Cómo superar los desafíos de incorporación de datos para productos de software

Este artículo ha sido amablemente apoyado por nuestros queridos amigos de Flatfile, quienes crean hermosas experiencias centradas en el ser humano para eliminar las barreras entre las personas y los datos. ¡Gracias!

Las empresas dispuestas a pagar una buena cantidad de dinero por una nueva pieza de software probablemente no comiencen desde cero. Están ejecutando un negocio establecido, con procesos bien construidos y documentados. Por lo tanto, tienen toneladas de datos para transferir.

Como resultado, la decisión de incorporar una nueva aplicación no es algo que tomen a la ligera. Los procesos internos deben cambiar. Conseguir que el equipo adopte la nueva solución puede llevar tiempo. Integrarlo con sistemas existentes y herramientas externas puede ser un problema. Ah, sí, y también hay que preocuparse por la cuestión del cumplimiento.

Esto significa que hay mucha presión sobre el nuevo software para proporcionar una experiencia de primer nivel desde el principio. Si no proporciona a las empresas una forma simple e intuitiva de incorporar sus datos, puede esperar altas tasas de abandono de clientes como resultado.

Si está diseñando un producto que necesita datos de los clientes para que tenga algún valor, esto es lo que necesita saber sobre cómo desarrollar su proceso de incorporación de datos.

Cómo se correlaciona la incorporación de datos con la satisfacción del usuario

El software comercial es esencialmente solo una caja vacía que espera ser llenada con los datos de sus usuarios. Sin la capacidad de incorporar sin problemas los datos de los usuarios, el software esencialmente se vuelve inútil.

Veamos qué sucede cuando el proceso de incorporación de datos es correcto.

Beneficios para el usuario final

Si puede clavar la pieza de incorporación de datos, espere que sus usuarios finales obtengan los siguientes beneficios:

• Tendrán más confianza en su decisión.
  Con datos completos y precisos transferidos a su software, los usuarios realmente ven lo valioso que es poco después de registrarse. Esto deja poco espacio para cuestionar su decisión, lo que conduce a una mayor satisfacción general con el producto y, en última instancia, a más dinero para su negocio.
• Obtendrá una mayor aceptación del equipo.
  Una experiencia de incorporación de datos positiva permite a los clientes usar su producto más rápido, lo que reduce el tiempo que necesitan para obtener valor. Entonces, realmente, la incorporación de datos prepara el escenario para la forma en que sus clientes y su equipo verán el resto de su aplicación.
• Experimentarán más éxito con el software.
  Dado que los usuarios no tendrán que preocuparse por el formato y la limpieza de los datos o por la solución de problemas de los procesos de importación con errores, pueden sacar más provecho del producto y sus características.

Beneficios del desarrollador de software

El proveedor de software (usted y/o su cliente) también se beneficia:

• Mejorar la satisfacción del usuario.
  Sus usuarios finales no necesitan ser magos técnicos para descubrir cómo incorporar datos en su producto. Cuando hace que esto sea sencillo, reduce la rotación, atrae a más usuarios y retiene a más usuarios leales a largo plazo.
• Dedique menos tiempo al servicio de atención al cliente.
  Puede dejar de preocuparse por tener que respaldar un proceso de incorporación de datos defectuoso y asumir tareas como el formateo y la validación de datos para sus usuarios. En cambio, dedique su tiempo y energía a construir mejores relaciones con los clientes en lugar de apagar incendios todo el tiempo.
  Kelly Abbott, cofundadora y CTO de Tablecloth, puede dar fe de esto:
  

  “Hemos reducido la cantidad de tiempo que pasamos lidiando con archivos en un 95 %. Básicamente, teníamos todas las manos trabajando para resolver esos problemas a veces”.

