Agregar tiempo a su horario como profesional

Este artículo ha sido amablemente apoyado por nuestros queridos amigos de Trafft, cuya misión es ayudar a las personas a automatizar la parte de reservas de su negocio, ya sean empresarios individuales o empresas. ¡Gracias!

Es posible que muchos de nosotros, incluido yo mismo, no nos demos cuenta de cómo invertimos nuestro tiempo cada día. Algunas de las aplicaciones ahora disponibles en iPhone o Android pueden ayudar con algo de la realización diciéndonos cuánto tiempo pasamos jugando, enviando correos electrónicos o viendo YouTube en nuestro teléfono. Esto, sin embargo, puede capturar solo una fracción de su día.

Uno de mis videos favoritos que personalmente he visto tres o cuatro veces, es un video de Max Joseph sobre cómo leer más. Las técnicas descritas en este video se pueden aplicar a todos los aspectos de la vida a pesar de su enfoque en leer más libros.

La explicación es que primero necesitas entender cuántas páginas puedes leer en cinco minutos. Si lee 10 páginas en este período, en una sesión de treinta minutos leerá un promedio de 60 páginas, lo que le permitirá terminar hasta 420 páginas por semana en un período de lectura de media hora cada día. ¡Eso podría ser fácilmente de 40 a 50 libros al año!

Estos mismos principios se pueden aplicar a nuestras tareas laborales. Por supuesto, nuestros objetivos de trabajo no son tan linealmente escalables como la lectura, por lo que debemos asignarlos en consecuencia y establecer las expectativas correctas. No puedo enfatizar lo suficiente que si somos demasiado ambiciosos con nuestros horarios, puede causar fatiga y pérdida de motivación. Yo creo en seguir el método Pomodoro pero el bloque de treinta minutos es muy útil ; no es mucho tiempo, pero es suficiente para poner en marcha al menos una tarea o subtarea.

En la imagen de arriba, he esbozado tres días de muestra que pueden o no ser de mis propios días. Cada número de arriba es la hora del día desde la medianoche hasta las 23:59 mientras que el cuadrado representa bloques de treinta minutos. En mis registros de todo el día, puse un código de color para mis horas de trabajo y tendré un diagrama separado específicamente para dividir mis horas de trabajo.

Puede ver que en la jornada laboral he marcado el azul oscuro como 'realizando tareas', que representaba el diseño del producto para mi caso. Lo siguiente son las reuniones y, por último, el trabajo en las presentaciones. El morado, el verde y el amarillo representan la misma clave que todo el día para reducir la confusión.

Ambos horarios similares al mío pueden ser similares a lo que estás experimentando hoy. Los horarios están dispersos y desorganizados; este formato te está preparando para el fracaso.

Ahora echemos un vistazo a un desglose de cómo se está gastando nuestro día en el trabajo:

Reuniones

Creo que es seguro decir que todos despreciamos las reuniones, pero parecen interminables. Es en momentos como estos en los que realmente aprecio a las empresas para las que he trabajado que tienen la cultura de "Podría haber sido un correo electrónico o un mensaje de holgura". En cierto modo, hace que las personas comiencen a pensar si es necesario organizar una reunión y tomar el tiempo de las personas, y si una reunión es un montaje, se debe presentar una agenda clara antes de que los invitados acepten. Las reuniones son difíciles cuando se maneja un cronograma a menos que esté en una posición o empresa que mantiene las reuniones al mínimo.

Revisaremos las técnicas más adelante en este artículo sobre cómo administrar las reuniones, puede requerir algo de delicadeza de su parte al principio, pero tendrá excelentes resultados a largo plazo.

Dato curioso : Pasé el tiempo desde mediados de marzo hasta mediados de abril de 2020 para ver cuántas reuniones se agregaron a mi agenda debido al COVID-19 y al trabajo remoto. Aunque se ha nivelado con el tiempo, el comienzo fue horrible. Casi toda una semana de tiempo durante ese mes se dedicó a las reuniones, muchas de las cuales podrían haber sido un correo electrónico.

Creando Metas

Da un paso atrás, respira hondo y echa un vistazo a todas las tareas que necesitas completar a nivel macro. Dividamos categóricamente nuestras tareas, esto puede ser por varios roles o nombres de proyectos. En cuanto a cómo continúas, puedes poner categorías en dos columnas: una para personal y otra para trabajo . (Personalmente, creo que separar las dos partes ayuda a mantener la división entre la vida personal y laboral).

