¿Cómo usar la tabla dinámica en Excel? Tutorial paso a paso

La tabla dinámica en Excel es una de las funciones más intimidantes y poderosas. Cuando tiene grandes conjuntos de datos y tiene que encontrar datos específicos del lote, un gráfico dinámico ayuda a resumir los datos. Los expertos en Excel son aficionados a esta función particular de Excel. Mucha gente piensa que las tablas dinámicas son complejas. Pero si sigue un buen ejemplo de tabla dinámica , comprenderá los conceptos básicos de la función.

En este artículo, aprenderá cómo crear una tabla dinámica en Excel y el uso de gráficos dinámicos .

¿Qué es una tabla dinámica? Una breve introducción

Una tabla dinámica en Excel no es más que un resumen de sus datos, representados en forma de gráfico a través del cual se muestra su informe. Según su información, también puede explorar tendencias con la ayuda de un gráfico dinámico . En una hoja de cálculo de Excel, cuando tiene columnas y filas largas con valores, una tabla dinámica ayuda a resumir los datos. Para ser precisos, las tablas dinámicas extraen el significado de los grandes volúmenes de datos en la hoja de cálculo de Excel. Pivot también le permite agrupar los datos de diferentes maneras para que pueda sacar conclusiones apropiadas.

Los expertos en Excel opinan que una tabla dinámica en Excel puede considerarse un informe. Con una tabla dinámica, obtendrá una vista interactiva de sus datos. No se requieren fórmulas para crear una tabla dinámica y puede tener diferentes perspectivas de los mismos datos a través de la tabla. Como se dijo anteriormente, pivote ayuda a agrupar datos en categorías, filtrar datos para excluir o incluir categorías, desglosar datos en meses, años, días, etc., y crear gráficos.

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¿Para qué sirve una tabla dinámica en Excel?

Los novatos en MS Excel a menudo se confunden sobre el uso y la función de la tabla dinámica. Pero una vez que saben cómo funciona esta característica de Excel, muchos conceptos quedan claros. Como se mencionó anteriormente, el objetivo principal de un gráfico dinámico y una tabla dinámica es resumir grandes volúmenes de datos rápidamente. Estudiar un ejemplo de tabla dinámica lo ayudará a comprender cómo funciona esta función.

A continuación se mencionan algunas situaciones y escenarios prácticos en los que una tabla dinámica actúa como una excelente solución:

1. Combinando datos duplicados

Suponga que tiene que actualizar bastantes números de URL después de completar el rediseño de un blog. Pero el software de informes de blogs no pudo hacer bien el trabajo, dividiendo las métricas de 'vista' para una sola publicación entre dos URL separadas. En la hoja de cálculo, tiene dos instancias diferentes de cada publicación de blog. Para obtener datos precisos, debe cotejar los totales de vista para cada valor duplicado.

Aquí es cuando la tabla dinámica en Excel resulta útil. No tiene que buscar y combinar manualmente las métricas de los valores duplicados. Use una tabla dinámica y resuma sus datos por título de publicación de blog. Las métricas de vista de las publicaciones duplicadas se agregarán automáticamente.

2. Comparación de los totales de ventas de varios productos

Una hoja de trabajo de ventas mensuales generalmente tiene miles de filas que contienen datos de ventas mensuales para diferentes productos. Entonces, si desea saber qué producto (s) generó el máximo dinero, no puede hacerlo manualmente. Ordenar datos manualmente de un volumen de datos tan masivo es imposible. En su lugar, puede usar un gráfico dinámico para agregar las cifras de ventas de cada producto.

3. Agregar valores predeterminados a celdas vacías

Cada conjunto de datos que ingrese en MS Excel no completará cada celda. A menudo, cuando está esperando para ingresar nuevos datos en MS Excel, puede retrasarse. Y dado que puede haber numerosas celdas vacías, solo aumentará la confusión.