• Tener mayor confianza en su producto.
  Cuando tiene una solución de incorporación de datos que es flexible y poderosa, no tiene que restringir qué datos pueden o no pueden importar sus usuarios. Ya no es una limitación.
  Como explica Abbott:

  “Nos ha hecho más contemplativos sobre los datos que pedimos a los clientes. Ya no tenemos que evitar pedir datos que pueden requerir demasiado tiempo para corregir. Flatfile elimina ese problema y ha mejorado nuestra disposición a experimentar con diferentes tipos de datos que podemos incorporar a nuestros análisis. Cuanto más tiempo pasemos jugando con diferentes tipos de datos, es más probable que descubramos la información que produce valor adicional en el mercado. Eso es indispensable para una startup como nosotros”.

• Ahorrar dinero.
  Si bien tendrá que gastar dinero en una solución de incorporación de datos de terceros, le ahorrará a su empresa el tiempo y el dinero que de otro modo gastaría tratando de administrar un importador de datos personalizado, un proceso de incorporación y relaciones con los clientes. (Tablecloth, por ejemplo, ahorró decenas de miles de dólares cuando adoptaron Flatfile).

Los desafíos de la incorporación de datos para productos de software

Echemos un vistazo a los desafíos comunes en la incorporación de datos y cómo Flatfile Concierge los elimina:

Desafío n.° 1: hay una gran cantidad de datos para agregar

Al suscribirse a un nuevo software comercial, los usuarios probablemente esperan hacer un poco de trabajo por adelantado, como completar la información básica de la cuenta, configurar los ajustes y agregar usuarios. Lo último que desea hacer es sorprenderlos con un importador de datos que les generará más trabajo.

Digamos, por ejemplo, que ha creado un CRM.

A menos que el software se dirija a nuevas empresas y otros negocios nuevos, los usuarios tendrán una tonelada de datos externos para llevar. Por ejemplo:

• Información de contacto de clientes, prospectos, proveedores, socios y miembros del equipo;
• Datos de clientes existentes como cuenta e historial de ventas;
• Datos de prospectos como historial de comunicación;
• detalles de canalización de ventas;
• Metas y métricas individuales y de equipo.

A menos que su CRM se integre directamente con cada uno de los CRM anteriores de sus usuarios, ¿cómo van a transferir estos datos? ¿Copiar y pegar? ¿Plantillas CSV?

Además, debe pensar en todas las otras fuentes de las que un CRM extrae información. Via de pago. Hojas de cálculo que residen en el disco de un equipo de ventas. Contratos firmados que han sido enviados por correo electrónico o por fax a su empresa. Hay una gran cantidad de datos provenientes de diferentes lugares y personas.

La solución

Hay una serie de cosas que hace Flatfile Concierge para solucionar este problema.

Para empezar, permite importar datos de una variedad de tipos de archivos:

• CSV,
• TSV,
• XLS,
• xml,
• Y más.

Con este tipo de flexibilidad, sus usuarios no tendrán que preocuparse por transferir datos a un tipo de archivo específico y luego limpiar los errores que ocurren durante la transferencia. Flatfile Concierge puede manejar varios tipos de archivos, de diferentes tipos de datos, y validarlo todo fácilmente.

Otra cosa a tener en cuenta es cómo su software rastreará y organizará cada archivo importado y sus datos correspondientes.

Flatfile permite a los usuarios crear espacios de trabajo colaborativos para colocar datos. Cuando un miembro del equipo agrega nuevos datos al espacio de trabajo, se captura un registro que contiene:

• Fecha de carga,
• Nombre del archivo,
• Usuario que envió los datos,
• Número de filas añadidas,
• Historial de versiones,
• Errores de carga.

Esto mantendrá las cosas organizadas y al mismo tiempo hará que todos sean responsables de los datos que aportan. Y con esta información fácilmente disponible desde un tablero centralizado, no habrá ningún secreto sobre lo que se cargó, por quién y cuándo. Los errores de importación también se pueden solucionar de forma colaborativa, sin necesidad de volver a cargar los datos de la hoja de cálculo.

