Las 10 formas más sencillas de mejorar sus habilidades de gestión del tiempo

Es mucho más fácil sentir un sentido controlado del tiempo en el tiempo de hoy. Si bien hacer malabarismos con el trabajo y la vida personal puede ser abrumador a veces, incorporar habilidades de gestión del tiempo puede beneficiar significativamente a la hora de garantizar la armonía. Puede planificar y equilibrar fácilmente su tiempo entre tareas utilizando consejos de gestión del tiempo,

La gestión eficaz del tiempo es vital para las personas que buscan obtener el control de los plazos ajustados y los cronogramas desafiantes. Con consejos de gestión del tiempo, uno puede asegurar una mejor reputación en el lugar de trabajo o avanzar en términos de responsabilidades personales.

Pasos para mejorar las habilidades de gestión del tiempo

A continuación se presentan algunas habilidades prácticas de administración del tiempo que pueden ayudarlo a estar listo y funcionando. Estos pasos no solo te ayudan a encontrar una mejor versión de ti mismo, sino que también te aseguran que trabajes de manera eficiente.

1. Organización

Organizar tareas es el proceso de hacer un seguimiento diligente de las propias prioridades, lo que incluye tareas como llevar cuentas de cada pequeña cosa. Uno de los pasos principales para comprender una organización es analizar la rutina y estimar qué tareas hacer primero y qué hacer al final. Una lista organizada lo guía para aumentar su productividad, lo que resulta en un proceso de trabajo eficiente.

2. Priorización

La priorización es una habilidad que requiere el máximo esfuerzo y tiempo en una tarea o un conjunto específico de funciones. Cuando priorizas tus objetivos, haces el mejor uso de tu tiempo, creando así un entorno próspero en tu espacio de trabajo y para ti mismo.

Para priorizar tareas, debe comenzar con una lista de tareas pendientes o un planificador y asignar prioridades. Por ejemplo, puede desarrollar varios estudios y colocarlos bajo etiquetas como —primario, secundario y no importante. Le ayudará a deshacerse del exceso de trabajo y reducir el estrés.

3. Establecimiento de metas

Como sugiere el término, el establecimiento de metas es el proceso de establecer objetivos y metas para ayudarlo a alcanzar sus metas. Le brinda una idea transparente de lo que debe hacerse y lo ayuda con las cosas que puede evitar para obtener una mejor comprensión de su trabajo.

Es fácil distraerse sin objetivos mientras se enfrentan a más desafíos en el camino. Tanto los objetivos a corto como a largo plazo son necesarios. Una meta a corto plazo puede incluir terminar un curso en línea o crear un plan de ahorro. Una meta a largo plazo por lo general se enfoca en un proyecto que requiere cumplirse durante meses o años.

4. Planificación

Para lograr un objetivo, debe diseñar un plan. Las ventajas de tener un plan son muchas. Primero, la planificación lo ayuda a comprender la naturaleza del proyecto que espera emprender. En segundo lugar, la planificación le permite deshacerse de las discrepancias internas. Además, la planificación adecuada es la clave para cualquier habilidad de gestión del tiempo. La planificación también se ocupa del tiempo que dedica a realizar una tarea.

5. Delegación

Delegar tareas es un conjunto de habilidades prácticas que puede contar dentro de las habilidades de gestión del tiempo. Mientras trabaja en su proyecto, puede asignar o delegar tareas a los trabajadores de su equipo. Hacer esto aliviará el estrés y la carga de trabajo de los miembros del equipo. Además, también garantizará que el tiempo de uno se utilice de manera efectiva.

6. Comunicación

Como líder de equipo, puede delegar tareas a los miembros del equipo. Conocer el arte de la comunicación es clave para cualquier habilidad de gestión eficiente del tiempo. Una buena relación en la comunicación puede hacer maravillas para usted.

La comunicación mejora las relaciones interpersonales en el espacio de trabajo y le ayuda a ganarse la confianza de sus subordinados. También es crucial en la resolución de conflictos. Por lo tanto, la comunicación es un activo valioso que es gratificante en el espacio de trabajo.

7. Manejo del estrés

El estrés puede ser una emoción abrumadora cuando se trata de aumentar la presión laboral. Para utilizar su tiempo de manera eficiente, debe comprender cómo lidiar con el estrés. Las actividades como el yoga, el ciclismo, el ejercicio y la meditación pueden ayudar a mantener el estrés bajo control. Como resultado, puede realizar tareas de manera efectiva sin caer bajo el velo del estrés.

