Comment nous organisons des ateliers en ligne

Au cours des derniers mois, de nombreuses organisations ont connu des difficultés d'une manière ou d'une autre. Smashing, aussi, a dû faire preuve de créativité et nous avons dû repenser nos conférences et nos ateliers. Dans cet article, je partagerai ce que nous avons appris sur la réalisation de nos ateliers en ligne.

Lorsque les difficultés ont commencé en mars, il était essentiel que nous réagissions rapidement. Il n'y avait pas d'énorme dépôt à la banque, pas d'investissement amical sur lequel compter - cette petite entreprise est totalement indépendante depuis le premier jour. Nous nous sommes donc réunis et avons discuté de ce qu'il fallait faire. De toute évidence, la situation n'allait pas s'éclaircir en une semaine ou deux, et nous devions trouver un moyen de recalibrer non seulement notre offre, mais aussi la façon dont nous gérions les choses.

Rachel a eu l'idée de mettre en ligne nos ateliers front-end et UX en personne. Après tout, nous sommes tous pour la plupart coincés à la maison, alors profitons-en. Si nous ne pouvons pas voyager pour apprendre ensemble, nous proposerons les ateliers à tout le monde dans le monde.

Sortir avec l'ancien

En 2013-2014, nous avons expérimenté quelques webinaires, mais le format ne nous convenait pas. L'outillage n'était pas optimal, les connexions n'étaient pas fiables et les retours d'expérience le reflétaient. Nous nous sommes donc rendu compte assez rapidement que les webinaires ne fonctionnaient pas bien, et nous avons abandonné l'idée de nous concentrer sur les conférences à la place.

Mais ces temps – comme nous ne cessons de l'entendre encore et encore – sont sans précédent. Nous avons donc entrepris d'explorer à quoi pourrait ressembler une expérience vraiment sensationnelle pour les ateliers en ligne, maintenant, en 2020.

Bien sûr, de nos jours, il y a tellement de contenu vidéo préenregistré bien produit déjà disponible en ligne : cours, masterclasses, conférences et présentations. Qu'est-ce qui inciterait les gens à participer à un atelier en ligne ? C'est une bonne question en effet.

Notre réponse à cette question était une expérience authentique et en direct . Ou, pour le dire différemment, un temps et un lieu dédiés aux participants pour se connecter avec la communauté du monde entier ; de demander directement aux experts de l'industrie, en temps réel ; un format qui permettait des exercices de groupe, des devoirs et des sessions interactives allant du codage en direct au débogage en direct et à la conception en direct. C'est quelque chose qu'une expérience hors ligne ne peut généralement pas fournir.

Nous avons travaillé ensemble sur un document d'idées et mené des recherches d'utilisateurs pour valider nos intuitions. Nous avons interrogé huit personnes, la plupart d'entre elles ayant participé à au moins une SmashingConf dans le passé, ainsi que des membres de Smashing, en essayant de savoir ce qui les intéresserait dans un atelier en ligne.

Cela nous a amenés à des résultats très prometteurs. C'est ainsi que Smashing Online Workshops est né - conçu à partir de zéro.

Avec autant de conférences annulées dans le monde, je suis reconnaissant d'avoir assisté virtuellement à un atelier @smashingconf très instructif ces deux derniers jours. Même à la maison, l'apprentissage ne s'arrête jamais. pic.twitter.com/K3pbJBNpof

– Gabriel Tan-Chen (@gabrieltanchen) 15 avril 2020

Le briser, le briser

Les entretiens ont montré que les participants ne voulaient pas passer de longues périodes devant un écran. Nous avons donc décidé de diviser nos ateliers en morceaux plus courts et gérables et de les répartir sur une plus longue période. Et plutôt que de regrouper quelques jours d'atelier en une seule semaine, nous avons pensé qu'il serait préférable d'espacer un peu plus les choses, sur des semaines, pas sur des jours.

Les participants auraient suffisamment de temps et d'espace pour assimiler tout le contenu, faire les devoirs entre les sessions à leur propre rythme et avoir amplement l'occasion de poser des questions dans un cadre convivial et confortable.

Au final, nous avons divisé les ateliers en sessions de deux heures et demie chacune, réparties sur quelques semaines (par exemple, se déroulant le jeudi/vendredi, jeudi/vendredi, jeudi, trois semaines de suite). Chaque segment de deux heures et demie comprendrait une session ciblée de quelques heures, suivie d'une session de questions-réponses de 30 minutes .

Quel est le bon outillage ?

Nous voulions trouver un moyen de concevoir une expérience conviviale et accessible à tous. Nous avons essayé à peu près tous les outils de visioconférence, et Zoom s'est avéré être la seule solution entièrement accessible, prenant en charge la navigation au clavier et les sous-titres prêts à l'emploi. Bien sûr, nous étions conscients des problèmes de sécurité rencontrés par Zoom à l'époque, et nous avons essayé une nouvelle version qui promettait d'avoir corrigé les failles.

