Cómo manejar la fluencia del alcance en el diseño web

¿Alguna vez ha dedicado su tiempo y energía a un proyecto solo para descubrir que sus responsabilidades van mucho más allá de los requisitos iniciales? “Esto no es para lo que me inscribí”, piensas para ti mismo. “Si tan solo hubiera sabido en lo que me estaba metiendo”.

Ha experimentado un aumento del alcance, y ya sea que se encuentre con él en su vida personal o profesional, todos somos víctimas de él en un momento u otro.

Cuando se deja desatendido, el aumento del alcance en el diseño web, como en cualquier negocio, causa estrés y cuesta tiempo y dinero. ¿La solución? Aprenda a identificar y atender situaciones potenciales de aumento del alcance de inmediato. Mejorará la comunicación con los clientes, mantendrá sus proyectos de diseño web en marcha y también puede convertir un problema potencial de gestión de proyectos en una nueva oportunidad de negocio.

¿Qué es la fluencia del alcance?

La fluencia del alcance es un término de gestión de proyectos aplicable a casi cualquier empresa en el trabajo o la vida. Resulta cuando la magnitud de un proyecto excede o sobrepasa los límites de sus metas y objetivos originales. Tiene algunos alias, incluido el avance de la misión y el avance de los requisitos.

Características de Scope Creep en Diseño Web

La fluencia del alcance adquiere muchas apariencias diferentes según la naturaleza de su negocio y proyectos. Para los diseñadores web, los clientes a menudo desean agregar funciones adicionales a su solicitud original a medida que aprenden sobre ellos de colegas o cuando visitan otros sitios web. Algunas de las formas comunes de desplazamiento del alcance incluyen:

• Imágenes frescas en cada visita al sitio
• Presentaciones de imágenes ilimitadas
• Contadores de páginas
• Texto y contenido web
• Paginas adicionales
• Servicios de blogs
• Configuración y administración de cuentas de redes sociales
• Actualizaciones periódicas
• servicios de seo

Estas son cosas que muchos clientes pueden suponer que están incluidas en el diseño o rediseño de un sitio web. Si bien estas características y servicios ciertamente se pueden ofrecer a sus clientes, tenga mucho cuidado al agregarlos casualmente a medida que avanza el proyecto.

En su lugar, identifique cada uno en las conversaciones iniciales con sus clientes. Si quieren que se incluyan estos servicios, agréguelos a su contrato o acuerdo de proyecto.

Sea muy específico; si ofrece actualizaciones periódicas del sitio, ¿con qué frecuencia es "periódica"? Lo más importante es enumerarlos como artículos individuales en la cotización y cobrar por ellos.

Causas

Si bien la desviación del alcance puede aparecer en varias formas según el negocio y el proyecto, estas tres causas de la desviación del alcance son comunes a todas las empresas e industrias, incluido el diseño web.

1. Mala comunicación entre el diseñador y el cliente . Es posible que un cliente no pueda decirte claramente lo que quiere porque simplemente no entiende lo que puedes hacer por él. Use preguntas de sondeo para determinar las prioridades y los objetivos de su sitio web, cuál es su presupuesto y cuándo quieren que se complete. Ayúdelos a resolverlo mostrándoles su cartera (o al menos algunos otros sitios que haya diseñado), brindándoles una variedad de tarifas y dándoles una idea de cuánto tiempo tomaría completar un diseño de sitio web simple o más elaborado. .
2. Falta de organización durante la finalización del proyecto . La fluencia del alcance puede magnificar un proyecto de diseño web desorganizado, ya que consume tiempo y recursos adicionales. Saber exactamente lo que se debe completar, por quién y cuándo mantiene a los diseñadores y clientes en el buen camino.
3. Falta de un contrato o acuerdo detallado . Si no se ha identificado ni acordado nada en un contrato o acuerdo por escrito, es mucho más fácil para su cliente deslizar algunos requisitos adicionales del proyecto. Es mucho más fácil para usted comunicar las tarifas por trabajo adicional si puede señalar que el trabajo está fuera de los entregables acordados.

