Rationalisez les flux de travail Jira avec ces meilleures pratiques
Publié: 2022-07-22Lancé par Atlassian il y a près de deux décennies et destiné à l'origine aux développeurs de logiciels, Jira s'est depuis imposé comme la solution de gestion de projet incontournable pour les équipes Agile du monde entier. Bien qu'elle soit encore principalement utilisée par les équipes de développement, la fonctionnalité flexible de Jira peut fonctionner pour presque toutes les équipes de toutes les organisations.
Cependant, cette flexibilité s'accompagne d'un risque de complexité : l'une des plaintes les plus fréquentes que j'entends à propos du logiciel est que ses flux de travail tentaculaires sont ingérables. Alors, comment créer des flux de travail pour stimuler l'adoption et maintenir l'efficacité ?
J'utilise Jira depuis 12 ans dans plusieurs secteurs et dans divers rôles de gestion de projet, d'analyse commerciale et d'administrateur Jira. Ces bonnes pratiques de workflow Jira vous aideront à optimiser votre configuration et à maximiser les avantages de sa flexibilité dans tous les domaines de votre organisation.
Comment adapter les flux de travail Jira pour n'importe quel service
De la mise en œuvre de workflows de développement standard à la conception de ceux avec des exigences plus complexes, il est possible pour un administrateur Jira d'adapter les capacités du logiciel à n'importe quelle partie de son organisation. Si vous avez besoin de suivre des processus en dehors de l'informatique, Jira a plus à offrir que la vue typique du tableau de sprint. Voici quelques façons dont divers services et entreprises peuvent améliorer leur utilisation de Jira :
| Type d'Organisation | Configuration Jira recommandée | Avantages |
|---|---|---|
| Un service RH avec un processus d'embauche compliqué qui s'étend sur plusieurs systèmes | Créez un tableau de recrutement qui utilise des flux de travail basés sur le type de nouvelle embauche, en guidant le chemin que le personnel des RH emprunte à travers divers systèmes pour configurer chaque embauche. | Le traçage des différents parcours de recrutement permet au personnel des RH de configurer correctement et complètement les nouvelles recrues dès la première fois, ce qui permet de gagner du temps lors de l'intégration et des corrections coûteuses par la suite. |
| Un service marketing qui souhaite gérer des tâches récurrentes, telles que des campagnes | Définissez chaque campagne d'un projet comme une épopée. Des cartes de tâches répétables peuvent être téléchargées au début de chaque campagne, garantissant que chacune est exécutée de la même manière et que tous les processus et actions pertinents sont pris. | Le flux de travail des tâches répétables garantit que chaque campagne est exécutée de manière aussi efficace et complète que possible. De plus, la vue feuille de route Jira peut être utilisée pour fournir une vue en temps réel de la chronologie planifiée par rapport au statut réel de chaque campagne. |
| Une entreprise informatique avec plusieurs groupes de développement qui ne fonctionnent pas nécessairement de la même manière (peut-être en raison d'une acquisition récente ou d'équipes relevant de différentes organisations) | Utilisez des projets qui contiennent plusieurs tableaux et un flux de travail commun, où chaque groupe a un tableau qui représente sa façon de travailler. Les tableaux peuvent être Kanban, Scrum ou un mélange. | Les équipes peuvent toujours travailler de la manière qui leur convient le mieux, mais le travail du projet est suivi et signalé de manière uniforme. Cela réduit la pression exercée sur l'équipe pour modifier ses processus uniquement à des fins de rapport de projet ou de programme. |
| Toute organisation qui entreprend des tâches planifiées régulièrement, telles que des rapports KPI ou des actions avec des fournisseurs externes | Utilisez l'automatisation Jira pour créer et gérer des tâches en fonction d'un calendrier spécifique. Les tâches peuvent être exécutées via des flux de travail selon les besoins pour s'assurer que le processus est terminé. | Tout le travail est centralisé en un seul endroit et les membres de l'équipe n'ont pas besoin de se fier aux notes de calendrier ou aux e-mails de suivi pour respecter le calendrier des tâches. |
Gestion des flux de travail Jira
Lors de l'utilisation de plusieurs flux de travail pour différentes fonctions, les administrateurs peuvent avoir du mal à gérer les nombreux schémas. Si un administrateur se retrouve avec un schéma de flux de travail différent pour chaque projet, les tableaux qui en résultent peuvent devenir presque impossibles à maintenir. Pour éviter cela, créez et gérez les flux de travail de manière ciblée. Voici mes trois principales recommandations pour le faire :
1. Trouver un terrain d'entente
Différents noms de colonne sur un tableau ne nécessitent pas nécessairement différents flux de travail pour prendre en charge chacun. Trouvez des points communs entre les flux de travail, les statuts et les transitions du projet. Une étape ou un statut "En cours" peut couvrir une étape de développement pour l'informatique, une étape de recueil des besoins pour un bureau de projet et une étape de création pour une campagne marketing. S'ils peuvent suivre un statut et un workflow communs, vous pouvez réduire le volume d'éléments Jira à gérer. Cela réduit également la probabilité d'une transition manquée sur un projet particulier.