L' expérience en direct partagée était un attribut important. Nous voulions que les participants se sentent connectés pendant tout l'atelier et les sessions intermédiaires également. Puisqu'un atelier pouvait durer des semaines, nous avons mis en place un canal Slack (oui, un autre) pour que tout le monde puisse le rejoindre avant la première session. Les participants peuvent se présenter, partager des croquis et des ressources, et communiquer entre eux et avec le coach de l'atelier.

Pour chaque atelier, nous créons un Google Doc collaboratif où chacun peut trouver des liens mis à jour, des URL de vidéos, des diapositives et des ressources, et également prendre des notes ensemble ou poser des questions entre les sessions.

Pour lancer le bal, nous avons préparé le site Web SmashingConf, annoncé deux ateliers - celui de Rachel sur CSS, le mien sur les modèles de conception d'interface - et envoyé un mailing. Les deux ateliers se sont vendus en un rien de temps.

Quel est le bon prix ?

Nous en sommes tous venus à penser que le contenu en ligne devrait être abordable, bon marché ou gratuit. Tant de matériel est simplement disponible en ligne, de sorte que les murs de paiement et les prix élevés sont devenus très rebutants. Nous ne voulions pas rendre nos ateliers coûteux, mais nous ne voulions pas sous-évaluer le temps, les efforts et le travail acharné consacrés à leur préparation et à leur déroulement.

Nous avons voulu être juste : un prix accessible et partagé 50/50 avec l'atelier coach . C'était logique, vraiment. Le contenu que les entraîneurs doivent préparer est exactement le même pour un environnement en ligne qu'en personne. Les participants se voient offrir la même quantité de contenu, obtiennent toutes les ressources de l'atelier et disposent également d'un temps de questions-réponses dédié après chaque session. En fait, il y a plus d'opportunités pour chacun d'apprendre à son propre rythme et de soulever ses propres problèmes et questions au cours d'une série de sessions.

Nous avons adopté la même tarification que celle que nous utilisons pour les ateliers en personne. Pour cinq séances de deux heures et demie, le coût était de 350 $ pour un billet lève-tôt et de 450 $ pour un billet régulier. Nous avons validé le prix dans des entretiens d'utilisabilité et nous l'avons suivi. Avec le recul, cela a remarquablement bien fonctionné.

Vous avez besoin d'une équipe

Nous avons décidé très tôt d'avoir un membre de l'équipe disponible à tout moment pendant l'atelier, fournissant un soutien aux retardataires, gardant un œil sur les progrès et veillant à ce que les participants soient au courant de ce qui se passe. Ceci est essentiel, tout comme pour un atelier en personne, car l'enseignant doit pouvoir se concentrer sur l'enseignement, et non sur l'administration.

Ainsi, juste avant et pendant chaque session, Beth ou Amanda ou Jan aident à résoudre toutes sortes de problèmes techniques - des URL manquantes aux caméras bloquées en passant par les problèmes audio et les demandes d'assistance.

En ligne, tout est juste un peu plus lent

Maintenant, dans un espace physique partagé, il est beaucoup plus facile de suivre et de poser des questions, mais ce type d'interaction peut être plus lent dans un espace virtuel. Les gens ont besoin de temps pour s'installer ou peuvent rencontrer des problèmes techniques. Et nos ateliers sont accessibles partout dans le monde : l'anglais n'est pas la langue maternelle de tout le monde. Les exercices de groupe doivent laisser le temps de passer d'un outil à l'autre et d'une fenêtre à l'autre. Plutôt que de parler, certaines personnes préfèrent poser des questions via un chat en ligne. La commodité du chat nous a amenés à nous attendre à plus de questions que nous pourrions recevoir en personne.

En général, avec des exercices de groupe à gérer, un atelier en ligne se déroule environ 10 à 15 % plus lentement qu'un événement en personne , et le temps consacré aux questions-réponses signifie que tout le monde peut avoir des réponses à ses questions.

Accès rapide aux enregistrements vidéo

Comme la plupart d'entre nous travaillons à domicile, nos responsabilités et nos engagements peuvent empêcher les participants de consacrer toute leur attention à chaque session au fur et à mesure qu'elle se déroule. Nous avons consacré du temps et des ressources pour diffuser ces enregistrements vidéo aux participants le plus rapidement possible, idéalement quelques heures après la fin de la session de l'atelier.

Nous savons que les participants ont vraiment besoin d'un accès rapide aux vidéos, et en effet pouvoir regarder plus tard ou revoir une session était l'une des caractéristiques importantes qui sont apparues dans les entretiens avec les utilisateurs.

Quel est le bon moment ?

