Rendre les équipes de produits distribués plus efficaces avec monday.com

(Ceci est un article sponsorisé.) La façon dont les équipes produit travaillent évolue : l'industrie du logiciel passe rapidement au travail à distance. Aux États-Unis seulement, 43 % des Américains employés ont passé au moins un certain temps à travailler à distance, et ce nombre n'a cessé d'augmenter ces dernières années. De nombreux produits numériques à succès sur le marché aujourd'hui ont été conçus et développés par une équipe distribuée. Ces équipes n'ont pas de bureau au sens traditionnel du terme. Chacun choisit de travailler d'où il veut, tant géographiquement que fonctionnellement (dans un espace de coworking, un café, un bureau à domicile, etc.).

Bien qu'une équipe de produit distribuée puisse vous sembler tentante, la création d'un processus de conception efficace dans une telle équipe nécessite beaucoup d'efforts. La collaboration et la communication sont deux des défis les plus importants auxquels sont confrontées les équipes distribuées. La gestion d'une équipe distribuée nécessite une compréhension du fonctionnement des membres de votre équipe, ainsi qu'un ensemble d'outils numériques qui rendent les opérations de l'équipe aussi efficaces que possible. C'est pourquoi investir dans les bons outils et technologies à distance est si essentiel pour les chefs de produit.

Si vous êtes un chef d'équipe qui cherche à établir un processus de conception robuste pour une équipe distribuée, cet article est pour vous. Vous découvrirez sept des défis les plus courants que les équipes de produits distribués doivent surmonter et apprendrez comment un outil de gestion d'équipe appelé monday.com (anciennement dapulse ) peut les aider à relever ce défi.

1. Construire une compréhension partagée des objectifs d'un projet

Lorsqu'il s'agit d'organiser un processus de travail dans une équipe distante, l'un des principaux objectifs est de garder toute l'équipe sur la même longueur d'onde. La direction doit fixer des objectifs et s'assurer que tous les membres de l'équipe les comprennent et les acceptent. Renforcer la compréhension est particulièrement important pour les équipes distantes, car l'interaction a tendance à être plus sporadique. Assurez-vous que tous les membres de l'équipe connaissent les éléments suivants :

• Quels sont les objectifs généraux du projet ? Lorsqu'une équipe comprend clairement la stratégie produit (ce qu'elle veut créer et pourquoi), cette compréhension motive l'engagement.

• Qu'attend-on d'eux et comment s'intègrent-ils dans le tableau d'ensemble ? Les gens veulent connaître leur rôle dans le processus. Même si chaque membre de l'équipe sera plongé dans les détails lorsqu'il travaillera sur un projet, comprendre la vue d'ensemble les aidera à se concentrer sur ce qui est vraiment important.

• Que font les autres personnes impliquées dans le projet ? Chaque membre de l'équipe doit avoir une visibilité sur ce sur quoi les autres membres de l'équipe travaillent.

Plus tout le monde en sait, mieux ils peuvent travailler en équipe.

Visualisez le processus de développement de produits

Aider tous les membres de l'équipe à savoir ce que l'on attend d'eux et quand c'est possible en utilisant la fonctionnalité de monday.com appelée "chronologie". La chronologie rend les tâches plus visuelles - les membres de l'équipe pourront voir quand chaque tâche est planifiée, combien de temps cela prendra et comment elle s'intègre dans l'ensemble du projet. L'outil vous permet de voir non seulement sur quelles tâches les membres de votre équipe travaillent, mais également comment ces tâches sont réparties dans le temps. C'est idéal lorsque certaines activités dépendent d'autres (par exemple, les développeurs attendent des maquettes de concepteurs).

2. Gérer la charge de travail de l'équipe

Comme tous ceux qui ont déjà travaillé dans une équipe à distance vous le diront, le travail à distance est assez différent du travail en face à face. De nombreux chefs de projet ont du mal à gérer la charge de travail de l'équipe.

