Comment se préparer à un entretien téléphonique ? Conseils pratiques à connaître

Un entretien téléphonique est un processus standard permettant aux employeurs de déterminer à distance le bon candidat. Le candidat est tenu de préparer l'entretien téléphonique pour réussir l'évaluation préalable à l'embauche. Il existe un protocole authentique suivi lorsque les deux parties s'engagent dans un entretien téléphonique.

Contexte

Le meilleur mécanisme d'avoir une conversation verbale avec un candidat potentiel a été simplifié grâce à des entretiens téléphoniques. Les entretiens téléphoniques permettent de sélectionner les candidats présélectionnés avant d'être chargés d'entretiens personnels ou de se présenter en face à face.

Le monde des affaires est aujourd'hui réparti géographiquement. Il n'est pas pratique de mener des entretiens personnels avec de nombreux candidats avant de les présélectionner. Les employeurs préfèrent les entretiens téléphoniques pour économiser du temps et des ressources. Un entretien téléphonique de 20 à 30 minutes en moyenne complète quelques jours d'engagement hors ligne. Il s'est avéré rentable et il est facile de conserver des enregistrements d'appels vocaux.

Du point de vue des candidats, il existe certaines normes et pratiques à suivre lors des entretiens téléphoniques. Cet article résume certains des conseils d'entrevue téléphonique sur la préparation des entrevues. Notez que les «entretiens» ici concernent le travail, l'emploi ou le contrat. Lisez à l'avance pour obtenir des conseils sur la façon de parler lors d'un entretien téléphonique .

Avant l'entretien téléphonique

Du point de vue d'un candidat, pour une série d'entretiens téléphoniques planifiés, vous êtes plus susceptible d'être mieux préparé pour l'événement. Cependant, lorsque vous rencontrez des entretiens téléphoniques imprévus, ils sont courts, mais vous devez gérer la conversation avec diplomatie. Dans ce cas, vous vous informez et vous devez confirmer votre consentement pour poursuivre le processus d'embauche. Vous pouvez demander de reporter l'entretien à un créneau horaire approprié pour les deux parties.

Vous pouvez définir un message vocal professionnel pour vous aider à recontacter l'appelant. C'est le meilleur moyen d'éviter une situation embarrassante lorsque, pour une raison quelconque, vous ne pouvez pas répondre au téléphone.

Préparez une atmosphère chaleureuse et sans bruit qui peut aider l'entretien à se dérouler sans interruption.

Effectuez suffisamment de devoirs sur le sujet; faites des recherches sur l'employeur, le secteur d'activité et sur le(s) intervieweur(s). Passez en revue la description de poste, le rôle et la responsabilité, et ce que l'employeur attend.

Préparez une liste de questions liées au poste, à l'entreprise et aux tâches que vous poserez franchement lors de l'entretien.

Gardez le dernier CV à portée de main pour référence. Notez qu'il s'agit du CV que vous avez soumis et que l'intervieweur s'y référera. Gardez également un bloc-notes, un stylo ou un crayon prêt à prendre des notes. Vous pouvez préparer une liste de contrôle rapide. Évitez de prendre des notes sur votre ordinateur ou sur d'autres appareils électroniques. Les clics de touche ou le bruit de tapotement peuvent gêner la partie interviewante. Il est conseillé d'éloigner votre ordinateur pour éviter toute perturbation.

Si l'appel est attendu sur un poste fixe, vous devez éteindre ou mettre votre mobile en mode avion ; si l'appel d'entretien est attendu sur un téléphone portable, vous devez garder le portable complètement chargé et ne prendre aucun appel d'autres contacts.

Soyez conscient du dialecte et de l'accent utilisés dans la région à laquelle appartient l'enquêteur ; s'il est nouveau, habituez-vous au style dans lequel il parle habituellement. Cela vous aidera à gagner en confiance lorsque vous converserez avec l'intervieweur sur un ton familier.

Si vous n'avez pas parlé depuis longtemps, c'est une bonne idée de faire quelques exercices vocaux.

Une fois que vous savez à quelle heure est le créneau pour l'entretien téléphonique, vous pouvez planifier l'appel bien à l'avance.

Lors de l'entretien téléphonique

Cette section illustre des conseils importants sur la façon de parler lors d'un entretien téléphonique :

L'appelant peut sonner à tout moment pendant l'heure prévue de l'entretien.

• Il est sage de choisir le téléphone à temps . Évitez les sonneries prolongées ou les délais intolérables pour répondre au téléphone. Assurez-vous de répondre au téléphone.
• Saluez et présentez -vous et laissez l'intervieweur préparer le terrain. Ils vous informeront de l'objet et éventuellement de l'ordre du jour de l'appel. Vous devez faire écho et accepter de vous rendre à l'entretien prévu.

