Tutorial de Microsoft Excel para principiantes: guía paso a paso [2022]

Microsoft Office incluye tres aplicaciones web principales: MS Word, MS Excel y MS PowerPoint. Microsoft Excel es una poderosa herramienta para administrar y analizar datos extensos. Seguir un tutorial de Microsoft Excel es mejor para comprender los aspectos complejos de la aplicación como principiante. Algunos tutoriales también proporcionan ejemplos para simplificar el proceso de aprendizaje.

Este es uno de esos tutoriales completos, ¡así que siga leyendo para obtener más información y perfeccionar sus habilidades con MS Excel!

¿Qué es Microsoft Excel?

MS Excel es un programa de hoja de cálculo utilizado para registrar y analizar datos estadísticos y numéricos. La especialidad de MS Excel son sus características que realizan diferentes operaciones como herramientas gráficas, cálculos, programación de macros, tablas dinámicas, etc.

La hoja de Microsoft Excel comprende una colección de filas y columnas que forman una tabla. Generalmente, las letras alfabéticas se asignan a las columnas, mientras que los números se asignan a las filas. El punto donde se unen una fila y una columna se llama celda. Es interesante notar que cada celda tiene una dirección. La dirección de la celda está representada por la letra que representa la columna y el número que representa la fila. Es una característica imprescindible para los principiantes.

Un nuevo documento en Excel siempre comenzará con una hoja de trabajo. Generalmente, el archivo de Excel se guarda como una extensión .xls.

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¿Qué es una hoja de cálculo en Excel?

Una hoja de trabajo tiene innumerables filas y columnas. El punto de intersección de una fila y una columna se denomina celda que contiene espacio para datos. Worksheet lo ayuda en diferentes tareas como análisis de datos, cálculos o integración de datos. La representación de filas en una hoja de Excel es por números, y la representación de columnas es por alfabetos.

Puede haber muchas hojas en un libro de Excell etiquetadas como Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3, etc., de uso gratuito y renombradas por los usuarios. Puede agregar tantas hojas como desee a un libro de Excel.

Conociendo la interfaz de MS Excel

La interfaz de MS Excel guarda todos nuestros datos y estadísticas. Por lo tanto, varios componentes de la interfaz son esenciales antes de trabajar en MS Excel. Además, la familiaridad con la aplicación puede aumentar la eficiencia del trabajo. En la siguiente imagen, puede ver los componentes principales. Vamos a discutir estos en detalle.

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Acceso rapido a la barra de herramientas

Los comandos comunes de Excel están disponibles en la barra de herramientas de acceso rápido. Estos comandos incluyen Deshacer, Guardar y Repetir. Los usuarios pueden acceder a estos comandos rápidamente mientras trabajan en Excel. Además, la barra de herramientas de acceso rápido es totalmente personalizable, lo que le permite elegir sus herramientas preferidas para mayor comodidad.

Cinta de Excel

Las versiones de Excel cambian con el tiempo, actualizan los menús tradicionales y agregan un nuevo sistema de cintas, lo que permite que múltiples pestañas realicen las funciones más comunes. Las pestañas de la cinta incluyen: Archivo, Inicio, Insertar, Fórmula, Diseño de página, Datos, Ver, Revisar y Ayuda. Puede encontrar comandos debajo de cada pestaña. Por ejemplo, la pestaña Fórmula alberga funciones lógicas, matemáticas, de cadena, de texto, de fecha, financieras y de tiempo; todas son personalizables.

Barra de formulas

La barra de fórmulas se utiliza para escribir fórmulas y funciones para manipular datos. Además de ingresar datos, funciones o fórmulas, podemos editarlos en la celda en particular.

Nombre de Caja

El cuadro de nombre contiene el nombre o la ubicación de una celda seleccionada.

Vistas de la hoja de cálculo

Los usuarios tienen diferentes opciones de visualización para elegir la vista de su hoja de trabajo disponible en las opciones Vista de diseño de página, Vista normal o Vista de salto de página. Las vistas son útiles para varias tareas, particularmente para imprimir la hoja de cálculo.

Control de zoom

El control de zoom se encuentra en el extremo derecho de la hoja de cálculo de Excel. Solo tiene que hacer clic y arrastrar el control deslizante para usar el control Zoom y, a medida que mueve el control deslizante hacia la derecha, el porcentaje de zoom aumenta y viceversa. De forma predeterminada, el porcentaje de zoom de la vista de Excel es del 100 %.

Características de MS Excel

Se crean varias funciones de MS Excel teniendo en cuenta las diversas necesidades de evaluación de datos, y la mayoría de los componentes son personalizables. Conocer la interfaz permite al usuario minimizar la carga de trabajo y realizar tareas en un tiempo limitado. Algunas características importantes de MS Excel incluyen:

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Autocompletar

Autocompletar le permite llenar las celdas con registros secuenciales o repetitivos. Los ejemplos incluyen documentos repetidos, números cronológicos o fechas. Los usuarios también pueden copiar funciones y modificar números y textos usando Autocompletar.

Auto formato

El formato automático permite a los usuarios utilizar opciones de formato de tabla predefinidas.

Autocompletar lista

Esta función desarrolla automáticamente el formato de celda al agregar un nuevo componente al final de una lista.

Suma automática

Con la función Autosuma, puede calcular automáticamente la suma de una columna o una fila insertando una fórmula adicional para un rango de celdas.

Mago

El asistente funciona como una guía para mostrar varias técnicas y consejos para trabajar con Excel. Además, puede reposicionar el texto y grabar con la función de arrastrar y soltar.

Tabla dinámica

La tabla dinámica ayuda a voltear y sumar datos en unos segundos. Puede generar documentos estadísticos, estados financieros periódicos, etc., con una tabla dinámica, etc., ejecutando análisis de datos. Además, las tablas dinámicas ayudan a analizar gráficamente relaciones de datos complejas.

Menús contextuales

Los menús de acceso directo eliminan el largo proceso en MS Excel con comandos de acceso directo simples.

Gráficos

La representación gráfica de datos siempre es eficiente para atraer la atención y simplificar la comprensión de los datos. La función de gráficos está disponible en varias formas, como barra, pastel, línea y más, para transformar los datos en su representación gráfica.

autoformas

La barra de herramientas de formas automáticas permite dibujar varias formas geométricas, elementos de diagramas de flujo, flechas, etc. También puede dibujar gráficos con estas formas.

Además de estas características, las fórmulas y funciones también son una parte integral de MS Excel, aunque se incluyen en Advanced Excel. Una vez que se acostumbre a las funciones de MS Excel, puede pasar a la etapa 'avanzada'.

Conclusión

MS Excel es una aplicación detallada con numerosas funciones. Mientras que algunos se clasifican como fundamentales, otros son complejos y funcionan bajo Excel Avanzado. En lugar de apresurarse a través de la aplicación, se recomienda seguir un tutorial detallado de Excel para que los principiantes comprendan la esencia de esta aplicación. El trabajo práctico eventualmente lo presentará a varios matices de MS Excel. ¡Asegúrese de elegir el tutorial correcto de Microsoft Excel para comenzar!

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