La plupart des équipes produit utilisent un logiciel de suivi de projet pour planifier et estimer leur travail. Habituellement, une équipe préparera tout le travail dans une liste de tâches, dans laquelle chaque tâche a une description textuelle et une estimation de temps. Le plus gros inconvénient de cette approche est qu'elle n'est pas très représentative. Par exemple, les tableaux Kanban, utilisés par de nombreuses équipes produit aujourd'hui, ne sont pas très représentatifs - il est presque impossible d'un coup d'œil au tableau de comprendre l'ordre dans lequel les tâches doivent être effectuées, surtout lorsqu'elles ont des dépendances.

Suivez tout ce sur quoi votre équipe travaille

Le coût d'interaction (c'est-à-dire l'effort cognitif ou physique requis pour accomplir une action) joue un rôle essentiel dans l'expérience utilisateur d'un produit. Plus l'effort requis pour effectuer une opération est important, moins l'interface devient utilisable pour l'utilisateur final. Si le chef de projet doit passer à différents produits pour voir les progrès de l'équipe, cela créera des frictions inutiles et empêchera l'équipe de travailler efficacement.

monday.com assemble et affiche les données de progression de manière logique et compréhensible. L'outil a une fonctionnalité appelée un tableau. Le tableau est l'endroit où tous les membres de l'équipe peuvent suivre tout ce sur quoi l'équipe travaille. Le principal avantage du tableau est qu'il permet aux chefs de produit de suivre en temps réel l'avancement de l'équipe et de voir instantanément qui travaille sur quoi et où en sont les choses.

Communiquer l'état actuel

Chaque équipe a besoin d'un mécanisme qui permet de comprendre facilement ce qui se passe en un coup d'œil.

Une façon de résoudre ce problème consiste à utiliser un codage couleur pour différents éléments. Le codage couleur accélère la recherche visuelle car il permet aux utilisateurs de filtrer rapidement un objet (ou des objets) particulier en connaissant la couleur qui lui est associée. monday.com utilise un code couleur pour indiquer l'état actuel d'une tâche. Par exemple, il est facile de voir où les choses se sont bloquées simplement en regardant le tableau et en trouvant toutes les tâches colorées en rouge.

Créez, modifiez et assignez des tâches en quelques clics

Ajouter des tâches dans un outil de gestion de projet ne semble pas très excitant. Généralement, plus cela prend de temps, moins le chef de produit sera content.

monday.com simplifie le processus de saisie des données. Les gestionnaires peuvent rapidement ajouter des rangées au tableau — monday.com les appelle des impulsions. Les impulsions peuvent être des tâches, des projets, des missions, des choses à faire, etc. La création d'une impulsion ne nécessite que quelques clics.

Après avoir créé une impulsion, attribuez-la simplement à un membre de l'équipe.

Adaptez la plateforme à vos besoins

Il n'existe pas de processus de conception universel. Chaque projet est différent et nécessite son propre processus de conception. Un outil de gestion de produit doit être très adaptatif au changement ; l'équipe produit doit être en mesure de personnaliser le processus en fonction de ses besoins, sans avoir à consacrer beaucoup d'efforts à la personnalisation.

monday.com est extrêmement personnalisable et permet à l'utilisateur de configurer presque toutes les options. Vous pouvez personnaliser monday.com pour gérer n'importe quel flux de travail ou processus, relever n'importe quel défi et gérer pratiquement n'importe quoi.

Lorsqu'il s'agit de créer un tableau, vous n'avez pas besoin de partir de zéro. Une multitude de templates vous permettent de démarrer rapidement. Par exemple, le modèle "Tâches d'équipe" serait très utile pour les équipes produit.

Après avoir sélectionné un modèle adapté à vos besoins, vous pouvez le personnaliser en manipulant différentes sections. Les équipes produit ont souvent besoin de combiner des tâches en groupes, chaque groupe représentant un jalon (par exemple, "Release 1", "Release 2", etc.). Faire cela dans monday.com est relativement simple. En tant que propriétaire d'un tableau, vous pouvez créer autant de groupes que vous le souhaitez.

