Comment surmonter les défis d'intégration des données pour les produits logiciels

Cet article a été aimablement soutenu par nos chers amis de Flatfile qui créent de belles expériences centrées sur l'humain pour supprimer les barrières entre les personnes et les données. Merci!

Les entreprises prêtes à payer cher pour un nouveau logiciel ne partent probablement pas de zéro. Ils dirigent une entreprise établie, avec des processus bien construits et documentés. Ils ont donc des tonnes de données à reporter.

En conséquence, la décision d'introduire une nouvelle application dans le giron n'est pas une décision qu'ils prennent à la légère. Les processus internes doivent changer. Amener l'équipe à adopter la nouvelle solution peut prendre du temps. Son intégration avec des systèmes existants et des outils externes peut être un problème. Oh oui, et il y a aussi la question de la conformité dont il faut s'inquiéter.

Cela signifie qu'il y a beaucoup de pression sur les nouveaux logiciels pour fournir une expérience de premier ordre dès le départ. Si vous ne fournissez pas aux entreprises un moyen simple et intuitif d'intégrer leurs données, vous pouvez vous attendre à des taux élevés de désabonnement des clients.

Si vous concevez un produit qui a besoin des données des clients pour avoir une quelconque valeur, voici ce que vous devez savoir sur l'élaboration de votre processus d'intégration des données.

Corrélation entre l'intégration des données et la satisfaction des utilisateurs

Le logiciel d'entreprise est essentiellement une boîte vide qui attend d'être remplie avec les données de ses utilisateurs. Sans la capacité d'intégrer parfaitement les données des utilisateurs, le logiciel devient essentiellement inutile.

Examinons ce qui se passe lorsque le processus d'intégration des données est correct.

Avantages pour l'utilisateur final

Si vous parvenez à maîtriser l'intégration des données, attendez-vous à ce que vos utilisateurs finaux bénéficient des avantages suivants :

• Ils seront plus confiants dans leur décision.
  Avec des données complètes et précises transférées dans votre logiciel, les utilisateurs voient réellement à quel point il est précieux peu de temps après leur inscription. Cela laisse peu de place pour remettre en question leur décision, ce qui conduit à une plus grande satisfaction globale avec le produit et, finalement, à plus d'argent pour votre entreprise.
• Vous obtiendrez une plus grande adhésion de l'équipe.
  Une expérience positive d'intégration des données permet aux clients d'utiliser votre produit plus rapidement, ce qui réduit le temps nécessaire pour qu'ils obtiennent de la valeur. Donc, vraiment, l'intégration des données prépare le terrain pour la façon dont vos clients et leur équipe verront le reste de votre application.
• Ils connaîtront plus de succès avec le logiciel.
  Étant donné que les utilisateurs n'auront pas à se soucier du formatage et du nettoyage des données ou du dépannage des processus d'importation entachés d'erreurs, ils peuvent tirer le meilleur parti du produit et de ses fonctionnalités.

Avantages pour les développeurs de logiciels

Le fournisseur de logiciels (vous et/ou votre client) bénéficie également :

• Améliorer la satisfaction des utilisateurs.
  Vos utilisateurs finaux n'ont pas besoin d'être des experts techniques pour comprendre comment intégrer des données dans votre produit. Lorsque vous faites un travail léger, vous réduisez le taux de désabonnement, attirez plus d'utilisateurs et fidélisez des utilisateurs plus fidèles à long terme.
• Consacrez moins de temps au service client.
  Vous pouvez cesser de vous soucier d'avoir à prendre en charge un processus d'intégration de données défectueux ainsi que de prendre en charge des tâches telles que le formatage et la validation des données pour vos utilisateurs. Au lieu de cela, consacrez votre temps et votre énergie à établir de meilleures relations avec les clients au lieu d'éteindre les incendies tout le temps.
  Kelly Abbott, co-fondatrice et CTO de Tablecloth, peut en témoigner :
  

  « Nous avons réduit de 95 % le temps que nous passons à traiter des dossiers. Nous avions essentiellement toutes les mains travaillant pour résoudre ces problèmes à certains moments.

