Un marco efectivo de retorno de la inversión para desarrollar una política de trabajo desde cualquier lugar

“El cambio tectónico causado por COVID-19 cambió 'trabajo' de un sustantivo a un verbo. De un lugar al que fuimos a una cosa que hacemos, independientemente del lugar”. — Joe Brady, CEO - Américas, The Instant Group

Hoy en día, las empresas se enfrentan a una enorme presión por parte de los empleados actuales y futuros para proporcionar acuerdos de trabajo más flexibles, y hay más opciones que nunca. Si bien el cambio abrupto al trabajo remoto causado por la pandemia de COVID-19 fue inicialmente caótico, trabajar desde casa (WFH) ha demostrado ser mucho más viable de lo que la mayoría esperaba. Las empresas, y las industrias enteras, que antes no habían considerado adoptar tales políticas ahora están considerando hacerlas permanentes para atraer y retener empleados.

Ahora que hemos superado en gran medida las barreras culturales y tecnológicas para trabajar desde casa, la próxima frontera lógica es trabajar desde cualquier lugar (WFA). Este nivel de libertad y flexibilidad alguna vez fue descartado como una fantasía. Pero ahora, dado el telón de fondo de la Gran Renuncia y la reapertura de las fronteras globales, brindar o no a los empleados la opción de trabajar desde cualquier lugar probablemente sea lo más importante para muchos empleadores y empleados en 2022.

Las principales barreras para trabajar desde cualquier lugar son las cuestiones legales y fiscales. Los principales riesgos incluyen el cumplimiento fiscal (para empleados y empleadores), problemas de inmigración, leyes laborales locales y problemas de seguridad de datos. Si bien estos riesgos pueden parecer desalentadores inicialmente, se pueden manejar. Las principales empresas, como Spotify y Revolut, ya cuentan con políticas WFA. Tales políticas no necesariamente otorgan a los empleados libertad absoluta. Más bien, pueden diseñarse para proporcionar a los trabajadores cierto grado de flexibilidad, al tiempo que imponen limitaciones estratégicas para minimizar los riesgos.

He trabajado en EMEA, APAC y EE. UU., y he pasado una cantidad significativa de tiempo como trabajador remoto trotamundos. Soy contador público y he ocupado altos cargos en multinacionales globales, lo que me ha permitido viajar a más de 150 ubicaciones. He experimentado de primera mano los desafíos de lidiar con problemas complejos de impuestos corporativos, impuestos individuales y derecho laboral en múltiples jurisdicciones.

Mi familia y yo hemos descubierto que trabajar desde cualquier lugar cambia la vida. Mi hija de 5 años ya ha vivido en cuatro países y ha viajado a más de 20. Poder trabajar desde cualquier lugar nos ha permitido sumergirnos verdaderamente en diferentes culturas y perseguir nuestras pasiones de formas que nunca pudimos en unas vacaciones cortas. Esta nueva forma de trabajar me inspiró a iniciar mi propia empresa: ahora asesoro a corporaciones e individuos sobre cómo hacer realidad WFA.

Debido a que WFA es un área de política nueva y en evolución que involucra regulaciones de una enorme cantidad de países, todavía hay más preguntas que respuestas. Dicho esto, los empleadores están logrando avanzar y tomar decisiones a pesar de cierta ambigüedad. La manera más simple, y quizás la mejor, de evaluar los riesgos y las recompensas de ofrecer una póliza de WFA es a través de la lente de un marco integral de ROI. Este tipo de análisis puede ayudarlo a tomar una decisión informada sobre si adoptar una política WFA es la opción correcta para su organización y ayudarlo a optimizar una política para su nivel de tolerancia al riesgo.

Del “trabajo desde casa” al “trabajo desde cualquier lugar”

Mencioné la creciente presión que enfrentan los empleadores por parte de los empleados para que les permitan trabajar no solo de forma remota, sino cada vez más desde cualquier lugar. Usted puede preguntar: ¿Cuál es exactamente la diferencia?

WFH se refiere a los empleados de tiempo completo cuyas empresas les permiten trabajar de forma remota, generalmente desde la comodidad de sus hogares. Las políticas de la FMH generalmente se aplican a los trabajadores que permanecen dentro de un país y pueden optar por trabajar desde “casa”, ya sea parte o todo el tiempo.

Las políticas de WFA son diferentes. Permiten que los empleados trabajen de forma remota en el extranjero de forma temporal, por lo general durante más de siete días pero menos de 365. Las duraciones dentro de este rango caen en un área gris legal en muchos países. Estas estadías son más largas que los viajes de negocios estándar, pero no requieren un cambio permanente de residencia.