Para mis metas laborales, tengo los siguientes objetivos:

• Superar a
• Márketing
• Redes
• Investigación de mercado
• Diseño y desarrollo
• Aprendiendo
• tiempo abierto

Para mi lista, solo he categorizado mis tareas de trabajo y te dejaré completar las mismas para tareas personales por separado.

El aprendizaje es donde puedo hacer pequeñas sesiones en línea, o asistir a conferencias, leer publicaciones de blog, cualquier cosa para mejorar mi conjunto de habilidades. Es importante tener esta categoría para darse tiempo para desarrollar habilidades. Lo peor que puedes hacerte a ti mismo es estancarte con el tiempo.

El tiempo libre le permitirá sustituir cualquiera de las otras categorías o asumir otras tareas secundarias. Dependiendo de su horario, puede tenerlo disperso durante la semana o todo a la vez en un día específico; personalmente, trato de tener esto todos los martes y jueves.

Esta lista diferirá según su rol o modelo de negocio. Si tiene un equipo, puede haber una categoría para la gestión del equipo o la vinculación del equipo. Semana a semana, las prioridades de estos pueden cambiar, por lo que cada semana el tiempo asignado debe evaluarse y programarse en consecuencia.

Organizar las tareas

Ahora que hemos definido nuestras categorías, debemos colocar todas nuestras tareas y elementos pendientes en cada categoría. Para esta parte, continuaría usando cualquier herramienta con la que te sientas más cómodo. Personalmente, prefiero usar Microsoft To-Do , ya que se sincroniza fácilmente con mi calendario. Pero puede prepararse con el método que mejor funcione para usted. Una vez que las tareas estén organizadas, asegúrese de priorizarlas como mejor le parezca.

planeando la semana

Al comienzo de cada semana o la noche anterior, es una buena idea planificar cuáles son sus objetivos y qué categorías lo ayudarán a alcanzar esos objetivos esta semana. Por ejemplo, es posible que desee centrarse por completo en el marketing, el aprendizaje y la divulgación, por lo que simplemente puede agregar estos bloques a su calendario.

Dependiendo de su estilo de trabajo , puede decidir hacer cada día, o dividir su día en mitades o cuartos. Personalmente, prefiero concentrarme medio día en objetivos específicos, ya que dos horas a menudo no son tiempo suficiente para hacer algo sustancial.

A partir de esto, puede ver ahora que nuestro día, cuando se ve en el formato de bloque cuadrado anterior, se ve mucho más organizado y planificado día a día.

Es de esperar que las reuniones se programen en los mismos bloques con los que están relacionadas, y trate de hacer cumplir su horario tanto como sea posible. Los horarios de apertura están programados para mostrarse como Gratis, lo que permite tareas ad-hoc y reuniones de clientes entrantes durante los bloques que puedan entrar. Es importante tener estos bloques para permitir cierta flexibilidad, ya que no queremos ser demasiado rígidos. .

Agrego las tareas dentro de cada bloque como detalles. Esto me permite administrar tareas largas de varios días y es mucho más fácil de administrar de esa manera. Puede ver que tengo mis tareas categorizadas de la misma manera a la derecha, de esta manera puedo concentrarme en lo que hay que hacer . Puede ver que he subtitulado las subtareas enumeradas en el bloque que se enumeran en mi lista de tareas.

Si tiene una reunión para revisar con su equipo, simplemente puede organizar las reuniones en cascada con bloques. El calendario puede comenzar a parecer caótico durante las horas punta, pero es un caos organizado.

Tareas de copia de seguridad

A veces, los proyectos fracasan, las tareas terminan antes de lo esperado o se bloquean. El uso de este plan de bloques nos permite tomar tareas y mantenernos enfocados en la misma categoría en lugar de saltar a otra categoría y tener que cambiar de mentalidad. Simplemente asuma la siguiente tarea disponible de esa categoría para mantener su impulso.

Consejo : no sugeriría reservar en exceso un bloque específico con tareas, ya que puede hacer que pierda el enfoque o sienta que no se está logrando nada. En su lugar, agregue dos o tres tareas manejables y, cuando sea necesario, agregue más a un bloque. Si está familiarizado con la planificación ágil para equipos, piense en esto como su sprint personal y planificación ágil, naturalmente, con el tiempo, mejorará su habilidad para estimar las tareas que puede completar en un marco de tiempo. Tal vez incluso tenga un período de reflexión como un retro con su equipo o usted mismo si es un espectáculo de un solo hombre como yo.