Mais cela ne s'arrête pas là. Vous pouvez utiliser la fonction de liste de contrôle pour décomposer encore plus les tâches. Par exemple, chaque tâche peut être décomposée en étapes plus petites. Cette fonctionnalité est pratique lorsque quelques activités doivent être effectuées avant que la tâche puisse être terminée - par exemple, si une spécification de produit doit être approuvée par quelques concepteurs avant de pouvoir être transmise à l'équipe de développement. La liste de contrôle se trouve dans une impulsion, dans la section "Mises à jour", et peut aider à créer une structure pour chaque impulsion.

Planifiez visuellement la charge de travail de l'équipe

Les concepteurs, développeurs et gestionnaires travaillent souvent avec des délais compressés et des projets simultanés. Une équipe doit être en mesure de répondre rapidement aux commentaires sur son produit des parties prenantes et des utilisateurs. Après le cycle construction-mesure-apprentissage, une équipe produit doit être vraiment flexible ; il doit être prêt à mettre en œuvre les commentaires des sessions de test et à ajuster le processus de conception en fonction des nouvelles informations. Le même niveau de flexibilité doit être présent dans tous les produits utilisés par l'équipe.

En utilisant la chronologie de monday.com , il est possible d'apporter des corrections et d'améliorer l'efficacité de l'équipe. L'éditeur visuel facilite le processus de gestion des tâches. Le chef de produit peut voir où en est chaque projet à chaque point, et peut voir et se concentrer sur les zones de difficulté, rapidement et efficacement.

La chronologie permet de voir la capacité de chaque membre de l'équipe sur une période de temps définie (par exemple, les prochaines semaines), en voyant où ils ont de la place pour accomplir plus de travail et où ils doivent déléguer des tâches à d'autres.

3. Créer des communications internes efficaces

La communication joue un rôle essentiel dans le processus de conception. En matière de conception de produits, il est essentiel que tous les membres de l'équipe soient sur la même longueur d'onde. Contrairement aux équipes colocalisées, une équipe distribuée n'aura pas la possibilité d'organiser des réunions en face à face régulières. Lorsque vous effectuez une interaction en face à face, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les choses fonctionnent de la même manière. Des modèles de communication mal établis peuvent donner à certains membres de l'équipe l'impression de travailler dans le vide.

Les outils sont plus importants dans le travail à distance car ils sont le fondement de la communication. L'objectif est de s'assurer que tous les membres de l'équipe se sentent connectés.

Centralisez toutes les communications

Dans le monde d'aujourd'hui, nous communiquons avec une variété d'outils : du courrier électronique traditionnel aux messagers en ligne tels que Skype, WhatsApp, Slack et Facebook Messenger. Devoir passer d'un outil de gestion de tâches à un autre outil de communication peut être stressant. Pire encore, certaines informations peuvent être perdues pendant la transition (par exemple, une boîte de réception peut se remplir au point qu'un membre de l'équipe peut ignorer un e-mail critique).

Les équipes produit peuvent utiliser monday.com comme plateforme de communication unique pour leur lieu de travail. Et ce serait une bien meilleure solution car cela permet de communiquer dans le contexte de chaque tâche. Avec monday.com , vous n'avez plus besoin d'utiliser le courrier électronique pour la communication interne. Lorsqu'un membre de l'équipe clique sur une impulsion sur n'importe quel tableau, une boîte s'ouvre à droite de l'écran, affichant les "mises à jour". Mentionnez simplement le nom d'utilisateur d'une personne ("@johndoe") et envoyez votre message. La grande chose est que le fil de discussion reste avec cette tâche, donc trouver une conversation après un certain temps est relativement facile.

Réduisez les réunions et optimisez les réunions requises

Les réunions sont une partie essentielle du processus de communication. Lorsqu'il s'agit d'examiner des plans et de réfléchir à des décisions de conception, rien ne remplace une réunion. Mais pour une équipe distribuée, le nombre d'heures potentielles disponibles pour les réunions en temps réel peut être limité, il est donc essentiel d'utiliser au mieux ce temps. Une équipe distribuée doit continuellement essayer de réduire son nombre de réunions et de maximiser l'efficacité du temps que les membres de l'équipe passent ensemble.

