10 consejos para organizar registros de clientes (2023)

La piedra angular de cualquier negocio exitoso es la estructura, la seguridad y la organización, por lo que es importante controlar todos sus documentos, especialmente la organización de los registros de los clientes.

Hacer un seguimiento de los registros de los clientes puede ser molesto o difícil, pero en última instancia lo ayudará a ser más eficiente y eficaz. En el mundo actual de violaciones de datos y delitos cibernéticos, nunca se puede ser demasiado cauteloso.

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La forma en que respalda, protege y organiza los archivos de sus clientes puede llevar tiempo y ser costosa. Sin embargo, usted es en última instancia responsable de asegurarse de que se manejen de manera adecuada y segura. Nuestro objetivo en esta publicación destacada es ayudarlo a clasificar sus opciones y encontrar soluciones asequibles.

Aquí hay 10 consejos para asegurarse de mantener los registros de sus clientes organizados, seguros y respaldados.

10 consejos para organizar registros de clientes

Alfiler

1. Copia de seguridad de archivos electrónicos y en papel

Decida si desea conservar archivos impresos, archivos electrónicos o ambos. Su decisión debe tener en cuenta cuánto espacio tiene disponible.

Si bien la copia de seguridad electrónica ocupa muy poco espacio, los archivos del cliente deben respaldarse con frecuencia en caso de falla de la computadora o corrupción de datos. Puede realizar una copia de seguridad en Backblaze B2 u otro almacenamiento en la nube para mejorar la seguridad de los datos y garantizar su accesibilidad.

Con respecto a la copia de seguridad y la organización de archivos en papel, estos archivos ocupan mucho más espacio y pueden requerir recursos adicionales para mantenerlos seguros. Sin embargo, tener copias tanto digitales como impresas de los registros de los clientes será la mejor opción.

2. Usar protección con contraseña y computadora dedicada

Si va a mantener su sistema de archivo en una computadora, use la protección de contraseña que ofrece su sistema operativo, especialmente si los archivos contienen algún tipo de información personal.

Si es posible, mantenga una computadora o computadora portátil separada para fines comerciales. Las computadoras portátiles pequeñas y económicas sin muchas campanas y silbatos son excelentes como copias de seguridad dedicadas para archivos de pequeñas empresas y otros registros.

3. Use almacenamiento seguro de buena calidad para copias impresas

¿Necesitará un área segura para archivos que contengan información confidencial? La información personal y confidencial puede necesitar un gabinete cerrado con llave o una caja fuerte para protegerla de miradas indiscretas.

Invertir en almacenamiento de cerraduras de excelente calidad podría ser bueno para su negocio a largo plazo. Si tiene la intención de mantener archivos en papel, compre un archivador. Si bien las cajas de cartón o las pilas de carpetas en su escritorio son una solución fácil, no son viables a largo plazo.

Un archivador pequeño, con cerradura, de dos o tres cajones es económico y apropiado para cualquier negocio que acaba de empezar.

4. Usa un índice maestro

Un índice maestro es una forma conveniente de ubicar archivos, especialmente cuando tiene una gran cantidad de clientes. Las entradas en su índice maestro (que puede ser un archivo de computadora o un archivo de tarjeta simple o Rolodex) deben contener información no confidencial para identificar al cliente, como el nombre, la dirección, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico.

5. Intenta usar un sistema de códigos

También puede ser útil etiquetar carpetas de archivos y entradas en su índice maestro con los códigos de identificación correspondientes. Por ejemplo, podría usar el nombre del cliente y la fecha de su primer trabajo con él en una combinación alfanumérica.

Por ejemplo, si John Smith lo contrató por primera vez el 22 de marzo de 2023, su código para su archivo podría ser JSM-32223. Sus propios códigos creados personalmente tendrán una interpretación rápida para usted cuando necesite ir directamente a un archivo.

6. Utilizar notas puede ser útil

Tome notas en sus archivos. Tomar notas personales sobre los clientes lo ayudará a recordar a las personas y sus necesidades más rápidamente, en lugar de hojear muchas páginas de un archivo completo en busca de la pequeña información que está buscando.

7. Pruebe una herramienta en línea

Las herramientas en línea pueden ser útiles para archivar, y con muchos programas ahora disponibles, la información se respalda automáticamente. Si elige una herramienta en línea, asegúrese de examinarla primero y ver las reseñas.

Pregunte acerca de la seguridad, la confidencialidad y la confiabilidad en su círculo de negocios. Si tiene dudas o encuentra demasiadas críticas negativas, manténgase alejado y busque una herramienta de archivo altamente calificada.

También vale la pena recordar que los archivos en línea no son tan seguros como los que se encuentran en su computadora personal o en su archivador.

8. Tómese el tiempo para organizar

Tómese el tiempo para trabajar en sus archivos. A menos que tenga todo en una computadora o en línea, su sistema de archivo no se organizará automáticamente. No dejes que el papeleo se acumule en tu escritorio.

Si bien el 'caos organizado' es divertido en teoría, entrar en un escritorio cubierto de montones de papeles no inspira confianza en un cliente. No posponga la presentación hasta que se esté ahogando en papeleo. Solo unos minutos al final de cada día o media hora una vez a la semana son suficientes para arreglar los archivos.

9. Destruye documentos antiguos

Asegúrese de triturar los archivos antiguos y obsoletos; nunca los tire enteros a la basura. Robar documentos sin triturar que contengan información personal es uno de los principales métodos para el robo de identidad. Invierte en una trituradora.

Las trituradoras personales pequeñas que destruyen discos y materiales más pesados, así como papel, son convenientes, económicas y constantemente útiles. Algunas tiendas de suministros de oficina ofrecen un servicio de trituración para deshacerse de sus documentos confidenciales.

10. Consiga que alguien le ayude

Si siente que no puede manejar su archivo, podría valer la pena contratar a alguien para que lo haga por usted.

Las empresas que recién comienzan a funcionar no tienen mucha caja chica, pero no necesitan a alguien en la nómina a tiempo completo. Pídele a un amigo o familiar que tenga experiencia con la presentación de documentos que te ayude a cambio de un poco de dinero extra.

Consejos para organizar registros de clientes : resumen

En resumen, adoptar un enfoque proactivo para realizar copias de seguridad y organizar los registros de sus clientes será una de las medidas de seguridad más importantes que puede implementar para su negocio.

Es una preocupación seria en un mundo de piratas informáticos con la malvada intención de destruirlo a usted y a su cliente. Haga lo que sea necesario para estar al tanto de la organización y protección de los registros de los clientes y estará listo en caso de que suceda lo impensable.

¡Estar organizado, reducir la responsabilidad y reducir el riesgo siempre es satisfactorio para los dueños de negocios!