14 secrets de suivi du temps que tous les concepteurs doivent connaître
Publié: 2021-06-16Que vous soyez un pigiste ou un employé d'une entreprise de conception graphique, le processus de conception reste le même. Il existe de nombreuses étapes impliquées dans chaque catégorie de conception qui créent la méthode compliquée pour la meilleure sortie créative. Et lorsque vous travaillez sur plusieurs projets simultanément, cela devient vraiment fastidieux si vos compétences organisationnelles font défaut.
La gestion du temps et le suivi du temps sont donc des éléments très importants de la vie d'un professionnel de la conception graphique. Vous devrez peut-être rendre compte à votre patron dans le cadre de votre travail, ou vous devrez peut-être le faire pour vos pratiques satisfaisantes. Mais avec la conception, il peut être un peu difficile de suivre chaque étape et chaque processus en raison de sa nature fluide. Et par conséquent, nous avons rassemblé 14 secrets de suivi du temps que tous les concepteurs doivent connaître.
Ces secrets sont des conseils d'experts et expliquent comment vous pouvez suivre le travail de votre carrière de designer avec un minimum de tracas. Plongeons dans les détails.
1. Les entrées de temps manuelles sont plus réalisables pour les débutants :
Pour les débutants, il est déconseillé de suivre de longues feuilles de calcul et des manuels compliqués. Le processus simple de suivi du temps commence par la saisie manuelle de l'heure dans votre document personnel. C'est l'étape de base que chaque débutant devrait suivre avant de se lancer dans des formules de suivi du temps difficiles. Il n'est pas important de tout suivre dès le premier jour.
Si vous souhaitez inclure cela dans votre routine, rendez-le simple et facile pour commencer. Garder une minuterie sur votre téléphone et noter les entrées de temps d'arrêt du début et de la fin d'une tâche ou d'un projet peut être votre première étape idéale. Ne rendez donc pas les choses écrasantes pour rendre cette pratique plus pratique et facile à intégrer.
2. Divisez le projet en étapes :
L'activité la plus courante chez les concepteurs avec suivi du temps consiste à diviser le projet en quelques étapes clés. Cela vous aide vraiment à analyser quelle étape prend combien de temps et ce que vous pouvez faire pour améliorer les performances globales. Vous pouvez avoir un processus différent pour différents projets. Donc, pour approfondir votre suivi du temps, vous pouvez diviser le projet en certains segments clés communs et analyser leur temps pour savoir exactement ce qui se passe avec ce processus.
La planification, la recherche, la conceptualisation, la conception, les tests et la livraison sont les étapes de base de tout projet de conception. Ils peuvent tous avoir d'autres segments vitaux également, donc selon votre projet, vous pouvez créer les divisions et suivre leur temps.
3. Il est important d'analyser vos capacités avant de donner du poids à toutes les étapes :
Lorsqu'il s'agit de décider d'une pondération temporelle approximative pour chacun de vos processus, vous n'êtes pas censé prendre des décisions hâtives ; cela concerne le processus d'estimation d'un projet. Après avoir pratiqué le suivi du temps pendant un certain temps, vous pouvez estimer le temps approximatif pour les projets à venir. Mais avant cela, assurez-vous d'avoir soigneusement examiné vos capacités.
Ce n'est pas la même chose pour tous les concepteurs, alors ne mettez jamais un suivi du temps en fonction de données en ligne aléatoires ou de la pression des pairs. Connaissez vos capacités et vos limites, puis décidez du temps dont vous avez besoin pour terminer un processus spécifique. Il est crucial pour chaque concepteur de créer un rapport de suivi du temps valide.
4. Chaque petite activité ne peut pas faire partie du suivi du temps :
Vous êtes très susceptible d'ajouter vos petites activités au plan de suivi du temps, ce qui n'est pas une chose bénéfique à faire. Certaines étapes clés standard sont une partie essentielle du suivi du temps et nécessitent votre attention, mais vous ne devez pas inclure les titres de vos activités personnalisées dans le suivi du temps. Parce qu'au lieu de vous aider à vous faire une idée claire, ils pourraient créer de la confusion et des complications dans votre projet.
Avec la pratique du suivi du temps, plus simple est mieux que tout, alors essayez de minimiser chaque élément et évitez d'ajouter des activités inutiles de petit projet au plan. Un conseil simple serait d'utiliser des termes plus larges au lieu d'éléments d'activités plus petites pour créer un plan de suivi du temps parfait.
