Comment développer les compétences en gestion du temps des employés ?

Pourquoi les compétences en gestion du temps sont-elles importantes ?

La gestion du temps est sans aucun doute l'une des qualités les plus importantes qu'une personne doit posséder pour bien travailler. Si vous travaillez dans une organisation, vous devez vous efforcer de bien gérer votre temps. Cela profitera à vous, aux autres employés et à l'entreprise dans son ensemble.

Terminer chaque tâche à temps réduira le stress, ce que ressentent environ 46% des employés en raison de l'augmentation de la charge de travail due à une mauvaise gestion du temps. En tant qu'employé, vous avez toujours la responsabilité de fournir un travail au-dessus d'une certaine qualité et norme. Lorsque vous gérez efficacement votre temps et hiérarchisez vos tâches, générer un travail de meilleure qualité est simple. Les stratégies de gestion du temps vous aident à hiérarchiser les tâches afin que vous puissiez vous concentrer sans être distrait.

6 façons de développer les compétences en gestion du temps des employés :

1. Fixez des délais et des attentes réalistes.

En tant que senior, RH ou manager, si vous souhaitez aider les employés à bien gérer leur temps de travail, la première chose à faire est de fixer des délais flexibles et des attentes réalistes. Il est crucial de savoir combien un employé peut travailler. Les attentes des employés peuvent être créées à l'aide d'objectifs bien définis et de résultats réels. Définir simplement un objectif ne suffit pas. Décidez des résultats clés quantifiables afin que les travailleurs puissent suivre leurs progrès vers l'objectif. Les managers doivent fixer des objectifs réalistes, mais les chefs d'équipe doivent également s'assurer que les employés comprennent qu'ils sont responsables de ces objectifs.

2. Une bonne communication est cruciale.

La communication entre les employés et le responsable doit être suffisamment bonne pour qu'un employé puisse dire librement si la charge de travail est trop lourde ou si les délais sont difficiles à respecter. La capacité de communiquer efficacement au travail peut stimuler la productivité globale et aider à la formation d'une équipe cohésive. Si les employés communiquent entre eux et tiennent compte des points de vue des autres, ils seront plus engagés à travailler et à trouver ensemble la meilleure solution. Les gestionnaires peuvent mieux comprendre les talents et les capacités de leurs travailleurs en créant des lignes de communication ouvertes, puis en offrant des instructions claires aux personnes les plus aptes au travail, augmentant ainsi l'efficacité globale de chaque projet.

3. L'appréciation peut faire des merveilles.

Les managers doivent surveiller les performances de leurs employés, mais cette évaluation ne doit pas dépasser une limite spécifique. De plus, lorsque l'employé travaille bien et termine tous les projets à temps, les supérieurs doivent le récompenser ou l'apprécier. L'appréciation est essentielle sur le lieu de travail, car elle contribue à favoriser une culture agréable et à développer des relations entre les employés et les dirigeants. Il a été démontré dans plusieurs études que l'appréciation est l'un des moyens les plus efficaces d'encourager les gens, d'augmenter leur productivité et d'accroître leur engagement envers leur poste de travail.

4. Aidez les membres de l'équipe à planifier leur temps.

Plus vous résonnez avec votre équipe, mieux c'est. Par exemple, le moment le plus productif de la journée d'un employé est la fenêtre matinale de trois heures de 9 h à 12 h. Découvrez un moyen d'utiliser au maximum ce temps. Vous pouvez commencer à améliorer la gestion du temps de votre équipe en leur permettant de suivre leur propre temps. Avant de pouvoir y contribuer efficacement, chacun doit rendre compte de son temps passé. C'est aussi une bonne idée de surveiller leur temps pendant deux semaines ou même un mois pour mieux comprendre votre équipe. La gestion du temps personnel est une autre excellente technique pour mieux l'enseigner. Informez le groupe que changer ses habitudes de travail est une pratique cruciale qu'il peut appliquer dans sa vie personnelle.

5. Les rappels peuvent également jouer un rôle crucial.

Gardez un rappel visuel continu de l'avancement et des échéances du projet pour aider votre équipe à mieux gérer ses priorités. Naturellement, rien de tout cela ne devrait être intimidant ou terrifiant. Au lieu de cela, un suivi des étapes de base peut être écrit sur un tableau blanc ou un graphique instructif sur un écran mural. Rendre les individus plus conscients de leurs contraintes de temps et de leurs restrictions pour fonctionner efficacement en leur sein.

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6. Favorisez les pauses entre les travaux

La première étape consiste à reconnaître que les pauses de vos employés ne sont pas une mauvaise chose, mais plutôt quelque chose qui profitera à votre entreprise à long terme. Bien qu'il puisse sembler que ne pas faire de travail pendant un certain temps soit un inconvénient, les employés qui sont fatigués en début d'après-midi à cause d'un travail sans arrêt le seront beaucoup plus. Cela peut sembler évident, mais rappeler aux employés qu'ils sont non seulement autorisés mais activement encouragés à faire une pause peut augmenter leurs chances de le faire.

Comment apprendre les stratégies de gestion du temps ?

Vous pouvez suivre des cours de certification en ligne comme le programme de troisième cycle exécutif en gestion des ressources humaines du Loyola Institute of Business Administration en association avec upGrad. Il offre plus de 300 heures de contenu d'apprentissage sous la direction d'experts de premier plan de l'industrie grâce à des sessions de mentorat en direct et à des cycles de coaching.

Conclusion

Les outils de gestion du temps d'équipe visent principalement à hiérarchiser des objectifs plus larges, à communiquer efficacement et à minimiser les écarts de flux de travail créés par des processus excessivement compliqués. Aider les équipes à acquérir ces compétences cruciales est une approche pour amener les gens à collaborer à l'amélioration de leur gestion du temps. Les impliquer dans le processus à chaque étape les rendra également plus ouverts aux nouvelles stratégies et outils que vous souhaitez utiliser. Cela vous permettra d'aider vos employés à être plus productifs, ce qui profitera également à l'organisation.