Cómo fijar el precio de los proyectos y gestionar el avance del alcance
Publicado: 2022-03-10Estoy seguro de que ha leído artículos poco realistas que sugieren que existe un enfoque científico para la fijación de precios que mágicamente le permitirá crear una cotización precisa. Es posible que también le hayan hecho creer que el alcance de la vista debe evitarse a toda costa, pero en el mundo real, siempre sucederá.
Es hora de que dejemos de jugar este juego ridículo y comencemos a ejecutar proyectos de una manera que se parece menos a un juego y más a seguir un proceso sólido y confiable.
¿Estoy exagerando? Posiblemente, pero veamos dónde suelen fallar las cosas con los proyectos digitales.
Los problemas con nuestro proceso de proyecto
En mi experiencia, la mayoría de las organizaciones de cualquier industria ejecutan proyectos aproximadamente de la misma manera:
- Alguien en la gerencia solicita que se complete un proyecto. Desafortunadamente, esta solicitud a menudo carece de detalles en términos de entregables y tiende a tener objetivos vagos.
- Se reúne un comité de partes interesadas para definir el proyecto en detalle y decidir el alcance.
- Luego, el alcance detallado se lleva al equipo que lo construirá, y se les pide que calculen cuánto tiempo llevará y cuánto costará.
- El proyecto se entrega según las especificaciones, enfatizando la entrega a tiempo y dentro del presupuesto. Como resultado, el avance del alcance se convierte en el enemigo.
- El proyecto se entrega y todos pasan al siguiente proyecto en su lista de tareas.
Este enfoque está lejos de ser ideal, especialmente para proyectos digitales. Lo digital nos brinda comentarios sin precedentes sobre el comportamiento del usuario y hace que sea relativamente fácil implementar cambios (en comparación con los productos físicos). Sin embargo, una vez que se ha definido el alcance y se ha proporcionado un presupuesto, el proyecto se bloquea y todos se muestran reacios a realizar cambios a medida que avanza el proyecto.
Sin embargo, inevitablemente, el alcance termina cambiando, principalmente porque las partes interesadas tienen distintas interpretaciones de lo que se construirá o porque se dan cuenta a mitad del proyecto de que los elementos críticos están equivocados.
En verdad, no hay nada de malo en el desplazamiento del alcance . Mantenerse flexible y adaptarse a medida que aprende más es fundamental para crear excelentes servicios digitales. El problema no es el aumento del alcance, sino la forma en que ejecutamos los proyectos.
Desafortunadamente, debido a que se acordaron plazos y costos, intentamos implementar estos cambios dentro de esas limitaciones, lo que lleva a que se tomen atajos.
No es que los plazos y los costos fueran precisos en primer lugar. Los proyectos digitales son complicados y, a menudo, involucran a especialistas y partes interesadas que trabajan juntos. Como resultado, son notoriamente difíciles de estimar con precisión.
He leído muchos artículos que proponen metodologías para estimar con precisión. Sin embargo, son poco prácticos en el mundo real en casi todos los casos, principalmente porque su aplicación requiere demasiado tiempo. ¡La estimación de un proyecto se reduce a la intuición, la experiencia y una suposición informada!
Como le dirá cualquiera que haya trabajado en el campo durante algún tiempo, la mayoría de las estimaciones son una obra de ficción . Por lo general, no sabemos lo suficiente por adelantado ni siquiera para determinar cuál es la solución correcta o cómo los usuarios podrían responder a ella. Por lo tanto, es imposible estimar con precisión un proyecto completo por adelantado.
Desafortunadamente, esta ambigüedad a menudo conduce a una distribución injusta de la culpa cuando el proyecto inevitablemente no cumple con su fecha límite y supera el presupuesto.
Afortunadamente, hay una manera de proporcionar estimaciones precisas y gestionar los cambios de alcance que implica cambiar los proyectos en ejecución. El secreto está en dividir los proyectos en partes más pequeñas. Este enfoque evita asumir proyectos grandes y complejos.
Divida los proyectos en una serie de compromisos más pequeños
Tengo que ser claro en este punto. No estoy sugiriendo que los programas de trabajo ambiciosos estén equivocados. Trabajo para grandes clientes en sitios web importantes y extensos programas de trabajo. Sin embargo, rara vez trato estos compromisos como un gran proyecto único. En su lugar, los divido en proyectos más manejables que analizo uno a la vez.
