Las herramientas que necesita para mantener unido a su equipo de diseño remoto

¿Ha cambiado el Coronavirus las condiciones de trabajo de tu oficina? ¿Su equipo de diseño ahora trabaja de forma remota?

Es posible que tenga dificultades para mantener unido a su equipo debido a la disminución de la productividad o la comunicación. Desafortunadamente, cuando las personas trabajan desde casa, la procrastinación puede convertirse en la nueva normalidad; los estándares de trabajo pueden disminuir y también puede notar menos (o ninguna) comunicación o respuestas tardías.

Debido a que trabajar de forma remota puede afectar a su equipo de diseño, es posible que desee implementar herramientas para mantener a sus empleados trabajando de manera efectiva. Te vamos a contar varias opciones para ayudar a cubrir esta necesidad. ¡Sigue leyendo para más información!

Chats de equipo

Una de las formas más fáciles de mantener a su equipo en comunicación entre sí es optar por usar aplicaciones de chat de equipo. Estas aplicaciones le permiten a su equipo crear un entorno de oficina a través de un software similar a la mensajería instantánea.

Cada una de las aplicaciones disponibles tiene varias opciones para enviar mensajes a los miembros de su equipo, pero generalmente incluirá la capacidad de dirigirse a todo su equipo y la disponibilidad de mensajes directos. En general, podrá crear canales o conversaciones con miembros seleccionados del equipo o sobre temas específicos.

Además de mantener a todos en comunicación, encontrará que estas aplicaciones facilitan la colaboración en el trabajo, la lluvia de ideas y mantenerse actualizado sobre los proyectos en curso. Cada miembro del equipo puede configurar sus notificaciones según el lugar donde viva; si se encuentran en el otro lado del mundo, verán los mensajes durante su horario laboral normal.

Las aplicaciones de chat de equipo le permiten crear una cultura empresarial, manteniendo a los miembros de su equipo comprometidos (incluso si la conversación no es sobre el trabajo). Puede optar por usar aplicaciones como un punto de contacto menos formal que el correo electrónico, lo que permite que florezcan posibles amistades. .

Con el uso regular de aplicaciones de comunicación, notará que los empleados tienen un mayor sentido de responsabilidad, un mejor compromiso y la capacidad de realizar un seguimiento exhaustivo de cualquier problema. Puede optar por organizar concursos, entrevistas interactivas con empleados o ejercicios de formación de equipos.

Incluso si partes de su equipo nunca se han conocido en persona, sentirán una nueva sensación de conexión con otros empleados y gerentes. Este es un gran beneficio para los equipos que son principalmente remotos y ayudará a reducir la rotación de empleados.

Almacenamiento en la nube

Ya sea que trabaje en casa o en una oficina, necesita una forma conveniente de almacenar sus documentos. En muchas configuraciones de oficina normales, almacenará documentos en un servidor de red al que solo se puede acceder mientras está en la oficina.

Muchas oficinas se están cambiando a opciones de almacenamiento en la nube para que los empleados puedan trabajar desde donde elijan y seguir accediendo a los archivos de la empresa. Ya sea que elija usar Google Drive, Dropbox, OneDrive u otro servicio, probablemente estará satisfecho con la productividad nueva y mejorada de su equipo.

Para elegir el servicio que mejor se adapte a las necesidades de su empresa, deberá considerar los puntos de precio, las funciones que se ofrecen y si hay soporte disponible o no (ya qué costo). Algunos servicios ofrecen almacenamiento gratuito para individuos y empresas más pequeñas, pero Por lo general, encuentran que los servicios de almacenamiento en la nube escalan sus planes en función del tamaño de su organización.

En general, notará que hay muchos beneficios del almacenamiento en la nube, incluido el hecho de que es económico, de fácil acceso desde cualquier lugar con Internet, seguro y escalable. También funciona bien para proyectos que necesitan la colaboración de varios miembros del equipo o departamentos, dando acceso a varias personas al mismo documento a la vez y viendo los cambios en tiempo real.