Si bien WFA no es un concepto nuevo para algunos (incluido yo mismo), es algo que a menudo se ha escapado de las grietas regulatorias. Sin embargo, a medida que un número creciente de personas se une a las filas de la WFA, es probable que la residencia temporal esté sujeta a un mayor escrutinio regulatorio y una aplicación más estricta. Este panorama cambiante es una razón más para desarrollar una política de WFA bien diseñada que proteja a su empresa de los riesgos de cumplimiento legal y fiscal.

Políticas de la WFA: ¿Qué pueden ganar los empleadores?

Tanto los datos duros como la sólida evidencia anecdótica indican que permitir que los empleados trabajen de forma remota puede brindar beneficios tangibles a los empleadores, ayudándolos a atraer y retener a los mejores talentos, aumentar la satisfacción y productividad de los empleados y reducir la necesidad y el costo del espacio de oficina. Los empleadores que brindan permanentemente la opción de WFA obtienen el beneficio adicional del acceso al grupo de talentos global. La empresa de software GitLab estima que el beneficio neto que recibe por ser una empresa totalmente remota es de 18 000 dólares por trabajador al año.

Incluso antes de la pandemia, la investigación académica de las principales universidades sugirió que permitir el trabajo remoto podría aumentar la productividad de los empleados. Un estudio de 2013 dirigido por el profesor de economía de Stanford, Nicholas Bloom, descubrió que la transición del trabajo de oficina tradicional al trabajo desde casa condujo a un aumento del 13 % en la productividad de los empleados. Un estudio de observación posterior realizado por profesores de la Universidad de Harvard y la Universidad Northeastern encontró que permitir que los empleados pasaran de WFH a WFA condujo a un aumento adicional de la productividad del 4,4 %.

El mensaje de los empleados es claro y consistente: los arreglos de trabajo inflexibles son una de las principales razones que citan para dejar sus trabajos. En una encuesta reciente de GoodHire, el 74 % de los encuestados dijeron que necesitarían algún tipo de arreglo de trabajo remoto para permanecer en sus trabajos actuales.

Un creciente cuerpo de evidencia sugiere que muchos trabajadores incluso estarían dispuestos a aceptar un recorte salarial por la opción de trabajar de forma remota de forma permanente. Si bien la cantidad varía según la fuente, en general, la mayoría de los encuestados dicen que aceptarían reducciones salariales del 5% al ​​10% para hacer que los arreglos de trabajo remoto sean permanentes.

¿Cuáles son las desventajas de las políticas de WFA?

Hay desincentivos para adoptar una política de WFA, entre los que destaca la pesadilla de cumplimiento que puede crear la WFA. Veremos esto principalmente desde la perspectiva del empleador, quien generalmente enfrenta una mayor exposición al riesgo. Sin embargo, los empleados que trabajan de forma remota en un país que no sea su residencia fiscal permanente durante largos períodos de tiempo también enfrentan ciertos riesgos.

El principal riesgo al que se enfrentan los empleadores en los escenarios WFA es la posibilidad de activar el "establecimiento permanente" (PE). PE describe las actividades de una empresa en un país extranjero que son sustanciales y continuas, lo suficiente como para dar lugar a una obligación tributaria en ese país. Diferentes países y sus respectivos tratados fiscales pueden utilizar criterios ligeramente diferentes para definir PE, pero la mayoría se basa en la orientación del artículo 5 del Modelo de Convenio Fiscal de la OCDE.

Hay dos formas principales en que una empresa puede desencadenar PE: operar un lugar fijo de negocios (físico o virtual) en un país y/o compensar a un agente dependiente en ese país (generalmente alguien con el poder de firmar contratos en nombre de la empresa ). Los altos ejecutivos y los vendedores son ejemplos típicos de agentes dependientes, aunque la designación varía según el país y la situación. Por estas razones, tanto la naturaleza del trabajo realizado en un país, así como la duración y el grado de regularidad con el que se lleva a cabo ese trabajo, son factores importantes a considerar al desarrollar su política de WFA.

Supongamos que un director sénior de su empresa, alguien que es responsable de las principales decisiones estratégicas y que tiene la autoridad para firmar contratos en nombre de la empresa, quiere vivir en su casa de verano en el extranjero durante siete meses al año. La naturaleza del trabajo que se está realizando, combinado con la cantidad significativa de tiempo que se pasa en un solo país y la naturaleza recurrente de las visitas, probablemente provocará que EP no pase las pruebas de "lugar fijo de negocios" y "agente dependiente".

