Phases de gestion de projet : une décomposition complète

Un projet peut être défini comme un effort temporaire vers l'accomplissement de résultats spécifiques. Comprenant souvent une séquence d'étapes et de tâches, chaque projet a ses propres objectifs, budget, plan, calendrier et livrables. Plus important encore, un projet implique souvent des personnes d'horizons différents travaillant ensemble pour atteindre un objectif particulier.

L'un des aspects les plus cruciaux d'un projet est peut-être la façon dont les différentes phases du projet sont planifiées, exécutées et gérées pour atteindre les résultats convenus. Et c'est là que le concept de gestion de projet occupe le devant de la scène. Comme le cycle de vie d'un projet implique différentes étapes, la gestion de projet comporte des phases distinctes, chacune s'appliquant à une étape spécifique du cycle de vie du projet .

Alors, plongeons-nous pour en savoir plus sur les phases de gestion de projet standard .

Qu'est-ce que la gestion de projet ?

La gestion de projet est la pratique consistant à appliquer des connaissances, des compétences, des principes, des processus, des outils et des techniques spécifiques pour fournir quelque chose de valeur. Il prend dans son cadre l'initiation, la planification, l'exécution et la gestion des nouvelles initiatives qu'une organisation vise à mettre en œuvre. Contrairement aux activités commerciales routinières et quotidiennes, la gestion de projet n'est pas un processus continu - une fois l'objectif atteint, le projet se termine.

Chaque projet a ses besoins uniques qui nécessitent un ensemble spécifique d'outils, de techniques et d'approches pour être satisfaits. Mais quel que soit le type de projet, les éléments critiques de la gestion de projet sont le temps, le coût, la portée et la qualité.

Qu'il s'agisse de la construction d'un bâtiment ou d'une autoroute, du développement d'un nouveau logiciel ou de la mise en place d'un système de gestion financière, des projets existent dans presque toutes les industries et tous les secteurs. De l'informatique, de la pharmacie et de l'énergie à la défense, aux produits de grande consommation et à la construction, le cycle de vie des projets dans tous les secteurs nécessite une gestion de projet efficace pour des résultats de qualité.

Les cinq phases de la gestion de projet

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La discussion sur les phases de gestion de projet est incomplète sans la mention du cycle de vie du projet . En termes simples, le cycle de vie d'un projet comprend les différentes phases du projet conçues pour répondre aux besoins du projet. En tant que tel, le cycle de vie du projet doit définir le travail qui doit être accompli, les livrables qui doivent être générés, les personnes impliquées et comment chaque phase doit être contrôlée et approuvée.

Chaque élément du cycle de vie du projet contribue à mener le projet du début à la fin et fournit un processus contrôlé, systématique et opportun pour suivre la progression du projet.

Les phases de gestion de projet sont étroitement associées au cycle de vie du projet . Ainsi, l'un existe grâce à l'autre. Voici donc une ventilation des cinq étapes de la gestion de projet et ce que chaque phase appelle.

Phase 1 : Lancement du projet

La première des cinq phases de gestion de projet consiste à transformer une idée abstraite en un objectif réalisable et significatif. L'objectif de la phase d'initiation du projet est de définir le projet à une échelle plus large. Cela commence par l'élaboration d'une analyse de rentabilisation, en recherchant si le projet est pratique et s'il doit être entrepris. Une fois que les parties prenantes ont lancé le projet, les chefs de projet doivent élaborer la charte du projet - un document décrivant les objectifs, la portée, les limites, les délais prévus, le budget et d'autres exigences du projet.

En résumé, la phase de lancement du projet accomplit les tâches suivantes :

• Définir les objectifs du projet
• Création d'une analyse de rentabilisation
• Remplir la charte du projet
• Préparation de la liste des parties prenantes

Phase 2 : Planification du projet

Les principales tâches de la phase de planification du projet comprennent l'identification des exigences techniques, la création d'un plan de communication, l'élaboration d'un calendrier de projet complet et la définition des objectifs/livrables. Voici les deux méthodes les plus utilisées pour définir les objectifs du projet :

1. Objectifs SMART

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Le critère SMART est une méthode établie pour fournir une compréhension claire des conséquences du processus d'établissement d'objectifs. Il atténue les risques, permettant aux chefs de projet de fixer des objectifs clairement définis et réalisables.