Prenons l'exemple d'une réunion de lancement hebdomadaire. Cette réunion a lieu un lundi et les membres de l'équipe se réunissent pour discuter des plans de la semaine. Pour de nombreuses équipes, de telles réunions sont rarement productives. Très souvent, les informations partagées lors d'une réunion de lancement hebdomadaire deviennent obsolètes peu de temps après la réunion, et les membres de l'équipe doivent redéfinir les priorités des tâches.

monday.com fait gagner beaucoup de temps à l'équipe lors des réunions. Au lieu de discuter du plan de la semaine, le chef de produit peut décomposer des tâches complexes en objectifs hebdomadaires réalisables. Cela aidera les membres de l'équipe à planifier la semaine en fonction de ce qu'ils doivent faire.

Partagez des ressources précieuses avec toute l'équipe, pas avec des membres individuels

Imaginez que vous avez trouvé une ressource vraiment précieuse et que vous souhaitez la partager avec vos pairs. Vous tweetez à ce sujet et envoyez un lien vers une discussion de groupe. Vous obtenez des commentaires du type « Ressource géniale ! Merci!" de certaines personnes dans le chat. Peu de temps après, la plupart de vos pairs oublient la ressource, surtout s'ils ne peuvent pas l'utiliser dans le travail qu'ils font en ce moment. Triste, non ? Nous pouvons faire mieux.

Au lieu d'envoyer un lien vers une discussion de groupe, partagez toutes les ressources que vous trouvez sur un tableau séparé. monday.com a un modèle nommé "Design Inspiration & Resources". L'avantage de cette approche est qu'il sera beaucoup plus facile pour les membres de l'équipe de trouver une ressource particulière lorsqu'ils en auront réellement besoin.

Organisez de meilleures sessions de planification et de brainstorming

La priorisation des tâches est une activité typique de la gestion de projet agile. Les membres de l'équipe se réunissent, discutent des tâches et votent sur ce qu'il faut mettre en œuvre lors du prochain sprint.

monday.com intègre le vote. Les membres de l'équipe peuvent utiliser la colonne de vote lorsqu'ils veulent décider de quelque chose ensemble en équipe. Ajoutez simplement une colonne de vote à un tableau et les membres de l'équipe pourront voter en un clic.

Avertir les membres de l'équipe en temps réel

La peur de passer à côté (FOMO) est un problème courant dans les équipes distribuées. Lorsqu'ils travaillent à distance, les membres de l'équipe peuvent avoir peur de manquer une information importante. En conséquence, ils passent beaucoup de temps dans les outils de communication, à vérifier le courrier et les messagers. Cela peut devenir vraiment distrayant. Les membres de l'équipe devraient passer moins de temps sur les outils de communication et plus de temps sur les outils qu'ils utilisent pour concevoir (outils de prototypage et de développement). Il est trop facile de perdre la journée à lire des messages et à y répondre.

Un outil de communication doit fournir des informations vitales juste au moment où les membres de l'équipe en ont besoin ; il devrait disposer d'un mécanisme efficace de notification. monday.com informe les utilisateurs via ordinateur et mobile en temps réel. La plate-forme dispose d'une application pour iOS et Android. L'application permet aux membres de l'équipe de rester connectés sur leur téléphone ou leur tablette et de répondre rapidement de n'importe où. Il est également possible de personnaliser les règles de notification. Par exemple, vous pouvez gérer quelle activité déclenche un e-mail.

Créez un horaire de travail pour votre équipe

Si votre équipe est répartie dans le monde entier et que vous devez organiser une réunion, vous devez vous assurer qu'elle n'aura pas lieu à des heures difficiles (comme au milieu de la nuit). Ce serait formidable de voir les heures de travail des membres de l'équipe.

Le tableau des horaires de travail est la pierre angulaire de vos opérations commerciales. Les membres de l'équipe dans chaque fuseau horaire peuvent s'engager sur les horaires qui leur conviennent. Cela aide les chefs de produit à planifier des réunions à des moments qui conviennent à tout le monde.