Si un país extranjero considera que su empresa tiene un establecimiento permanente allí, corre el riesgo de incurrir en una factura de impuestos corporativos considerablemente más alta. Por otro lado, es poco probable que un desarrollador de software junior que trabaje desde un Airbnb en una isla del Caribe durante un mes al año desencadene la PE.

PE conlleva el mayor riesgo financiero cuando permite que los empleados participen en WFA, pero no es el único riesgo. He esbozado los otros riesgos principales en la siguiente tabla.

¿Cómo puede desarrollar y optimizar la política WFA de su empresa de manera que maximice los beneficios potenciales y mitigue los riesgos más importantes? Con un marco de ROI.

Un marco de ROI para las políticas de WFA

De la misma manera que los inversionistas calculan el rendimiento de una inversión, las empresas a menudo buscan estimar (o, después del hecho, medir) el rendimiento de una decisión comercial estratégica en relación con su costo. Un marco de ROI puede ser una herramienta útil al desarrollar una política de WFA o comparar opciones de políticas. Sin duda, los insumos serán imprecisos, ya que sería imposible asignar valores numéricos concretos a los costos o beneficios involucrados. Independientemente, este marco teórico puede ayudarlo a ver cómo se pueden modificar varios aspectos de su póliza para maximizar su ROI, ya sea aumentando los beneficios o disminuyendo los costos.

Para nuestros propósitos, el lado del "costo" de la ecuación debe tener en cuenta los gastos administrativos adicionales de implementar una política de WFA, así como el "costo" de cada uno de los principales riesgos enumerados en el siguiente gráfico. Puede estimar el costo de cualquier riesgo dado multiplicando la probabilidad de que ocurra el resultado negativo por el costo de la sanción en la que se incurriría.

Por ejemplo, ofrecer una póliza WFA por 30 días al año presenta una probabilidad extremadamente baja de que cualquier empleado active PE en un país extranjero. Aunque el costo de penalización de PE es alto, la probabilidad de incurrir en ese costo es insignificante en este escenario, por lo que ofrecer esa política deja a su empresa en una posición bastante segura.

Por el contrario, un riesgo inaceptable podría ser permitir que alguien en un rol de alto riesgo como ventas pase más de la mitad del año en un país donde existe un riesgo significativo de crear un establecimiento permanente que podría costarle millones a la empresa. En ese caso, sería difícil construir un caso de negocios que les permita trabajar desde cualquier lugar.

(En el gráfico anterior, el costo estimado de reemplazar a un empleado proviene de Gallup, y Goodhire, Owl Labs y Vidyard realizaron algunas encuestas relacionadas con las preferencias de los trabajadores).

A medida que desarrolla y compara posibles políticas de WFA, considere cuatro preguntas clave. Las respuestas influirán directamente en el ROI de una opción de póliza determinada, lo que le permitirá optimizar su póliza maximizando los beneficios y minimizando los riesgos.

1. ¿Es WFA una opción viable para su empresa?

No todos los trabajos se pueden hacer bien de forma remota. Esto puede parecer obvio, pero no siempre es tan claro como podría pensarse. WFA puede complicar aún más las cosas si los empleados trabajan en diferentes zonas horarias. Sin embargo, en el transcurso de la pandemia, muchos líderes empresariales que alguna vez pensaron que sus negocios no podían funcionar de forma remota o asincrónica descubrieron que, de hecho, sí podían.

E incluso las industrias que requieren horarios fijos y una presencia física, como las plantas automotrices, pueden tener departamentos (financiero, legal, de recursos humanos) que pueden operar de manera más independiente. Antes de considerar seriamente la adopción de una política de WFA, pregúntese si el trabajo remoto asincrónico sería posible para su empresa y qué probabilidades hay de que resulte en una menor productividad. Piense en esto para la empresa en su conjunto, así como con respecto a los departamentos y roles individuales.

En algunos casos, la regulación específica de la industria puede ser un factor limitante en el lugar donde los empleados pueden trabajar. Por ejemplo, ciertos tipos de instituciones financieras están altamente regulados y es posible que deban cumplir con requisitos de licencia específicos para realizar negocios a través de las fronteras estatales y nacionales. En otros casos, el trabajo remoto puede ser posible, pero menos eficiente. El trabajo asincrónico plantea ciertos desafíos, particularmente con respecto a la comunicación; sin embargo, también puede aumentar la eficiencia al permitir que el trabajo continúe las 24 horas del día. McKinsey & Company ha identificado qué industrias son las más adecuadas para el trabajo remoto.

