Design Sprints : favoriser la créativité à travers les contraintes

En tant que responsable de l'innovation et des produits, je travaille avec des entreprises pour identifier, créer et fournir de nouvelles sources de valeur. Parfois, cette valeur est générée en affinant les activités habituelles ; d'autres fois, il est créé en proposant de nouveaux produits et services sur le marché. Mais quel que soit le moteur de valeur, la clé de mon travail est de nourrir la créativité des employés. Les personnes avec qui je travaille ont déjà l'expertise nécessaire en la matière. Mon travail consiste à leur fournir la structure, l'espace et le soutien nécessaires pour cultiver cette expertise et les aider à créer de nouvelles chaînes de valeur.

Permettre la créativité au niveau organisationnel est différent de le faire en tête-à-tête ; vous devez réfléchir aux structures que vous avez en place pour soutenir la génération et la diffusion de nouvelles idées. Vous avez besoin d'une structure suffisante pour vous assurer que les idées deviennent de nouveaux résultats tangibles, mais pas au point que les idées soient étranglées et ne valent rien. C'est toujours un équilibre délicat, peu importe la taille ou la complexité de votre entreprise.

L'un des meilleurs moyens de stimuler la créativité tout au long du cycle de vie de l'entreprise consiste à utiliser des contraintes créatives, en établissant des limites et des limites de manière à favoriser, plutôt qu'à entraver, la créativité. Mon utilisation des sprints de conception vous montrera comment les contraintes créatives peuvent vous aider à trouver le juste milieu entre la structure et le chaos pour donner vie à de nouvelles idées, libérant le pouvoir créatif de chaque membre de l'équipe tout en réduisant le risque d'innovation.

Comprendre le spectre de la créativité

Le monde des affaires comprend un large éventail d'entreprises qui, sur le plan organisationnel, se situent quelque part entre la structure et le chaos. À une extrémité du spectre se trouvent les startups en démarrage - imaginez le trope moderne de deux ou trois personnes dans un garage ou un espace de coworking, blottis autour d'un tableau blanc et lançant de nouvelles idées. L'environnement est souvent décrit comme une énergie élevée avec peu d'accent sur le processus, où l'instinct est de poursuivre une nouvelle idée prometteuse, peut-être sans la valider correctement.

À l'autre extrémité du spectre se trouvent de grandes organisations complexes et bien établies. Ces entreprises sont souvent caractérisées par la hiérarchie, les processus et l'accent mis sur l'efficacité opérationnelle. Ils ont peut-être commencé leur vie en tant que startups chaotiques, mais ont maintenant élargi leurs offres, créé des identités de marque fixes et affiné leurs stratégies. Du point de vue de l'innovation, ils se concentrent principalement sur l'extraction des gains d'efficacité des produits existants. L'instinct ici est de passer beaucoup de temps à réduire les risques de chaque nouvelle idée avant de passer à l'exécution.

Du point de vue de la créativité ou de l'innovation, aucune extrémité de ce spectre n'est un endroit particulièrement propice pour une organisation. Trop de structure organisationnelle étouffe le processus créatif, car les employés consacrent une quantité excessive de temps et d'énergie à adhérer aux processus commerciaux (par exemple, les feuilles de temps, la gestion des parties prenantes et les réunions excessives) et ont peu de temps ou d'énergie pour trouver des idées. Les entreprises qui fonctionnent de cette manière sont vulnérables aux perturbations par des entreprises plus petites, plus agiles et plus chaotiques. Mais alors que moins de structure pourrait permettre à plus de temps et d'espace de générer des idées ou de pivoter de manière fluide, un manque de processus par lequel faire naître de nouvelles idées est tout aussi étouffant. Les idées ne sont pas correctement capturées ou validées et le produit devient gonflé et son objectif confus, ce qui entraîne une pression sur les ressources et une incapacité à livrer efficacement.

Il est essentiel de trouver le point médian où les gens ont le temps et l'espace pour réfléchir, puis, si et quand la graine d'une idée a germé, la bonne quantité de structure et de processus pour l'aider à se développer.

Atteindre le point médian

Une étude du Journal of Management de 2018 a cherché à concilier des recherches contradictoires sur l'effet des contraintes sur l'innovation ; certaines études ont révélé que les contraintes d'apport - telles que le temps limité, le capital humain ou le financement - aidaient à favoriser la créativité, tandis que d'autres ont constaté que ces restrictions décourageaient la pensée novatrice. Les auteurs suggèrent que l'étendue de la restriction compte : imposer des limites a un effet en forme de U inversé. Trop peu font une équipe complaisante; un nombre modéré rend la tâche difficile, encourageant l'expérimentation et le risque ; et au-delà d'un certain point, les contraintes redeviennent un problème, décourageant l'innovation et démoralisant les membres de l'équipe.

