Todo lo que necesita saber sobre el correo electrónico transaccional pero no sabía preguntar
Publicado: 2022-03-10Cualquier aplicación con autenticación de usuario no puede existir sin correo electrónico; sin embargo, el correo electrónico no siempre recibe la atención que merece. Con los proveedores de servicios de correo electrónico modernos, es más fácil que nunca crear una experiencia de correo electrónico transaccional de primera clase para sus usuarios, pero, para la mayoría de nosotros, el desafío radica en el hecho de que no sabe lo que no sabe. Vamos a sumergirnos en un análisis de extremo a extremo de todo lo que necesita para actualizar su correo electrónico transaccional con el resto de su aplicación web.
Abordaremos la diferencia entre correos electrónicos transaccionales y masivos y cómo y por qué usar la autenticación de correo electrónico. También hablaremos sobre el manejo de casos extremos de entrega con elegancia, la creación de un excelente contenido de correo electrónico y las piezas clave de infraestructura que querrá implementar para enviar correos electrónicos y monitorear la entrega. Entonces estará bien encaminado para convertirse en un profesional del correo electrónico transaccional en muy poco tiempo.
Los desafíos del correo electrónico transaccional
Hasta cierto punto, el correo electrónico ha sido tradicionalmente un ciudadano de segunda clase porque es más difícil monitorear y comprender qué tan bien lo estás haciendo. Con su aplicación, existen innumerables herramientas de supervisión del rendimiento para proporcionar información sobre el front-end, el back-end, la base de datos, los errores y mucho más. Con el correo electrónico, las herramientas son menos conocidas y un poco más difíciles de usar de manera efectiva. Entonces, exploremos algunos de los desafíos que enfrenta el monitoreo y la generación de informes de correo electrónico, y luego podemos ver las herramientas y tácticas disponibles que pueden funcionar dentro de los desafíos y limitaciones para brindarle una visión más informada de su correo electrónico transaccional.
El mayor desafío subyacente con el monitoreo del correo electrónico es que es literalmente imposible iniciar sesión en la bandeja de entrada de cada destinatario y verificar si recibieron el correo electrónico. Entonces, desde el principio, las mejores ideas que podemos esperar son simplemente proxies o estimaciones de rendimiento. El segundo mayor desafío es que cada ISP juega con sus propias reglas. Lo que Outlook podría clasificar como spam podría ir directamente a la bandeja de entrada de Gmail. Y los proveedores de bandejas de entrada no pueden compartir su "salsa secreta" porque los spammers la explotarían de inmediato. Entonces, ¿qué debe hacer un desarrollador?
Las tasas de apertura pueden brindarle una aproximación aproximada, pero dado que se basan en píxeles de seguimiento, que pueden bloquearse fácilmente, es una imagen incompleta. Las tasas de bandeja de entrada y las velocidades de entrega tampoco se pueden medir directamente. Por lo tanto, tendría que conformarse con enviar pruebas periódicas a las cuentas semilla que tiene la capacidad de probar. Estos no son perfectos, pero es el mejor proxy disponible para comprender la entrega a los distintos proveedores de bandeja de entrada. Abordaremos las herramientas que ayudan a automatizar esto más adelante en la guía.
Agregar autenticación de dominio en forma de DKIM, SPF y DMARC puede ser difícil y confuso o, según el tamaño de su empresa, obtener acceso o aprobación para cambios de DNS puede ser engorroso o imposible. Incluso entonces, es increíblemente fácil que las entradas de DNS sean incorrectas. Si no está familiarizado con la autenticación de dominio, no se preocupe, lo abordaremos en profundidad más adelante.
Por supuesto, incluso si generalmente puede lograr una gran entrega, el manejo de rebotes introduce más variabilidad en la entrega. Las bandejas de entrada de los destinatarios pueden estar llenas. Las personas cambian de trabajo y las direcciones de correo electrónico se vuelven inactivas. La gente comete errores tipográficos con las direcciones de correo electrónico. Las personas pueden registrarse con un alias de grupo, y luego una de las direcciones de ese grupo rebota. Las interrupciones temporales del servidor o DNS pueden afectar la entrega para todos en un dominio determinado. Y luego están las quejas de spam.