En tales situaciones, una tabla dinámica en Excel es beneficiosa. Puede personalizar la tabla dinámica y llenar las celdas vacías con valores predeterminados, como TBD (por determinar) o $0. Para tablas de datos grandes, puede etiquetar las celdas con esta función, especialmente cuando varias personas están trabajando en la misma hoja.

Obtención de la plantilla de empleados para diferentes departamentos

Puede calcular automáticamente las cosas que se encuentran en una tabla de MS Excel con tablas dinámicas. Entre las muchas cosas, contar filas con datos comunes suele ser esencial.

Supongamos que una hoja de Excel enumera los empleados de una organización: los nombres de los empleados y sus respectivos departamentos. Cuando crea una tabla dinámica en Excel a partir de estos datos, puede mostrar el nombre del departamento y la cantidad de empleados en cada departamento. No tiene que contar cada fila manualmente para ordenar el nombre del departamento.

¿Cómo crear una tabla dinámica en Excel?

Aquí se explica cómo crear una tabla dinámica en Excel :

Paso 1: Ingresar datos en un rango de columnas y filas

Para cada tabla dinámica, necesitará una tabla básica de Excel que contenga los datos completos. Introduzca los valores en conjuntos específicos de columnas y filas. Puede categorizar su valor en la fila superior o en la columna superior en función de lo que representan.

Paso 2: ordenar los datos por un atributo específico

Una vez que haya ingresado todos los datos en la hoja de Excel, debe ordenar estos datos para facilitar su administración y conversión en una tabla dinámica. Para clasificar los datos, debe hacer clic en la pestaña 'Datos' en la barra de navegación superior de la hoja de cálculo de Excel y seleccionar el ícono 'Ordenar' justo debajo. Aparece una ventana y puede ordenar sus datos por cualquier columna y en cualquier orden.

Paso 3: Resaltar celdas para crear una tabla dinámica en Excel

Una vez que haya ingresado los datos en la hoja de cálculo de Excel y los haya ordenado según sus preferencias, debe resaltar las celdas que desea resumir en una tabla o gráfico dinámico. En la barra de navegación superior, haga clic en 'Insertar' y luego seleccione el icono 'Tabla dinámica'. Puede hacer otra cosa: en la hoja de trabajo, haga clic en cualquier lugar y seleccione 'Tabla dinámica'. Puede ingresar manualmente el rango de celdas que desea incluir en la tabla dinámica.

Obtendrá un cuadro de opción donde puede establecer su rango de celdas. También puede transferir la tabla dinámica a una nueva hoja de trabajo o mantenerla en la hoja de trabajo existente. Después de hacer sus elecciones, haga clic en Aceptar.

Paso 4: arrastre y suelte un campo en el área 'Etiquetas de fila'

Al completar el Paso 3, obtendrá una tabla dinámica en blanco en Excel . Tiene que arrastrar y soltar un campo, etiquetado según los nombres de columna en la hoja de cálculo, en el área ' Etiquetas de fila '. Se determina un identificador único en función del cual la tabla dinámica organizará sus datos.

Paso 5: arrastre y suelte un campo en el área 'Valores'

Ahora que sabe cómo organizar sus datos, su próximo paso será agregar algunos valores. Para ello, debe arrastrar un campo al área 'Valores' .

Paso 6: Ajuste fino de los cálculos

Por defecto, puede calcular la suma de un valor particular. Pero al mismo tiempo, puede cambiar esto a máximo, mínimo o promedio, según lo que desee calcular.

Sus datos ahora se clasifican según sus preferencias y gustos. Puede guardarlo para referencia futura.

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Conclusión

Ahora ha desarrollado una idea básica sobre las tablas dinámicas en Excel . Por lo tanto, puede usar una tabla dinámica para sus casos de uso del mundo real. Además, si domina las fórmulas de MS Excel, puede configurar rápidamente las tablas dinámicas con el mínimo esfuerzo.

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