Comment gérer le fluage de la portée dans la conception Web

Publié: 2022-02-11

Avez-vous déjà consacré votre temps et votre énergie à un projet pour découvrir que vos responsabilités vont bien au-delà des exigences initiales ? « Ce n'est pas pour ça que je me suis inscrit », pensez-vous. "Si seulement j'avais su dans quoi je m'embarquais."

Vous avez connu un glissement de champ d'application, et que vous le rencontriez dans votre vie personnelle ou professionnelle, nous en sommes tous victimes à un moment ou à un autre.

Lorsqu'elle est laissée sans surveillance, la dérive de la portée dans la conception Web, comme dans toute entreprise, provoque du stress et coûte du temps et de l'argent. La solution? Apprenez à identifier et à gérer immédiatement les situations potentielles de dérive de la portée. Vous améliorerez la communication avec les clients, garderez vos projets de conception Web sur la bonne voie et pourrez également transformer un problème potentiel de gestion de projet en une nouvelle opportunité commerciale.

Qu'est-ce que le fluage de portée ?

Le fluage de la portée est un terme de gestion de projet applicable à à peu près n'importe quelle entreprise dans le travail ou la vie. Il en résulte lorsque l'ampleur d'un projet dépasse ou dépasse les limites de ses buts et objectifs initiaux. Il a quelques alias, y compris le fluage de la mission et le fluage des exigences.

Caractéristiques du fluage de la portée dans la conception Web

Le fluage de la portée prend de nombreuses apparences différentes selon la nature de votre entreprise et de vos projets. Pour les concepteurs de sites Web, les clients souhaitent souvent ajouter des fonctionnalités supplémentaires à leur demande d'origine au fur et à mesure qu'ils en prennent connaissance auprès de leurs collègues ou lorsqu'ils visitent d'autres sites Web. Certaines des formes courantes de dérive de la portée comprennent :

De nouvelles images à chaque visite du site
Diaporamas d'images illimités
Compteurs de pages
Copie et contenu Web
Pages additionnelles
Services de blogs
Création et gestion de compte sur les réseaux sociaux
Mises à jour périodiques
Services de référencement

Ce sont des choses que de nombreux clients peuvent supposer être incluses dans la conception ou la refonte d'un site Web. Bien que ces fonctionnalités et services puissent certainement être proposés à vos clients, faites très attention à ne pas les ajouter au fur et à mesure que le projet progresse.

Au lieu de cela, identifiez chacun d'entre eux dès les premières discussions avec vos clients. S'ils souhaitent que ces services soient inclus, ajoutez-les à votre contrat ou à votre accord de projet.

Soyez très précis; si vous proposez des mises à jour périodiques du site, quelle est la fréquence de « périodique » ? Plus important encore, indiquez-les en tant qu'éléments individuels sur le devis et facturez-les.

causes

Bien que la dérive de périmètre puisse apparaître sous diverses formes selon l'entreprise et le projet, ces trois causes de dérive de périmètre sont communes à toutes les entreprises et tous les secteurs, y compris la conception de sites Web.

Mauvaise communication entre le concepteur et le client . Un client peut ne pas être en mesure de vous dire clairement ce qu'il veut parce qu'il ne comprend tout simplement pas ce que vous pouvez faire pour lui. Utilisez des questions d'approfondissement pour déterminer les priorités et les objectifs de leur site Web, quel est leur budget et quand ils veulent qu'il soit terminé. Aidez-les à comprendre en leur montrant votre portfolio (ou au moins quelques autres sites que vous avez conçus), en leur fournissant une gamme de tarifs et en leur donnant une idée du temps qu'il faudrait pour réaliser une conception de site Web simple ou plus élaborée. .
Manque d'organisation lors de la réalisation du projet . La dérive de la portée peut amplifier un projet de conception Web désorganisé car il consomme du temps et des ressources supplémentaires. Savoir exactement ce qui doit être réalisé, par qui et quand permet aux concepteurs et aux clients de rester sur la bonne voie.
Absence de contrat ou d'accord détaillé . Si rien n'a été identifié et convenu dans un contrat ou un accord écrit, il est beaucoup plus facile pour votre client de glisser quelques exigences de projet supplémentaires. Il est beaucoup plus facile pour vous de communiquer des frais pour un travail supplémentaire si vous pouvez signaler que le travail est en dehors des livrables convenus.