Integraciones de software

Dependiendo del tipo de programas que elija usar para el chat de su equipo y las necesidades de almacenamiento, es posible que pueda optimizar su rendimiento con integraciones de software. Estas integraciones permiten que varias aplicaciones y programas se ejecuten y trabajen juntos, en lugar de programas distintos e individuales.

Microsoft Team Integrations es uno de los software de integración más conocidos disponibles. Este software le permite a usted y a su equipo vincular cada una de sus aplicaciones entre sí para pasar sin problemas de un programa a otro, teniendo todos los datos fácilmente accesibles.

Descubrirá que cualquier tipo de integración de software funcionará mejor con el almacenamiento en la nube; sin embargo, el almacenamiento de servidor tradicional también puede funcionar. El tipo de integración de software que elija debe optimizarse para todas sus aplicaciones y programas. Por ejemplo, si usa Slack para la comunicación del equipo, Trello como pizarra y Google Drive como almacenamiento, querrá encontrar un software de integración que esté diseñado para usarse con estos programas.

Si bien cada uno de sus programas se puede ejecutar fácilmente por sí solo, descubrirá que el software de integración aumenta la productividad al mejorar aún más la comunicación sobre proyectos particulares; también notará que los datos se comparten a un ritmo más rápido y mucho más fácil a través del software de integración que a través de programas independientes.

Pizarras para colaboración

Muy similar a una pizarra en una oficina, una pizarra virtual permite a los miembros del equipo ver proyectos en curso y colaborar en tiempo real. En lugar de tener reuniones periódicas para trabajar en varios planes, puede ver fácilmente el progreso de cada fase del diseño, lo que permite que todos los miembros del equipo presenten ideas cuando sea necesario.

Las aplicaciones de pizarra le permiten publicar documentos desde su software de almacenamiento en la nube, pueden integrarse con las aplicaciones de chat del equipo y permitirán que cada miembro del equipo vea exactamente qué tareas se les asignan. Estas aplicaciones también permiten que los clientes vean el progreso de sus proyectos particulares, dándoles la capacidad de corregir cualquier falla antes de la presentación final.

Invariablemente, algunas personas tendrán preferencia por un programa de pizarra u otro: la mejor manera de elegir el software de pizarra de su empresa es comparar qué opciones funcionan con su software que ya está en uso. Optar por una aplicación de pizarra solo porque es económica lo hará sentir que es un servicio inútil, en última instancia, desperdiciando dinero, tiempo y esfuerzo.

Cualquiera que sea el programa de pizarra que elija usar, debe ser fácil de usar para que la incorporación sea fácil y su equipo quiera usar el software. Estas aplicaciones son excelentes para grandes ideas que requieren mucho espacio y deben tener la capacidad de adjuntar fácilmente los archivos necesarios. Puede elegir la aplicación que funcione mejor para su equipo, ya sea que se centre en una presentación o en una lluvia de ideas.

Asegúrese de verificar dos veces la compatibilidad de su pizarra preferida; algunas pueden funcionar mejor con computadoras que funcionan con Microsoft, otras pueden funcionar mejor con Apple iOS. Ciertas aplicaciones de pizarra funcionan bien al usar cualquiera de estos sistemas operativos y también se pueden usar fácilmente con Chrome OS.

Decidir si el trabajo remoto debe ser la nueva "normalidad"

Cuando elige usar una aplicación de chat de equipo, almacenamiento en la nube, integraciones de software, comenzará a notar que trabajar de forma remota puede sentirse normal y que muchas personas incluso lo prefieren. Los miembros del equipo aún pueden tener dificultades para trabajar de forma remota; muchas veces esto se debe a la falta de supervisión ya ser nuevos en el sentimiento de 'no supervisión'.

Si encuentra que esto sigue siendo un problema, considere buscar otras aplicaciones de productividad que le permitan realizar un seguimiento de los tiempos de trabajo, listas de tareas pendientes o incluso automatizar partes de su departamento. Aunque trabajar de forma remota puede ser un gran ajuste al principio, ¡usted y su equipo finalmente disfrutarán de la libertad que brinda!