Le partage de fichiers, c'est bienveillant : les meilleures façons de partager des fichiers avec des clients
Publié: 2018-11-13En tant que graphiste, la moitié de votre journée de travail peut vous donner l'impression d'avoir du mal à trouver un moyen de partager de gros fichiers avec vos clients. Si vous créez de gros supports promotionnels, des wireframes de sites Web, des livres électroniques ou du contenu vidéo de toute sorte, vos fichiers sont probablement très volumineux et de nombreuses méthodes traditionnelles de transfert d'un document Word rapide ne fonctionneront pas pour vous. Si vous êtes constamment à la recherche de meilleures solutions de partage de fichiers, nous avons quelques suggestions à vous proposer. Les suggestions ci-dessous sont destinées aux concepteurs, aux créateurs et à toute personne travaillant avec des types de fichiers volumineux.
6 solutions de partage de fichiers rapides et sécurisées
Importer dans un espace Drive partagé
À ce stade, il existe une poignée d'espaces de style «drive» différents où vous et votre client pouvez utiliser vos clients de messagerie ou une voie similaire pour vous connecter à un espace partagé basé sur le cloud. Le problème avec ces dossiers Drive est qu'ils sont plus limités en espace que vous ne le pensez. En tant que concepteur, vos fichiers pourraient devenir trop grands pour un espace comme celui-ci, auquel cas vous devrez soit payer, soit commencer à supprimer des fichiers précieux.
Utilisez votre système de chat interne
Si vous communiquez avec votre client via un système de chat interne ou un logiciel de chat, vous pouvez envoyer des fichiers assez facilement. La plupart des systèmes de chat permettent le glisser-déposer depuis votre stockage interne, un espace de stockage de type Dropbox ou partout où vous conservez vos fichiers pour vous-même. La mise en garde concernant l'utilisation des capacités de transfert de fichiers de la plupart des systèmes de chat est que la plupart des systèmes de chat limitent la taille des fichiers qu'ils sont prêts à transférer et certains ne peuvent pas du tout prendre en charge les fichiers vidéo. Vous pouvez compresser ce que vous pouvez, mais à la fin, il vous sera nécessaire de mettre à niveau si vos fichiers deviennent trop volumineux. Comme alternative, vous pouvez également insérer facilement des liens vers des fichiers téléchargés sur Dropbox sans aucune limitation de taille à l'aide des clients de bureau ou mobiles Dropbox autres que les limites de quota de votre compte Dropbox.
Partagez l'accès à votre propre espace de stockage
Pourquoi s'embêter à envoyer des fichiers ? Stockez vos fichiers dans le cloud et donnez à votre client un mot de passe sécurisé ou un point d'accès à l'espace. De cette façon, vous ne téléchargez les fichiers qu'une seule fois. Cela peut être fait de plusieurs façons. Si vous stockez vos fichiers quelque part en interne et que vous souhaitez que votre client puisse se connecter en toute sécurité, vous pouvez lui attribuer un compte de coffre-fort de mots de passe. De cette façon, ils ne verront jamais votre mot de passe ni n'auront d'accès externe à votre espace d'hébergement et lorsque vous serez prêt à couper l'accès, vous aurez le contrôle. Il existe cependant un moyen plus simple : si vous utilisez déjà une plate-forme de stockage telle que Dropbox ou similaire, vous pouvez simplement ajouter votre client en tant qu'utilisateur à cet espace. Lorsque vous téléchargez là-bas, votre client y aura accès et encore une fois - lorsque vous avez besoin de fermer l'accès, vous avez le contrôle ultime. Si vous recherchez un équilibre entre rapidité et facilité, sécurité et bande passante, vous voudrez peut-être rechercher un outil comme Dropbox ou similaire.
Envoi via grand disque dur + messagerie
Il s'agit de la version la plus grande, la plus sophistiquée et la plus chère de mettre vos papiers universitaires sur une clé USB pour les emmener à l'école. Bien qu'il semble un peu démodé de retirer vos fichiers du cloud, les charger sur un disque dur externe est aussi sécurisé que le disque dur lui-même. En passant par un service de messagerie, vous pouvez garantir (et payer) la protection de ces fichiers. C'est ainsi que des sociétés massives, technologiques et connues transportent des fichiers lorsque les choses doivent être sécurisées. C'est probablement moins réaliste pour vous si vous travaillez avec un budget plus serré, mais pour une petite agence ou pour ceux qui ont une clientèle gouvernementale/juridique/autre axée sur la sécurité, cela pourrait être une bonne option.
Utiliser un outil de partage de fichiers aléatoire dans le navigateur
Vous seriez surpris de la taille des fichiers que certains de ces sites de transfert de fichiers en ligne peuvent gérer. Une recherche sur Google révélera des dizaines d'options et la plupart d'entre elles fonctionnent - votre destinataire recevra votre fichier en un seul morceau, et plus rapidement que prévu. Le grand risque pour ces produits de transfert est qu'il n'y a aucune promesse de sécurité. Si vous créez simplement un actif promotionnel ou marketing occasionnel, vous pourriez être à l'aise de le transmettre rapidement à votre client sans vous soucier de la sécurité, mais pour les actifs internes ou tout ce qui est protégé dans le NDA de votre client, ce n'est probablement pas votre meilleur pari.
Partage de fichiers FTP
Cette méthode de partage de fichiers à l'ancienne peut sembler un peu désuète ou encombrante pour ceux d'entre vous qui ont développé leurs activités sur le cloud, mais elle fonctionne toujours et, contrairement à notre suggestion précédente, elle est ASSEZ sécurisée. La principale raison pour laquelle les concepteurs et autres créatifs n'utilisent pas cette méthode est qu'ils ne savent pas qu'elle existe. Étant l'un des moyens les moins conviviaux et les plus back-end de transférer des fichiers, les actions FTP peuvent effrayer les gens. Voici un guide convivial sur la façon de gérer un transfert FTP de fichiers.
Le partage de fichiers n'est pas toujours parfait, n'est-ce pas ? Vous recherchez la bonne combinaison de facilité et d'immédiateté, de bande passante pour la taille de vos fichiers, d'abordabilité et de sécurité, ce qui peut donner l'impression que vous recherchez une perfection qui n'existe pas. Cependant, si vous êtes prêt à expérimenter des options plus techniques, des options plus lentes ou des options qui nécessitent plus de travail, vous pouvez trouver quelque chose qui fonctionnera pour votre entreprise. Qui sait, vous pourriez trouver la solution parfaite après en avoir essayé quelques-unes.
Qu'est-ce que tu penses?
Commentez ci-dessous et dites-nous comment vous envoyez vos fichiers les plus gros et les plus mauvais à votre client et pourquoi vous préférez la méthode que vous utilisez actuellement. Nous aimerions avoir une discussion sur ce qui fonctionne pour différentes industries ou besoins.
Si vous connaissez un graphiste, un développeur, un créateur ou toute personne qui pourrait bénéficier d'un examen des meilleures façons de partager des fichiers, partagez cet article !
* Ceci est un article sponsorisé pour Dropbox. Toutes les opinions sont les miennes. Dropbox n'est pas affilié ni ne cautionne les autres produits ou services mentionnés.