Consejos para tener reuniones remotas productivas

No fue hace tanto tiempo que las reuniones se realizaban principalmente en persona. Para disgusto de muchos diseñadores web (incluido yo mismo), los clientes no acogieron ampliamente las reuniones remotas. Qué diferencia hacen unos pocos años.

Las reuniones tendían lentamente hacia plataformas remotas. Entonces llegó la pandemia de COVID-19. De repente, Zoom y proveedores similares se convirtieron en la opción preferible. En estos días, es más probable que realice una reunión desde su sala de estar que desde la oficina de un cliente. No tengo quejas aquí.

Las reuniones remotas no solo nos mantienen a salvo de virus, sino que también ahorran una gran cantidad de tiempo. No más viajes tediosos y correos electrónicos perdidos para responder.

Sin embargo, hay un precio a pagar por este nivel de comodidad. Las reuniones remotas pueden ser incómodas y estar plagadas de interrupciones. Es posible que algunos clientes con problemas técnicos aún no dominen los conceptos básicos ( ejem, encienda su micrófono ).

¿Te preguntas cómo aprovechar al máximo este mundo nuevo y valiente? Siga leyendo para conocer algunos consejos que lo ayudarán a realizar reuniones remotas productivas.

Encuentra un lugar tranquilo

La tecnología nos permite conectarnos a una videoconferencia desde casi cualquier lugar. Pero sigue siendo importante elegir sabiamente su ubicación.

Idealmente, encontrará un lugar tranquilo y sin distracciones para conectarse. Después de todo, es difícil ser productivo en un entorno disruptivo. El ruido de fondo, las personas que se mueven detrás de usted, los animales y los niños que compiten por su atención: todas son barreras para hacer las cosas.

Eso significa evitar lugares públicos concurridos, como cafeterías o espacios al aire libre llenos de gente. Hay demasiadas oportunidades para que algo salga mal. Además, se ve un poco poco profesional.

Si está trabajando desde casa, trate de encontrar un lugar pequeño donde pueda estar solo, preferiblemente con una puerta que pueda cerrar. Es posible que no pueda evitar que su perro ladre o que suene el timbre de la puerta (lo que hace que el perro se enoje), pero puede minimizar la interrupción.

Cuantas menos distracciones, mejor podrán concentrarse todos en la tarea en cuestión.

Establecer una agenda

Nadie se beneficia de una reunión que sale mal. Ya sabes, los que toman demasiado tiempo y se desvían hacia un tema no relacionado. Cuando finalmente terminan, la sensación es de alivio más que de logro. Y esto parece ser particularmente común en un entorno remoto.

Aquí es donde un poco de planificación puede ser de gran ayuda. Al establecer y compartir una agenda de reuniones, todos los involucrados sabrán qué esperar.

Las agendas pueden ser muy flexibles, lo cual es útil si no eres la persona más organizada del mundo. No tienes que planear las cosas al minuto. Incluso un esquema general y un marco de tiempo estimado harán el truco.

Como anfitrión, las agendas brindan una manera fácil de mantener la conversación encaminada. Una vez que haya terminado con un tema en particular, puede echar un vistazo a la agenda y decir: "Pasemos al siguiente tema". Es una herramienta de productividad invaluable.

Aproveche las herramientas de moderación

Independientemente de la plataforma de reuniones que elija, es probable que se incluyan algunas herramientas de moderación de usuarios. Le permiten silenciar a los participantes y pasar el rol de "presentador" a otros.

Es importante utilizar estas funciones de manera responsable. No querrás gobernar la reunión con mano de hierro. Eso es más probable que dañe el proceso colaborativo.

Aún así, son efectivos para eventos con un gran número de asistentes. Esto puede evitar que las personas hablen entre sí. También es una forma rápida de silenciar la respuesta perturbadora del micrófono u otros ruidos variados.

El rol de presentador es especialmente útil, ya que permite que otros participantes compartan sus pantallas. Les ayuda a ilustrar sus puntos de conversación y pone a todos en la misma página.

Si su reunión comienza a convertirse en una reunión libre para todos, las herramientas de moderación están ahí para ayudarlo a tener las cosas bajo control. Asimismo, puedes usarlos desde el principio para asegurar una navegación tranquila.

Registro para referencia futura

¿Alguna vez has salido de una reunión en persona habiendo olvidado algunos detalles? Eso le sucede incluso al más dedicado de los anotadores.

Afortunadamente, la mayoría de las plataformas de reuniones remotas brindan la funcionalidad de grabación. Esto le permite a usted y a los demás participantes regresar y consultar información clave.

Una grabación es particularmente útil para las sesiones de entrenamiento. Hay mucha información circulando y algunos conceptos pueden perderse en la confusión. Tener un video disponible brinda a los clientes la oportunidad de ayudarse a sí mismos. También puede evitar que reciba uno o dos correos electrónicos de pánico.

También vale la pena señalar las posibles preocupaciones de privacidad que surgen con el acto de grabar. Si bien algunas plataformas mostrarán un aviso de que se está grabando una reunión, también es una buena política anunciar esto. Mejor prevenir que lamentar.

Aproveche al máximo las reuniones remotas

Los beneficios de las reuniones remotas son innegables. Son mejores para el medio ambiente y para su apretada agenda. Pero todavía se reduce a la productividad.

Debido a que este tipo de reuniones suelen ser más informales, existe una tendencia a dejar de lado la preparación y el enfoque. Eso lleva a reuniones virtuales dispersas y prolongadas. Esa no es una receta para el éxito.

La solución es mezclar la preparación de la vieja escuela con la última tecnología. Colóquese en un entorno libre de distracciones. Escriba una agenda básica que pueda usar para guiar a los asistentes por el camino correcto. Y haga uso de las herramientas útiles que ofrece la plataforma elegida.

Juntos, estos pasos mantendrán sus reuniones en orden y le ahorrarán mucho tiempo. Así es como se supone que funcionan los negocios en el siglo XXI.