Gestion des actifs numériques : un guide complet

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La gestion des actifs numériques présente une solution logicielle et système qui permet aux entreprises de stocker, d'organiser, de gérer, de récupérer et de distribuer les actifs numériques d'une organisation. Vous vous demandez peut-être ce qu'est la gestion des actifs numériques. Eh bien, la gestion des actifs numériques fait référence à un processus métier et à une technologie de gestion de l'information.

Que sont les actifs numériques ?

Les actifs numériques font référence à toute forme de contenu pouvant être stocké électroniquement, vous permettant de créer, publier, gérer et partager avec quiconque au sein et en dehors de votre organisation. L'environnement numérique en évolution rapide d'aujourd'hui signifie qu'il n'y a pas de limite à ce qui englobe les actifs numériques.

Les fichiers tels que les vidéos, photos, documents, vidéos et autres médias sont considérés comme des actifs. Pratiquement tous les départements s'engagent dans des actifs numériques qui alimentent la croissance et le succès de votre organisation. Fait intéressant, une plateforme de gestion des actifs numériques permet aux membres de l'équipe de votre organisation de rechercher, de collaborer et de partager efficacement des actifs.

Quels sont les avantages de la gestion des actifs numériques ?

Une transformation numérique efficace exige des organisations qu'elles gèrent chaque fichier numérique de leur écosystème médiatique. Plus votre entreprise grandit, plus votre bibliothèque de ressources numériques s'agrandit.

Il existe une myriade d'avantages associés à la gestion des actifs numériques pour votre organisation.

1. Accès rapide et facile aux fichiers

Quiconque cherche à comprendre la gestion des actifs numériques peut comprendre qu'il passe trop de temps sur un seul fichier.

La plupart des solutions de gestion des actifs numériques sont basées sur le cloud et permettent donc à chacun d'accéder 24h/24 et 7j/7 aux actifs numériques de n'importe où tant qu'il dispose d'une connexion Internet. Le logiciel permet aux entreprises de stocker tout leur contenu numérique dans un emplacement centralisé. Ainsi, les actionnaires internes et externes peuvent trouver plus rapidement ce dont ils ont besoin.

De même, les entreprises qui comprennent la gestion des actifs numériques ont accès à des droits et des autorisations qui peuvent être adaptés aux besoins des différents utilisateurs, garantissant que les bonnes personnes ont accès au système.

2. Contenu à jour

Si vous cherchez à comprendre la gestion des actifs numériques, vous devez comprendre que votre risque de fichiers obsolètes est considérablement réduit. La gestion des actifs numériques garantit que les actifs essentiels sont facilement mis à jour lors de leur téléchargement.

Avec des informations à jour, votre entreprise reste sur ses gardes car il existe des informations prêtes sur le marché actuel. Les utilisateurs du système ont également la tranquillité d'esprit dont ils ont besoin pour bien fonctionner tout en utilisant les informations les plus à jour.

3. Améliore la sûreté et la sécurité des actifs importants

La gestion des actifs numériques élimine le risque de perdre des informations commerciales critiques. Il empêche la perte de vos fichiers en garantissant un stockage sûr et sécurisé dans un emplacement central, contrairement à ce qui se passe avec les disques durs externes.

4. Améliore le partage direct de fichiers

Avec un système de gestion des actifs numériques, vous pouvez facilement partager vos fichiers avec d'autres personnes au sein du système. Par exemple, vos parties prenantes internes et externes doivent avoir accès à une bonne partie des informations de votre entreprise.

Vous pouvez contrôler la façon dont les ressources sont utilisées après les avoir partagées avec différents utilisateurs, car le système vous permet de définir des dates d'expiration et de suivre votre historique de partage.

5. Réduire les coûts opérationnels

La gestion des actifs numériques réduit les coûts opérationnels. Un système de gestion des actifs numériques peut faire gagner à votre organisation beaucoup de temps consacré à l'exécution de tâches de grande valeur, améliorant ainsi les performances organisationnelles.

La gestion des actifs numériques peut vous aider à améliorer votre retour sur investissement en permettant une création, un stockage, une récupération et une distribution plus rapides de vos actifs numériques.