Les appels vocaux ne sont pas indulgents.

• Si vous parlez en marchant ou dans une position de loisir, cela a un impact sérieux sur le côté récepteur. Maintenez une posture disciplinée , parlez assis droit pendant l'appel afin de pouvoir également prendre des notes si nécessaire.
• Écoutez attentivement et évitez de dire « pardon » plusieurs fois. Rendre la pareille avec des indices verbaux pour aider à reconnaître ce que vous écoutez fait partie de l'éthique de la communication. Lorsque vous avez besoin que l'intervieweur répète la question, demandez-lui poliment de répéter.
• Gardez une humeur joyeuse et souriez pendant l'entretien, là où vous vous sentez approprié. Gardez un ton souriant lorsque vous parlez de vos fonctions, du travail, lorsque vous exprimez votre enthousiasme pour le travail, ou lorsque vous vous renseignez, posez des questions intéressantes, etc. N'oubliez pas qu'une réception agréable de la voix par un intervieweur les maintient en contact avec vous. Cela aide à répondre à l'intention de l'appel.
• Comme étiquette, vous devez éviter les bruits inutiles et gênants ; éternuer, tousser ou ronfler comme un bruit respiratoire sont considérés comme de mauvaises manières et vous devriez y travailler. Gardez un verre d'eau plate pour faire face à tout chatouillement dans votre gorge. Ne fumez pas, ne mangez pas de bonbons ou ne mâchez pas de chewing-gums, car ils déforment la parole de manière méconnaissable.

Faire une courte pause n'est pas du tout un geste offensant.

• En cas de besoin urgent ou de situations d'urgence, vous pouvez demander poliment à l'intervieweur une pause d'un moment ou deux et continuer après l'avoir remercié.
• Lorsque vous indiquez votre aptitude, mettez l'accent sur vos forces, votre désir et votre capacité à accomplir le travail. Citez les faits passés et les réalisations professionnelles lorsqu'on vous demande de justifier. Soyez attentif, réfléchissez, faites une pause et répondez logiquement.
• Transmettez la bonne réponse, en toute confiance. Admettez franchement quand vous n'êtes pas sûr de la réponse.

Lorsque votre entretien est sur le point de se terminer :

• Soyez assertif pour faire savoir à l'intervieweur votre authenticité.
• Ne discutez d'aucune question de salaire à moins qu'il ne s'agisse de la série d'entretiens avec les RH.
• Lorsque vous êtes autorisé à lancer des requêtes , ne bombardez pas la liste des questions. Au lieu de cela, demandez-en quelques-unes qui comptent le plus pour vous. Lorsque vous n'êtes pas sûr de la prochaine étape, demandez franchement ce qui vous attend ensuite.

Bien sûr, pour toute interruption technique, renouez avec des excuses.

Dans le cadre de la gratitude, reconnaissez et remerciez l'intervieweur pour son temps et prenez la permission avant de raccrocher.

Après l'entretien téléphonique

Immédiatement après avoir raccroché, écrivez/réécrivez les notes et surlignez les points importants de votre journal.

Envoyez une note de remerciement au(x) contact(s) un jour après l'entretien. Si vous êtes autorisé à demander, envoyez une requête de suivi que vous pourriez avoir. Ne renvoyez pas de manière répétée des mémos sur des sujets similaires. Aussi, n'envoyez pas immédiatement des courriels pour vous renseigner sur l'état d'avancement de l'embauche. Dans les communications post-entrevue, affirmez toujours votre intérêt pour l'entreprise.

Bien sûr, vous devez relire vos communications écrites.

Vous avez hâte d'atteindre votre objectif de demander un entretien en face à face.

Une lettre de remerciement fait partie de la communication dans le processus d'embauche.

Conclusion

À l'ère numérique et trépidante, savoir comment gérer un entretien téléphonique est un must pour tout professionnel. L' entretien téléphonique est une étape cruciale de votre parcours pour trouver un emploi. C'est une expérience inspirante pour tous les professionnels. Dans le cadre d'une assistance professionnelle, upGrad aide les étudiants à se préparer aux entretiens et met à disposition une gamme éprouvée de conseils d'entretien téléphonique . upGrad vise à offrir à ses étudiants une expérience éducative de la meilleure qualité.

Craquer une entrevue n'est pas une tâche difficile. Être bien préparé et honnête vous donne une chance réaliste de réussir l'entretien. Mettez l'accent sur vos points forts, qui sont nécessaires du point de vue de l'organisation. Adaptez vos réponses en fonction des besoins de l'organisation. Suivez bien tous les points mentionnés et vous pourrez réussir même les entretiens les plus stricts.

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