Types de systèmes d'information les plus populaires et leurs applications

La croissance organisationnelle s'accompagne de nombreux obstacles, que ce soit pour une petite ou une grande entreprise. Cela nécessite des responsabilités croissantes, des moyens de communication améliorés, une planification appropriée, une optimisation de la croissance, etc. Au fur et à mesure que davantage d'employés sont embauchés, des gestionnaires sont mis en place pour surveiller les activités et davantage de secteurs d'activité sont développés pour répondre à des fonctions spécifiques. Une telle croissance nécessite la mise en place d'un système d'information adéquat , qui facilite une communication et une collaboration fluides entre le personnel et les gestionnaires.

À l'ère de l'information, il est vital d'avoir accès à l'information, à sa bonne gestion et à son utilisation. C'est là qu'un système d'information entre en jeu. Cet article couvre les types de systèmes d'information les plus populaires et leur applicabilité.

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Qu'est-ce qu'un Système d'Information ?

Un système d'information est un ensemble de diverses ressources d'information, telles que du matériel, des logiciels, etc., visant à collecter des informations, puis à les traiter, les stocker et les distribuer. Pendant que vous parcourez cet article lui-même, vous mettez quelques exemples de systèmes d'information à utiliser, comme votre ordinateur portable ou mobile, ou votre ordinateur.

Les entreprises et autres organisations dépendent de ces systèmes pour communiquer avec leurs fournisseurs et clients et rivaliser avec leurs concurrents. Même le bon fonctionnement de la supply chain d'une entreprise dépend d'un système d'information.

Classification du système d'information

La classification par niveau organisationnel est la ségrégation la plus courante des systèmes d'information. Comprendre les niveaux donne une image vivante des informations requises de tout utilisateur à ce niveau.

Niveau de gestion opérationnelle : ce niveau traite des transactions commerciales quotidiennes de l'entreprise, et les utilisateurs ont des règles qui guident leurs décisions. Ainsi, ils ont des décisions structurées. Par exemple, un magasin offre des facilités de crédit aux clients mais a une politique de crédit qui limite les emprunts. Les utilisateurs de ce niveau décident d'accorder un crédit uniquement après avoir pris connaissance du système d'information sur le crédit.

Niveau de gestion tactique : Ce niveau comprend les superviseurs, les cadres intermédiaires, etc., qui sont responsables du suivi des activités des utilisateurs dans la gestion opérationnelle. À ce niveau, les utilisateurs prennent des décisions semi-structurées, guidés par des lignes directrices établies et leur jugement. Par exemple, après avoir étudié les informations sur l'historique des paiements du client, le superviseur est chargé de créer une exception et d'augmenter la limite d'emprunt d'un client.

Niveau de gestion stratégique : étant le niveau le plus élevé, les utilisateurs créent ici des décisions non structurées. Leurs décisions dépendent des informations recueillies aux deux autres niveaux.

Systèmes d'information populaires

Maintenant que vous savez ce que sont les systèmes d'information et leur classification, nous avons répertorié six types de systèmes d'information. Bien que les types ne se limitent pas à ces six types, ils sont les plus populaires et les plus largement utilisés dans les organisations professionnelles.

1. Système de traitement des transactions

Transaction Processing System ou TPS est responsable du traitement des données, qui découle des transactions commerciales. Chaque opération commerciale comprend des transactions commerciales quotidiennes, telles que les entrées de commande, les entrées de marchandises, la tenue des registres des employés de l'entreprise, l'embauche, etc. Le système de traitement des transactions a pour seul objectif de fournir les détails des transactions afin de tenir à jour les registres de l'entreprise.

Applications:

Système de paie : Ce système permet de traiter les salaires du personnel, de gérer les prêts, etc.

Système de contrôle des stocks : ce système aide une entreprise à suivre le rythme de ses stocks.

Système de facturation : ce système permet de suivre les montants des ventes.

2. Système de bureautique

Le système d'automatisation de bureau, abrégé en OAS, comprend des ordinateurs, des technologies de communication et divers membres du personnel impliqués dans des tâches officielles. L'OEA est chargée d'appuyer les fonctions officielles à tous les niveaux, du bureau à la direction. Les activités réalisées à l'aide du système d'automatisation de bureau comprennent l'envoi d'e-mails, la maintenance du calendrier de bureau, l'impression de documents, etc. Le système d'automatisation de bureau améliore la communication interdépartementale pour l'exécution en douceur de toute tâche.

