Tutoriel Excel pour les débutants

Microsoft Excel est l'un des tableurs les plus populaires et les plus utilisés dans le monde. Développé par Microsoft, il a été publié pour la première fois en 1985 et a été mis à jour avec plusieurs modifications au fil du temps. Cependant, la fonctionnalité principale est restée la plupart du temps la même. Il est compatible avec plusieurs systèmes d'exploitation tels que Windows, Android, macOS et iOS.

Excel est utilisé pour organiser les données en lignes et en colonnes, exécuter des fonctions mathématiques et enregistrer et analyser des données statistiques et numériques. Microsoft Excel possède diverses fonctionnalités prédéfinies conçues pour effectuer de nombreuses opérations telles que des calculs, des outils graphiques, des tableaux croisés dynamiques, la programmation de macros, etc.

Une feuille de calcul Excel peut être reconnue comme un ensemble de colonnes et de lignes constituant un tableau. Les alphabets sont généralement affectés aux colonnes, tandis que les chiffres sont affectés aux lignes. L'intersection où une ligne et une colonne se rencontrent est une cellule. Une cellule est adressée par la lettre représentant la colonne et le nombre représentant une ligne.

Cet article est dédié aux utilisateurs d'ordinateurs débutants dans l'utilisation de Microsoft Excel. En quelques étapes simples et rapides, toute personne souhaitant acquérir des connaissances de niveau débutant pour se familiariser avec les bases peut apprendre MS Excel.

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Conditions préalables

Avant d'aller plus loin avec ce tutoriel, les prérequis suivants doivent être remplis :

• Une compréhension de base des périphériques informatiques tels que le clavier, la souris, l'écran, le moniteur, etc., et de leur fonctionnement.
• Compétences de base en gestion de fichiers et connaissance de la navigation dans les dossiers.

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Comment démarrer avec Excel ?

Étape 1 : Installer MS Excel

Microsoft Excel est assez couramment disponible. Il peut être acheté dans des magasins d'informatique vendant des logiciels ou trouvé dans la suite de programmes Microsoft Office. Alternativement, il peut également être téléchargé à partir du site Web de Microsoft avec une clé de licence pré-achetée.

Étape 2 : Ouvrez MS Excel

L'exécution d'Excel est similaire à l'exécution de la plupart des autres programmes Windows. Cliquez simplement sur le menu Démarrer et cliquez sur le bouton Tous les programmes dans le menu. Ensuite, cliquez sur Microsoft Office et sélectionnez Microsoft Excel dans le menu déroulant. Si vous allez l'utiliser fréquemment, il est plus facile de le localiser si vous créez un raccourci sur le bureau.

Étape 3 : Créer un nouveau classeur

Cliquez sur le bouton Nouveau classeur vierge pour créer un nouveau classeur. Ensuite, tapez le nom du classeur et appuyez enfin sur le bouton Entrée pour l'enregistrer.

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Comprendre les composants de Microsoft Excel

1. Onglet Fichier : L'onglet Fichier est situé dans le coin supérieur gauche et est utilisé pour ouvrir ou enregistrer des fichiers, vérifier le mode Backstage, créer une nouvelle feuille, imprimer une feuille et effectuer d'autres opérations liées au fichier.

2. Barre d'outils d'accès rapide : La barre d'outils d'accès rapide est située juste au-dessus de l'onglet Fichier. C'est là que toutes les commandes Excel les plus fréquemment utilisées sont stockées de manière pratique. Il peut être personnalisé selon le choix de l'utilisateur.

3. Ruban : Le ruban se compose des commandes organisées en trois composants :

• Onglets : ils sont situés en haut du ruban et consistent en des commandes connexes telles que Accueil, Mise en page, Insérer, etc.
• Groupes : les groupes sont utilisés pour organiser les commandes liées à la feuille de calcul. Chaque nom de groupe se trouve sur le ruban sous le groupe. Par exemple, un groupe de commandes pour les polices, l'alignement, etc.
• Commandes : les commandes peuvent être trouvées dans chaque groupe, comme mentionné précédemment.

4. Barre de titre : La barre de titre est située en haut de la fenêtre au milieu. Sa fonction principale est d'afficher les titres des programmes et des feuilles.