Desafío n.º 2: los datos se importan en una variedad de estados

Cuando les da a los usuarios de su software la capacidad de transferir sus datos a su producto, no hay mucho que usted o el equipo de software puedan hacer en términos de formatear o limpiar los datos de los usuarios finales de antemano. Tampoco deberías tener que hacerlo. Su trabajo es asegurarse de que los clientes vean el valor del software; no luchar con la importación de datos.

Podría darles una plantilla de hoja de cálculo, pero eso requeriría que dediquen tiempo a reformatear todos sus datos. Puede indicarles la base de conocimientos, pero, de nuevo, eso supone que sus usuarios finales estarán dispuestos a hacer ese trabajo adicional.

En realidad, sus usuarios tendrán prisa por acceder al nuevo software y ponerse a trabajar. No van a parar de lidiar con esto. Ese es el trabajo del software.

Sin embargo, muchas soluciones de incorporación de datos no manejan muy bien las hojas de cálculo desordenadas. No solo tienen dificultades para reconocer algunos de los datos (a menudo porque el modelo de datos no coincide con el suyo), sino que la aplicación se niega a aceptar ciertas columnas de la hoja de cálculo.

Incluso si es culpa del usuario final por no organizar o etiquetar correctamente sus datos o enseñar a su equipo cómo hacerlo (o simplemente por no saber qué hacer en primer lugar), ¿a quién cree que culpará al final? cuando sus datos no importarán?

La solución

El importador de Flatfile Concierge funciona con inteligencia artificial, lo que significa que su software (y el importador de datos) realmente pueden hacer el trabajo para sus usuarios finales.

Usando una lógica de validación avanzada, el importador de datos puede averiguar qué son los datos y adónde van.

Si bien Flatfile hará coincidir automáticamente las columnas y los datos correspondientes con los campos de datos reales de su software, los usuarios tienen la oportunidad de confirmar que ese es el caso antes de permitirlo en el sistema:

Antes de que esto suceda, puede trabajar un poco en el backend para asegurarse de que Flatfile sepa qué hacer con los datos de sus usuarios:

• Cree modelos de datos de destino para que Flatfile pueda navegar por formatos de hojas de cálculo complejos y tipos de datos que sus usuarios probablemente intentarán importar.
• Cree una plantilla con reglas de validación para que la IA de Flatfile sepa exactamente cómo mapear todo.
• Valide los datos importados con otras bases de datos para ayudar al importador a contextualizar, validar y limpiar los datos a lo largo del tiempo.

Una vez que haya hecho ese trabajo inicial, el resto es fácil.

Flatfile Concierge realizará la mayor parte del trabajo cuando transforme los datos importados en algo limpio y útil. De hecho, aproximadamente el 95 % de las columnas importadas se asignarán automáticamente a su software gracias al aprendizaje automático y al sistema de coincidencia aproximada de Flatfile.

El usuario final tendrá la oportunidad de revisar las partes de sus datos que contengan errores. Si encuentran alguno, pueden reparar los errores dentro de Flatfile, en lugar de tener que corregirlo en una hoja de cálculo y volver a importar.

Desafío n.º 3: Obtener y rastrear datos de múltiples usuarios

Cuando hay muchos cocineros en la cocina, hay una serie de cosas que pueden salir mal.

A veces, los datos pueden vivir en las computadoras de los miembros del equipo o, peor aún, enviarse por correo electrónico, lo que puede ser un gran problema de seguridad para los datos confidenciales. Esto puede suceder si los usuarios no tienen acceso a la plataforma de software o encuentran el importador de datos demasiado intimidante para usar.

Por otro lado, con el proceso de incorporación de datos incorrecto, podría convertirse en un juego gratuito en el que las personas agregan lo que les da la gana a los datos de la empresa. Si bien los datos se importan, no existe un marco de revisión, por lo que la base de datos de la empresa está llena de errores y entradas duplicadas.

Sus usuarios finales deben poder mantener el orden, el control y la seguridad cuando se trata de algo tan serio como los datos de la empresa, especialmente si desea que su software sea utilizable.

La solución

Flatfile Concierge ha diseñado el proceso de incorporación de datos para que sea colaborativo.