Applications

Messagerie vocale : ce service d'appel permet d'enregistrer et de sauvegarder les messages téléphoniques, qui peuvent être récupérés selon les besoins de l'utilisateur.

E-mail : Cette application permet le transfert de messages ou de documents (ou toute autre forme de données comme des images, des vidéos, des audios, etc.) à l'aide de lignes de communication.

Traitement de texte : Il est utilisé pour préparer des documents imprimables électroniquement, comme des documents, des mémos, des rapports, etc. Le clavier aide à la génération de texte et est affiché via l'unité d'affichage de la machine. Les textes de n'importe quel traitement de texte peuvent être modifiés, enregistrés et reproduits à l'aide de commandes, et cela facilite également les vérifications grammaticales et orthographiques, la création d'index, etc.

3. Système de travail des connaissances

Knowledge Work System, abrégé en KWS, améliore la création de connaissances et garantit que les compétences techniques et les connaissances sont correctement intégrées dans votre entreprise. KWS aide à générer et à propager de nouvelles informations grâce à l'utilisation d'outils de communication, d'analyse, de gestion de documents et graphiques. Il est essentiel que KWS ait un accès facile aux bases de données externes et une interface conviviale, garantissant que les utilisateurs peuvent accéder rapidement aux informations.

Applications:

CAO ou système de conception assistée par ordinateur : ce système unique crée automatiquement des graphiques et des conceptions informatiques. La CAO peut fournir des conceptions spécifiques requises dans le processus de fabrication d'outillage.

Poste de travail financier : ces systèmes sont chargés de combiner de gros volumes de données, provenant à la fois de sources externes et internes, de données de marché et de gestion, de rapports de recherche, etc. Ces systèmes peuvent analyser de gros volumes de données en un instant.

Systèmes de réalité virtuelle : Ce système utilise divers affichages sonores, visuels et haptiques et possède des capacités au-delà de la CAO.

4. Système d'information de gestion

Le SIG ou système d'information de gestion est un outil précieux pour les cadres intermédiaires car ils sont souvent tenus d'examiner les tâches administratives, de surveiller les performances des employés et de s'assurer qu'ils sont en phase avec les besoins de l'entreprise. Ce système aide ces gestionnaires à planifier, contrôler et décider du flux de travail en extrayant les données de plusieurs TPS. MIS est responsable de la compilation de ces données et de leur présentation correspondante. MIS peut produire divers rapports, tels que des rapports ad hoc, des rapports de synthèse, etc.

Applications:

• Système de gestion RH
• Système de gestion des ventes

5. Système d'aide à la décision

Le système d'aide à la décision ou DSS est orienté vers la prise de décision semi-structurée des gestionnaires d'une organisation. DSS aide à résumer (dans des graphiques, des tableaux, etc.) ou à analyser de vastes blocs d'informations sous des formes plus simples afin que la prise de décision de la part du gestionnaire devienne plus facile. Par exemple, un DSS dans une banque aidera les gestionnaires à interpréter et à analyser les différentes tendances des prêts ou des dépôts et à finaliser un objectif annuel.

Applications:

• Gestion des stocks pour détailler les actifs d'une organisation et augmenter les bénéfices.
• Optimiser les ventes dans une entreprise.
• Les planificateurs peuvent utiliser DSS pour surveiller le modèle de vente existant dans une entreprise et concevoir des projections de ventes.
• Les agriculteurs peuvent utiliser les outils DSS pour planifier leurs cultures en analysant la meilleure saison pour la plantation et la récolte.
• Le DSS a été utilisé dans certains États pour les prévisions météorologiques et la prévision des risques.

6. Système de soutien exécutif

ESS ou Executive Support System ressemble beaucoup au MIS, sauf qu'il concerne la prise de décision au niveau de la direction. Avec des enjeux plus élevés, les décisions doivent être perspicaces et nécessitent plus de jugement. Ainsi, ESS vise à fournir une meilleure communication, des capacités de calcul améliorées et d'excellentes options d'affichage. Pour rendre les décisions meilleures et plus efficaces, ESS utilise les données internes du MIS DSS (résumées) et les données externes (par exemple, les lois fiscales dynamiques ou la concurrence émergente, etc.).

Applications:

• Dans les départements de dotation en personnel des organisations.
• Services de comptabilité ou de facturation.

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