4. Impliquez les utilisateurs dans le processus de conception

La plupart des produits à succès commercial ont été créés en mettant fortement l'accent sur le public cible. Les concepteurs savent que s'ils veulent lancer un produit réussi, ils doivent présenter le processus de conception à de vrais utilisateurs. L'implication des utilisateurs est la plus efficace et influente dans les premiers stades du développement du produit, car le coût des modifications augmente à mesure que le système se développe. Généralement, plus tôt vous créez une boucle de rétroaction forte, meilleur sera le produit final.

Partagez les conceptions avec les utilisateurs et recueillez de précieux commentaires

Les commentaires qu'une équipe produit reçoit des utilisateurs sont extrêmement précieux. Cela peut valider que l'équipe de conception évolue dans la bonne direction.

Sur monday.com , les utilisateurs peuvent créer un tableau et choisir avec qui le partager. Par exemple, si vous travaillez avec un client, vous pouvez créer un tableau pour son projet et l'inviter à travailler en tant qu'invité. Le tableau pourrait inclure des fonctionnalités clés sur lesquelles vous souhaitez travailler. Dès que vous partagez le tableau, le client reçoit une notification et peut ensuite ouvrir le tableau, revoir le plan et demander des modifications.

5. Trouvez facilement toutes les informations requises

La documentation est un autre défi. Les équipes distribuées ne disposent pas d'un espace physiquement partagé où elles peuvent partager la documentation produit. Les informations peuvent être stockées dans de nombreux endroits différents : e-mail, lecteurs cloud, ordinateurs locaux, etc. Cela peut amener les membres de l'équipe à manquer une information importante et à ne pas en avoir conscience. Cela conduit à une connaissance fragmentée.

Centraliser tous les documents

Avoir tous les documents au même endroit est essentiel au succès. monday.com synchronise toutes les informations dans un seul hub accessible. Tous les membres de l'équipe peuvent stocker toutes les discussions pertinentes dans une base de données consultable. La plate-forme offre une option pour télécharger différents types de fichiers simplement par glisser-déposer. La prochaine fois qu'un designer a besoin de partager les spécifications d'un produit, il lui suffit de télécharger un fichier sur la plateforme.

Rechercher tout et n'importe quoi

Quiconque a déjà travaillé avec une base de connaissances vous dira à quel point la fonctionnalité de recherche est essentielle. Sans une recherche appropriée, vos chances de trouver des informations diminuent considérablement.

monday.com vous permet de trouver rapidement tout ce sur quoi votre équipe a déjà travaillé, y compris des images, des mises à jour, des projets et des devoirs. Votre travail devient une riche base de connaissances.

Par exemple, lorsque vous avez besoin de trouver la dernière version de la spécification d'un produit, il vous suffit de cliquer sur le champ de recherche, de sélectionner l'onglet « Fichiers » et d'entrer le nom du projet comme requête de recherche.

6. Faites de l'outil de collaboration un élément naturel de l'équipe

La plateforme que vous choisissez pour la gestion d'équipe doit vous sembler comme une seconde nature. La technologie doit fonctionner pour vous et votre équipe, et non l'inverse.

Minimiser le temps nécessaire pour apprendre un outil

Lorsque vous introduisez un nouvel outil dans le processus de conception, l'un des objectifs doit être d'avoir un accord total pour travailler avec cet outil. Cet accord n'est pas toujours facile à trouver car les membres de l'équipe sont généralement sceptiques quant au prochain « outil magique qui résoudra tous leurs problèmes ». Le pire, c'est qu'ils doivent passer plus de temps à apprendre à l'utiliser. Personne ne veut apprendre de nouveaux logiciels.

L'un des avantages les plus significatifs de monday.com est son intuitivité. Que vous ayez déjà utilisé une application similaire ou non, monday.com peut être récupéré sans formation. Les membres de l'équipe pourront comprendre comment utiliser l'outil sans préparation.