2. Concentrez-vous sur le quoi
Souvent, les gens créent des étapes de flux de travail pour chaque membre de l'équipe qui a une action, ce qui peut donner un flux de travail qui ressemble à des spaghettis et un tableau avec des colonnes trop étroites pour être lues. Au lieu de cela, concentrez-vous sur le type de tâche, c'est-à-dire sur le quoi, et non sur le qui ou le comment. Alors, comment gérez-vous un flux de travail comportant plusieurs étapes de révision et d'approbation de nature similaire et se produisant à peu près au même moment, mais exécutées par des personnes différentes ? Utilisez des fonctionnalités telles que les fonctions de bouclage, les fonctions de publication et les automatisations qui permettent à un élément de résider dans une étape de workflow d'approbation (qui peut également être utilisée pour certaines étapes de test dans un workflow de développement) mais qui représentent toujours plusieurs actions, tâches et points de contrôle.
Gardez à l'esprit que les colonnes du tableau sont liées aux statuts, donc 15 statuts nécessiteraient soit 15 colonnes, chacune avec un seul statut, soit plusieurs statuts par colonne. Si votre vue de tableau nécessite vraiment 15 statuts distincts, vous devrez peut-être créer un flux de travail plus complexe. Si votre vue de tableau comprend plusieurs statuts par colonne, envisagez de simplifier votre flux de travail pour qu'il corresponde aux colonnes.
3. Utilisez les données dans la mesure du possible
Jira est piloté par les données, il est donc souvent plus efficace d'utiliser des données plutôt qu'une étape de workflow pour représenter l'état d'une tâche. Au lieu de faire passer une user story d'Exigences à Critères d'acceptation à Révisé, vous pouvez représenter chacune de ces catégories comme un statut où chaque tâche se rapporte à un champ ou à un élément de données spécifique.
Si vous suivez une approche basée sur les données, vous pouvez également tirer parti de l'automatisation et planifier des éléments pour parcourir le flux de travail au fur et à mesure que le travail est terminé et documenté, plutôt que d'attendre que quelqu'un déplace les cartes. Les attributs de données tels que les champs standard, les champs personnalisés ou les étiquettes peuvent être utilisés à cette fin.
Par exemple, pour réduire le bruit dans un flux de travail de développement important, les trois statuts d'exigences peuvent résider dans une seule étape Exigences de flux de travail. Lorsque l'exigence est prête pour les critères d'acceptation, le propriétaire de la tâche ajoute une étiquette "AC nécessaire" ou coche un champ personnalisé de "Prêt pour AC", et Jira l'assignera automatiquement à tester. Cela facilite le processus de la même manière que d'avoir plusieurs étapes, mais maintient le flux de travail léger. Ceci est particulièrement important si vous avez un flux de travail qui peut prendre en charge des étapes simultanées ou pour lequel la commande est flexible.
Deux exemples de flux de travail Jira propres
Les diagrammes suivants détaillent des flux de travail efficaces et gérables composés d'états, de transitions et de résolutions qui peuvent être appliqués dans une variété de scénarios.
Un flux de travail d'approbation générique allégé peut être utilisé pour toutes sortes de tâches commerciales, telles que les propositions marketing, ainsi que pour diverses parties des tâches de développement, telles que les exigences.
