Kinder Tools: cómo mejorar el diseño de UX empresarial para la salud mental

Unos años después de mudarme al Reino Unido, el Servicio de Impuestos de Sudáfrica me envió un correo electrónico con una "demanda final" de impuestos atrasados ​​y fuertes multas que se habían estado acumulando, sin que yo lo supiera, durante una década.

Soy una persona concienzuda, por lo que este proyecto de ley fue un shock. Inmediatamente me conecté al nuevo portal de autoservicio del sitio de ingresos que afirmaba facilitar la presentación de declaraciones de impuestos y la presentación de disputas.

No fue fácil.

La navegación fue plana y desconcertante; las acciones clave se enterraron y no se les dio prioridad en las páginas. Información importante aparecía como modales de alerta que eran imposibles de localizar una vez que estaban cerrados. La llamada a la acción "Obtenga ayuda con la presentación electrónica" era una puerta falsa que conducía a una página que decía que no había agentes disponibles.

Como diseñador de UX/UI con más de 15 años de experiencia en la creación de sitios, aplicaciones y sistemas centrados en el usuario, estaba horrorizado. También tengo TDAH, ansiedad y depresión; y como persona con un cerebro neurodivergente y estas condiciones de salud mental, el sitio web inutilizable desencadenó una mayor agitación, rumiación y pánico en una situación que ya era estresante.

Casi mil millones de personas en todo el mundo viven con un trastorno de salud mental y cientos de millones tienen TDAH. En 2021, los problemas de salud mental fueron la principal causa de ausentismo laboral en el Reino Unido, lo que representó pérdidas para los empleadores de hasta £43 mil millones ($57 mil millones).

La investigación sobre el efecto del diseño de UX en la salud mental se encuentra en sus primeras etapas, pero un buen diseño es accesible y se adapta a una multitud de líneas de base. Una experiencia de usuario confusa podría desencadenar ansiedad, como me pasó a mí; las tareas repetitivas podrían exacerbar la depresión; para alguien con un trastorno de atención, una avalancha de alertas podría descarrilar un día de trabajo productivo.

Mejorar el diseño de UX para la salud mental

Para los trabajadores que luchan contra los trastornos de salud mental, las demandas de productos empresariales mal diseñados pueden empeorar los síntomas. Los diseñadores pueden ayudar mejorando algunos puntos débiles endémicos del trabajo del conocimiento. Muchas de estas soluciones UX propuestas se basan en la tecnología existente o amplían la disponibilidad de funciones infrautilizadas. Otros confían en los avances en el aprendizaje automático.

Optimice la gestión del flujo de trabajo

Los investigadores han relacionado el aburrimiento crónico en el trabajo con la depresión, y las tareas serviles repetitivas pueden desencadenar frustración y ansiedad por la pérdida de tiempo. Aumentar la automatización de la oficina para tareas repetitivas e incorporar el diseño anticipatorio a través del aprendizaje automático podría ayudar a liberar a los trabajadores de estos efectos nocivos y permitirles dedicarse a la resolución creativa de problemas.

Crea opciones de edición masiva. Gran parte de lo que hacemos en herramientas como Jira, GitHub y Excel son variaciones del trabajo realizado anteriormente. Las tablas, por ejemplo, son omnipresentes en las aplicaciones empresariales, pero a menudo falta la capacidad de filtrar, seleccionar, duplicar y administrar contenido a granel a nivel de tabla.

Ofrezca plantillas inteligentes. Conozco a directores de proyectos que prefieren crear sus propias plantillas en aplicaciones de flujo de trabajo como Jira. En estos casos, las plantillas habilitadas para el aprendizaje automático pueden ofrecer atajos al sugerir acciones y formatos basados ​​en el historial de flujo de trabajo de un usuario.

