¿Cómo usar las funciones IMPORTRANGE en Google Sheets?

Hojas de cálculo de Google es uno de los programas de hojas de cálculo en línea más utilizados debido a su fácil accesibilidad y facilidad de uso. En Hojas de cálculo de Google, es posible que a menudo necesite transferir e importar datos de una hoja de cálculo a otra. Aquí es donde entra la función IMPORTRANGE.

La función IMPORTRANGE es una función vital y de uso común en Google Sheets que ayuda a integrar datos entre hojas de cálculo sin usar complementos de terceros. Para usuarios experimentados, esta fórmula es conveniente. Sin embargo, se debe tener especial cuidado para eliminar todos los errores. Si se ejecuta con prisa, puede ser bastante confuso o defectuoso.

Copiar y pegar las celdas en cuestión debería funcionar, pero al hacerlo, se cortará cualquier conexión activa entre las dos hojas. Además, cambiar los datos originales hará que la segunda hoja de cálculo quede obsoleta. La función IMPORTRANGE se puede utilizar para superar estos desafíos por completo. Esta función le permite importar datos rápidamente de una hoja de cálculo a otra, manteniendo las hojas de cálculo bien sincronizadas.

Aplicación de IMPORTRANGE en Google Sheets

La función IMPORTRANGE se enfoca principalmente en importar valores de una celda de hoja de cálculo a otra. Es obligatorio tener acceso a la otra hoja de cálculo y su URL.

Dado que Google Sheets tiene una infraestructura basada en la nube, IMPORTRANGE no es complejo de usar. Esto se debe a que todos los archivos tienen direcciones URL separadas con una identidad única y se puede hacer referencia a estos archivos individuales usando la "clave" o su modificador de URL. Después de esto, se agrega especificidad dentro del archivo de destino utilizando la referencia de una página y un rango.

Para requisitos únicos y ocasionales para importar datos de una hoja a otra, esta es una función muy útil, pero no útil para realizar en múltiples hojas de cálculo para múltiples importaciones de datos.

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Características importantes de la función IMPORTRANGE en Google Sheets

La función IMPORTRANGE puede parecer intimidante para los principiantes, pero no lo es. Todo lo que necesita es la URL de la hoja de cálculo y la siguiente sintaxis:-

=IMPORTRANGE([hoja_de_cálculo], [cadena_de_rango])

Según la sintaxis anterior, la función IMPORTRANGE tiene dos partes.

• Spreadsheet_url: es el identificador único para una sola hoja de cálculo en los usos de Google Sheets. Debe ser la URL relacionada con la hoja de cálculo de Hojas de cálculo de Google desde la cual se deben importar los datos y mantenerse entre comillas dobles. También puede mantener la URL en una celda para usar la referencia de celda.
• range_string : para usar la función IMPORTRANGE con range_string, se debe aclarar la ubicación de la hoja de cálculo donde se encuentran las celdas en cuestión. Una hoja de cálculo puede tener múltiples pestañas, cada una con su hoja individual. La sintaxis para usar IMPORTRANGE en la función range_string es:-

“[nombre_hoja!]rango”

Por ejemplo, si se van a importar datos de las celdas C7:B8 de una hoja llamada Hola, el formato debe ser “¡Hola!B7:C8”. Esta función inicia la importación de datos y la visualización de datos en la hoja. La transferencia de datos se produce en cuestión de segundos cuando se transfiere un pequeño rango de datos, pero puede demorar un poco más para importar un gran conjunto de datos.

Si no se especifica el nombre de la hoja, la fórmula importará los datos de la primera hoja de forma predeterminada. Puede poner este texto en una celda y usarlo para la referencia de celda exacta en el segundo argumento.