2. Objectifs CLAIRES

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La méthode CLEAR d'établissement d'objectifs tient compte de l'environnement commercial moderne et rapide. Il aide à obtenir de la flexibilité et des résultats instantanés grâce à la collaboration, à des objectifs limités, à des connexions émotionnelles, à la décomposition d'objectifs plus importants en tâches plus petites et à l'affinement des objectifs si nécessaire.

Par conséquent, la phase de planification du projet implique les tâches suivantes :

• Définir le périmètre du projet
• Création d'un plan de projet
• Établir un budget
• Définir les rôles et les responsabilités

Phase 3 : Exécution du projet

L'exécution du projet est la phase où l'équipe se met au travail pour développer et terminer les livrables. La phase est un buzz d'activités où plusieurs tâches sont accomplies sous la supervision du chef de projet. Voici une liste de ce qui se passe pendant la phase d'exécution du projet :

• Développer l'équipe
• Affectation et gestion des ressources du projet
• Exécution des plans de gestion de projet
• Construire le produit ou le processus
• Mise en place de systèmes de suivi
• Exécution des affectations de tâches
• Diriger et gérer l'exécution du projet
• Organiser des réunions pour discuter du statut et des mises à jour
• Résoudre les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent
• Mettre à jour et modifier les plans de projet au besoin

Phase 4 : Suivi du projet

Le suivi du projet va de pair avec l'exécution du projet. Ensemble, ils s'assurent que les objectifs et les livrables du projet sont atteints. Les chefs de projet établissent généralement des indicateurs de performance clés (KPI) et des facteurs critiques de succès (CSF) pour s'assurer que la progression du projet est sur la bonne voie. En outre, les chefs de projet suivent également les coûts des ressources et les efforts impliqués dans le processus. Enfin et surtout, le suivi de la performance du projet fait également partie intégrante de la responsabilité du chef de projet ; il tient compte des problèmes qui se posent et de la rapidité avec laquelle ils sont résolus.

Ainsi, voici ce qui se passe dans la phase de suivi du projet :

• Suivi de l'effort et du coût des ressources
• Suivi de l'avancement du projet
• Garantir le respect du plan
• Prévenir toute possibilité de perturbations

Phase 5 : Clôture du projet

La dernière des phases de gestion de projet indique la livraison finale et l'achèvement du projet. Cette dernière phase consiste à licencier les sous-traitants embauchés (le cas échéant), à remplir les documents nécessaires et à reconnaître les précieux membres de l'équipe. Le chef de projet peut organiser une réunion pour réfléchir sur les victoires et les lacunes de l'équipe au cours du projet, évaluer ce qui s'est bien passé, identifier les lacunes qui doivent être corrigées pour les efforts futurs.

De plus, le chef de projet crée une liste des tâches qui sont restées inachevées au cours du projet et travaille avec l'équipe pour les accomplir. De plus, le responsable prépare un rapport de projet final et un budget et stocke toutes les données critiques dans un endroit sécurisé accessible aux chefs de projet de l'organisation.

En bref, la dernière phase comprend :

• Remise des livrables
• Revue des livrables du projet
• Examen des performances de l'équipe
• Collecte et stockage de tous les documents du projet en un seul endroit

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L'environnement commercial mondial d'aujourd'hui n'est pas seulement rapide, il est aussi extrêmement compétitif. La clé pour obtenir un avantage réside dans la livraison et la réalisation des projets dans les délais et dans les limites du budget tout en restant fidèle aux objectifs commerciaux. C'est là qu'intervient la gestion de projet. Les chefs de projet ont un rôle central à jouer dans la détermination du succès des projets entrepris par une organisation. Leur rôle va au-delà de la simple compréhension du cycle de vie du projet pour intégrer des analyses, des compétences organisationnelles et de bonnes capacités interpersonnelles.

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