Conseils pour organiser des réunions à distance productives

Il n'y a pas si longtemps, les réunions se tenaient principalement en personne. Au grand dam de nombreux concepteurs de sites Web (moi y compris), les réunions à distance n'ont pas été largement adoptées par les clients. Quelle différence quelques années font.

Les réunions tendaient lentement vers des plates-formes distantes. Puis la pandémie de COVID-19 a frappé. Du coup, Zoom et les fournisseurs similaires sont devenus l'option préférable. De nos jours, vous êtes plus susceptible de tenir une réunion depuis votre salon que depuis le bureau d'un client. Aucune plainte ici.

Non seulement les réunions à distance nous protègent des virus, mais elles permettent également de gagner un temps considérable. Fini les déplacements fastidieux et les e-mails manqués auxquels répondre.

Cependant, il y a un prix à payer pour ce niveau de confort. Les réunions à distance peuvent être gênantes et criblées d'interruptions. Certains clients ayant des difficultés techniques n'ont peut-être pas encore maîtrisé les bases ( ahem, veuillez allumer votre microphone ).

Vous vous demandez comment tirer le meilleur parti de ce nouveau monde courageux ? Lisez la suite pour quelques conseils qui vous aideront à organiser des réunions à distance productives.

Trouver un endroit tranquille

La technologie nous permet de nous connecter à une vidéoconférence à partir d'à peu près n'importe où. Mais il est toujours important de choisir judicieusement votre emplacement.

Idéalement, vous trouverez un endroit calme et sans distraction pour vous connecter. Après tout, il est difficile d'être productif dans un environnement disruptif. Le bruit de fond, les gens qui se déplacent derrière vous, les animaux et les enfants qui se disputent l'attention - ce sont tous des obstacles pour faire avancer les choses.

Cela signifie éviter les lieux publics très fréquentés tels que les cafés ou les espaces extérieurs bondés. Il y a trop de chances que quelque chose tourne mal. De plus, il semble un peu non professionnel.

Si vous travaillez à domicile, essayez de trouver un petit endroit où vous pouvez être seul – de préférence avec une porte que vous pouvez fermer. Vous ne pourrez peut-être pas empêcher votre chien d'aboyer ou la sonnette de sonner (donc, déclencher le chien), mais vous pouvez minimiser les perturbations.

Moins il y a de distractions, mieux tout le monde peut se concentrer sur la tâche à accomplir.

Définir un ordre du jour

Personne ne profite d'une réunion qui tourne mal. Vous savez, ceux qui prennent trop de temps et s'écartent d'un sujet sans rapport. Lorsqu'ils se terminent enfin, le sentiment est celui du soulagement plutôt que de l'accomplissement. Et cela semble être particulièrement courant dans un environnement éloigné.

C'est là qu'un peu de planification peut aller très loin. En établissant et en partageant un ordre du jour de la réunion, toutes les personnes impliquées sauront à quoi s'attendre.

Les agendas peuvent être très flexibles, ce qui est utile si vous n'êtes pas la personne la plus organisée au monde. Vous n'avez pas à planifier les choses à la minute près. Même un aperçu général et un délai estimé feront l'affaire.

En tant qu'hôte, les agendas offrent un moyen facile de garder la conversation sur la bonne voie. Une fois que vous avez terminé avec un sujet particulier, vous pouvez jeter un coup d'œil à l'ordre du jour et dire : « Passons au point suivant ». C'est un outil de productivité inestimable.

Profitez des outils de modération

Quelle que soit la plateforme de réunion que vous choisissez, il y a de fortes chances que certains outils de modération des utilisateurs soient inclus. Ils vous permettent de couper le son des participants et de passer le rôle de "présentateur" à d'autres.

Il est important d'utiliser ces fonctionnalités de manière responsable. Vous ne voulez pas diriger la réunion avec une poigne de fer. C'est plus susceptible de nuire au processus de collaboration.

Pourtant, ils sont efficaces pour les événements avec un grand nombre de participants. Cela peut empêcher les gens de parler entre eux. C'est également un moyen rapide de faire taire le retour de microphone perturbateur de quelqu'un ou d'autres bruits assortis.

Le rôle de présentateur est particulièrement pratique, car il permet aux autres participants de partager leurs écrans. Cela les aide à illustrer leurs points de discussion et met tout le monde sur la même longueur d'onde.

Si votre réunion commence à devenir gratuite pour tous, des outils de modération sont là pour vous aider à garder le contrôle. De même, vous pouvez les utiliser dès le départ pour assurer une navigation fluide.

Enregistrer pour référence future

Vous est-il déjà arrivé de sortir d'une réunion en personne en ayant oublié quelques détails ? Cela arrive même aux preneurs de notes les plus dévoués.

Heureusement, la plupart des plates-formes de réunion à distance offrent une fonctionnalité d'enregistrement. Cela vous permet, à vous et aux autres participants, de revenir en arrière et de consulter des informations clés.

Un enregistrement est particulièrement utile pour les sessions de formation. Il y a beaucoup d'informations qui circulent et certains concepts peuvent se perdre dans le mélange. Avoir une vidéo disponible offre aux clients la possibilité de s'aider eux-mêmes. Cela peut également vous éviter de recevoir un ou deux e-mails paniqués.

Il convient également de noter les problèmes de confidentialité potentiels liés à l'acte d'enregistrement. Bien que certaines plateformes affichent un avis indiquant qu'une réunion est en cours d'enregistrement, il est toujours de bonne politique de l'annoncer également. Il vaut mieux être prudent que désolé.

Tirez le meilleur parti des réunions à distance

Les avantages des réunions à distance sont indéniables. Ils sont meilleurs pour l'environnement et votre emploi du temps chargé. Mais cela dépend toujours de la productivité.

Parce que ces types de réunions sont souvent plus décontractés, il y a une tendance à relâcher la préparation et la concentration. Cela conduit à des rencontres virtuelles dispersées et prolongées. Ce n'est pas la recette du succès.

La solution consiste à mélanger la préparation à l'ancienne avec les dernières technologies. Placez-vous dans un environnement sans distraction. Rédigez un ordre du jour de base que vous pouvez utiliser pour guider les participants sur le bon chemin. Et utilisez les outils utiles offerts par la plateforme que vous avez choisie.

Ensemble, ces étapes maintiendront vos réunions sur la bonne voie et vous feront gagner beaucoup de temps. C'est ainsi que les affaires au 21e siècle sont censées fonctionner.