Optimice los flujos de trabajo de Jira con estas prácticas recomendadas
Publicado: 2022-07-22Lanzada por Atlassian hace casi dos décadas y originalmente dirigida a los desarrolladores de software, Jira se ha establecido desde entonces como la solución de gestión de proyectos de referencia para los equipos ágiles de todo el mundo. Aunque todavía lo utilizan principalmente los equipos de desarrollo, la funcionalidad flexible de Jira puede funcionar para casi cualquier equipo en cualquier organización.
Sin embargo, con esta flexibilidad viene el riesgo de la complejidad: una de las quejas más frecuentes que escucho sobre el software es que sus flujos de trabajo en expansión son inmanejables. Entonces, ¿cómo se deben crear los flujos de trabajo para impulsar la adopción y mantener la eficiencia?
He estado usando Jira durante 12 años en múltiples industrias y en una variedad de funciones de gestión de proyectos, análisis de negocios y administrador de Jira. Estas mejores prácticas de flujo de trabajo de Jira lo ayudarán a optimizar su configuración y maximizar los beneficios de su flexibilidad en todas las áreas de su organización.
Cómo adaptar los flujos de trabajo de Jira para cualquier departamento
Desde la implementación de flujos de trabajo de desarrollo estándar hasta el diseño de aquellos con requisitos más complejos, es posible que un administrador de Jira adapte las capacidades del software a cualquier parte de su organización. Si necesita realizar un seguimiento de los procesos fuera de TI, Jira tiene más que ofrecer que la típica vista de tablero de sprint. Aquí hay algunas formas en que varios departamentos y empresas pueden mejorar su uso de Jira:
| Tipo de organización | Configuración de Jira recomendada | Ventajas |
|---|---|---|
| Un departamento de recursos humanos con un proceso de contratación complicado que abarca múltiples sistemas | Cree un tablero de contratación que use flujos de trabajo basados en el tipo de nueva contratación, impulsando el camino que toma el personal de recursos humanos a través de varios sistemas para configurar cada contratación. | Trazar las diferentes rutas de contratación permite al personal de RR. HH. configurar correcta y completamente las nuevas contrataciones la primera vez, lo que ahorra tiempo en la incorporación y correcciones costosas posteriores. |
| Un departamento de marketing que quiere gestionar el trabajo recurrente, como las campañas. | Configura cada campaña dentro de un proyecto como una epopeya. Las tarjetas de tareas repetibles se pueden cargar al comienzo de cada campaña, asegurando que cada una se ejecute de manera similar y que se tomen todos los procesos y acciones relevantes. | El flujo de trabajo de tareas repetibles garantiza que cada campaña se ejecute de la manera más eficiente y completa posible. Además, la vista de hoja de ruta de Jira se puede utilizar para proporcionar una vista en tiempo real de la línea de tiempo planificada frente al estado real de cada campaña. |
| Un negocio de TI con múltiples grupos de desarrollo que no necesariamente funcionan de la misma manera (quizás debido a una adquisición reciente o equipos que reportan a diferentes organizaciones) | Use proyectos que contengan múltiples tableros y un flujo de trabajo común, donde cada grupo tiene un tablero que representa la forma en que trabajan. Los tableros pueden ser Kanban, Scrum o una combinación. | Los equipos aún pueden trabajar de la manera que mejor les funcione, pero el trabajo del proyecto se realiza un seguimiento y se informa de manera uniforme. Esto reduce la presión sobre el equipo para cambiar sus procesos únicamente con fines de informes de proyectos o programas. |
| Cualquier organización que realice tareas programadas regularmente, como informes de KPI o acciones con proveedores externos | Usa la automatización de Jira para crear y administrar tareas según un cronograma específico. Las tareas pueden ejecutarse a través de flujos de trabajo según sea necesario para garantizar que el proceso se complete. | Todo el trabajo está centralizado en un solo lugar y los miembros del equipo no necesitan depender de notas de calendario o correos electrónicos de seguimiento para mantener las tareas programadas. |
Gestión del flujo de trabajo de Jira
Cuando se usan múltiples flujos de trabajo para diferentes funciones, los administradores pueden tener dificultades para administrar los numerosos esquemas. Si un administrador termina con un esquema de flujo de trabajo diferente para cada proyecto, los tableros resultantes pueden volverse casi imposibles de mantener. Para evitar esto, cree y mantenga los flujos de trabajo de manera decidida. Estas son mis tres recomendaciones principales para hacerlo:
1. Encuentra puntos en común
Los diferentes nombres de columna en un tablero no necesariamente requieren diferentes flujos de trabajo para admitir cada uno. Encuentre elementos comunes en los flujos de trabajo, los estados y las transiciones de los proyectos. Un paso o estado de "En progreso" puede cubrir un paso de desarrollo para TI, un paso de recopilación de requisitos para una oficina de gestión de proyectos y un paso de creación para una campaña de marketing. Si pueden seguir un estado y un flujo de trabajo comunes, puede reducir el volumen de elementos de Jira a mantener. Hacer esto también reduce la probabilidad de una transición perdida en un proyecto en particular.