Eliminar las barreras de comunicación

La colaboración remota a través de las fronteras culturales y lingüísticas se ha vuelto más común desde el inicio de la pandemia de COVID-19. Existe una gran cantidad de herramientas de colaboración y comunicación virtual para facilitar esto, pero los retrasos audiovisuales, la ausencia de lenguaje corporal y contacto visual, y las notificaciones de aplicaciones pueden aumentar la ansiedad y reducir la productividad, incluso en personas sin trastornos de salud mental. Mejorar las herramientas de comunicación empresarial en algunas formas clave puede ayudar.

Traduce el contexto, no solo el lenguaje. La traducción ha avanzado mucho en la última década, pero ofrecer múltiples significados potenciales para idiomas de alto contexto e indicar el nivel de confianza de cada traducción aliviaría la incomodidad de los hablantes no nativos al usar aplicaciones de chat como la plataforma de mensajería instantánea de Microsoft Teams. Idealmente, estas características también señalarían modismos comunes que no tienen traducción literal y presentan riesgos de malentendidos.

Reducir las interrupciones. Jira y otras herramientas de administración de productos son conocidas por producir montones de correos electrónicos de notificación. Sin embargo, silenciar estas notificaciones puede significar perderse desarrollos importantes. En el futuro, las herramientas podrían programarse para enviar alertas en función del volumen de conversaciones, anomalías (como que su jefe salte a un hilo) y palabras clave.

Los diseñadores de Slack, por ejemplo, están trabajando en un sistema de inteligencia artificial que mostraría un mensaje a la vez, en orden de importancia. Las herramientas que clasifican información como esta pueden ayudar a informar a los usuarios sin abrumarlos.

Compensar las deficiencias del video. Las videollamadas ahora son negocios habituales para la mayoría de los trabajadores del conocimiento. Pero los usuarios con “ansiedad por Zoom” temen que los percances técnicos los hagan parecer incompetentes. Las aplicaciones podrían normalizar y despersonalizar las fallas al notificar automáticamente a los asistentes con una insignia o un mensaje de chat cuando otro usuario tenga problemas de conexión.

Aumentar automáticamente el volumen para los usuarios que hablan en voz baja y silenciar a otros asistentes hasta que termine un orador para evitar interrupciones accidentales también podría aumentar la confianza de los colegas. Otro ajuste inteligente: Ocultar por defecto la vista propia. Ver una imagen de uno mismo durante toda una reunión puede hacer que las personas se fijen y sientan ansiedad por su apariencia, un fenómeno que los investigadores llaman "dismorfia de Zoom".

Actualizar recursos de capacitación

Las personas con depresión son propensas a culparse a sí mismas, lo que puede estallar en respuesta a una arquitectura UX torpe. Demasiados productos empresariales se basan en tutoriales perezosos o guías de ayuda incompletas para comunicar las funciones principales o las actualizaciones. (Internet está repleto de tutoriales sobre cómo completar las funciones básicas en herramientas como Microsoft Word y Jira). En su lugar, los diseñadores de productos deben presionar para ofrecer opciones sólidas y variadas de capacitación y soporte.

Proporcione tutoriales detallados sobre el primer uso. Guiar a los usuarios a través de su primera tarea durante la incorporación los familiarizará rápidamente con las funciones clave. Utilice clips de vídeo, animaciones e imágenes tanto como sea posible. La gente no leerá si no es necesario, pero el movimiento llamará su atención.

Utilice personas reales para la atención al cliente. Aumente su apoyo humano cada vez que publique una actualización importante o realice cambios que afecten el flujo de trabajo del usuario, ya que es más probable que estos eventos causen confusión. Cuanto antes resuelvas esa confusión, es menos probable que te genere ansiedad. Los chatbots pueden ser excelentes en la clasificación, pero siempre deben conectar a los usuarios con agentes en vivo de inmediato cuando lo soliciten o cuando no puedan brindar una respuesta satisfactoria. La atención al cliente en vivo es costosa, pero quedarse atrapado en los bucles de chatbot puede hacer que los usuarios se sientan más ansiosos y aislados.

