El nuevo manual de gestión de riesgos: Cisnes negros y el auge del análisis de escenarios

Las fallas en la cadena de suministro global, los conflictos internacionales, la escasez de mano de obra, el aumento de los precios de los insumos, los distritos comerciales y centros comerciales abandonados, y más, han llamado la atención sobre la gestión de riesgos corporativos. Esta ha sido una práctica de interés desde que la crisis financiera de 2008 obligó a los ejecutivos y empresarios a pensar de manera diferente sobre cómo prepararse para las interrupciones extremas, también conocidas como eventos del cisne negro.

Tradicionalmente, las empresas han centrado sus esfuerzos de gestión de riesgos en las interrupciones que tienen más probabilidades de ocurrir. Sin embargo, un evento de cisne negro es, por definición, de baja probabilidad, y eso es precisamente lo que lo hace tan potencialmente devastador. Después de una década y media excepcionalmente volátil, los administradores de riesgos de hoy reconocen que necesitan enfoques más sólidos para la planificación de contingencias. Introduzca: análisis de escenarios.

Una forma más dinámica de gestionar el riesgo

Los modelos tradicionales de planificación de riesgos no están a la altura de la nueva realidad económica, que presenta riesgos de cola larga más distribuidos. Esto exige un “pensamiento nuevo”, dice Erik Stettler, economista jefe de Toptal. “El modelado que se requiere hoy debería centrarse más en los procesos dinámicos, los puntos de inflexión e incluso cómo modelar un evento externo que nunca antes había ocurrido”.

El análisis de escenarios se ha convertido en un marco destacado durante la pandemia. Si bien utiliza los mismos métodos estadísticos que la gestión de riesgos tradicional, cambia el enfoque de los eventos a los impactos. En lugar de centrarse exclusivamente en datos históricos para predecir interrupciones y desarrollar planes de contingencia, el análisis de escenarios simula el impacto financiero de una serie de eventos y utiliza los resultados para probar la sensibilidad de los datos operativos financieros de una empresa frente a estos riesgos percibidos. Por ejemplo, puede ayudar a una empresa a comprender cómo un cambio en la demanda de sus productos o servicios podría afectar el precio. Los planes tradicionales de gestión de riesgos se centran en las respuestas a los eventos previstos; el análisis de escenarios se centra en los impactos operativos y en las oportunidades.

El resultado es una planificación de contingencia más integral que produce respuestas más resistentes y flexibles a eventos inesperados, dice Stettler, científico de datos y socio fundador de la firma de riesgo Firstrock Capital. También alienta a las empresas a centrarse menos en la gestión de crisis y a pensar de manera proactiva sobre cómo pueden utilizar las interrupciones en su beneficio, dice.

Estudio de caso: un plan de contingencia que lanzó un nuevo producto

Jason Goldstein, quien se unió a la red de consultoría de Toptal en 2021, fue contratado para brindar servicios de director financiero para un distribuidor estadounidense de refrescos de rápido crecimiento que estaba sintiendo el impacto de COVID-19 en su negocio. Aunque Goldstein no fue contratado explícitamente para la gestión de riesgos, ayudó a su cliente a establecer un marco de respuesta ante interrupciones que no solo alivió el pellizco de la pandemia, sino que también ayudó a que la empresa creciera.

El cliente, que distribuye refrescos a tiendas de conveniencia, luchaba por mantener abastecidos los estantes de sus clientes ante los problemas de la cadena de suministro y los crecientes costos mayoristas. Goldstein primero buscó manejar el control de inventario, analizando los datos de ventas para desarrollar escenarios en los que el distribuidor pudiera sustituir productos alternativos sin perjudicar las ventas de una tienda.

Después de analizar los datos financieros de la empresa, Goldstein creó un tablero electrónico interactivo para los vendedores para que las tiendas pudieran revisar el efecto de probar diferentes combinaciones de productos. Luego estudió cuánta flexibilidad podría tener la empresa para traspasar los crecientes costos mayoristas, analizando nuevamente los datos de ventas para idear estrategias. Además, desarrolló un plan para reducir costos optimizando las rutas de los conductores de entrega.

“Los análisis financieros basados ​​en datos ayudaron a la empresa a tomar mejores decisiones”, dice Goldstein. “Al aumentar las capacidades analíticas con aún más datos, pudimos trabajar de manera más estratégica”.

Como resultado de este análisis, el distribuidor no solo mantuvo los márgenes brutos y aumentó su resultado final, sino que ahora también pronostica un aumento del 100 % en las ventas para 2022 y avanza con un plan para lanzar su propia marca de refrescos, trabajando con uno de sus proveedores en el extranjero.

