Votre site Web peut également servir de plaque tournante importante. Il peut héberger des informations sur les événements et permettre aux inscrits de modifier leurs réservations.

Toutes les applications événementielles ne sont pas adaptées à ce type d'utilisation. Cependant, vous pouvez utiliser un panier ou un plugin d'adhésion pour combler les lacunes.

C'est l'un des avantages d'utiliser WordPress ou un système de gestion de contenu (CMS) similaire. Il est facile d'ajouter des fonctionnalités connexes qui améliorent l'inscription aux événements. Les utilisateurs sont autorisés à faire plus, tandis que les propriétaires de sites ont plus d'options pour gérer les événements et les inscrits.

Choisissez la bonne plateforme d'inscription aux événements en ligne

Lors de l'acceptation des inscriptions aux événements en ligne, l'objectif est de mettre en place un processus simple et intuitif pour les utilisateurs. D'un autre côté, il doit également se conformer aux besoins des clients. Il devrait offrir une flexibilité lors de la collecte des données et de la gestion des enregistrements.

Le plus grand obstacle pour y parvenir est peut-être de choisir la bonne plateforme. Avec autant d'options, il peut être difficile de les réduire.

Cependant, tout commence par la compréhension des besoins du projet. Une fois que vous connaissez le type et la fréquence des événements, ainsi que les exigences en matière de données et de communication, vous aurez une idée plus claire de la façon dont les choses devraient fonctionner. À partir de là, vous pourrez déterminer quelle plate-forme est la plus logique.

Et l'expérience que vous gagnerez est précieuse. Cela vous sera d'une grande aide lorsque vous travaillerez sur des projets similaires à l'avenir.