Tipos más populares de sistemas de información y sus aplicaciones

El crecimiento organizacional viene con numerosos obstáculos, ya sea para una empresa pequeña o grande. Exige responsabilidades crecientes, mejores instalaciones de comunicación, planificación adecuada, optimización del crecimiento, etc. A medida que se contratan más empleados, se asignan gerentes para monitorear las actividades y se desarrollan más sectores comerciales para atender funciones específicas. Tal crecimiento requiere que exista un sistema de información adecuado , que facilite una comunicación fluida y la colaboración entre el personal y los gerentes.

En esta era de la información, es vital tener acceso a la información y su adecuado manejo y uso. Aquí es donde entra en juego un sistema de información . Este artículo cubre los tipos de sistemas de información más populares y su aplicabilidad.

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¿Qué es un Sistema de Información?

Un sistema de información es un conjunto de varios recursos de información, como hardware, software, etc., destinados a recopilar información, seguido de su procesamiento, almacenamiento y distribución. Mientras lee este artículo, está poniendo en uso algunos ejemplos de sistemas de información, como su computadora portátil, su dispositivo móvil o su computadora.

Las empresas y otras organizaciones dependen de estos sistemas para comunicarse con sus proveedores y clientes y competir con sus rivales. Incluso el buen funcionamiento de la cadena de suministro de una empresa depende de un sistema de información.

Clasificación del sistema de información

La clasificación por nivel organizacional es la segregación más común de los sistemas de información. Comprender los niveles brinda una imagen vívida de la información requerida de cualquier usuario en ese nivel.

Nivel de gestión operativa: este nivel se ocupa de las transacciones comerciales diarias de la empresa y los usuarios tienen reglas que guían sus decisiones. Por lo tanto, tienen decisiones estructuradas. Por ejemplo, una tienda ofrece facilidades de crédito a los clientes pero tiene una política de crédito que impone una limitación de préstamo. Los usuarios en este nivel deciden otorgar crédito solo después de conocer el sistema de información crediticia.

Nivel de gestión táctica: Este nivel incluye a los supervisores, mandos medios, etc., quienes son los responsables de monitorear las actividades de los usuarios en la gestión operativa. En este nivel, los usuarios toman decisiones semiestructuradas, guiados por pautas establecidas y su juicio. Por ejemplo, después de estudiar la información del historial de pagos del cliente, el supervisor es responsable de crear una excepción y aumentar el límite de préstamo del cliente.

Nivel de gestión estratégica: al ser el nivel más alto, los usuarios aquí crean decisiones no estructuradas. Sus decisiones dependen de la información recopilada de los otros dos niveles.

Sistemas de información populares

Ahora que sabe qué son los sistemas de información y su clasificación, hemos enumerado seis tipos de sistemas de información. Aunque los tipos no se limitan a estos seis, son los más populares y ampliamente utilizados en las organizaciones empresariales.

1. Sistema de procesamiento de transacciones

El Sistema de Procesamiento de Transacciones o TPS es responsable del procesamiento de datos, que surge de las transacciones comerciales. Cada operación comercial incluye transacciones comerciales diarias, como entradas de pedidos, recibos de mercancías, mantenimiento de registros de los empleados de la empresa, contratación, etc. El Sistema de procesamiento de transacciones tiene el único objetivo de proporcionar detalles de transacciones para mantener actualizados los registros de la empresa.

Aplicaciones:

Sistema de nómina: este sistema ayuda a procesar los salarios del personal, administrar préstamos, etc.

Sistema de control de existencias: este sistema ayuda a una empresa a mantenerse al día con sus existencias de nivel de inventario.

Sistema de facturación : este sistema ayuda a realizar un seguimiento de los importes de las ventas.

2. Sistema de automatización de oficinas

El Sistema de Automatización de Oficinas, abreviado como OAS, incluye computadoras, tecnologías aliadas a la comunicación y personal diverso involucrado en tareas oficiales. La OEA es responsable de apoyar las funciones oficiales en todos los niveles, desde administrativo hasta gerencial. Las actividades realizadas con la ayuda del Sistema de automatización de oficinas incluyen el envío de correos electrónicos, el mantenimiento del calendario de la oficina, la impresión de documentos, etc. El Sistema de automatización de oficinas funciona para mejorar la comunicación entre departamentos para realizar cualquier tarea sin problemas.

