Fases de la gestión de proyectos: un desglose completo

Un proyecto puede definirse como un esfuerzo temporal hacia el logro de resultados específicos. Cada proyecto, que a menudo comprende una secuencia de pasos y tareas, tiene sus propios objetivos, presupuesto, plan, escala de tiempo y resultados. Lo que es más importante, un proyecto a menudo involucra a personas de diferentes orígenes que trabajan juntas para lograr un objetivo en particular.

Quizás, uno de los aspectos más cruciales de un proyecto es cómo se planifican, ejecutan y gestionan las diferentes fases del proyecto para lograr los resultados acordados. Y ahí es donde el concepto de gestión de proyectos cobra protagonismo. Así como el ciclo de vida del proyecto involucra varias etapas, la gestión de proyectos tiene fases discretas, cada una de las cuales se aplica a una etapa específica del ciclo de vida del proyecto .

Entonces, profundicemos para saber más sobre las fases estándar de gestión de proyectos .

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es la práctica de aplicar conocimientos, habilidades, principios, procesos, herramientas y técnicas específicos para entregar algo de valor. Tiene dentro de su ámbito la iniciación, planificación, ejecución y gestión de las nuevas iniciativas que una organización pretende implementar. A diferencia de las actividades comerciales rutinarias y cotidianas, la gestión de proyectos no es un proceso continuo: una vez que se logra el objetivo, el proyecto concluye.

Cada proyecto tiene sus necesidades únicas que requieren un conjunto específico de herramientas, técnicas y enfoques para cumplirse. Pero independientemente del tipo de proyecto, los componentes críticos de la gestión de proyectos son el tiempo, el costo, el alcance y la calidad.

Ya sea la construcción de un edificio o una carretera, el desarrollo de un nuevo software o la implementación de un Sistema de Gestión Financiera, existen proyectos en casi todas las industrias y sectores que existen. Desde TI, Farmacia y Energía hasta Defensa, FMCG y Construcción, el ciclo de vida del proyecto en todas las industrias requiere una gestión de proyectos eficiente para obtener resultados de calidad.

Las cinco fases de la gestión de proyectos

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La discusión sobre las fases de gestión de proyectos está incompleta sin la mención del ciclo de vida del proyecto . En términos simples, el ciclo de vida de un proyecto comprende las diferentes fases del proyecto diseñadas para satisfacer las necesidades del proyecto. Como tal, el ciclo de vida del proyecto debe definir el trabajo que se debe realizar, los entregables que se deben generar, las personas involucradas y cómo se debe controlar y aprobar cada fase.

Cada elemento del ciclo de vida del proyecto contribuye a llevar el proyecto de principio a fin y proporciona un proceso controlado, sistemático y oportuno para monitorear el progreso del proyecto.

Las fases de gestión de proyectos están íntimamente asociadas con el ciclo de vida del proyecto . Como tal, uno existe debido al otro. Entonces, aquí hay un desglose de las cinco etapas de la gestión de proyectos y lo que requiere cada fase.

Fase 1: Inicio del proyecto

La primera de las cinco fases de gestión de proyectos se trata de convertir una idea abstracta en una meta alcanzable y significativa. El propósito de la fase de iniciación del proyecto es definir el proyecto en una escala más amplia. Comienza con el desarrollo de un caso de negocio, investigando si el proyecto es práctico y si debe llevarse a cabo. Una vez que las partes interesadas le dan una oportunidad al proyecto, los gerentes de proyecto deben desarrollar el acta de constitución del proyecto, un documento que describe los objetivos, el alcance, las limitaciones, los plazos esperados, el presupuesto y otros requisitos del proyecto.

En pocas palabras, la fase de inicio del proyecto cumple las siguientes tareas:

• Definición de los objetivos del proyecto
• Creación de un caso de negocio
• Completando la carta del proyecto
• Preparación de la lista de partes interesadas

Fase 2: Planificación del proyecto

Las tareas principales en la fase de planificación del proyecto incluyen la identificación de los requisitos técnicos, la creación de un plan de comunicación, el desarrollo de un cronograma completo del proyecto y el establecimiento de objetivos/productos. Los siguientes son los dos métodos más utilizados para establecer los objetivos del proyecto:

1. Objetivos INTELIGENTES

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El criterio SMART es un método establecido para proporcionar una comprensión clara de las consecuencias del proceso de establecimiento de objetivos. Mitiga los riesgos, lo que permite a los directores de proyectos establecer objetivos claramente definidos y factibles.