Así que desde el principio, la baraja está en tu contra. Hay muchos casos extremos y es increíblemente difícil obtener una imagen precisa de la entrega. El monitoreo continuo es complejo y hay mucho espacio para cometer errores. Pinta un cuadro sombrío, lo sé. Afortunadamente, el correo electrónico ha recorrido un largo camino y, aunque no es trivial, existen buenas soluciones para todos estos problemas.
Transaccional vs. Promocional a granel
Antes de continuar, debemos abordar las diferencias significativas entre el correo electrónico promocional masivo y el correo electrónico transaccional de su aplicación. Con el primero, si un correo electrónico se pierde o se retrasa, nadie lo va a perder. Sin embargo, con este último, un restablecimiento de contraseña perdido o significativamente retrasado puede generar solicitudes de soporte adicionales. Sus correos electrónicos transaccionales son tan críticos como una página en su aplicación. Puede pensar que un correo electrónico perdido o retrasado es más o menos equivalente a una página rota en su aplicación web. El correo electrónico es un medio diferente, pero sigue siendo una pieza central de la experiencia de usar su aplicación.
Debido a que las personas esperan y desean recibir correos electrónicos transaccionales, ven una mayor participación en términos de tasas de apertura y clics que su correo electrónico promocional masivo. Del mismo modo, los correos electrónicos transaccionales se reportarán como spam con mucha menos frecuencia que los correos electrónicos masivos. Y todo eso conduce a una mejor reputación para su correo electrónico transaccional que los correos electrónicos promocionales masivos. En algunos casos, esa podría ser la diferencia entre la bandeja de entrada y la carpeta de correo no deseado. O bien, puede ser solo una cuestión de en qué pestaña coloca Gmail el correo electrónico. De todos modos, las diferencias entre transaccional y masivo son lo suficientemente marcadas como para que incluso Gmail recomiende oficialmente separar las transmisiones. De esa manera, su reputación masiva no afectará su reputación transaccional.
Esto nos lleva a nuestro primer consejo:
1. Separe sus flujos transaccionales y de envío masivo usando diferentes dominios o subdominios
En un mundo perfecto, enviaría transacciones a través de su dominio principal y relegaría el volumen a un subdominio como [email protected] y cada categoría también tendría sus propias direcciones IP.
Separar sus flujos es el primer paso y es fundamental para sentar las bases para la mejor experiencia de correo electrónico posible para sus destinatarios. Si bien no puede garantizar la entrega a la bandeja de entrada, puede hacer algunas cosas para apilar el mazo a su favor. La autenticación es el siguiente paso para hacer precisamente eso. Al igual que no iniciaría una aplicación web moderna sin un certificado seguro, tampoco desea enviar correos electrónicos sin autenticarlos por completo.
Verificacion de Email
Es posible que haya escuchado acrónimos como DKIM, SPF o DMARC, y es posible que incluso haya copiado y pegado algunas entradas de DNS para configurarlas. O puede que te lo hayas saltado porque te pareció demasiado complejo. De cualquier manera, todos estos son estándares que vale la pena implementar, y todos se complementan entre sí y trabajan juntos para construir y proteger su reputación. El enfoque exacto de estos variará de un proveedor a otro, pero siempre vale la pena implementarlo.
Comencemos con DKIM. Sin entrar demasiado en los detalles técnicos, DKIM hace dos cosas. Primero, actúa como una especie de sello de cera virtual en sus correos electrónicos para mostrar que no han sido modificados en tránsito. En segundo lugar, le permite construir una reputación de dominio. Mientras que DKIM se enfoca en el dominio, SPF se enfoca en proporcionar una lista de direcciones IP aprobadas para enviar, de modo que los servidores de correo receptor tengan una mejor idea de si un correo electrónico se envía desde una fuente legítima.