Aplicaciones

Correo de voz: este servicio de llamadas ayuda a grabar y guardar mensajes telefónicos, que pueden recuperarse según las necesidades del usuario.

Correo electrónico: esta aplicación permite la transferencia de mensajes o documentos (o cualquier otra forma de datos como imágenes, videos, audios, etc.) con la ayuda de líneas de comunicación.

Procesamiento de textos: se utiliza para preparar materiales imprimibles electrónicamente, como documentos, memorandos, informes, etc. El teclado ayuda en la generación de texto y se muestra a través de la unidad de visualización de la máquina. Los textos en cualquier procesador de texto pueden ser modificados, guardados y reproducidos mediante el uso de comandos, y también facilita la revisión gramatical y ortográfica, la creación de índices, etc.

3. Sistema de Trabajo del Conocimiento

Knowledge Work System, abreviado como KWS, mejora la creación de conocimiento y garantiza que tanto la habilidad técnica como el conocimiento se integren correctamente en su negocio. KWS ayuda a generar y propagar nueva información con el uso de herramientas de comunicación, analíticas, de gestión de documentos y gráficas. Es vital que KWS tenga fácil acceso a bases de datos externas y una interfaz fácil de usar, lo que garantiza que los usuarios puedan acceder a la información rápidamente.

Aplicaciones:

CAD o sistema de diseño asistido por computadora: este sistema único crea automáticamente gráficos y diseños por computadora. CAD puede proporcionar diseños específicos requeridos en el proceso de fabricación de herramientas.

Estación de trabajo financiera: estos sistemas son responsables de combinar grandes cantidades de datos, tanto de fuentes externas como internas, datos de gestión y de mercado, informes de investigación, etc. Estos sistemas pueden analizar grandes volúmenes de datos en un instante.

Sistemas de realidad virtual: este sistema utiliza varias pantallas auditivas, visuales y hápticas y posee capacidades más allá de CAD.

4. Sistema de Información Gerencial

MIS o Sistema de información de gestión es una herramienta valiosa para los mandos intermedios porque a menudo se les pide que analicen las tareas administrativas, supervisen el desempeño de los empleados y se aseguren de que estén en sintonía con las necesidades de la empresa. Este sistema ayuda a estos gerentes a planificar, controlar y decidir el flujo de trabajo extrayendo datos de múltiples TPS. MIS es responsable de recopilar estos datos y su correspondiente presentación. MIS puede producir varios informes, como informes ad-hoc, informes resumidos, etc.

Aplicaciones:

• sistema de gestión de recursos humanos
• sistema de gestion de ventas

5. Sistema de apoyo a la decisión

Decision Support System o DSS está dirigido a la toma de decisiones semiestructurada de los gerentes de una organización. DSS ayuda a resumir (en gráficos, tablas, etc.) o analizar grandes cantidades de información en formas más simples para que la toma de decisiones por parte del gerente sea más fácil. Por ejemplo, un DSS en un banco ayudará a los gerentes a interpretar y analizar las distintas tendencias de préstamos o depósitos y finalizar un objetivo anual.

Aplicaciones:

• Gestión de inventario para desglosar los activos de una organización y aumentar los beneficios.
• Optimización de las ventas en una empresa.
• Los planificadores pueden usar DSS para monitorear el patrón de ventas existente en una empresa y diseñar proyecciones de ventas.
• Los agricultores pueden usar las herramientas DSS para planificar sus cultivos analizando la mejor temporada para plantar y cosechar.
• DSS se ha utilizado en ciertos estados para el pronóstico del tiempo y el pronóstico de peligros.

6. Sistema de Apoyo Ejecutivo

ESS o Executive Support System es muy parecido a MIS, excepto que es para la toma de decisiones a nivel ejecutivo. Con más en juego, las decisiones exigen ser perspicaces y requieren más juicio. Por lo tanto, ESS tiene como objetivo proporcionar una mejor comunicación, capacidades de cómputo mejoradas y excelentes opciones de visualización. Para tomar decisiones mejores y más efectivas, ESS utiliza datos internos del MIS DSS (resumidos) y datos externos (p. ej., leyes fiscales dinámicas o competencia emergente, etc.).

Aplicaciones:

• En los departamentos de personal de las organizaciones.
• Departamentos de contabilidad o facturación.

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