Évolutif

Lorsque les entreprises choisissent un outil de collaboration, elles le considèrent souvent comme un investissement. Ils veulent un outil qui évoluera avec l'entreprise.

monday.com convient aux équipes de toutes tailles, de deux indépendants travaillant ensemble à des milliers de collaborateurs à travers le monde. L'outil évolue avec vous, de la simplicité à la complexité, en toute simplicité. De plus, à mesure que votre entreprise se développe, monday.com vous permet de passer facilement à une version premium (Standard, Pro ou Enterprise) et d'obtenir davantage de fonctionnalités premium de la plateforme.

Intégrez la plateforme aux outils existants

Un outil de gestion des tâches est essentiel pour toute équipe espérant de bons résultats. Mais la boîte à outils de l'équipe doit également prendre en charge le processus de conception (pour le prototypage et le développement) et la collecte d'artefacts de conception (par exemple, sur Google Drive ou Dropbox). Il est essentiel que l'outil de gestion d'équipe s'intègre parfaitement aux autres outils utilisés par l'équipe.

En matière d'intégration, monday.com fait beaucoup pour faire partie de l'écosystème logiciel établi. Il peut se connecter à Dropbox, Zapier, Google Drive et à d'autres outils de partage. En tant que membre de l'équipe, vous pouvez joindre un fichier de maquette à vos mises à jour, en le partageant dans le contexte des tâches auxquelles il se rapporte.

monday.com est également livré avec une architecture d'API ouverte, qui permet aux développeurs de créer leurs propres intégrations.

7. Gardez l'équipe motivée

Avoir la bonne atmosphère est extrêmement important. Les chefs d'équipe ne doivent pas seulement être en phase avec chaque membre de l'équipe, mais doivent continuellement rechercher des moyens d'accroître l'engagement.

Célébrez les réussites avec les membres de l'équipe

Il est naturel que les gens recherchent la reconnaissance. Le besoin d'approbation sociale nous pousse à rechercher la confirmation des personnes que nous connaissons (parents, amis, collègues). Lorsque quelqu'un reconnaît nos résultats en disant quelque chose d'aussi simple que "Excellent travail !", nous nous sentons motivés à travailler pour atteindre nos objectifs. Il est essentiel que les membres de l'équipe soient reconnus, surtout lorsqu'ils travaillent à distance.

monday.com a quelques fonctionnalités qui aident à créer un sentiment de reconnaissance. Le premier est la fonction pouce vers le haut, qui est essentiellement une réaction positive à une activité. La plupart des gens connaissent cela grâce aux réseaux sociaux. Les gens ont l'habitude de mesurer l'effet d'une publication par le nombre de likes qu'ils obtiennent. monday.com vous permet de donner un coup de pouce au travail de vos coéquipiers.

Une autre fonctionnalité intéressante sont les GIF animés. Vous pouvez animer les commentaires avec des GIF. monday.com vous permet de choisir parmi des milliers de GIF lorsque vous répondez à vos coéquipiers, ce qui ajoutera un peu de personnalité à vos commentaires.

Enfin et surtout, monday.com a une fonctionnalité de confettis. Dès qu'un designer aura terminé sa dernière tâche "en cours" sur un tableau, il verra un effet de confettis animé. Ce détail subtil ajoute un peu de plaisir et motive les membres de l'équipe à avoir un tableau entièrement vert.

Conclusion

Établir un processus efficace sur une équipe distribuée est difficile. Ce qui fonctionne pour une équipe colocalisée ne fonctionnera pas nécessairement pour une équipe distribuée, et ce qui fonctionne pour une équipe distribuée ne fonctionnera pas nécessairement pour une autre.

Créez une culture de travail conviviale à distance en vous concentrant sur les priorités suivantes :

• Privilégier la transparence.
  Gardez les informations importantes accessibles à tous.

• Restez au courant de l'activité de l'équipe.
  Comprenez ce que chaque membre de votre équipe fait et où l'équipe se trouve dans le processus en un coup d'œil.

• Construire un système de communication efficace.
  La base des équipes distribuées est la communication. Créez un système sain de réunions et d'habitudes pour que les gens continuent à communiquer.

• Abaissez la barrière à l'entrée.
  Choisissez un outil de collaboration d'équipe qui sera le moins pénible pour tout le monde. Ce devrait être un point de référence qui rassemble tout.