Notre plus grand public est basé en Amérique du Nord; une autre part importante se trouve en Europe. Nous devions trouver un moyen de rendre les ateliers en ligne viables sur les côtes est et ouest des États-Unis, ainsi qu'en Europe. Après une nouvelle série d'interviews d'utilisateurs, nous nous sommes mis d'accord sur 18 h 00, heure de Berlin , soit midi, heure de New York et 9 h, heure de San Francisco.

La majorité des ateliers fonctionnent à ces horaires. En fonction de la demande, cependant, nous organiserons des ateliers le matin en Europe, ce qui est également plus convivial pour ceux d'Asie-Pacifique.

Courir des exercices de groupe en ligne

Une fois que nous avons eu une idée de la façon dont nous organiserions des ateliers en ligne, nous avons commencé à examiner de près comment améliorer les parties collaboratives de l'expérience . Pour les ateliers techniques, c'était assez simple : pendant qu'un instructeur d'atelier explique les concepts et code en direct, les participants suivent individuellement, soulevant des questions s'ils rencontrent des problèmes.

Les choses se compliquent un peu une fois qu'un groupe de participants est censé résoudre ensemble des défis de conception. Pour notre atelier de conception, nous voulions répartir tous les participants en équipes de trois à quatre et créer un espace permettant à chaque équipe de travailler en collaboration sur chaque exercice. Il existe de nombreux outils de dessin et de conception collaboratifs, mais quelle est la meilleure façon d'organiser un exercice collaboratif pour un groupe de 90 personnes ?

Nous ne voulions pas que tout le monde doive créer un nouveau compte (gratuit ou commercial), et nous voulions faciliter une expérience partagée pour chacun, quel que soit son niveau d'expérience, pour apporter ses idées sans avoir à surmonter une courbe d'apprentissage abrupte . Nous avons essayé un certain nombre d'outils merveilleux, mais celui qui fonctionne bien est Miro.

Lors d'une des premières séances, Joe Leech a utilisé Miro pour créer un espace numérique comprenant une zone centrale pour ses lignes directrices et ses notes, et des « tableaux » disposés autour de lui.

Nous nous sommes appuyés sur cette idée. Comme vous pouvez le voir ci-dessus, nous avons disposé les tables dans le sens des aiguilles d'une montre autour de la zone centrale . Chaque table dispose de trois sièges sur quatre pour les participants, y compris un espace personnel pour les croquis et les notes. Lorsque nous commençons un atelier, nous demandons à chaque participant de rejoindre un tableau Miro partagé (aucune inscription n'est requise) et de "prendre place" à l'une des tables en ajoutant son nom dans le coin supérieur droit de sa carte.

Il y avait beaucoup d'autres idées créatives pour impliquer les gens. Certains enseignants ont utilisé un tableau Trello partagé pour toutes les notes et ressources. Certains enseignants ont utilisé CodePen. Cette grande collection de créatures a été animée par les étudiants de l'atelier d'animation SVG dirigé par Cassie Evans - avec tant de variétés amusantes et créatives à choisir !

Tout cela en valait-il la peine ?

Absolument. Il était essentiel de passer à un modèle alternatif et durable, et nous étions également heureux de pouvoir nous connecter avec notre public. L'un des résultats les plus gratifiants est qu'en organisant des ateliers en ligne, nous sommes en mesure d' atteindre des personnes qui ne pourraient pas assister à un atelier autrement .

C'était merveilleux de voir des gens rire, se connecter, apprendre et partager ensemble. C'était vraiment comme si nous nous aidions les uns les autres à traverser ces moments étranges ensemble, avec une expérience véritablement mondiale qu'il est difficile de réaliser autrement.

C'était absolument incroyable de voir à quel point une expérience d'atelier en ligne pouvait être authentique et collaborative . Il n'y a littéralement aucune distance entre les participants et les orateurs. Nous sommes tous dans le même bateau, devant nos ordinateurs, dans des environnements familiers, utilisant des outils que nous utilisons pour le travail de tous les jours. Il est naturel de parler, de poser des questions et d'avoir des conversations informelles via le chat ou la conversation.

Les commentaires des participants en témoignent. À bien des égards, ce n'était pas différent des commentaires que nous recevons pour les ateliers en personne - ce qui ne devrait pas être surprenant. Au final, c'est le même contenu qui est diffusé dans un cadre différent avec un timing différent.

Et après?

Nous avons organisé une vingtaine d'ateliers jusqu'à présent, et de nombreux autres sont prévus dans les mois à venir. Nous continuerons certainement à organiser des ateliers en ligne dans ce format et à la même fréquence, même lorsque nous pourrons à nouveau organiser des événements en personne. Nos ateliers en ligne ont ouvert des opportunités que nous n'avions pas envisagées.

Personnellement, je suis tombé amoureux d'eux, surtout en voyant à quel point ils étaient divers, internationaux et authentiques. Et franchement, j'ai vraiment hâte de lancer le prochain déjà.