Clientes Y Servicios

Por mucho que nos encantaría tener el 100% de control de nuestro calendario, simplemente no es posible. Muchos factores, incluidos los clientes y los miembros del equipo, crean conflictos en los horarios. Acabamos de descubrir en la sección anterior cómo administrar los horarios internamente.

En muchos casos, queremos crear una experiencia centrada en el cliente, pero tampoco queremos pasar demasiado tiempo creando y administrando programaciones. Con herramientas como Trafft que tienen capacidades de software de programación de reuniones, podemos configurar fácilmente nuestros calendarios para permitir que los clientes reserven tiempo con usted directamente . Por supuesto, lo último que queremos es otra herramienta en el cobertizo para administrar, y Trafft ha hecho un trabajo muy inteligente al automatizar gran parte del proceso, incluida la recepción de pagos, la gestión de servicios y la facturación de clientes.

Configuración del calendario con Trafft

El formato de calendario en bloque que he mencionado anteriormente va de la mano con Trafft. Puedes tener distintos tipos de servicios, o priorizar clientes en función de distintos criterios. Con Trafft, podemos crear fácilmente servicios y asignar horarios específicos para que esos servicios se puedan reservar, y si su calendario está conectado, los horarios de reserva también bloquearán los horarios que no estén disponibles en su calendario.

Para mi caso de uso, tengo mis servicios divididos según el tiempo que el cliente estima que durará el proyecto. Según mi carga de trabajo, qué tipo de proyectos tengo ahora, es posible que deba rechazar algunos proyectos. Trafft también brinda plantillas de correo electrónico rápidas que puedo personalizar y agregar algunas variables para mantenerlo dinámico.

Es una excelente manera de capturar clientes potenciales y, al mismo tiempo, dejar que los clientes conozcan la situación. Una característica que realmente disfruto es poder retrasar el correo electrónico, de esta manera no parece tan automatizado. Es posible que envíe la respuesta automática un par de horas después de que el cliente complete el formulario.

Puede notar arriba que hay opciones para categorías adicionales; esto le permite dividir varios servicios, por ejemplo, Consulta de proyectos o consultas de nuevos proyectos contra servicios pagos donde el cliente puede saber exactamente lo que quiere (o ya lo ha discutido con usted)

Aunque personalmente no cobro por la consulta, la opción está disponible utilizando los métodos de pago Stripe y PayPal.

con equipos

Si su empresa tiene varios empleados para asumir un servicio específico, puede modificar fácilmente el formulario de cita para satisfacer sus necesidades, o hacer una prueba A/B de qué manera funciona mejor para usted.

Una de mis funciones favoritas que a menudo falta en muchos software de formularios de citas es la opción de personalizar el orden del formulario. El valor predeterminado es seleccionar el empleado preferido y luego seleccionar los servicios disponibles de ese empleado.

En mis servicios, tiene más sentido dejar que el nuevo cliente seleccione su fecha y hora preferidas:

Si tiene la suerte de tener un gerente de oficina para administrar las citas de llamadas telefónicas (o lo hace usted mismo), la creación de una cita se puede hacer fácilmente a través del portal del empleado y asignar empleados según la hora y la fecha especificadas.

Facturación

En la reserva de citas, incluso puedes establecer precios diferentes según el empleado y la antigüedad. Para proyectos pequeños, el precio de un servicio puede diferir pero también requerir a alguien de menor antigüedad; por lo tanto, la factura y el servicio reservado pueden tener un precio diferente para el cliente como se muestra.

Como era de esperar, con Trafft, la factura se puede personalizar fácilmente con el logotipo y los colores de su marca. Puede arrastrar y soltar su logotipo y elegir entre ocho colores de estilo.

Objetivos y KPI´s

La última y principal característica que realmente permite que Trafft se destaque del resto es la próxima característica para realizar un seguimiento de los KPI y los objetivos. Comprender cuánto tiempo e ingresos ha incurrido un empleado debido a servicios específicos es una excelente manera de promover el crecimiento dentro de su empresa , ya sea centrándose en los servicios que el empleado utiliza menos o mejorando y ampliando los ya excelentes servicios que brindan a su empresa.

Conclusión

Dado que todos estamos apurados, especialmente en estos tiempos, realmente quería encontrar e introducir un método y algún producto complementario que mejore nuestro flujo de trabajo sin agregarlo. Ser un firme creyente de que los productos deberían funcionar para usted y no al revés ha reducido las posibilidades de Trafft para mí personalmente. Si tiene comentarios u otro software y técnicas de gestión del tiempo, ¡me encantaría saberlo!