5. Les plages horaires sont toujours très utiles :
Pour encourager la pratique du suivi du temps, il existe quelques astuces utiles qui peuvent faciliter le processus. Diviser votre journée en tranches horaires en fait partie. Bien sûr, vous pouvez également le diviser en semaines et en jours, mais généralement, les concepteurs travaillent quotidiennement et préfèrent diviser en heures. Diviser votre journée en blocs de temps et attribuer chaque bloc à une activité particulière est une forme plus simple de suivi du temps.
Par ce processus, il devient plus facile de comprendre la proportion de temps de chaque activité. Et vous devenez plus alerte et clair sur la façon de gérer chaque heure et de décider de la pondération. C'est donc une astuce simple et brillante pour pratiquer plus de suivi du temps dans une routine quotidienne.
6. La pression créée par le suivi du temps peut améliorer la productivité :
Idéalement, la pression n'est pas l'objectif principal du suivi du temps. Et les pratiques strictes de suivi du temps dans les bureaux ne sont également très bénéfiques pour personne. Mais si vous regardez le bon côté des choses, le suivi du temps crée inévitablement de la pression et de la discipline, que vous pouvez prendre comme un défi positif et tourner en votre faveur.
Avant le suivi du temps, vous travailliez peut-être en style libre, mais maintenant vous suivez un certain schéma et organisez très bien votre temps, ce qui peut sûrement augmenter l'efficacité. Une bonne gestion et un processus de conception discipliné encouragent de meilleurs résultats et une production plus rapide. Donc, au lieu de vous laisser submerger par la pression, essayez de mettre une pression supportable et profitez-en avec des résultats inattendus.
7. Les trackers de temps automatiques peuvent offrir des solutions étonnantes :
Il existe d'étonnants logiciels et outils de suivi automatique du temps disponibles sur le marché. Vous pouvez le trouver gratuitement et pour les versions payantes également. Ils sont largement utilisés dans les grandes organisations pour rendre les choses plus fluides. Ces outils ont d'excellentes fonctions et options pour prendre en charge vos activités de suivi du temps. Vous obtenez une expérience fantastique qui rend le processus de suivi du temps plus excitant et agréable.
Les outils automatiques peuvent prendre en charge toutes les activités mineures et majeures pour vous et vous donner le résultat souhaité. De plus, vous pouvez obtenir diverses analyses et rapports, enregistrer vos données, créer de nouveaux éléments et les rendre plus professionnels. Donc, si vous souhaitez accéder aux avantages avancés du suivi du temps, il est bon de disposer d'outils de suivi du temps intelligents.
8. Un calcul rigoureux et impartial est indispensable :
Si vous êtes un designer dévoué qui souhaite implémenter le suivi du temps pour vous-même, il est important d'être complètement honnête avec le processus. Après avoir obtenu toutes les données de suivi de votre projet, vous devez calculer et arriver à une conclusion appropriée. Il n'y a aucune portée d'excuses et de résultats déroutants pour des pratiques correctes de suivi du temps.
Vous devez être rigoureux et effectuer des calculs impartiaux pour connaître l'état précis de votre suivi du temps. Un rapport à moitié neutre n'est d'aucune utilité pour un concepteur qui souhaite bénéficier d'un suivi discipliné du temps. Donc, à long terme, il vaut mieux établir des normes correctes dès le début. Essayez de vous assurer que vous observez les données de manière critique et que vous rédigez des rapports appropriés.
9. Catégoriser les projets et faire des tags est une étape essentielle :
La partie reporting demande autant d'attention et d'efforts que la partie suivi du temps. Lorsque vous gérez plusieurs projets, vous devez comprendre la nature et les attentes de chaque projet. Le suivi du temps d'une journée ne peut pas vous aider à aller plus loin avec la ligne de projet. Commencez donc à analyser les données de suivi du temps selon les projets. Créez ensuite vos balises personnalisées pour différents types de projets afin de rendre votre travail plus organisé et plus fluide.
Vous pouvez le faire sur la base des activités principales, des livrables, des clients ou des délais. Selon votre travail et votre marché, vous devez franchir cette étape et créer des catégories et des balises à des fins de suivi du temps.
10. Les distractions et les modifications ne sont pas cohérentes :
Une chose que vous devez comprendre dans le suivi du temps est que vos distractions et les modifications suivies ne font pas partie intégrante de votre pratique de suivi du temps. Ils peuvent être possibles au début, mais leur devenir naturel est fortement interdit. Cependant, si vous voulez éviter que vos distractions ne commencent, essayez d'utiliser la plage horaire de distraction dans le calendrier.