• Ayez une plus grande confiance dans votre produit.
  Lorsque vous disposez d'une solution d'intégration de données flexible et puissante, vous n'avez pas à restreindre les données que vos utilisateurs peuvent ou ne peuvent pas importer. Ce n'est plus une limitation.
  Comme l'explique Abbott :

  « Cela nous a rendus plus attentifs aux données que nous demandons aux clients. Nous n'avons plus à éviter de demander des données qui peuvent nécessiter trop de temps pour être corrigées. Flatfile élimine ce problème et a amélioré notre volonté d'expérimenter différents types de données que nous pouvons incorporer dans nos analyses. Plus nous passons de temps à bricoler avec différents types de données, plus nous avons de chances de découvrir les informations qui génèrent une valeur supplémentaire sur le marché. C'est indispensable pour une startup comme la nôtre.

• Économiser de l'argent.
  Bien que vous deviez dépenser de l'argent pour une solution d'intégration de données tierce, vous épargnerez à votre entreprise le temps et l'argent dépensés autrement pour essayer de gérer un importateur de données personnalisé, un processus d'intégration et des relations avec les clients. (La nappe, par exemple, a permis d'économiser des dizaines de milliers de dollars en adoptant Flatfile.)

Les défis de l'intégration des données pour les produits logiciels

Examinons les défis courants liés à l'intégration des données et comment Flatfile Concierge les supprime :

Défi n° 1 : il y a beaucoup de données à agréger

Lors de l'inscription à un nouveau logiciel d'entreprise, les utilisateurs s'attendent probablement à effectuer un peu de travail à l'avance, comme remplir les informations de compte de base, configurer les paramètres et ajouter des utilisateurs. La dernière chose que vous voulez faire est de les surprendre avec un importateur de données qui leur causera plus de travail.

Disons, par exemple, que vous avez construit un CRM.

À moins que le logiciel ne cible les startups et autres nouvelles entreprises, les utilisateurs auront une tonne de données externes à apporter. Par exemple:

• Coordonnées des clients, prospects, fournisseurs, partenaires et membres de l'équipe ;
• Les données client existantes telles que l'historique des comptes et des ventes ;
• Les données de prospect comme l'historique des communications ;
• Détails du pipeline des ventes ;
• Objectifs et métriques d'équipe et individuels.

À moins que votre CRM ne s'intègre directement à chacun des CRM précédents de vos utilisateurs, comment vont-ils déplacer ces données ? Copier et coller? Modèles CSV ?

De plus, vous devez penser à toutes les autres sources à partir desquelles un CRM extrait des informations. Passerelles de paiement. Feuilles de calcul qui vivent sur le lecteur d'une équipe de vente. Contrats signés qui ont été envoyés par courriel ou par télécopieur à votre entreprise. Il y a beaucoup de données provenant de différents endroits et personnes.

Le correctif

Il y a un certain nombre de choses que Flatfile Concierge fait pour résoudre ce problème.

Pour commencer, il permet d'importer des données à partir de divers types de fichiers :

• CSV,
• TSV,
• XLS,
• XML,
• Et plus.

Avec ce type de flexibilité, vos utilisateurs n'auront pas à se soucier de transférer des données vers un type de fichier spécifique, puis de nettoyer les erreurs qui se produisent pendant le transfert. Flatfile Concierge peut gérer différents types de fichiers, de différents types de données, et valider facilement le tout.

Une autre chose à laquelle il faut penser est la façon dont votre logiciel va suivre et organiser chaque fichier importé et ses données correspondantes.

Flatfile permet à vos utilisateurs de créer des espaces de travail collaboratifs dans lesquels placer des données. Lorsqu'un membre de l'équipe ajoute de nouvelles données à l'espace de travail, un enregistrement est capturé contenant :

• Date de téléchargement,
• Nom de fichier,
• Utilisateur qui a soumis les données,
• Nombre de lignes ajoutées,
• Historique des versions,
• Erreurs de téléchargement.

Cela gardera les choses organisées tout en gardant tout le monde responsable des données qu'ils contribuent. Et avec ces informations facilement disponibles à partir d'un tableau de bord centralisé, il n'y aura aucun secret quant à ce qui a été téléchargé, par qui et quand. Les erreurs d'importation peuvent également être corrigées de manière collaborative, sans qu'il soit nécessaire de télécharger à nouveau les données de la feuille de calcul.

Défi #2 : Les données sont importées dans une variété d'états

Lorsque vous donnez aux utilisateurs de votre logiciel la possibilité de transférer leurs données dans votre produit, vous ou l'équipe du logiciel ne pouvez pas faire grand-chose en termes de formatage ou de nettoyage préalable des données des utilisateurs finaux. Vous ne devriez pas non plus le faire. Votre travail consiste à vous assurer que les clients voient la valeur du logiciel ; ne pas lutter avec l'importation de données.

