Présentation de Float.com : une meilleure alternative aux feuilles de calcul

(Ceci est un article sponsorisé.) Dans le marché hautement concurrentiel d'aujourd'hui, il est essentiel d'agir rapidement. Après tout, nous savons tous ce que dit le célèbre dicton : "Le temps, c'est de l'argent". Plus votre équipe produit se déplace rapidement lors de la création d'un produit, plus il a de chances de réussir sur le marché. Si vous êtes chef de projet, vous avez besoin d'un outil qui vous aide à tirer le meilleur parti du temps de chacun des membres de votre équipe.

Bien que les équipes créatives travaillent généralement sur des produits nouveaux et innovants, beaucoup utilisent encore des outils hérités pour gérer leur travail. Les feuilles de calcul sont l'un des outils les plus courants de la boîte à outils du chef de projet. Bien que cela puisse convenir à une équipe de deux ou trois membres, à mesure qu'une équipe grandit, la gestion du temps de l'équipe devient un travail exigeant.

Chaque fois que les chefs de projet tentent de gérer leur équipe à l'aide de feuilles de calcul uniquement, ils sont généralement confrontés aux problèmes suivants :

1. Manque de visibilité

Comprendre ce qui se passe réellement sur un projet demande beaucoup de travail. Il est difficile de saisir visuellement qui est occupé et qui ne l'est pas. En conséquence, certains membres de l'équipe pourraient se retrouver surchargés, tandis que d'autres auront trop peu à faire. Vous n'obtiendrez pas non plus une ventilation claire du temps consacré à un travail particulier et à des clients particuliers, ce qui est crucial non seulement à des fins de facturation, mais également pour éclairer les décisions futures de votre agence, comme qui embaucher ensuite.

2. Difficile à signaler aux parties prenantes

Avec les feuilles de calcul comme base de la gestion de projet, traduire les données sur les personnes et le temps en informations tangibles est un défi. La visualisation des données est également pratiquement impossible avec la gamme limitée de fonctions de création de graphiques fournies par les outils de tableur. Par conséquent, la création de rapports avec des feuilles de calcul devient une tâche fastidieuse. Plus un projet compte de personnes et d'activités, plus le temps d'un chef de projet sera consacré au reporting.

3. Les feuilles de calcul gèrent les tâches, pas les personnes

La gestion de projets avec des feuilles de calcul individuelles est un désastre imminent. Bien qu'une seule feuille de calcul puisse donner une ventilation claire d'un seul projet, elle n'a aucun moyen d'indiquer la surcharge et la sous-charge pour des membres particuliers de l'équipe dans tous les projets.

4. Absence de vue d'ensemble de haut niveau d'un projet

Il est bien connu dans l'industrie que de nombreux concepteurs souffrent d'une vision en tunnel : sans avoir à l'esprit la vue d'ensemble d'un projet, ils se concentrent sur la résolution des tâches en cours. Mais le problème de la vision tunnel ne se limite pas aux concepteurs ; ça existe aussi en gestion de projet.

Lorsqu'un chef de projet utilise un outil comme une feuille de calcul, il est généralement difficile (voire impossible) de créer une vue d'ensemble de haut niveau d'un projet. Même lorsque le chef de projet investit beaucoup de temps dans la création de cette vue d'ensemble, l'image devient obsolète dès que la direction de l'entreprise change.

5. Le risque d'informations obsolètes

Le développement de produits évolue rapidement, ce qui complique la tâche des chefs de projet pour surveiller et introduire en permanence toutes les modifications requises dans la feuille de calcul. Non seulement cela prend du temps, mais ce n'est pas très amusant et, par conséquent, cela ne se fait souvent pas.

Comment la technologie rend notre vie meilleure : Présentation de Float

Le but de la technologie a toujours été de réduire le travail mécanique pour se concentrer sur l'innovation. Dans une agence de création ou de produit, l'objectif ultime est d'automatiser autant que possible la conception du produit et le processus de gestion humaine, afin que l'équipe puisse se concentrer sur le travail approfondi de créativité et d'exécution.

Dans cet esprit, explorons Float, une application de gestion des ressources pour les agences de création. Float facilite la compréhension de qui travaille sur quoi, devenant une source unique de vérité pour toute votre équipe.

