Créer des connexions humaines authentiques au sein d'une équipe distante

Chaque jour, entrez dans votre café local et vous verrez probablement quelqu'un assis à une table, regardant fixement un écran d'ordinateur. Sans connaître aucun détail, une chose est sûre, il est évident qu'ils sont "au travail". Beaucoup d'entre nous y sont allés à un moment donné de leur carrière. Tout ce dont nous avons besoin, c'est d'une prise de courant, d'un accès à Internet et nous sommes prêts à partir.

En tant que développeur de logiciels pour une entreprise mondiale, j'ai l'avantage de collaborer avec des personnes du monde entier. Ici, depuis IBM Design Studio à Austin, Texas, environ 4 500 miles et au moins quinze heures de vol me séparent des développeurs les plus proches de notre équipe produit. Si l'on considère les membres les plus éloignés, essayez 18 heures d'avion, littéralement de l'autre côté de la planète.

Dans ce rôle actuel, je fais partie d'une équipe multi-sites où la plupart des techniciens sont basés sur deux sites principaux : Cork, Irlande et Kassel, Allemagne. Dans cette équipe produit, il se trouve que je suis le seul développeur de satellites basé à Austin, même si j'ai l'avantage d'être assis aux côtés de notre équipe de conception.

De tels scénarios sont courants de nos jours. En 2018, Owl Labs a constaté que 56 % des entreprises participantes à leur étude avaient adopté ou autorisé une forme d'arrangement à distance pour leurs employés. Bien que cette approche organisationnelle ait révolutionné la façon dont nous exerçons nos fonctions professionnelles, elle a également ouvert la voie à l'émergence de nouveaux modèles dans la façon dont nous interagissons les uns avec les autres à distance.

Se connecter avec les gens

J'ai toujours trouvé que l'aspect le plus fascinant d'une équipe distribuée, ce sont ses gens. La 'diversité des peuples', en elle-même, mérite d'être soulignée. À mon avis, ce mélange de compétences, de connaissances et de perspectives constitue le cœur de l'expérience. Pouvoir s'intégrer à des personnes d'horizons divers est révélateur. Entendre différents accents, découvrir de nouvelles façons d'aborder les problèmes et en apprendre davantage sur les cultures du monde dans le déroulement normal de la journée est tout simplement rafraîchissant.

Dans le même temps, l'un des plus grands obstacles pour les équipes distantes est d'établir une relation avec vos collègues, cette véritable connexion humaine. Dans une étude réalisée en 2018 par And Co et Remote Year, 30 % des personnes interrogées ont déclaré que le manque de communauté était le principal facteur ayant un impact sur leur bonheur au travail, ce qui est compréhensible. Avoir des collègues virtuels permet de tomber facilement dans le piège de penser "nous avons tous des missions individuelles, nous n'avons besoin d'interagir que lorsque notre travail se croise, et tout ce que nous sommes ici pour faire, c'est livrer".

Ce n'est tout simplement pas suffisant.

Tout au long de ma carrière, presque tous les projets sur lesquels j'ai travaillé impliquaient d'autres personnes éloignées d'une manière ou d'une autre. Dans ce contexte, j'ai beaucoup appris sur ce qu'il faut pour établir des partenariats significatifs avec des personnes à différentes distances et sur plusieurs fuseaux horaires. J'espère que la liste suivante de suggestions et d'idées pourra aider d'autres personnes qui relèvent le défi de créer de véritables liens humains avec leurs coéquipiers.

1. Des personnes, pas des ressources
2. Construire une culture d'amélioration continue
3. Lire les émotions à distance
4. Un petit effort supplémentaire peut combler l'écart
5. Rester reconnaissant au cœur

1. Des personnes, pas des ressources

Problème : Parfois, les membres de l'équipe distante peuvent être réduits à tort ou perçus comme des « contributeurs uniquement ». Dans certains cas, les personnes sont en fait appelées « ressources », littéralement.

Il y a environ un an, j'ai participé à un appel de lancement pour un projet où le client avait son siège social dans une autre ville. À un moment donné au cours de la réunion virtuelle, j'ai poliment demandé à l'un des clients-intervenants quelles étaient les informations d'identification et la propriété d'une application tierce qu'ils utilisaient. C'était une question juste, je rassemblais simplement des exigences. Mais sa réponse envers moi était rabaissante et non professionnelle, donnant l'impression que je remettais en question ses connaissances ou son autorité. Depuis lors, mon objectif personnel est de toujours reconnaître les collègues distants comme des personnes, pas seulement comme des ressources.

Au minimum, les grandes collaborations sont composées d'individus qui se respectent et se soucient les uns des autres à un niveau holistique. Bien sûr, nous partageons collectivement les mêmes objectifs, mais nous sommes aussi plus que de simples travailleurs. L'idée même d'« avoir une véritable connexion avec les personnes avec lesquelles vous travaillez » est un facteur de motivation éprouvé pour beaucoup lorsqu'il s'agit de satisfaction au travail. Cela a du sens car en tant qu'êtres humains, nous avons un besoin inné de nous connecter les uns aux autres - cela est particulièrement vrai dans les équipes distantes.