Vous pourriez leur donner un modèle de feuille de calcul, mais cela les obligerait à passer du temps à reformater toutes leurs données. Vous pouvez les diriger vers la base de connaissances, mais, encore une fois, cela suppose que vos utilisateurs finaux seront prêts à faire ce travail supplémentaire.

En réalité, vos utilisateurs vont être pressés d'entrer dans le nouveau logiciel et de se mettre au travail. Ils ne vont pas s'arrêter pour s'occuper de ça. C'est le travail du logiciel.

Cependant, de nombreuses solutions d'intégration de données ne gèrent pas très bien les feuilles de calcul désordonnées. Non seulement ils ont du mal à reconnaître certaines données (souvent parce que le modèle de données ne correspond pas au leur), mais l'application refuse d'accepter certaines colonnes de la feuille de calcul.

Même si c'est la faute de l'utilisateur final de ne pas correctement organiser ou étiqueter ses données ou d'apprendre à son équipe comment le faire (ou tout simplement de ne pas savoir quoi faire en premier lieu), qui pensez-vous qu'il va blâmer à la fin lorsque leurs données ne seront pas importées ?

Le correctif

L'importateur de Flatfile Concierge est alimenté par l'IA, ce qui signifie que votre logiciel (et votre importateur de données) peut vraiment faire le travail pour vos utilisateurs finaux.

À l'aide d'une logique de validation avancée, l'importateur de données peut déterminer quelles sont les données et où elles vont.

Bien que Flatfile associe automatiquement les colonnes et les données correspondantes aux champs de données réels de votre logiciel, les utilisateurs ont la possibilité de confirmer que c'est le cas avant de l'autoriser dans le système :

Avant que cela ne se produise, vous pouvez faire un peu de travail sur le backend pour vous assurer que Flatfile sait quoi faire avec les données de vos utilisateurs :

• Créez des modèles de données cibles afin que Flatfile puisse naviguer dans les formats de feuille de calcul complexes et les types de données que vos utilisateurs essaieront probablement d'importer.
• Créez un modèle avec des règles de validation pour que l'IA de Flatfile sache exactement comment tout cartographier.
• Validez les données importées par rapport à d'autres bases de données pour aider l'importateur à contextualiser, valider et nettoyer les données au fil du temps.

Une fois que vous avez fait ce travail initial, le reste est facile.

Le gros du travail sera effectué par Flatfile Concierge lorsqu'il transformera les données importées en quelque chose de propre et utile. En fait, environ 95 % des colonnes importées seront automatiquement mappées à votre logiciel grâce au système d'apprentissage automatique et de correspondance floue de Flatfile.

L'utilisateur final aura la possibilité de revoir les parties de ses données qui contiennent des erreurs. S'ils en trouvent, ils peuvent réparer les erreurs dans Flatfile, plutôt que d'avoir à les corriger dans une feuille de calcul et à les réimporter.

Défi n° 3 : Obtenir et suivre les données de plusieurs utilisateurs

Quand il y a beaucoup de cuisiniers dans la cuisine, il y a un certain nombre de choses qui peuvent mal tourner.

Les données peuvent parfois résider sur les ordinateurs des membres de l'équipe, ou pire, être envoyées par e-mail, ce qui peut constituer un énorme problème de sécurité pour les données sensibles. Cela peut se produire si les utilisateurs n'ont pas accès à la plate-forme logicielle ou trouvent l'importateur de données trop intimidant à utiliser.

D'un autre côté, avec le mauvais processus d'intégration des données, cela pourrait devenir comme un jeu gratuit où les gens ajoutent ce qu'ils veulent aux données de l'entreprise. Bien que les données soient importées, il n'y a pas de cadre de révision, de sorte que la base de données de l'entreprise est remplie d'erreurs et d'entrées en double.

Vos utilisateurs finaux doivent être en mesure de maintenir l'ordre, le contrôle et la sécurité lorsqu'ils traitent de quelque chose d'aussi grave que les données de l'entreprise, surtout si vous voulez que votre logiciel soit utilisable.

Le correctif

Flatfile Concierge a conçu le processus d'intégration des données pour qu'il soit collaboratif.