Identificación de los componentes básicos de un marco de riesgos

Para sentar las bases para el análisis de escenarios, una empresa necesita articular los supuestos que subyacen a su negocio, ya que comprenderlos ayudará a resaltar las debilidades potenciales. Por ejemplo, el distribuidor de refrescos necesitaba examinar preguntas fundamentales, como: En vista del aumento de los costos de los insumos, ¿debemos absorber el aumento de los costos de envío y venta al por mayor para mantener las relaciones? ¿Cuánta flexibilidad tenemos para pasar los costos más altos al consumidor? ¿Cuáles son las mezclas de productos ideales para nuestros clientes más grandes? ¿Podemos ganar eficiencia modificando la forma en que distribuimos nuestros productos?

Para desarrollar y responder a preguntas como estas, una empresa debe comprender por completo la variedad de riesgos que amenazan la capacidad de alcanzar los objetivos, incluidos:

• Riesgo financiero : flujo de efectivo y otros problemas de liquidez que comprometen la capacidad de cumplir con las obligaciones, obtener crédito y más
• Riesgo operativo : peligros internos y externos que podrían interrumpir las actividades comerciales diarias
• Riesgo económico : eventos macroeconómicos como cambios en los mercados bursátiles o política monetaria que podrían afectar a una empresa
• Riesgo de seguridad y fraude : violaciones de datos, ataques cibernéticos, robo de identidad, malversación y robo de propiedad intelectual, por ejemplo.
• Riesgo reputacional : a menudo ambiguo pero ciertamente cuantificable cuando se considera cómo la publicidad negativa puede dañar la credibilidad.
• Riesgos de cumplimiento : cambios en leyes o políticas que afectan la forma en que una empresa hace negocios o el costo de hacer negocios

Además, una empresa debe reconocer que estos riesgos pueden agravarse entre sí. Por ejemplo, una violación de datos que resulte en un robo de identidad puede dañar la reputación de una empresa.

Una vez que se han identificado las amenazas, una empresa puede pasar a calcular sus costos potenciales.

Análisis de los impactos

El siguiente paso es donde el análisis de escenarios se aparta más radicalmente de la gestión de riesgos tradicional: dejar de responder a los eventos previstos y, en cambio, centrarse en los impactos y las oportunidades. Esto podría significar analizar la estructura financiera de una empresa para encontrar acciones que podría tomar para mejorar su posición de efectivo o medidas que podrían ayudar a diversificar proveedores clave. La técnica más nueva también implica más análisis matemático que la gestión de riesgos convencional, con pasos como los siguientes:

1. Desglose los factores que podrían provocar una interrupción, como un shock de precios, quizás debido a un evento geopolítico o un desastre natural. Adjunte probabilidades a esos factores cuando sea posible.
2. Evalúe estas probabilidades contra datos relevantes de las operaciones de una empresa. Busque efectos tanto de primer orden como de segundo orden, por ejemplo, cómo un aumento o una caída en los precios no solo podría afectar las ventas, sino también afectar áreas como la investigación y el desarrollo.
3. Mapee las relaciones matemáticas entre los riesgos y los datos corporativos con una hoja de cálculo o un programa algorítmico. Utilice esta información para comprender cómo responden los elementos del negocio a las interrupciones y dónde hay áreas de preocupación.

Con base en este análisis, una empresa puede desarrollar planes de contingencia que la preparen para los escenarios más significativos , no solo los más probables. Esto ayuda a una empresa a obtener una comprensión más clara de todas las fuerzas que dan forma a su negocio, tanto buenas como malas, y proporciona una base sólida y objetiva para tomar decisiones emocionalmente difíciles.

Estudio de caso: potenciar las negociaciones con datos

Michael Yarmo, un consultor de recuperación que trabaja en situaciones difíciles, realizó un análisis de escenarios para una granja que empaca y vende hierbas frescas a través de las principales cadenas de supermercados de EE. UU. Como resultado de la pandemia, la granja estaba luchando por equilibrar los crecientes costos de los insumos mientras enfrentaba las crecientes demandas de los compradores minoristas, como entregas más frecuentes.

Para sobrevivir, la granja necesitaba encontrar formas de absorber o traspasar los costos más altos. Dado que la granja ya estaba en dificultades, la absorción de costos podría haber comprometido su capacidad para mantenerse en el negocio. Pero traspasar los costos también era arriesgado, porque la granja no sabía cuánto estarían dispuestos a pagar los clientes o qué tan dispuestas estarían las tiendas a subir los precios. Entonces, Yarmo usó un enfoque de planificación de escenarios para modelar la elasticidad de la demanda de los productos de su cliente, lo que reveló cuánto podrían subir los precios antes de que los consumidores se resistieran. Luego ayudó a la granja a desarrollar una explicación convincente que pudiera presentar a sus compradores, de modo que pudiera presentar un caso convincente para transmitir al menos algunos de los precios mayoristas más altos de sus productos a los consumidores.