Integra mini tutoriales. Para los usuarios veteranos, las actualizaciones de funciones pueden interrumpir los flujos de trabajo, y los videos explicativos o tutoriales son difíciles de incluir en un día de trabajo ajetreado. En su lugar, intente agregar minitutoriales que se activan cuando un usuario intenta realizar una acción relacionada con la actualización. Por ejemplo, resalte nuevas ubicaciones de herramientas cuando un usuario abra un proyecto.

Asegúrese de que todos los tutoriales sean fáciles de encontrar en un centro de ayuda. Es frustrante descartar una ventana emergente y luego darse cuenta de que era su única oportunidad de obtener información sobre una actualización.

Aumente el enfoque y la eficiencia

Una mejor UX puede reducir los cuellos de botella y aumentar la sensación de autonomía, haciendo que el trabajo sea más eficiente y reduciendo el estrés.

Integre herramientas para micro puestas al día. Los calendarios a menudo están repletos de reuniones, revisiones y resúmenes. Imagínese si los trabajadores pudieran solicitar reuniones dentro de un proyecto o documento cuando sea necesario. (Slack, Figma y Miro hacen un gran uso de las herramientas de colaboración integradas). Esto permite a los usuarios pedir ayuda, reduce las reuniones programadas y reduce el aburrimiento y el estrés.

Fomentar el enfoque y el tiempo de inactividad. Todas las herramientas, incluido el correo electrónico, deben incluir la capacidad de silenciar la comunicación durante períodos predefinidos de concentración o relajación. Idealmente, estas herramientas responderían a las horas de trabajo de un usuario (establecidas dentro de la herramienta o extraídas de un calendario de trabajo) y sugerirían descansos para hacer ejercicio y comer. Las estadísticas sobre la actividad reciente de un usuario, como un gráfico que muestre sus horas extra esa semana, junto con datos de salud que respalden el autocuidado, podrían fomentar hábitos de trabajo más saludables.

Para evitar que los usuarios pierdan la noción del tiempo, las herramientas empresariales también podrían marcar el final de las horas de trabajo con un mensaje de celebración o un breve cambio a una interfaz de usuario en escala de grises para animar a los usuarios a cerrar la sesión.

Desaliente la microgestión. Los gerentes pueden usar funciones de colaboración para monitorear o interferir con el trabajo de los empleados. Por ejemplo, algunos usuarios de Figma informan que los gerentes y ejecutivos usan el modo multijugador para verlos trabajar, lo que genera ansiedad y resentimiento. Los usuarios necesitan privacidad para pensar bien y sentirse cómodos con los errores. Esto podría significar bloquear sus proyectos hasta que soliciten la revisión de las partes interesadas y compartir una lista de verificación de progreso a la que los gerentes puedan referirse en lugar de "espiar" o enviar mensajes a los empleados para obtener actualizaciones.

Resuelva los cuellos de botella en el acto. Permita que los trabajadores soliciten una "reunión", una función para proyectos activos que colocaría un problema urgente en la parte superior de la cola de un gerente. Esto resolvería los problemas más rápidamente y también les daría a los jefes propensos a la microgestión una idea más clara de cuándo involucrarse.

Diseño para la tranquilidad

Las herramientas de colaboración remota tienen un potencial increíble para hacer que el trabajo sea más eficiente y flexible. Pero la UX empresarial también puede generar frustración y ansiedad que impactan negativamente a los trabajadores neurodivergentes y a aquellos con problemas de salud mental. Incluso los usuarios sin estas preocupaciones pueden beneficiarse del diseño que reduce las distracciones, las ineficiencias y los malentendidos. Si nosotros, como diseñadores, priorizamos la accesibilidad de la salud mental en UX, podemos hacer que el trabajo remoto sea una opción que mejore la vida de todos.

¿Tiene otras ideas de diseño que alivien las cargas sobre la salud mental de los trabajadores de oficina? Háganos saber en los comentarios.