Impacto de Scope Creep en proyectos de diseño web

La fluencia del alcance tiene muchos resultados negativos. Una mayor carga de trabajo puede generar estrés para el equipo de diseño y una disminución en la calidad del trabajo.

El trabajo adicional lo aleja del trabajo para otros clientes o lo obliga a pagar salarios a un subcontratista para completar las tareas adicionales. En algunos casos, significa volver atrás para hacer cambios en el trabajo ya completado.

A menos que el diseñador lo aborde, el aumento del alcance significa pasar más tiempo haciendo más trabajo pero sin ganar más dinero, lo que reduce las ganancias.

También es más difícil cumplir con los plazos de los proyectos, y el estrés adicional puede generar relaciones tensas con los clientes y entre los miembros del equipo de desarrollo y diseño. En el peor de los casos, el avance del alcance da como resultado que el proyecto no se complete y fracase.

Cómo evitar el deslizamiento del alcance

La comunicación, la organización y la planificación claras en cada fase del proyecto pueden reducir en gran medida el impacto negativo del aumento del alcance en su próximo proyecto de diseño web.

• Establezca expectativas claras con su cliente incluso antes de que comience el proyecto. Las expectativas de entregables, plazos y arreglos financieros deben definirse claramente antes de comenzar a trabajar.
• Consígalo por escrito en un contrato formal o acuerdo de proyecto. Incluye tantos detalles como puedas aquí. Los elementos pueden incluir diseño, desarrollo, número de páginas, número de revisiones y cualquier copia web o trabajo de diseño gráfico.
• Identificar y acordar una fecha de finalización específica para el proyecto. Esto es fundamental, ya que puede volver a consultarlo si su cliente desea agregar más al proyecto, especialmente si tiene una agenda apretada y ha estado anunciando la fecha de lanzamiento de un nuevo negocio o un sitio web rediseñado.
• Definir, asignar y programar los entregables. Utilice un gráfico PERT o una estructura de descomposición del trabajo. La Marina de los Estados Unidos creó originalmente gráficos PERT en la década de 1950 para abordar la organización de proyectos a gran escala. Un formato de gráfico WBS proporciona una descripción general de alto nivel de las tareas y entregables del proyecto. Son útiles para crear representaciones visuales de su proyecto de diseño web y ayudan a identificar cada tarea para completarla.
• Establezca una asignación de desplazamiento del alcance. Planifique algunos extras para colarse en su proyecto y permítalos en su presupuesto y cronograma. Sin embargo, preste mucha atención, ya que a menudo se trata de una colección de pequeñas solicitudes de clientes de diseño web que pueden sumarse a una dolorosa experiencia de alcance lento.

Scope Creep u Oportunidad de Negocio?

El deslizamiento del alcance no siempre es algo malo. Ampliar el alcance de un proyecto significa más trabajo, pero también puede significar una oportunidad comercial adicional. Una vez más, comuníquese claramente con su cliente. Hágales saber si puede acomodar sus solicitudes y cómo cumplirlas afectará el presupuesto y la fecha límite del proyecto.

Di algo como “Suena interesante. Me encantaría ayudar. Ahora, si me puede dar algunos detalles más, me complacería elaborar un presupuesto y un cronograma revisados”.

No olvide tener en cuenta el efecto que este nuevo trabajo tendrá en sus otros clientes y proyectos, especialmente si es una pequeña tienda de diseño.

Tómate un tiempo para evaluar tu último proyecto de diseño. ¿Su cliente tenía solicitudes que usted simplemente completó como parte del contrato original?

Si es así, ¿qué efecto tuvo esto en la fecha límite del proyecto y en sus ganancias? Una vez que se familiarice con la identificación de escenarios típicos de aumento del alcance, será más fácil administrarlos, convertirlos en oportunidades comerciales o evitarlos por completo.

También es posible que desee consultar otras razones por las que fallan los proyectos.