“[Las partes interesadas] estaban nerviosas por tener la discusión sobre el aumento de precios, pero tenían que tener esa conversación”, dice Yarmo, quien se unió a la red de Toptal en 2017. Tener los datos ayudó a la finca a construir una narrativa persuasiva que podría presentar a la compradores en cadenas de supermercados con más confianza.

Sacudiendo la burocracia

La planificación de los escenarios más significativos en lugar de los más probables puede fortalecer el proceso de gestión de riesgos de una empresa, que para las organizaciones más grandes generalmente se institucionaliza a través de comités de varios departamentos que representan diferentes funciones corporativas, dice Paul Ainsworth, ex ejecutivo de finanzas de General Electric. “El peligro con el enfoque funcional es que tiendes a concentrarte en el riesgo que conoces”, dice Ainsworth, quien se unió a la red de Toptal en 2018 y se especializa como CFO interino. “Te vuelves experto en cosas como la seguridad y los términos comerciales, y te sientes casi demasiado cómodo con los riesgos que manejas regularmente, [mientras no logras] enfocarte en cosas que podrían sorprenderte”.

En lugar de gestionar el riesgo en silos, las empresas deberían abordar el análisis de escenarios mediante la recopilación de datos y la lluvia de ideas sobre qué pasaría si aprovechara las experiencias de los empleados en toda la empresa, desde los trabajadores de primera línea hasta los mandos intermedios y los ejecutivos. También puede significar mirar fuera de la empresa a consultores o expertos, como hackers de sombrero blanco, que pueden probar la ciberseguridad.

Mirando más allá de la gestión de crisis

El objetivo del análisis de escenarios es desarrollar más flexibilidad y opcionalidad en las operaciones de una empresa. Por ejemplo, el análisis podría revelar formas de reemplazar los costos laborales fijos por costos variables mediante el uso de plataformas digitales como Toptal para contratar mano de obra calificada eventual, o alquilar escritorios para empleados en espacios de trabajo conjunto en lugar de alquilar una suite de oficina completa, o cambiar la información empresarial. tecnología desde las instalaciones locales hasta la nube en centros de datos de terceros.

“Está incorporando flexibilidad en la estructura de su negocio”, dice Jeffrey Fidelman, un consultor de gestión que se enfoca en el crecimiento, la estrategia de lanzamiento al mercado y la recaudación de fondos para empresas en etapas tempranas o intermedias y se unió a la red de Toptal en 2016. “Esta es la mejor forma de gestión de riesgos”.

En última instancia, el análisis de escenarios debería permitir que una empresa mire más allá del impacto y comprenda cómo puede utilizar sus tecnologías, capacidades y asociaciones centrales no solo para resistir una interrupción, sino también para aprovecharla hacia nuevas oportunidades e innovaciones. Estas capacidades de bisagra son fortalezas que una empresa quizás no se haya dado cuenta de que tenía, o que quizás nunca antes haya articulado por completo.

Una empresa global de pasantías a la que Stettler aconsejó encontró tales capacidades de bisagra al comienzo de la pandemia, cuando cerraron los viajes internacionales. Si la empresa hubiera utilizado un enfoque de gestión de riesgos convencional, podría haber respondido al impacto enfatizando dónde recortar gastos y personal, o cómo cambiar las operaciones geográficamente. En cambio, el análisis de escenarios los llevó a facilitar pasantías virtuales, asociándose con universidades para lanzar programas de capacitación para empleadores que se adaptan a una fuerza laboral remota distribuida globalmente.

Un ejemplo más destacado de la pandemia fue cuando varias destilerías de licor en los EE. UU. comenzaron a producir desinfectante para manos a base de alcohol a medida que la demanda se disparaba debido al COVID-19.

Uso del análisis de escenarios para generar resiliencia y oportunidades

La crisis financiera de 2008 y la pandemia de COVID-19 han dejado en claro que es necesario un nuevo enfoque para la gestión de riesgos. Una comprensión profunda de los tipos de eventos de cisne negro que podrían sacudir a una empresa y una dedicación al análisis de datos ayudarán a las empresas a resistir estas interrupciones al mismo tiempo que identifican una mayor eficiencia.

Hacer que el análisis de escenarios sea central para las operaciones en curso también ayuda a construir un enfoque más sólido para administrar el riesgo, introduciendo más voces en un proceso que de otro modo podría verse obstaculizado por la política interna y la burocracia. Además de incluir a los empleados, este marco puede ayudar a elevar algunas de las ideas y puntos de vista de la junta directiva, lo que brinda una perspectiva externa más escéptica a los ejecutivos, dice Ainsworth.

El resultado es un enfoque de gestión de riesgos que hace que una organización sea más resistente a eventos inesperados y esté más preparada para aprovechar nuevas oportunidades. Una empresa que utiliza el análisis de escenarios ya no tendrá que preocuparse demasiado por predecir la próxima catástrofe, sino que estará mejor preparada para capearla.