Impact du fluage de la portée sur les projets de conception Web

Le fluage de la portée a de nombreux résultats négatifs. Une charge de travail accrue peut entraîner du stress pour l'équipe de conception et une diminution de la qualité du travail.

Le travail supplémentaire vous éloigne du travail pour d'autres clients ou vous oblige à payer un salaire à un sous-traitant pour effectuer les tâches supplémentaires. Dans certains cas, cela signifie revenir en arrière pour apporter des modifications à des travaux déjà terminés.

À moins que le concepteur ne l'aborde, la dérive de la portée signifie passer plus de temps à faire plus de travail sans gagner plus d'argent, ce qui réduit les profits.

Il est également plus difficile de respecter les délais des projets, et le stress supplémentaire peut entraîner des relations tendues avec les clients et entre les membres de l'équipe de développement et de conception. Au pire, la dérive de la portée entraîne l'inachèvement et l'échec du projet.

Comment éviter le fluage de la portée

Une communication, une organisation et une planification claires à chaque phase du projet peuvent réduire considérablement l'impact négatif de la dérive de la portée sur votre prochain projet de conception Web.

Définissez des attentes claires avec votre client avant même que le projet ne commence. Les attentes concernant les livrables, les échéanciers et les dispositions financières doivent être clairement définies avant le début des travaux.
Obtenez-le par écrit dans un contrat formel ou un accord de projet. Incluez autant de détails que possible ici. Les éléments peuvent inclure la conception, le développement, le nombre de pages, le nombre de révisions et tout travail de copie Web ou de conception graphique.
Identifier et convenir d'une date d'achèvement spécifique pour le projet. Ceci est essentiel car vous pouvez vous y référer si votre client souhaite ajouter plus au projet, en particulier s'il a un calendrier serré et a annoncé la date de lancement d'une nouvelle entreprise ou d'un site Web repensé.
Définir, attribuer et planifier les livrables. Utilisez un diagramme PERT ou une structure de répartition du travail. La marine américaine a initialement créé des cartes PERT dans les années 1950 pour faire face à l'organisation de projets à grande échelle. Un format de graphique WBS fournit un aperçu de haut niveau des tâches et des livrables du projet. Ils sont utiles pour créer des représentations visuelles de votre projet de conception Web et aident à identifier chaque tâche à accomplir.
Définissez une allocation de fluage de portée. Prévoyez quelques extras à intégrer à votre projet et tenez-en compte dans votre budget et votre calendrier. Faites cependant très attention, car il s'agit souvent d'une série de petites demandes de clients de conception Web qui peuvent s'ajouter à une expérience douloureuse de fluage de la portée.

Fluctuation de la portée ou opportunité commerciale ?

Le fluage de la portée n'est pas toujours une mauvaise chose. Élargir la portée d'un projet signifie plus de travail, mais cela peut également signifier une opportunité commerciale supplémentaire. Encore une fois, communiquez clairement avec votre client. Faites-leur savoir si vous pouvez répondre à leurs demandes et comment leur satisfaction aura un impact sur le budget et la date limite du projet.

Dites quelque chose comme « ça a l'air intéressant. J'aimerais aider. Maintenant, si vous pouvez me donner quelques détails supplémentaires, je serais heureux d'élaborer un budget et un calendrier révisés. »

N'oubliez pas de tenir compte de l'effet que ce nouveau travail aura sur vos autres clients et projets, en particulier si vous êtes une petite boutique de design.

Prenez le temps d'évaluer votre dernier projet de conception. Votre client avait-il des demandes que vous avez simplement complétées dans le cadre du contrat initial ?

Si oui, quel effet cela a-t-il eu sur le délai du projet et votre profit ? Une fois que vous vous serez familiarisé avec l'identification des scénarios typiques de dérive de la portée, il deviendra plus facile de les gérer, de les transformer en opportunités commerciales ou de les éviter complètement.

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