Cómo usar la función IMPORTRANGE en Google Sheets

IMPORTRANGE es bastante fácil de usar si eres un profesional experimentado. Como principiante, puede ser un poco confuso. Entonces, aquí hay una guía paso a paso sobre cómo usar la función IMPORTRANGE en Google Sheets:-

1. Haga clic y copie la URL en la barra de direcciones en la parte superior del navegador. Alternativamente, copiar la clave de la hoja de cálculo de la URL también funciona.
2. Abra una nueva hoja de cálculo y escriba “=IMPORTRANGE(” – sin comillas.
3. Pegue la URL y escriba una comilla de cierre (").
4. Agregue una coma, escriba una comilla (") y agregue el rango de las celdas requeridas. Debería verse algo como esto:

“Hoja2!B7:C8”

Aquí, se especifica la hoja de cálculo denominada "Hoja1", y las celdas B7 a C8 son las celdas deseadas desde las que se deben importar los datos.

1. Agregue una cotización de cierre y haga clic en Entrar.
2. La función completa debería tener el siguiente aspecto:

=IMPORTARRANGO([hoja_de_cálculo], “Hoja2!B7:C8”)

Si la función falla, ¡hay un #REF! error en la celda. Para resolver esto, haga clic en esta celda y aparecerá un mensaje con la instrucción de que las hojas deben estar conectadas. Presiona "Permitir acceso" para que aparezcan los datos. Esta función debe ejecutarse una sola vez para cada hoja de cálculo desde donde se importan los datos.

Cómo usar la función IMPORTRANGE con un rango con nombre

También se puede usar un rango con nombre en lugar de especificar el rango manualmente si se prefiere. Para llevar a cabo este proceso, siga los siguientes pasos:-

1. Seleccione el rango en la hoja de cálculo original y luego haga clic con el botón derecho.
2. Elija "Definir rango con nombre" en el menú desplegable.
3. Asigne un nombre a la selección en el panel Rangos con nombre y luego haga clic en "Listo".
4. Ahora, mientras agrega su range_string a la función IMPORTRANGE, simplemente ingrese este nombre, que ya tiene el nombre de la hoja. Este proceso es más fácil que construir el argumento manualmente.

Consejos para usar la función IMPORTRANGE

1. Cree rangos con nombre: la importación de datos de varias hojas puede ser confusa y generar errores. Crear rangos con nombre en la hoja de origen es una buena práctica para evitar esto. Además, es una forma más fácil de especificar un rango.
2. Extracción de columnas completas en lugar de un rango específico: cuando desee agregar datos a la hoja de origen, extraer un rango específico puede parecer la opción ideal, pero es más inteligente extraer toda la columna. Por ejemplo, en lugar de 'Hola'!B7:C8, utilice 'Hola'!B:C. Esto extraerá los datos de las columnas B y C completas. Esto actualizará automáticamente la hoja de destino una vez que se agreguen más datos a la hoja de origen. Cuando se realizan cambios en la hoja de cálculo original, la actualización suele aparecer después de unos segundos.
3. Utilice siempre comillas: en Hojas de cálculo de Google, tanto la URL como el rango se consideran cadenas. Por lo tanto, siempre use comillas para encerrarlos.
4. Use la clave de la hoja de cálculo: Acostúmbrese a usar la clave de la hoja de cálculo en lugar de la URL completa. La mayoría de los navegadores lo seleccionarán automáticamente si hace doble clic en esa parte de la URL en la barra de direcciones del navegador.
5. La sincronización de datos es unidireccional: si intenta cambiar un valor en la nueva hoja de cálculo, encontrará que aparecerá un mensaje de error. Para recuperar los datos importados en la nueva hoja de cálculo, elimine los datos que intentó agregar.

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Conclusiones

No hace falta decir que IMPORTRANGE es una función bastante útil, especialmente para estudiantes y profesionales que trabajan en Google Sheets. Puede ayudar en gran medida a los estudiantes a comprender mejor el conocimiento relacionado con los datos que es fundamental para la ciencia de datos y roles relacionados.

Los aspirantes que buscan ingresar al dominio técnico deben consultar el Programa Ejecutivo de Posgrado en Ciencia de Datos .