Pour atteindre l'équilibre, les organisations peuvent utiliser des contraintes créatives avec intention. La mise en place de garde-corps offre aux employés un environnement sûr dans lequel imaginer et prendre des risques audacieux et créatifs sans surcharger les équipes avec tant de contraintes qu'elles deviennent un obstacle.

Pensez-y comme si vous appreniez à faire du vélo : vous avez cinq ans, vous avez vu d'autres enfants se balader dans le quartier à vélo et vous voulez faire de même. Voilà la graine d'idée. Après des semaines de plaidoirie, un cadre en métal et en plastique étincelant se dresse sur votre porche. Vous haletez. Comment allez-vous réellement utiliser cette chose? Heureusement, vos parents vous ont fourni des roues stabilisatrices, un casque, des genouillères et des coudières (garde-corps pour réduire les risques), et ils vous interdisent de passer devant le lampadaire ou de rouler sans surveillance (contraintes pour limiter vos actions). Ces garde-corps et contraintes fournissent la structure qui vous permet d'agir sur votre idée. Les limitations vous donnent la liberté de commencer votre voyage.

Utiliser le temps comme contrainte créative

Le temps peut être une contrainte créative efficace et simple. C'est pourquoi les gens mettent en place des délais. Bien que la planification et la gestion du temps soient importantes, d'après mon expérience, le but principal de la plupart des délais est d'exiger que les gens soient productifs et ingénieux dans l'accomplissement de leurs tâches.

Cette même approche peut être utilisée dans un contexte d'innovation, dans l'utilisation d'ateliers intensifs à durée limitée pour solliciter de nouvelles idées ou valider des idées existantes. Si les gens savent qu'ils ne peuvent réfléchir que 25 minutes à quelque chose avant de passer à autre chose, ils se concentreront pendant ces 25 minutes. L'utilisation généralisée de la technique Pomodoro, dans laquelle le travail est effectué par incréments de courte durée, est un exemple de l'efficacité des contraintes de temps.

L'une de mes façons préférées d'utiliser le temps pour stimuler la créativité et la productivité des équipes est le processus de sprint de conception. Toute organisation, avec le bon engagement de temps et de ressources, peut utiliser cette approche.

Sprints de conception

Lancé chez GV, un sprint de conception est un processus facilité, limité dans le temps, de cinq jours qui offre un espace et une structure aux équipes pour tester et prototyper rapidement de nouvelles idées afin de résoudre un « énoncé de problème » prédéfini. Chacun des cinq jours est divisé en thèmes, et chaque jour est divisé en une série intensive d'ateliers plus petits et limités dans le temps, de sorte que les gens travaillent de manière synchrone sur un certain nombre de domaines différents du même produit.

Le sprint de conception s'appuie sur le cycle de développement traditionnel en quatre étapes : idée, construction, lancement et apprentissage. Dans le développement de produits traditionnel, les équipes ne peuvent recueillir des commentaires et itérer sur leur produit qu'à l'étape finale, après le processus long et coûteux de création et de lancement d'un produit. Le processus de design sprint vise à réduire le risque d'innovation en se concentrant sur le prototypage et en testant rapidement une idée avec les utilisateurs. GV décrit ce processus comme fournissant un raccourci entre « idée » et « apprendre », permettant à l'équipe de se développer et d'expérimenter sans investissement initial. Les leçons apprises lors d'un sprint de conception peuvent indiquer si l'équipe continue à construire le produit ou non.

La clé d'un design sprint, cependant, est que l'ensemble du processus se déroule en une semaine. Chaque étape du processus est limitée à une journée et les contraintes de temps obligent les équipes à réfléchir rapidement et de manière créative. Les activités quotidiennes du sprint de conception fournissent une structure aux équipes plus chaotiques, leur donnant un processus défini avec des résultats définis. Mais ces activités quotidiennes introduisent également un élément de chaos pour les équipes plus structurées, les forçant à se déplacer rapidement et à penser de manière créative en raison des contraintes de temps.

De quoi avez-vous besoin?