De cette façon, vous pouvez entraîner votre cerveau à utiliser tous les types de distraction et d'autres activités au cours de cette période uniquement - plus la distraction est faible, plus les résultats sont élevés et, finalement, sans modifications. Alors entraînez-vous à suivre un modèle discipliné et à utiliser le temps à bon escient pour un rapport de suivi du temps parfait.
11. Maintenir une fiche personnelle et des rapports sont les ingrédients secrets :
Même si vous avez une personne âgée à qui rendre compte, il est préférable de garder une note personnelle et de faire rapport. Les données de suivi du temps peuvent avoir divers facteurs affectant, et si vous utilisez un outil automatique, de nombreuses variables ne seraient pas sous votre contrôle. Et c'est pourquoi une feuille personnelle de suivi du temps peut vous aider beaucoup à analyser votre travail réel, et il est facile à maintenir et à obtenir des résultats fructueux.
Incluez donc une feuille personnelle d'entrées de temps dans vos pratiques de suivi du temps, en particulier lorsque vous comptez sur un outil ou une méthode externalisée. De cette façon, vous pouvez donner une analyse concrète du suivi du temps à votre client ou à votre employeur.
12. Activités non facturables
Comme mentionné précédemment, le processus de conception peut comporter des couches d'activités liées à la recherche, à la planification, à la préparation et à la conception. Ainsi, lorsque vous suivez votre travail pour un certain projet, vous devez également inclure certaines activités non facturables, car elles contribuent également beaucoup au résultat final.
Vos heures de recherche, la collecte des approbations et des licences essentielles, la réalisation de plusieurs modifications et de nombreuses autres activités mineures que vous pourriez ne pas inclure en tant que travail de conception de base doivent également être comptabilisées dans le rapport de suivi du temps. Parce qu'ils complètent votre projet et vous coûtent beaucoup de choses.
13. Estimez le projet et surveillez-le à chaque fois :
Après avoir travaillé sur une pratique de suivi du temps appropriée pendant un certain temps, vous pouvez passer à la partie estimation et suivi. Avec chaque nouveau projet, vous pouvez estimer le temps à l'avance, puis le surveiller à plusieurs intervalles pour vérifier à quel point vous pouvez vous rapprocher de vos propres prévisions.
C'est une étape essentielle car elle vous donne autorité sur votre cycle de gestion du temps. Petit à petit, vous sauriez combien d'heures vous investiriez dans différentes activités et projets avant de travailler. Mais cela ne peut se produire que lorsque vous avez observé de manière critique votre modèle de suivi du temps et appris votre système de travail.
14. Des méthodes et des normes complexes ne sont pas nécessaires :
Si vous pensez que seules des pratiques professionnelles complexes de suivi du temps peuvent aider votre processus de conception, vous vous trompez sérieusement. Parfois, vous n'avez pas à emprunter la voie difficile, car des options simples peuvent également faire l'affaire. Selon votre schéma de travail et votre compréhension, vous pouvez proposer n'importe quel plan de base pour garder le bon rythme.
Le motif final du suivi du temps est d'avoir des données claires sur le temps et les tâches respectives, qui ne doivent pas nécessairement inclure des processus et des normes complexes. Essayez de le rendre aussi simple que possible afin qu'il reste facile à suivre et à mettre en œuvre chaque fois que vous travaillez sur un nouveau projet.
Le suivi du temps aide vraiment un concepteur à connaître ses propres domaines d'expertise et d'améliorations. Réaliser un design réussi est l'objectif ultime du travail d'un designer, mais le livrer dans un délai raisonnable est tout aussi important. La mise en œuvre de pratiques de suivi du temps dès le début d'une carrière peut vous aider beaucoup à long terme.
Il vous aide à travailler de manière transparente avec de meilleures compétences organisationnelles. Et à un moment donné, chaque concepteur estime que chacun de ses processus devrait avoir une tranche de temps définie pour prévoir un projet complet avant de convenir d'un délai particulier. Donc, avec les secrets mentionnés ci-dessus, vous avez probablement une idée de la façon dont vous pouvez commencer et sur quoi vous devez travailler.
Vous pouvez obtenir un meilleur paiement et une meilleure efficacité avec des pratiques de suivi du temps appropriées. Alors observez votre modèle de travail et commencez à mettre en œuvre des pratiques de suivi du temps avec la plus haute priorité pour devenir le meilleur du marché.