2. Enfócate en el Qué
A menudo, las personas crean pasos de flujo de trabajo para cada miembro del equipo que tiene una acción, lo que puede generar un flujo de trabajo que parece espagueti y un tablero con columnas demasiado estrechas para leer. En su lugar, concéntrese en el tipo de tarea, es decir, el qué, no el quién o el cómo. Entonces, ¿cómo se administra un flujo de trabajo que tiene varios pasos de revisión y aprobación que son de naturaleza similar y ocurren aproximadamente al mismo tiempo pero que los realizan diferentes personas? Use funciones como funciones de bucle, funciones de publicación y automatizaciones que permiten que un elemento resida en un paso de flujo de trabajo de aprobación (que también se puede usar para algunos pasos de prueba en un flujo de trabajo de desarrollo) pero aún representa múltiples acciones, tareas y puntos de control.
Tenga en cuenta que las columnas del tablero se relacionan con los estados, por lo que 15 estados requerirían 15 columnas, cada una con un solo estado, o varios estados por columna. Si la vista de su tablero realmente requiere 15 estados separados, es posible que deba crear un flujo de trabajo más complejo. Sin embargo, si la vista de su tablero incluye varios estados por columna, considere simplificar su flujo de trabajo para que coincida con las columnas.
3. Utilice los datos cuando sea posible
Jira está basado en datos, por lo que a menudo es más eficiente usar datos, en lugar de un paso de flujo de trabajo, para representar el estado de una tarea. En lugar de hacer la transición de una historia de usuario de Requisitos a Criterios de aceptación a Revisado, podría representar cada una de esas categorías como un estado donde cada tarea se relaciona con un campo o elemento de datos específico.
Si sigue un enfoque basado en datos, también puede aprovechar la automatización y programar elementos para moverse a través del flujo de trabajo a medida que se completa y documenta el trabajo, en lugar de esperar a que alguien mueva las tarjetas. Para esto, se pueden usar atributos de datos como campos estándar, campos personalizados o etiquetas.
Por ejemplo, para reducir el ruido en un gran flujo de trabajo de desarrollo, los tres estados de requisitos podrían residir en un único paso de requisitos de flujo de trabajo. Cuando el requisito está listo para los Criterios de aceptación, el propietario de la tarea agrega una etiqueta de "Se necesita CA" o marca un campo personalizado de "Listo para CA", y Jira lo asignará automáticamente para que se pruebe. Esto facilita el proceso de la misma manera que tener varios pasos, pero mantiene el flujo de trabajo liviano. Esto es especialmente importante si tiene un flujo de trabajo que podría admitir pasos simultáneos o para el cual el orden es flexible.
Dos ejemplos de flujo de trabajo limpio de Jira
Los siguientes diagramas detallan flujos de trabajo eficientes y manejables compuestos por estados, transiciones y resoluciones que se pueden aplicar en una variedad de escenarios.