Des animateurs expérimentés dirigent généralement ces sessions, mais avec les bons conseils et garanties, n'importe qui peut apprendre à être un animateur de sprint. Pour exécuter votre propre sprint de conception, vous aurez besoin de :

• Un énoncé de problème.
• Une équipe de sept personnes (ou moins) composée d'au moins un animateur (vous y compris) et de représentants d'une gamme d'autres rôles, tels que propriétaire de produit, concepteur, ingénieur, expert en la matière ou expert en marketing.
• Cinq jours de temps bloqués pour chaque participant avec d'autres travaux réduits au minimum (horaires de réunion effacés, notifications en sourdine).
• Une série d'ateliers conçus pour aider une équipe à résoudre rapidement l'énoncé du problème.
• Un espace dédié avec des notes autocollantes et des tableaux blancs pour les sessions en personne ou un logiciel de collaboration (par exemple, Miro ou Google Jamboard) pour les rassemblements virtuels.

Comment ça marche?

Bien que le format exact puisse varier d'un sprint à l'autre, selon les exigences de l'entreprise et la préférence du facilitateur de sprint, chacun des cinq jours se concentre généralement sur un thème différent, et chaque journée thématique contient une série de petits ateliers.

Les sprints de conception ont tendance à se concentrer, de manière compréhensible, sur le design. Mais le format est suffisamment flexible pour l'adapter aux besoins de votre entreprise et de votre équipe. Personnellement, j'aime apporter plus de sens des affaires dans le processus que ce que l'on trouve dans un sprint de conception typique. Mon processus pourrait ressembler à ceci :

• Jour 1. Comprendre l'espace du problème

  • Permettez à l'équipe de sprint d'interroger des parties prenantes/experts clés pré-identifiés sur l'espace problématique.
  • Dessinez une carte du parcours client.
  • Créer des personas client.
  • Définir des objectifs à long terme pour le projet/produit.

• Jour 2. Idéation et « Que se passe-t-il sur le marché ?

  • Exécutez un exercice de dessin Crazy 8s/solution.
  • Effectuer une analyse concurrentielle.
  • Scannez et dimensionnez le marché.
  • Définissez les clients avec qui tester le jour 5.

• Jour 3. Scénarimage

  • Storyboarder la solution en équipe.
  • Construire l'architecture technique (le cas échéant).

• Jour 4. Prototypage et analyse de rentabilisation

  • Commencez à prototyper la solution.
  • Complétez le canevas du modèle économique.

• Jour 5. Tests utilisateurs et restitution aux parties prenantes

  • Testez les idées initiales avec les utilisateurs/clients et recueillez les commentaires.
  • Partager les progrès avec les parties prenantes/investisseurs (le cas échéant).

D'ici la fin de la semaine, l'équipe aura produit un prototype de solution, recueilli les commentaires des clients et exploré les principaux domaines du canevas du modèle commercial de la solution. Dans le cours normal du développement, cela peut prendre des mois.

J'ai utilisé des sprints de conception pour protéger les équipes des structures d'entreprise, en leur donnant des bacs à sable où ils peuvent innover et prendre des risques sans risquer d'avoir un impact sur le reste de l'entreprise. La liberté offerte par les garde-corps des sprints et la motivation fournie par les contraintes de temps permettent aux équipes d'agir de manière agile mais avec juste ce qu'il faut de rareté pour inciter à une action créative et décisive.

Trouver le bon équilibre

Peu importe la taille ou l'échelle d'une organisation, l'environnement de travail offert aux employés est crucial pour leur permettre d'innover efficacement. Demandez-vous : les employés sont-ils incités à proposer de nouvelles idées ? Si un employé proposait une idée révolutionnaire, se sentirait-il habilité à la proposer ? Si un employé proposait une idée révolutionnaire, l'entreprise saurait-elle quoi en faire ?

On a beaucoup écrit sur le désir d'autonomie des employés dans l'effectif actuel. Mais en même temps, la gestion du laisser-faire et le manque de clarté des rôles ont un impact négatif sur le bien-être des employés, et les startups chaotiques qui ne peuvent pas faire la transition vers des structures hiérarchiques plus ordonnées sont sujettes à l'échec. Les environnements d'affaires doivent élargir leurs processus créatifs pour inclure à la fois l'espace et la liberté de générer des idées et les structures qui donnent vie à ces idées.

Vous pouvez télécharger un PDF de l'infographie suivante et l'utiliser comme guide pour commencer à planifier des sprints de conception pour vos équipes.