Cuando un cliente se me acerca para emprender un proyecto digital (ya sea grande o pequeño), normalmente lo divido en cuatro etapas que suceden en el siguiente orden:
- Descubrimiento,
- Alfa,
- producto mínimo viable,
- Iteración y optimización continuas.
Cada etapa es un compromiso separado con resultados claros. Por lo tanto, no me comprometo con todo el proyecto sino solo con la primera fase. Eso hace que la estimación y la gestión del aumento del alcance sean mucho más fáciles.
Por ejemplo, solo necesita definir el alcance de la siguiente etapa. Eso le permite administrar mejor el desplazamiento del alcance porque puede acomodarlo a medida que define la siguiente etapa , una vez que se ha completado la etapa anterior.
En lugar de estimar un programa de trabajo completo, está estimando el próximo proyecto en ese programa. Además, puede usar la etapa anterior para ayudarlo a estimar con mayor precisión.
Cada etapa ayuda a definir y estimar la etapa siguiente, comenzando con el descubrimiento.
1. Descubrimiento
En la fase de descubrimiento, trabajo con las partes interesadas para validar el proyecto. Dependiendo del tamaño general del proyecto, esto podría ser tan simple como un par de reuniones o podría ser un programa de trabajo completo.
Por lo general, incluye elementos como:
- llevar a cabo investigaciones de usuarios;
- analizar la competencia;
- identificar indicadores clave de rendimiento;
- definir cómo se ve el éxito;
- comprensión de las limitaciones;
- cotejando las opiniones de los interesados.
La idea es que la fase de descubrimiento brinde una definición más informada del proyecto, incluidas las necesidades del usuario, los objetivos comerciales y lo que se debe crear.
Lo que es más importante, validará que el proyecto entregue el valor requerido.
Luego podemos usar este entregable para definir y estimar el trabajo requerido en una fase alfa. Hacerlo hace que nuestras estimaciones sean más precisas y también ajusta el alcance en función de lo que hemos aprendido.
2. alfa
La fase alfa es donde definimos cómo funcionará el servicio digital (ya sea una aplicación web o un sitio) y nos aseguramos de que los usuarios tengan una experiencia positiva al usarlo.
Eso se hace típicamente a través de la creación de un prototipo. En proyectos más pequeños, esto podría no ser más que algunas maquetas de diseño. En proyectos más grandes, podría ser un prototipo funcional que la gente pueda probar.
En cualquier caso, la idea es visualizar el servicio digital que estás construyendo.
Hacemos esto por tres razones.
- Primero, una visualización garantizará que todas las partes interesadas tengan una visión compartida de lo que está creando. Un documento se puede interpretar de muchas maneras diferentes, pero eso es mucho más difícil de hacer con un prototipo.
- En segundo lugar, un prototipo hará que sea mucho más fácil identificar cualquier cosa que se haya pasado por alto , así que evite que el alcance se desplace más adelante cuando sea más costoso abordarlo.
- Finalmente, si tenemos algo tangible, podemos probarlo con los usuarios para asegurarnos de que sea adecuado para su propósito antes de gastar en construirlo real.
Si la prueba es deficiente, todavía tenemos espacio antes de la siguiente fase para adaptarnos sin romper el presupuesto o estropear la línea de tiempo.
Al igual que con la fase de descubrimiento, podemos usar el alfa para estimar el trabajo requerido en la siguiente etapa. Tener una visualización de lo que se necesita construir hace que la estimación del trabajo requerido sea mucho más fácil para todas las partes interesadas involucradas. Pueden ver lo que se les pide que construyan.
Además, podemos usar las lecciones aprendidas de probar el alfa para adaptar lo que vamos a crear, una vez más creando espacio para cambios en el alcance sin descarrilar el proyecto.
Una vez que tengamos el alfa, podemos pasar con confianza a la compilación, sabiendo que crearemos lo correcto y que los usuarios responderán positivamente.
3. Producto Mínimo Viable
Solía referirme a esta etapa como la 'construcción'. Sin embargo, descubrí que las partes interesadas asociaron la finalización de la compilación con la finalización del proyecto. En realidad, los servicios digitales nunca se terminan, ya que deben repetirse constantemente para garantizar que sean lo más efectivos posible.
Para evitar este problema, comencé a referirme a esta etapa como el producto mínimo viable (MVP). En esta etapa, construimos y lanzamos la versión inicial del servicio digital.