Un flujo de trabajo de aprobación genérico ajustado se puede utilizar para todo tipo de tareas comerciales, como propuestas de marketing, así como varias partes de las tareas de desarrollo, como los requisitos.
Un buen flujo de trabajo de desarrollo puede admitir varios tableros y varios equipos de desarrollo que trabajan de diferentes maneras. Nuevamente, se enfoca en el Qué, no en el Quién. Este flujo de trabajo puede admitir muchos tipos de tableros, organizaciones, fases de proyectos y tareas comerciales. Si bien puede parecer complicado, esto se debe en gran parte a la cantidad de transiciones, que son necesarias para que los equipos lo usen para administrar elementos de manera eficiente.
Desafíos y soluciones comunes de Jira
La flexibilidad de Jira significa que debe tener un propósito en la forma en que configura y mantiene los flujos de trabajo. También debe asegurarse de no utilizar flujos de trabajo predeterminados cuando otros enfoques son más adecuados. Algunos problemas comunes se pueden solucionar siguiendo estos pasos:
| Problema | Próximos pasos |
|---|---|
| Tengo demasiados tipos diferentes de flujos de trabajo. | Traza un "superconjunto" de todos los estados de flujo de trabajo, agrupando estados similares. Cree un flujo de trabajo común y convierta cada uno a ese nuevo. |
| Mis flujos de trabajo son complejos. | Dedique algo de tiempo a encuestar a sus colegas para averiguar cómo utilizan la pizarra y los informes de la junta asociados. Es probable que no estén usando todos los pasos del flujo de trabajo o que no sea necesario tener pasos discretos. Comience por crear una versión simplificada de un flujo de trabajo complejo y asegúrese de que toda la funcionalidad relevante de informes y procesos siga estando disponible. |
| Los artículos terminan perdidos o en un estado incorrecto. | Si tiene muchos flujos de trabajo y tableros diferentes, es probable que haya encontrado este problema. Primero, deberá revisar todos los estados no asignados en cada una de las configuraciones de su tablero. Es fácil actualizar los flujos de trabajo, pero olvídese de agregar un nuevo estado a una columna del tablero. Incluso si hay estados que no usa en un tablero, es mejor tenerlos en la cartera de pedidos, en lugar de no asignarlos, para que no pierda la visibilidad de la tarjeta si realiza un cambio. En segundo lugar, simplifique los flujos de trabajo para minimizar la ocurrencia de tarjetas inactivas o perdidas. |
| Necesito muchos flujos de trabajo porque hacemos las cosas de manera diferente en diferentes situaciones. | Eche un vistazo a sus situaciones y determine si se basan en un tipo de problema o en algún otro dato. Es posible que aún tenga muchos flujos de trabajo, pero se pueden hacer comunes entre los tipos de problemas o alguna otra entidad. Luego, simplifique la forma en que los administra. Por ejemplo, puede mantener tres flujos de trabajo para tipos de problemas de tareas (tarea simple, tarea con prueba/aprobación, tarea con implementación) y colocarlos en varios esquemas de flujo de trabajo, en lugar de mantener 18 flujos de trabajo para tareas por proyecto. |
Apóyese en estas técnicas para el éxito del flujo de trabajo
Muchas organizaciones podrían encontrar oportunidades adicionales para utilizar Jira, pero ya están sobrecargadas de flujos de trabajo de sus proyectos de TI. Al implementar estas recomendaciones y prácticas recomendadas, puede expandir el uso de Jira sin aumentar la carga administrativa. Si tiene experiencia en el uso de Jira en otras organizaciones, utilícelo como inspiración, pero no limite su pensamiento a cómo lo ha visto utilizado para un proyecto o industria en particular. Recuerde encontrar puntos en común, centrarse en el Qué y utilizar datos cuando sea posible. Si lo hace, se asegurará de que está utilizando toda la flexibilidad que Jira tiene para ofrecer. Y una vez que todas las áreas de su organización utilicen Jira de manera eficiente, será más fácil discutir e implementar KPI globales, mejoras de procesos y otras iniciativas en toda la empresa.