Voici quelques façons de nous rappeler que les gens sont la base de votre équipe :

• Présentez-vous de manière proactive à autant de coéquipiers que possible.
• Apprenez à vous connaître, partagez des cultures, des histoires et des parcours professionnels.
• Faites attention à votre tonalité audible et lisible (lors des appels et des chats), gardez-la amicale et respectueuse.

2. Construire une culture d'amélioration continue

Problème : En tant que membres d'une équipe distante, nous pouvons nous retrouver bloqués sur une île si nous ne demandons pas d'aide plus tôt que plus tard.

Souvent, on fait l'erreur de croire que pour apporter de la valeur à l'équipe, il faut tout savoir (tout le temps). Cette mentalité «individualiste robuste» est un aller simple vers le syndrome de l'imposteur. La prochaine chose que vous savez, une quantité importante de temps passe, votre progression reste stagnante, et au moment où quelqu'un tend la main, vous êtes déjà sous l'eau. N'oubliez pas que personne ne sait tout et, plus important encore, les équipes prospèrent grâce à la collaboration. Nous apprenons ensemble.

Les équipes les plus performantes dans lesquelles j'ai fait partie avaient toutes une culture d'apprentissage continu saine. Dans ces équipes, l'échec est acceptable, surtout lorsque nos erreurs se transforment en opportunités d'apprentissage. Lorsque je travaille dans une équipe à distance, au lieu de courir ou de me cacher de nos erreurs, je recommande personnellement que nous échouions en « public ». Cela permet à l'équipe de savoir que vous avez embauché un humain , qui rencontrera des obstacles et produira inévitablement des erreurs. Ce faisant, cela donne aux autres la possibilité d'offrir de l'aide ou d'apprendre.

Vous pouvez contribuer à la culture d'amélioration de l'équipe des manières suivantes :

• Tirez parti des chaînes publiques pour montrer quand vous êtes bloqué, cela permet au groupe de vous aider ou de vous orienter dans la bonne direction.
• Partagez ce que vous avez appris dans les chaînes publiques, les rétrospectives ou par le biais de la documentation.
• Passez du temps à écouter et à rechercher des moyens d'aider les autres.
• Lorsque vous aidez votre équipe, rappelez-leur que tout le monde demande de l'aide et comment vous êtes tous ensemble dans ce voyage.

3. Lire les émotions à distance

Problème : Comprendre l'état émotionnel de quelqu'un est déjà difficile lorsque vous êtes dans le même bureau. Lorsqu'il s'agit de communiquer en ligne, obtenir une bonne lecture du ton, des sentiments ou de l'intention de quelqu'un devient encore plus difficile.

En personne, il est relativement plus facile d'exercer des compétences générales car vous êtes dans le même espace physique que vos collègues. Du rire à la frustration, il y a un avantage à être colocalisé lorsqu'il s'agit d'interpréter ce que quelqu'un ressent. Nous pouvons évaluer ces émotions en fonction des inflexions vocales, des expressions faciales et des gestes.

Cependant, lorsque nous sommes loin de nos coéquipiers, nous devons être plus créatifs lorsque nous essayons de transmettre ou de capter ces sentiments. Lorsque je décompose la façon dont je communique avec mon équipe tout au long de la journée, environ 90 % de cela se produit dans les chats ; les 10 % restants sont répartis entre les conférences téléphoniques, les e-mails et tout autre outil permettant de commenter. Dans chacun de ces modes, nous devons transmettre clairement non seulement ce que nous disons, mais aussi ce que nous voulons dire et ce que nous ressentons.

Nous pouvons améliorer la capacité collective de notre équipe à lire et à transmettre des émotions de la manière suivante :

• Les appels vidéo offrent une opportunité visuelle et sonore de capter nos expressions ; allumez la caméra et souriez-vous.
• Au lieu de vous concentrer uniquement sur les objectifs commerciaux, développez l'habitude de porter une attention particulière au ton et aux sentiments lorsque vous communiquez avec votre équipe.
• Utilisez l'emoji approprié pour compléter vos pensées ou vos réactions ; ces personnages spéciaux amusants et efficaces peuvent aider à faire émerger vos sentiments.

4. Un petit effort supplémentaire peut combler l'écart

Problème : Le kilométrage physique entre les membres de l'équipe et les multiples fuseaux horaires peuvent mettre à rude épreuve nos efforts pour communiquer avec nos collègues.

Avec l'Allemagne ayant 7 heures d'avance et l'Irlande 6, on me rappelle constamment à quel point le décalage horaire est un problème. Dans la plupart des cas, lorsque j'ai des questions ou que je rencontre une sorte de blocage à tout moment après le déjeuner, toute notre équipe de développement est hors ligne.