Un bon flux de travail de développement peut prendre en charge plusieurs cartes et peut prendre en charge plusieurs équipes de développement travaillant de différentes manières. Encore une fois, il se concentre sur le quoi, pas sur le qui. Ce flux de travail unique peut prendre en charge de nombreux types de tableaux, d'organisations, de phases de projet et de tâches commerciales. Si cela peut sembler compliqué, cela est en grande partie dû au nombre de transitions, qui sont nécessaires aux équipes qui l'utilisent pour gérer efficacement les éléments.
Défis et solutions Jira courants
La flexibilité de Jira signifie que vous devez être déterminé dans la configuration et la gestion des workflows. Vous devez également vous assurer que vous n'utilisez pas par défaut les flux de travail lorsque d'autres approches sont plus appropriées. Certains problèmes courants peuvent être résolus en suivant ces étapes :
| Problème | Prochaines étapes |
|---|---|
| J'ai trop de types de flux de travail différents. | Cartographiez un « sur-ensemble » de tous les statuts de flux de travail, en regroupant les statuts similaires. Créez un flux de travail commun et convertissez chacun en ce nouveau. |
| Mes workflows sont complexes. | Passez un peu de temps à sonder vos collègues pour savoir comment ils utilisent le tableau et les rapports du conseil associés. Il est probable qu'ils n'utilisent pas toutes les étapes du flux de travail ou qu'il n'est pas nécessaire d'avoir des étapes discrètes. Commencez par créer une version simplifiée d'un workflow complexe et assurez-vous que toutes les fonctionnalités de reporting et de processus pertinentes sont toujours disponibles. |
| Les articles finissent par être perdus ou dans le mauvais état. | Si vous avez de nombreux workflows et tableaux différents, vous avez probablement rencontré ce problème. Tout d'abord, vous devrez passer en revue tous les statuts non mappés sur chacun des paramètres de votre tableau. Il est facile de mettre à jour les flux de travail, mais oubliez d'ajouter un nouveau statut à une colonne du tableau. Même s'il y a des statuts que vous n'utilisez pas sur un tableau, il est préférable de les avoir dans le backlog, plutôt que non cartographiés, afin de ne pas perdre la visibilité de la carte si vous apportez une modification. Deuxièmement, simplifiez les flux de travail pour minimiser l'occurrence de cartes inactives ou perdues. |
| J'ai besoin de beaucoup de flux de travail parce que nous faisons les choses différemment dans différentes situations. | Examinez vos situations et déterminez si elles sont basées sur un type de problème ou sur d'autres données. Vous pouvez encore avoir de nombreux flux de travail, mais ils peuvent être rendus communs à tous les types de problèmes ou à une autre entité. Ensuite, simplifiez la façon dont vous les gérez. Par exemple, vous pouvez gérer trois flux de travail pour les types de problème de tâche (tâche simple, tâche avec test/approbation, tâche avec déploiement) et les intégrer dans différents schémas de flux de travail, plutôt que de gérer 18 flux de travail pour les tâches par projet. |
Appuyez-vous sur ces techniques pour réussir votre flux de travail
De nombreuses organisations pourraient trouver d'autres opportunités d'utiliser Jira, mais elles sont déjà surchargées par les flux de travail de leurs projets informatiques. En mettant en œuvre ces recommandations et bonnes pratiques, vous pouvez étendre l'utilisation de Jira sans augmenter la charge administrative. Si vous avez déjà utilisé Jira dans d'autres organisations, utilisez-le comme source d'inspiration, mais ne limitez pas votre réflexion à la manière dont vous l'avez vu utilisé pour un projet ou un secteur particulier. N'oubliez pas de trouver un terrain d'entente, de vous concentrer sur le quoi et d'utiliser les données dans la mesure du possible. Cela vous assurera d'utiliser toute la flexibilité que Jira a à offrir. Et une fois que tous les secteurs de votre organisation utilisent Jira efficacement, il sera plus facile de discuter et de mettre en œuvre des KPI mondiaux, des améliorations de processus et d'autres initiatives dans l'ensemble de l'entreprise.