Comme vous pouvez le constater, les administrateurs de l'entreprise peuvent inviter des collaborateurs spécifiques (c'est-à-dire des clients) à ajouter des données à leurs espaces de travail. Mais ce n'est pas une invitation générale à importer des données.

Les administrateurs ont la possibilité de créer un processus d'approbation. Ils arrivent à :

• Demandez des ensembles de données spécifiques aux membres de l'équipe.
• Contrôlez les espaces de travail vers lesquels ils sont autorisés à importer des données.
• Examinez toutes les soumissions de données avant de transférer les données approuvées dans la plateforme.

Les administrateurs peuvent également importer des données au nom du client. Flatfile Concierge garantit que l'intégration des données n'est jamais une impasse pour les clients.

Non seulement cela garantit que les bonnes données se retrouvent dans le logiciel, mais le flux contrôlé signifie que les données finiront également par être plus propres et plus précises. Tout cela, tout en offrant une expérience d'intégration transparente des données aux utilisateurs.

Défi #4 : La sécurité des données est toujours une préoccupation

En matière de développement Web et d'applications, la confidentialité et la sécurité des utilisateurs sont une priorité absolue. Si nos clients et visiteurs ne croient pas que leurs informations sont à l'abri des regards indiscrets (et ne sont pas vendues aux annonceurs), ils vont cesser d'utiliser nos solutions en premier lieu.

La même chose se produit avec les logiciels - bien que ce ne soient pas seulement les données personnelles de l'entreprise qu'ils doivent se soucier de sécuriser.

Souvent, lorsque les entreprises importent des données dans un logiciel (comme l'exemple du CRM), elles importent les données privées et sensibles de leurs clients . Permettez que cela soit compromis et vous pourrez dire adieu à votre logiciel.

Donc, oui, le logiciel lui-même doit être sécurisé. C'est une donnée. Mais il en va de même pour votre processus d'intégration des données. C'est un énorme point de vulnérabilité s'il n'est pas contrôlé.

Le correctif

La première chose que fait Flatfile Concierge est d'encourager les utilisateurs à s'éloigner du partage de données sensibles par e-mail, FTP et autres plates-formes non sécurisées en fournissant une solution d'intégration de données conviviale.

La deuxième chose qu'il fait est de fournir un espace de travail authentifié et conforme permettant aux utilisateurs d'importer, de valider et de publier leurs données sur votre logiciel.

Voici comment Flatfile Concierge sécurise ses espaces de travail :

• Chaque collaborateur entre dans l'importateur de données via une invitation authentifiée.
• Les données sont chiffrées en transit et stockées dans un compartiment Amazon S3 chiffré.
• La plateforme d'intégration des données est 100 % conforme au RGPD.
• Flatfile est conforme aux normes HIPAA et SOC2 et peut s'adapter à d'autres exigences de conformité si nécessaire.

De plus, une fois les données migrées avec succès dans votre application, elles sont supprimées de Flatfile. De cette façon, vous n'avez qu'à vous soucier de la sécurisation de vos données dans votre logiciel et non sur les plates-formes précédentes auxquelles il est touché.

Emballer

Avec un processus d'intégration des données insuffisant ou sujet aux erreurs, vous, le fournisseur de logiciels et ses utilisateurs finaux allez passer trop de temps à nettoyer et à valider manuellement les feuilles de calcul. Cela ne se produira pas seulement lors de l'inscription initiale de l'utilisateur non plus. Si l'importateur de données n'est pas à la hauteur de la tâche, vous allez tous perdre une tonne de temps et de ressources chaque fois que des données doivent être téléchargées ou transférées sur la plate-forme à partir de clients existants.

Bien sûr, tout cela suppose que votre importateur puisse même obtenir des données utilisateur dans le logiciel. (Malheureusement, cela se produit avec trop de solutions personnalisées.)

Inutile de dire que votre processus d'intégration des données doit être sans faille pour votre équipe et vos clients. C'est le seul moyen de maintenir les taux de désabonnement des utilisateurs à un faible niveau et la satisfaction des utilisateurs à un niveau élevé.

L'intégration des données est un processus très complexe à gérer. Épargnez-vous la peine d'essayer de développer votre propre solution d'intégration de données et le temps d'essayer de résoudre les problèmes avec celle-ci. Avec un importateur de données basé sur l'IA comme Flatfile Concierge, tout est pris en charge pour vous.