Como puede ver, los administradores de la empresa pueden invitar a colaboradores específicos (es decir, clientes) para agregar datos a sus espacios de trabajo. Pero esta no es una invitación general para importar datos.

Los administradores tienen la capacidad de crear un proceso de aprobación. llegan a:

• Solicite conjuntos de datos específicos de los miembros del equipo.
• Controle a qué espacios de trabajo pueden importar datos.
• Revise todos los envíos de datos antes de enviar los datos aprobados a la plataforma.

Los administradores también pueden importar datos en nombre del cliente. Flatfile Concierge garantiza que la incorporación de datos nunca sea un callejón sin salida para los clientes.

Esto no solo asegura que los datos correctos terminen en el software, sino que el flujo controlado significa que los datos también serán más limpios y precisos. Todo esto, al tiempo que proporciona una experiencia de incorporación de datos perfecta para los usuarios.

Desafío n.º 4: la seguridad de los datos siempre es una preocupación

Cuando se trata de desarrollo web y de aplicaciones, la privacidad y la seguridad del usuario son la máxima prioridad. Si nuestros clientes y visitantes no confían en que su información está a salvo de miradas indiscretas (y no se vende a los anunciantes), dejarán de usar nuestras soluciones en primer lugar.

Lo mismo sucede con el software, aunque no solo deben preocuparse por proteger los datos personales de la empresa.

A menudo, cuando las empresas importan datos al software (como en el ejemplo de CRM), están importando datos privados y confidenciales de sus clientes . Permita que eso se vea comprometido y podrá despedirse de su software.

Entonces, sí, el software en sí debe estar protegido. Eso es un hecho. Pero también lo hace su proceso de incorporación de datos. Es un gran punto de vulnerabilidad si no se controla.

La solución

Lo primero que hace Flatfile Concierge es alentar a los usuarios a dejar de compartir datos confidenciales por correo electrónico, FTP y otras plataformas no seguras al proporcionar una solución de incorporación de datos fácil de usar.

Lo segundo que hace es proporcionar un espacio de trabajo autenticado y compatible para que los usuarios importen, validen y publiquen sus datos en su software.

Así es como Flatfile Concierge protege sus espacios de trabajo:

• Cada colaborador ingresa al importador de datos a través de una invitación autenticada.
• Los datos se cifran en tránsito y se almacenan en un depósito cifrado de Amazon S3.
• La plataforma de incorporación de datos es 100% compatible con GDPR.
• Flatfile cumple con HIPAA y SOC2 y puede ajustarse a otros requisitos de cumplimiento según sea necesario.

Además, una vez que los datos se migran con éxito a su aplicación, se eliminan de Flatfile. De esta forma, solo tendrás que preocuparte de proteger tus datos dentro de tu software y no en plataformas anteriores a las que se toca.

Terminando

Con un proceso de incorporación de datos insuficiente o propenso a errores, usted, el proveedor de software y sus usuarios finales pasarán demasiado tiempo limpiando y validando manualmente las hojas de cálculo. Esto no solo sucederá durante el registro inicial del usuario. Si el importador de datos no está a la altura de la tarea, todos desperdiciarán una tonelada de tiempo y recursos cada vez que los datos de los clientes existentes deban cargarse o transferirse a la plataforma.

Por supuesto, todo esto supone que su importador puede incluso obtener datos de usuario en el software. (Lamentablemente, esto sucede con demasiadas soluciones personalizadas).

No hace falta decir que su proceso de incorporación de datos debe ser perfecto para su equipo y sus clientes. Es la única forma de mantener bajas las tasas de rotación de usuarios y alta la satisfacción de los usuarios.

La incorporación de datos es un proceso realmente complejo de manejar. Ahórrese la molestia de tratar de desarrollar su propia solución de incorporación de datos y el tiempo tratando de solucionar los problemas con ella. Con un importador de datos impulsado por IA como Flatfile Concierge, todo se soluciona por usted.