2. Objetivos CLAROS

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El método CLEAR de establecimiento de objetivos tiene en cuenta el entorno empresarial moderno y acelerado. Ayuda a lograr flexibilidad y resultados instantáneos a través de la colaboración, objetivos limitados, conexiones emocionales, dividir objetivos más grandes en tareas más pequeñas y refinar objetivos cuando sea necesario.

Por lo tanto, la fase de planificación del proyecto implica las siguientes tareas:

• Definición del alcance del proyecto
• Creación de un plan de proyecto
• Establecer un presupuesto
• Definición de funciones y responsabilidades

Fase 3: Ejecución del Proyecto

La ejecución del proyecto es la fase en la que el equipo se pone manos a la obra para desarrollar y completar los entregables. La fase es un zumbido de actividades cuando se realizan varias tareas bajo la supervisión del director del proyecto. Aquí hay una lista de lo que sucede durante la fase de ejecución del proyecto:

• Desarrollando el equipo
• Asignación y gestión de los recursos del proyecto.
• Ejecución de planes de gestión de proyectos.
• Construyendo el producto o proceso.
• Configuración de sistemas de seguimiento
• Ejecutar asignaciones de tareas
• Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto.
• Organizar reuniones para discutir el estado y las actualizaciones
• Solucionar problemas a medida que surgen
• Actualizar y modificar los planes del proyecto según sea necesario.

Fase 4: Seguimiento del Proyecto

El seguimiento del proyecto va de la mano con la ejecución del mismo. Juntos aseguran que se cumplan los objetivos y entregables del proyecto. Los gerentes de proyecto generalmente establecen indicadores clave de rendimiento (KPI) y factores críticos de éxito (CSF) para garantizar que el progreso del proyecto esté encaminado. Además, los gerentes de proyecto también realizan un seguimiento de los costos de los recursos y los esfuerzos involucrados en el proceso. Por último, pero no menos importante, el seguimiento del desempeño del proyecto también constituye una responsabilidad integral del director del proyecto; considera los problemas que surgen y la rapidez con que se abordan.

Así, esto es lo que sucede en la fase de seguimiento del proyecto:

• Seguimiento del esfuerzo y el costo de los recursos
• Seguimiento del progreso del proyecto
• Asegurar el cumplimiento del plan.
• Previniendo cualquier posibilidad de interrupciones

Fase 5: Cierre del Proyecto

La última de las fases de gestión del proyecto indica la entrega final y la finalización del proyecto. Esta última fase implica despedir a los contratistas contratados (si los hay), completar el papeleo necesario y reconocer a los miembros valiosos del equipo. El director del proyecto puede celebrar una reunión para reflexionar sobre las victorias y las deficiencias del equipo durante el proyecto, evaluar lo que salió bien e identificar las lagunas que deben corregirse para futuros esfuerzos.

Además, el director del proyecto crea una lista de tareas que quedaron sin realizar durante el proyecto y trabaja con el equipo para cumplirlas. Además, el gerente prepara un informe y presupuesto final del proyecto y almacena todos los datos críticos en un lugar seguro al que pueden acceder los gerentes de proyecto de la organización.

En resumen, la última fase implica:

• Entrega de entregables
• Revisar los entregables del proyecto
• Revisar el desempeño del equipo
• Recopilación y almacenamiento de todos los documentos del proyecto en un solo lugar

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camino a seguir

El entorno empresarial global actual no solo es acelerado sino también súper competitivo. La clave para obtener una ventaja radica en entregar y cumplir los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto mientras se mantiene fiel a los objetivos comerciales. Aquí es donde entra en juego la gestión de proyectos. Los directores de proyectos tienen un papel fundamental que desempeñar para determinar el éxito de los proyectos que emprende una organización. Su función va más allá de simplemente comprender el ciclo de vida del proyecto para incorporar análisis, habilidades organizativas y buenas habilidades interpersonales.

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