Défis associés à la gestion des actifs numériques

Vous atteindrez bientôt le résultat final si vous ne gérez pas correctement vos actifs numériques. Voici quelques défis auxquels les entreprises sont confrontées avec la gestion des actifs numériques et comment elles les résolvent.

Accessibilité des actifs

Vous pouvez difficilement contrôler vos actifs numériques si vous ne disposez pas d'un système de gestion numérique fonctionnel. Il y a de fortes chances que les mauvaises personnes utilisent les mauvais actifs, ce qui peut coûter cher à votre entreprise.

Heureusement, vous pouvez reprendre le contrôle avec une solution centralisée qui aide à établir des flux de travail, gère l'accès au système et rationalise le processus d'approbation afin que les bons fichiers arrivent entre les bonnes mains.

Main-d'œuvre déconnectée

Si vous ne gérez pas correctement vos actifs numériques, il est fort probable que vous dirigez une main-d'œuvre déconnectée.

Vous pouvez profiter d'une plate-forme unifiée qui aide à stimuler la collaboration et le partage. Avec une plate-forme de gestion des actifs numériques, vous pouvez améliorer les performances de l'équipe en démocratisant les actifs, en améliorant la cohérence entre les canaux et en créant des flux de travail agiles.

Avec un logiciel de gestion des actifs numériques, votre équipe est responsabilisée car elle dispose d'une source d'informations unique pour tous les actifs de votre marque. La sécurité des informations est également considérablement améliorée car elle permet à votre équipe de stocker, partager, organiser et partager sa bibliothèque numérique.

Perte de temps et d'argent

Vous continuerez à compter des pertes importantes si votre équipe passe un temps précieux à rechercher des actifs égarés. Avec une plate-forme centralisée, votre personnel peut organiser, surveiller et entretenir chaque actif de votre entreprise, ce qui lui laisse le temps de se concentrer sur la croissance de votre entreprise.

Quand investir dans un logiciel de gestion des actifs numériques ?

• Lorsqu'il est consommateur de ressources pour trouver vos atouts. Un logiciel de gestion des actifs numériques peut vous aider s'il faut plusieurs minutes pour trouver et partager des fichiers numériques. Il est livré avec une large gamme d'outils qui peuvent vous aider à organiser et à rechercher des fichiers.
• Lorsque vos actifs ne sont pas facilement accessibles, l'accessibilité est cruciale pour la productivité des membres de l'équipe. Si votre équipe ne peut pas accéder facilement aux fichiers, il peut être difficile de repousser les délais, et les incohérences de marque peuvent également être courantes.
• Supposons que vous ayez besoin d'une sécurité de niveau entreprise pour le partage et l'accès au stockage. Vous devez verrouiller les documents commerciaux essentiels dans un environnement stable et sécurisé. Un système de gestion des actifs numériques vous permet de profiter d'un centre de données sécurisé pour une surveillance 24 heures sur 24.
• Si vous rencontrez des goulots d'étranglement lors d'une collaboration créative. Avec un système de gestion des actifs numériques, vous pouvez recevoir des alertes en temps réel qui augmentent la communication du projet. Par exemple, votre effectif sera mis à jour lorsque de nouveaux fichiers et commentaires seront ajoutés.

Dernières pensées

La gestion des actifs numériques est utilisée dans tous les secteurs où des actifs numériques sont impliqués. Lorsque vous recherchez le meilleur logiciel de gestion des actifs numériques pour votre entreprise, vous devez d'abord identifier les défis actuels de votre entreprise.

• Identifiez les utilisateurs clés et discutez des fonctionnalités dont ils ont besoin.
• Créez une liste des fonctionnalités importantes à prendre en compte lors de la recherche de fournisseurs de gestion des actifs numériques.
• Veillez à bien considérer le type de plateforme de gestion des actifs numériques qui convient à votre entreprise. Par exemple, vous pouvez évaluer les avantages d'un système de gestion des actifs numériques basé sur le cloud par rapport à une solution installée sur site pour votre entreprise.
• Sélectionnez le meilleur logiciel qui profitera à votre entreprise et dont vos employés tireront parti.