Consejos para tomar registros de eventos en su sitio web

El registro de eventos en línea se ha convertido en una característica cada vez más popular. Ofrece un alto nivel de comodidad tanto para los usuarios como para los propietarios del sitio. Y este tipo de funcionalidad está disponible para casi cualquier persona con un sitio web.

Si es diseñador web, lo más probable es que las solicitudes de los clientes de capacidades de registro de eventos hayan aumentado en los últimos años. Las organizaciones ya estaban abandonando los métodos tradicionales, y una pandemia global solo sirvió para acelerar la tendencia.

Y hay una plétora de opciones para la implementación. Desde complementos de nicho de WordPress hasta servicios de eventos de terceros, muchos proveedores han poblado este espacio. Hay algo para cada necesidad y presupuesto.

Aún así, no todos los métodos se adaptarán a sus necesidades. Por eso es importante planificar todo el proceso, desde el registro de usuarios y el manejo de datos hasta lo que sucede después del evento.

Entonces, antes de comenzar a registrar eventos en línea, lea nuestros consejos para elegir la herramienta adecuada.

El tipo y la frecuencia de sus eventos

Una cosa que encontrará cuando trabaje con clientes es que no hay dos iguales. Esto es particularmente así cuando se habla de eventos. Cada organización tiene preferencias y políticas únicas.

Por lo tanto, querrá hacer muchas preguntas. Averigüe cómo son los eventos para ellos. Por ejemplo, intente determinar:

• El número de eventos realizados por año;
• Tipo de eventos (virtuales o presenciales);
• Cuántos asistentes se esperan para cada evento;
• Dónde tienen lugar los eventos (lugares físicos o plataformas de reunión en línea);
• Qué costos pagarán los registrantes;

El tipo y la frecuencia de los eventos juegan un papel vital. Considere un cliente que organiza una sola conferencia anual. Sus necesidades pueden ser bastante diferentes a las de alguien que organiza reuniones mensuales.

Los clientes con múltiples eventos podrían beneficiarse de un sistema de registro vinculado a un calendario. Esto permitiría a los usuarios buscar eventos en orden cronológico. Y mostrar los próximos eventos puede convertirse en una parte integral y fácil de implementar de la página de inicio del sitio.

Los eventos presenciales y virtuales también suelen tener algunas diferencias clave. Usar una plataforma de reunión remota como Zoom significa distribuir un enlace a los inscritos. Pero, ¿no sería bueno usar un sistema de registro que se vincule directamente con la plataforma? Eso agregaría una capa de conveniencia para los usuarios y administradores del sitio.

Los eventos que se lleven a cabo en persona deben incluir tanta información sobre el lugar como sea posible. Me vienen a la mente la dirección, el número de teléfono y la URL del sitio web de la instalación. Puntos de bonificación para sistemas que incluyen un mapa y un enlace a direcciones de manejo u otros modos de transporte.

Piense en la recopilación de datos de usuario

Es una apuesta segura que la mayoría de los sistemas de registro de eventos recopilarán información de contacto básica (nombre, dirección de correo electrónico). Y se requerirán datos como direcciones postales y números de teléfono para la compatibilidad con las pasarelas de pago en línea.

Pero las necesidades de datos pueden ir mucho más allá de lo esencial. Dependiendo de la organización, cualquiera de los siguientes puede ser necesario:

• identificación de membresía;
• Preferencias de comida;
• necesidades de accesibilidad;
• Talla de camiseta;
• Nombre de Empresa / Organización;
• Opciones de sesión de conferencia;
• Optar por recibir correos electrónicos o materiales impresos;
• Carga de fotos u otros documentos;

Y esos ejemplos solo arañan la superficie de lo que es posible. No hay límites estrictos sobre qué tipos de datos se pueden recopilar.

Por lo tanto, querrá asegurarse de que la aplicación de registro de eventos pueda satisfacer estas necesidades. Algunas herramientas ofrecen una selección de campos de formulario que se pueden personalizar. La capacidad de establecer campos obligatorios también es útil.

La forma en que accede a los datos recopilados también es importante. Idealmente, habrá una interfaz de usuario basada en la web para ver los registros. Las opciones para exportar y compartir esos datos en varios formatos agregan aún más flexibilidad.

Por último, piense en cómo los datos de registro podrían vincularse con los servicios que ya está utilizando. La suscripción de correo electrónico antes mencionada, por ejemplo, podría conectarse con un proveedor como Mailchimp. Este poco de automatización hará que el mantenimiento sea mucho más fácil.

Comunicación antes y después del evento

Mantenerse en contacto con los inscritos antes y después de un evento es crucial. Es una forma de proporcionar la información más reciente, junto con recordatorios útiles. Además, fomenta la retroalimentación de los usuarios durante todo el proceso.

Una vez más, cualquier funcionalidad que se vincule con sus herramientas de comunicación existentes puede simplificar esta tarea. Como mínimo, será suficiente una opción para apuntar a los inscritos de un evento específico.

También vale la pena señalar que la comunicación va más allá de enviar un correo electrónico. Su sitio web también puede servir como un centro importante. Puede albergar información de eventos y permitir a los inscritos realizar cambios en sus reservas.

No todas las aplicaciones de eventos son adecuadas para este tipo de uso. Sin embargo, puede emplear un carrito de compras o un complemento de membresía para llenar los vacíos.

Esa es una de las ventajas de usar WordPress o un sistema de administración de contenido (CMS) similar. Es fácil agregar funciones relacionadas que mejoran el registro de eventos. Los usuarios pueden hacer más, mientras que los propietarios de sitios tienen más opciones para administrar eventos y personas registradas.

Elija la plataforma de registro de eventos en línea adecuada

Al aceptar registros de eventos en línea, el objetivo es implementar un proceso que sea fácil e intuitivo para los usuarios. Por otro lado, también debe ajustarse a las necesidades de los clientes. Debería ofrecer flexibilidad a la hora de recopilar datos y administrar los registros.

Quizás el mayor obstáculo para lograr esto es elegir la plataforma adecuada. Con tantas opciones, puede ser difícil reducirlas.

Sin embargo, todo comienza con la comprensión de las necesidades del proyecto. Una vez que conozca el tipo y la frecuencia de los eventos, junto con los requisitos de datos y comunicación, tendrá una idea más clara de cómo deberían funcionar las cosas. A partir de ahí, podrá determinar qué plataforma tiene más sentido.

Y la experiencia que obtendrá es valiosa. Será de gran ayuda cuando trabaje en proyectos similares en el futuro.