Aider les chefs de produit à surmonter les défis de la gestion du temps et des personnes

Float facilite la collaboration en équipe et rend le travail plus efficace. Voici comment:

1. Planificateur d'équipe visuel : voir l'équipe et les tâches en un coup d'œil

Float vous permet de planifier visuellement des tâches à l'aide de l'onglet "Calendrier". Dans cette vue, vous pouvez allouer et mettre à jour les affectations de projet. Une interface glisser-déposer simplifie la planification de votre équipe.

Voici un exemple de la vue Planification :

Mais ce n'est pas tout. Vous pouvez faire plus :

• Prioriser les tâches
  Vous pouvez le faire en les déplaçant simplement au-dessus des autres.
• Tâches en double
  Appuyez simplement sur "Shift" et faites glisser une tâche sélectionnée vers un nouvel emplacement.

• Prolonger une tâche
  Si un membre de votre équipe a besoin de plus de temps pour terminer une tâche, vous pouvez prolonger le temps en un clic à l'aide de l'interface visuelle.
• Fractionner une tâche
  Lorsqu'il devient évident qu'un membre de votre équipe a besoin d'aide pour une tâche, il est facile de diviser la tâche en plusieurs parties et d'attribuer chaque partie à un autre membre.

2. Rapports et statistiques intégrés

La fonctionnalité intégrée de création de rapports et de statistiques de Float (rapports "d'utilisation") peut faire économiser aux chefs de projet des heures de travail manuel à la fin de la semaine, du mois ou du trimestre.

Il est relativement facile de personnaliser le format du rapport. Tu peux:

• Choisissez les rôles des membres de l'équipe (employés, sous-traitants, tous) dans "People" ;
• Choisissez le type de tâches (provisoire, confirmée, terminée) dans "Tâche".

Il est essentiel de mentionner que Float vous permet de définir différents rôles pour les membres de l'équipe. Par exemple, si quelqu'un travaille à temps partiel, vous pouvez le définir dans les paramètres "Profil" et spécifier que son travail est à temps partiel uniquement. Cette fonctionnalité est également pratique lorsque vous devez calculer un budget.

Vous pouvez envoyer par e-mail aux membres de l'équipe leurs heures individuelles pour la semaine.

3. Rechercher et filtrer : toutes les informations dont vous avez besoin, à portée de main

Toutes les informations de votre équipe se trouvent au même endroit. Vous n'avez pas besoin d'utiliser différentes feuilles de calcul pour différents projets ; pour ajouter un nouveau projet, cliquez simplement sur "Projets" et ajoutez un nouvel objet.

Vous pouvez également utiliser les outils de filtrage pour mettre en évidence des projets spécifiques. Un moyen simple de voir les tâches pertinentes en un coup d'œil consiste à filtrer par balises, en ne laissant que des types de projets particuliers (par exemple, les projets qui ont des sous-traitants).

4. Obtenir un aperçu de haut niveau de tous vos projets

Avec Float, vous aurez toujours un enregistrement de ce qui s'est passé et quand. - Définissez des jalons dans les paramètres d'un projet et gardez un œil sur les jalons à venir dans votre flux d'activité .

• Explorez un utilisateur ou une équipe et examinez son emploi du temps. Lorsque vous voyez que quelqu'un est en retard (le rouge vous le dira), vous pouvez déplacer d'autres membres de l'équipe vers cette activité et les regrouper.

Vous pouvez afficher par jour, semaine ou mois, ce qui facilite le zoom arrière et une vue d'ensemble de votre projet.

5. Réduire le risque d'informations obsolètes

Vous n'avez pas besoin de basculer entre plusieurs outils pour découvrir tout ce que vous devez savoir. Cela signifie que vos informations seront à jour (il est beaucoup plus facile de gérer votre projet à l'aide d'un seul outil, plutôt que de plusieurs).

Float peut être facilement connecté à tous les services que vous utilisez.

Conclusion

Si la gestion de projet de votre équipe laisse beaucoup à désirer, Float est une évidence. Float permet de voir facilement tout ce que vous devez savoir sur les projets de votre équipe en un seul endroit, donnant aux chefs de projet les informations et les fonctionnalités dont ils ont besoin pour gérer le monde en évolution rapide de la conception et du développement numériques. Commencez avec Float dès aujourd'hui !