Si je travaillais selon l'horaire typique de 9 à 5, je n'aurais qu'environ 3 à 4 heures de chevauchement avec mon équipe à distance. Il m'a fallu quelques semaines pour réaliser pleinement à quel point le décalage horaire était un facteur, mais une fois que je l'ai fait, j'ai décidé d'adapter mon horaire.

Quand j'ai appris que notre équipe d'Irlande avait des standups quotidiens à 10h30 (4h30 à notre heure), j'ai demandé à être invité à ces réunions. La plupart des gens pourraient penser : c'est bien trop tôt ! Mais, pendant quelques semaines, j'ai rejoint leur appel et l'ai trouvé incroyablement utile du point de vue de l'alignement et du suivi. Plus important encore, l'équipe a compris que j'étais ici pour être aussi utile que possible et était prête à sacrifier mes propres commodités pour le bien de l'équipe.

Bien que nous ne puissions pas faire grand-chose au sujet de la distance, il existe quelques stratégies pour potentiellement améliorer le chevauchement :

• Trouvez des moyens créatifs de vous étendre dans l'intérêt de l'équipe ; ces gestes témoignent de la bonne foi et de la volonté d'améliorer les choses pour le groupe.
• Soyez tout aussi accommodant envers les autres et rendez la flexibilité que vos collègues font preuve les uns envers les autres.
• Tirez le meilleur parti du temps qui se chevauche, posez des questions critiques et assurez-vous que personne n'est empêché de progresser.

5. Rester reconnaissant au cœur

Problème : Dans notre travail, nous passons presque chaque minute de chaque jour à concentrer notre attention sur la résolution d'un type de problème.

Un état d'esprit d'appréciation est profondément ancré dans ma culture personnelle; pratiquer la gratitude me permet de conserver une assez bonne humeur tout au long de la journée. Je pense régulièrement à la chance que j'ai de travailler dans l'industrie de la technologie, en aidant à résoudre certains des problèmes les plus difficiles au monde. Je ne peux jamais tenir cela pour acquis. Pouvoir écouter mes listes de lecture hip hop préférées, écrire du code toute la journée et avoir accès à l'apprentissage d'une multitude d'individus, c'est un rêve devenu réalité. Cette mentalité reconnaissante reste avec moi quoi qu'il arrive et c'est quelque chose que je vise à émettre lorsque j'interagis avec mon équipe.

Ce n'est pas toujours facile cependant. Dans l'industrie technologique, nous passons presque chaque minute de la journée à utiliser nos compétences et notre créativité pour trouver une solution à un problème. Parfois, nous nous concentrons sur les problèmes de l'entreprise, peut-être résolvons-nous un problème d'utilisateur, ou peut-être gérons-nous un problème d'équipe interne. Cette répétition, au fil du temps, cela peut nous peser, et nous pourrions oublier pourquoi nous avons même choisi de faire cela.

Garder une attitude positive peut aider à remonter le moral de l'équipe et est connu pour faire de vous un meilleur collaborateur. Même si vous êtes loin de vos coéquipiers, votre attitude transparaît dans votre travail et vos communications. Voici quelques conseils à garder à l'esprit lorsque vous montrez votre appréciation envers votre équipe :

• Utilisez les outils de l'entreprise pour remercier un coéquipier.
• Demandez à vos coéquipiers comment ils aimeraient être reconnus et remerciez-les en conséquence.
• Transmettez des commentaires positifs au responsable ou au responsable d'un collègue.

N'oubliez pas d'être humain

Vous les voyez sur diverses plateformes de médias sociaux, des publications ou des photos d'une retraite d'équipe où les employés s'éloignent de leurs projets pendant quelques jours pour se concentrer sur la constitution d'une équipe. Certaines organisations conçoivent intentionnellement ces événements dans leurs calendriers annuels ; c'est un excellent moyen de combler les lacunes et de faciliter la liaison. De nombreuses équipes rentrent chez elles après ces retraites et bénéficient d'un alignement et d'une productivité améliorés.

Pour d'autres organisations, avoir la possibilité de rencontrer en face à face vos homologues distants n'est pas une option. Dans ces cas, nous devons tirer le meilleur parti de nos circonstances en nous appuyant sur nos compétences générales et notre créativité pour aider à former les alliances dont nous avons besoin. Je suis convaincu qu'en prenant soin les uns des autres en tant que personnes d'abord, nous devenons collectivement meilleurs dans ce que nous faisons.

Derrière chaque @nom d'utilisateur, photo de profil et message direct se trouve une personne, une personne qui pleure et se réjouit probablement pour les mêmes raisons que vous. Alors que la technologie continue d'influencer de nouveaux comportements sociaux qui façonnent notre façon de travailler, il est important de se rappeler que les équipes phénoménales sont composées d'individus qui se comprennent et se soucient les uns des autres.

Les gens fabriquent des produits, ce n'est pas l'inverse. Quelle que soit la distance qui vous sépare de vos coéquipiers, je vous encourage à faire un effort conscient pour vous connecter les uns aux autres, à investir dans des amitiés durables et, enfin et surtout, à vous rappeler d'être humain.