2. ¿Cuántos días de WFA debe permitir en un año determinado?

La cantidad de días que permite que los empleados trabajen desde cualquier lugar por año debe ser una función de dos factores.

Primero, como se discutió en la Pregunta 1, considere si la productividad se verá afectada negativamente por períodos prolongados de trabajo remoto. Por ejemplo, muchos trabajos en el sector de la tecnología, como el desarrollo de software, son relativamente independientes y, a menudo, se realizan de forma remota. Es difícil ver cómo WFA por cualquier período de tiempo podría plantear problemas. Sin embargo, en otras industrias o roles que requieren un alto grado de colaboración, un mes o dos fuera de la oficina de vez en cuando puede ser viable, pero los períodos de tiempo más largos pueden no ser ideales.

En segundo lugar, piense en las regulaciones externas. Muchas reglas de inmigración y visas se basan en períodos de tiempo estándar (por ejemplo, 30, 90 o 183 días). Por ejemplo, los ciudadanos estadounidenses generalmente pueden pasar hasta 90 días en un país determinado con una visa de turista tradicional. Es poco probable que realizar trabajo remoto para una empresa con sede en los EE. UU. desde el extranjero, un trabajo que no implique interacción en el mercado local, represente un riesgo grave de desencadenar PE dentro de este período de tiempo.

No es una coincidencia que la mayoría de las políticas de WFA adoptadas por las principales empresas hasta la fecha oscilen entre uno y tres meses al año. Los empleados de Shopify pueden usar WFA durante tres meses al año, Revolut ofrece dos meses de WFA, mientras que American Express permite un mes. Para cualquier póliza WFA dada, una duración más corta reduce la probabilidad de varios riesgos clave: desencadenar PE, infringir las reglas de inmigración y quedar sujeto a la ley laboral local.

3. ¿Qué países incluirá o excluirá?

Puede abordar esta pregunta de una de tres maneras: una lista de países preaprobados, una lista de países prohibidos o una combinación de los dos. (Por razones geopolíticas o de seguridad, la mayoría de las empresas prohíben al menos algunos países).

Al determinar qué países incluir en su póliza, considere qué riesgos son particularmente relevantes para cada ubicación, así como el nivel general de riesgo. Los EE. UU. y el Reino Unido, por ejemplo, tienen algunas de las regulaciones más estrictas en esta área: incluso las estadías que bordean los 30 días tienen el potencial de generar problemas fiscales. Por el contrario, y particularmente durante el transcurso de la pandemia, varios países han introducido políticas con el objetivo explícito de atraer trabajadores remotos. Muchos países cuyas economías anteriormente dependían en gran medida del turismo han tomado la decisión calculada de ofrecer programas de visas de trabajo remoto para atraer trabajadores remotos con ingresos relativamente altos y los gastos discrecionales que conllevan.

4. ¿Debe vincular dinámicamente su sistema de gestión del desempeño con su política de WFA?

Si bien la mayoría de los datos sugieren que expandir la flexibilidad de los empleados, ya sea por WFH o WFA, da como resultado una mayor productividad, hay formas en que podría amplificar este beneficio. Así como históricamente los empleadores han ofrecido bonificaciones basadas en el desempeño o otorgado años sabáticos pagados a quienes permanecieron en la empresa durante un cierto número de años, permitir que los empleados trabajen desde cualquier lugar puede usarse como un beneficio de incentivo relacionado con el desempeño o la retención.

¿Cuál es la política WFA adecuada para su organización?

Nada está libre de riesgo. Por un lado, la adopción de una política de WFA puede exponer a su empresa a una serie de riesgos de cumplimiento. Por otro lado, no ofrecer al menos cierta flexibilidad en torno al trabajo remoto internacional lo pone en riesgo de perder algunos de sus mejores talentos. ¿Qué debe hacer un empleador?

Mi esperanza es que el marco de ROI le proporcione una comprensión básica de los costos y beneficios potenciales de adoptar una política de WFA. Además, debería ayudarlo a comparar diferentes opciones de políticas y ver cómo el ajuste de componentes específicos de su política WFA puede afectar el ROI.

Dicho esto, algunas de las áreas de riesgo son complejas. Varían según el país y están en constante evolución a medida que los reguladores intentan adaptarse a una fuerza laboral global cada vez más geomóvil. Si bien este marco básico puede ayudarlo a desarrollar una política WFA de riesgo relativamente bajo para su empresa, si está considerando una política más expansiva, puede valer la pena buscar asesoramiento profesional.