Al referirnos a él como el producto mínimo viable, enfatizamos que habrá una iteración posterior al lanzamiento. Eso nos brinda una forma de lidiar con el aumento del alcance y la complejidad imprevista al retrasarlo hasta el postlanzamiento. Eso asegura que el proyecto se mantenga encaminado y mantenga su impulso.
Inevitablemente, durante la compilación, dejaremos de lado algunas cosas hasta después del lanzamiento. Estos elementos luego se convierten en la base para definir nuestra etapa final, permitiéndonos hacer una estimación inicial para la optimización posterior al lanzamiento.
4. Iteración y optimización continuas
La fase posterior al lanzamiento se ocupa de la funcionalidad, la complejidad y otros problemas que no abordamos en el MVP. Esta lista de mejoras es relativamente fácil de alcanzar en este punto y se puede estimar con una precisión razonable.
Sin embargo, además de este trabajo, debe haber un proceso continuo de monitoreo, iteración y prueba que perfeccione aún más la efectividad de los servicios digitales.
La estimación de la cantidad de este trabajo que realiza debe basarse en el tamaño y la complejidad del servicio digital. Su estimación también debe ser proporcional a la inversión en el resto del proyecto.
Al dividir sus proyectos en estas cuatro fases y completar cada una por separado, eliminará muchos de los desafíos que enfrentamos cuando usamos enfoques tradicionales de gestión de proyectos.
Por qué desglosar proyectos funciona
Cuatro beneficios significativos surgen de desglosar los proyectos de esta manera:
- Cada fase está mejor definida .
Debido a que los entregables de la fase anterior definen cada etapa, significa que hay una visión clara de dirección. Eso ayuda a las partes interesadas a comprender hacia dónde van las cosas y evita sorpresas desagradables más adelante. - Los proyectos se estiman con mayor precisión .
Por ejemplo, en lugar de tener que adivinar cuánto tiempo tomará entregar un proyecto nebuloso y significativo con una cantidad sustancial de incógnitas, solo está estimando la siguiente fase y haciéndolo en función de los entregables de la fase anterior. - Da como resultado mejores servicios digitales .
Debido a que las ideas del proyecto se validan y prueban con los usuarios, puede estar más seguro de que el producto final se ajustará al propósito. También deja espacio para adaptar el alcance y la funcionalidad entre fases para garantizar que brinde el mejor resultado posible. - Es un enfoque menos arriesgado .
La empresa que contrata el servicio digital no necesita comprometerse con todo el proyecto por adelantado. Si la fase de descubrimiento no logra validar la viabilidad del proyecto, puede abandonarse con una pérdida menor. Del mismo modo, si el prototipo alfa no se prueba bien con los usuarios, se puede adaptar antes de que las cosas se vuelvan demasiado caras.
Este punto final es tranquilizador si se utiliza un proveedor externo por primera vez. En lugar de contratar a una agencia para un proyecto sustancial sin saber si pueden cumplir, el cliente puede contratarlos en una fase de descubrimiento para ver cómo son. Si son buenos, pueden seguir trabajando con ellos. Si no, pueden llevar los hallazgos a otra agencia sin perder nada.
Si dirige una agencia o trabaja por cuenta propia, podría pensar que esto suena como una mala idea. Es comprensible que prefiera contratar a un cliente para todo el proyecto. Sin embargo, he evitado muchas licitaciones competitivas con este enfoque porque el cliente no sentía que estaba asumiendo un riesgo con una inversión inicial tan pequeña. Además, no sintieron la necesidad de hablar con varios proveedores porque si no les caía bien, podían cambiar fácilmente.
Además, el uso de este enfoque por etapas hará que la determinación del alcance y el precio de su próximo proyecto de precio fijo sean mucho más fáciles. Claro, no proporcionará mágicamente una estimación ni evitará el avance del alcance. Sin embargo, hará que la estimación sea más manejable porque solo está evaluando una parte a la vez. También le permitirá trabajar con el desplazamiento del alcance, en lugar de tratar de suprimirlo.
Así que mi consejo, ya sea que trabaje internamente o externamente, en sitios grandes o pequeños, es que deje de intentar estimar y definir el alcance de los proyectos sin dividirlos en fases. En su lugar, aborde una fase a la vez y use lo que aprende para informar la siguiente . Si lo hace, estimará con mayor precisión, tendrá espacio para adaptarse en función de lo que aprenda y descubrirá que la gestión de proyectos es más sencilla.