5. Contrôle du zoom : le contrôle du zoom est utilisé pour effectuer un zoom avant afin d'agrandir le texte saisi. Cet outil se compose d'un curseur qui peut être ajusté en glissant vers la gauche ou vers la droite pour effectuer un zoom avant ou arrière. De plus, le bouton + peut également être utilisé dans le même but.

6. Boutons d'affichage : Trois boutons se trouvent sur le côté gauche de la commande Zoom, vers le bas de l'écran. Cette fonction vous permet de basculer entre les différentes vues de feuille d'Excel, à savoir la vue Mise en page normale, la vue Mise en page et la vue Saut de page.

7. Zone de feuille : La zone de feuille est l'endroit où vous saisissez vos données. La barre verticale clignotante est le point d'insertion qui représente l'emplacement où ce texte apparaîtra après avoir été tapé.

8. Barre de lignes : les lignes commencent à partir de 1 et continuent d'augmenter au fur et à mesure que les données sont entrées. Le nombre maximum de lignes dans Excel est de 1 048 576.

9. Barre de colonnes : les colonnes sont classées par ordre alphabétique à partir de A et continuent d'augmenter tant que les données sont saisies en continu. Après Z, la série continue avec AA, AB, etc. Le nombre maximal de colonnes est de 16 384.

10. Barre d'état : la barre d'état affiche l'état actuel de la cellule active dans une feuille de calcul. Il y a quatre états dans lesquels une cellule peut être :

• Mode prêt : ce mode indique que la feuille de calcul est prête à être saisie par l'utilisateur.
• Mode édition : ce mode indique que la cellule est en mode édition. Une cellule inactive peut être activée en mode d'édition en double-cliquant dessus.
• Mode saisie : ce mode indique qu'un utilisateur saisit des données dans une cellule.
• Mode Point : Ce mode indique la saisie d'une formule lorsqu'elle est saisie à l'aide d'une référence de cellule.

11. Lanceur de boîte de dialogue : le lanceur de boîte de dialogue s'affiche sous la forme d'une petite flèche dans le coin inférieur droit de nombreux groupes situés sur le ruban. Ce bouton ouvre un volet Office ou une boîte de dialogue qui offre à l'utilisateur plus d'options pertinentes pour le groupe.

Créer des formules étape par étape

Une formule dans Excel est également appelée syntaxe. Il est principalement utilisé pour effectuer des calculs mathématiques. Dans MS Excel, les formules commencent par un signe égal (=) dans la cellule, suivi du calcul.

Les étapes d'exécution d'une formule sont les suivantes :

• Choisissez une cellule
• Tapez le signe égal (=)
• Choisir une cellule ou saisir une valeur
• Tapez un opérateur arithmétique
• Choisissez une autre cellule ou saisissez une valeur
• Appuyez sur Entrée

Raccourcis Excel importants

Ctrl + P : Pour ouvrir la fenêtre de dialogue d'impression

Ctrl + N : Pour créer un nouveau classeur

Ctrl + S : pour enregistrer le classeur en cours

Ctrl + C : Pour copier le contenu d'une sélection en cours

Ctrl + V : Pour coller les données du presse-papiers

Shift + F3 : Pour afficher la fonction 'Insert Dialogue Window'

Maj + F11 : Pour créer une nouvelle feuille de calcul

F2 : pour vérifier la formule et la plage de cellules couvertes

Conseils professionnels pour travailler avec Microsoft Excel

1. Enregistrez toujours les classeurs en gardant à l'esprit la compatibilité descendante. Si vous utilisez les fonctionnalités précédentes dans des versions supérieures de MS Excel, assurez-vous d'enregistrer vos fichiers au format 2003 *.xls pour maintenir la compatibilité descendante.
2. Utilisez toujours des noms descriptifs pour identifier les colonnes et les feuilles de calcul dans un classeur.
3. Essayez de ne pas utiliser de formules complexes avec de nombreuses variables. Au lieu de cela, décomposez-les toujours en résultats plus petits et plus gérables sur lesquels vous vous basez.
4. Essayez d'utiliser les fonctions prédéfinies au lieu d'écrire inutilement vos propres formules.

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Conclusion

Microsoft Excel a été largement utilisé pour stocker des données ou effectuer des calculs mathématiques simples. C'est un outil essentiel pour la science des données en raison de la gamme variée de fonctions statistiques qu'il a à offrir. Posséder une connaissance approfondie de MS Excel est une compétence essentielle et se révélera très utile si l'on envisage de poursuivre une carrière dans la science des données.

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