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8. Flexibilidad

No todas las personas vienen equipadas con habilidades naturales de gestión del tiempo. Como resultado de esto, la flexibilidad puede ser una hazaña bastante difícil de lograr. Sin embargo, si decide hacer alarde de una naturaleza flexible en el trabajo, puede entrenarse efectivamente en la gestión del tiempo. Antes de emprender una tarea, revisa tu planificador y mira si te queda tiempo libre. Si es una tarea prioritaria, comunícaselo a tu supervisor.

Guía para mejorar las habilidades de gestión del tiempo

Varios pasos pueden guiarlo hacia el logro de un objetivo o la realización de una tarea. Ahora que hemos discutido los pasos necesarios que se pueden tomar para administrar el tiempo de manera efectiva, pasemos a un enfoque más amplio y práctico para utilizar el tiempo de manera efectiva.

• Establece metas que sean alcanzables.

Estos pueden incluir indicadores que le indiquen que complete una tarea urgente, aprenda algunas lecciones de un nuevo idioma u organice su armario. Recuerda que solo puedes alcanzar tus metas cuando mides el tiempo que te tomará completar una tarea.

• Programa tareas en tu agenda.

Puede elegir un planificador de su elección. Comience con su primera tarea y asígnele tiempo. Es posible que no siempre siga los tiempos estrictos, pero siempre puede esperar completar un trabajo en un período corto.

• Priorizar las tareas de acuerdo con la fecha límite.

Si la tarea se basa en el tiempo, es vital conocer la fecha límite, sin la cual completar el trabajo puede ser una molestia.

• Centrarse en una tarea en un momento dado.

Es esencial saber que la multitarea no es el fuerte de todos. Además, centrarte en una tarea a la vez te asegura dar el cien por cien a un estudio y evitar la laxitud.

• Minimice las interrupciones y las fuentes de interrupción.

Mientras realiza una tarea que requiere la mayor parte de su atención, absténgase de usar teléfonos o revisar notificaciones sobre correos electrónicos, redes sociales y similares. También puede eliminar las fuentes de ruido.

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• Tome descansos breves entre completar una tarea.

Tomar descansos es una de las formas clave en las que puede evitar el agotamiento. Está bien no ser productivo y eficiente a todas horas. Debes conocer tu límite y tomar un descanso si el trabajo te angustia.

• Revisa tu planificador al final del día.

Cuando revisa su planificador u organizador, puede tomarse la libertad de sentir una sensación de logro. Al mismo tiempo, te ayuda a encargarte de las tareas que no lograste ese día.

• Utilizar el aprendizaje por refuerzo.

Usando esta técnica, puedes recompensar tus esfuerzos en el espacio de trabajo o en el espacio personal. El aprendizaje por refuerzo garantiza que conozca el valor de una tarea que beneficia su tiempo y esfuerzo.

Estadísticas de gestión del tiempo

Una encuesta realizada en 2021 muestra que el 18% de la población de EE. UU. tiene un sistema de gestión del tiempo dedicado llamado TMS. Otros se refieren al timeboxing, Eat That Frog! y la técnica Pomodoro.

El 12 % prefiere un diario o una agenda, mientras que el 6 % utiliza una técnica particular que se adapta mejor a sus necesidades. La mayoría de la gente utiliza la matriz de Eisenhower, una técnica de gestión del tiempo popular establecida. En cuanto a la realización de auditorías de tiempo, el 49 % de las personas se retrasa. En el mismo contexto, el 31% realiza auditorías ocasionales, mientras que el 20% realiza estas auditorías periódicamente.

Algunas distracciones comunes que se suman a los problemas en la gestión del tiempo en un espacio de trabajo profesional son los compañeros de trabajo parlanchines, las reuniones improvisadas, las largas horas en las redes sociales, el ruido de la oficina y la sensación de emociones abrumadoras en el trabajo. Estas razones contribuyen a que el 80 % de los empleados tengan una sensación de desconexión en el trabajo.

Algunos terminan dedicando un total de 30 días al año a la administración del correo electrónico y, posteriormente, pierden el enfoque en revisar los correos electrónicos con regularidad. Por las mismas razones, el 43% de los empleados se sienten estresados.

Conclusión

Si bien las habilidades de administración del tiempo le enseñan los elementos esenciales cruciales para un espacio de trabajo en crecimiento, también pueden ayudarlo con soluciones a problemas que pueden ser un obstáculo importante para completar una tarea. Mantener la calma y mantener un conjunto de métodos o técnicas para resolver un problema es fundamental. Al mismo tiempo, un curso profesional como el Programa avanzado de administración general de upGrad puede mejorar aún más su conjunto de habilidades, ¡lo que lo llevará a aprovechar lucrativas oportunidades de mercado en su campo relevante!