Una ventaja importante de DKIM es que es la clave para evitar las etiquetas "a través de" en Gmail o las etiquetas "en nombre de" en Outlook. Estos elementos hacen que sus correos electrónicos parezcan un poco más probables de ser spam y pueden socavar la confianza de sus destinatarios. Entonces, DKIM es mucho más que un estándar detrás de escena. Es algo que puede afectar directamente la experiencia de sus destinatarios.
Todo eso nos lleva al siguiente consejo fundamental:
2. Autenticar correos electrónicos con DKIM y SPF
Si bien la autenticación no puede garantizar la entrega, es un aspecto clave para construir una reputación y hacer todo lo posible para garantizar una excelente entrega.
DMARC está diseñado para ayudar a proteger contra los ataques de phishing. Incorpora DKIM y SPF para ayudarlo a monitorear el envío de su dominio y proteger la reputación de su dominio al permitirle publicar una política DMARC. Esa política les dice a los proveedores de la bandeja de entrada qué hacer cuando un correo electrónico no se alinea con DMARC.
Antes de DMARC, dependía completamente de los proveedores de la bandeja de entrada elegir cómo manejar los correos electrónicos que no estaban autenticados con DKIM y/o SPF, pero con DMARC, puede crear una política pública que le indique a los proveedores que se pongan en cuarentena (envíelos al carpeta de correo no deseado) o rechazar (descartar por completo) los correos electrónicos que fallan en la alineación de DMARC.
El otro beneficio de DMARC es que permite que los ISP le envíen informes sobre las fuentes del correo electrónico enviado utilizando su dominio y las cantidades que pasaron por alineación fallida a través de DKIM o ruta de retorno. Esto puede permitirle rastrear fuentes legítimas que no están alineadas y tomar medidas para garantizar que esas fuentes estén autenticadas. También puede ayudarlo a cuantificar la cantidad de correo electrónico ilegítimo que intenta enviarse utilizando su dominio.
PayPal es el ejemplo por excelencia de la importancia de una buena política DMARC. A lo largo de los años, innumerables estafadores intentaron falsificar los correos electrónicos de PayPal, pero ahora, con DMARC, PayPal tiene una política DMARC publicada que le dice a los ISP que rechacen los correos electrónicos que no pasan DMARC. Por lo tanto, si algún estafador intenta falsificar un correo electrónico de PayPal, fallará en la alineación de DMARC, y los ISP pueden confiar en rechazar por completo esos correos electrónicos porque PayPal tiene una política pública que dice que si un correo electrónico falla en la alineación, debe ser rechazado.
Esa es una breve descripción general de DMARC, pero espero que ayude a proporcionar el contexto para nuestro tercer consejo:
3. Establecer y publicar una política DMARC
Además, si es posible, configure una ruta de retorno personalizada para maximizar sus posibilidades de alineación. Luego, controle sus informes DMARC y realice ajustes para garantizar la alineación de cualquier fuente legítima de correo electrónico. Finalmente, si su producto o marca es el objetivo de una gran cantidad de ataques de phishing, comience a implementar gradualmente una política de cuarentena o rechazo progresivamente más agresiva con el tiempo.
La herramienta DMARC de Postmark es una forma fácil y gratuita de establecer una política DMARC y comenzar a recibir informes semanales sobre su dominio. Con sus flujos de correo electrónico masivo y transaccional separados, y toda la configuración de autenticación mencionada anteriormente, ha manejado todos los aspectos fundamentales de la entrega. De ahora en adelante, nos centraremos en el manejo y tratamiento del correo electrónico dentro de su aplicación.
Comprender el ciclo de vida del correo electrónico
En la superficie, el correo electrónico puede sonar bastante simple, pero cuando analizas el ciclo de vida del correo electrónico, hay muchas sutilezas y oportunidades debajo de la superficie. Cuanto mejor comprenda eso, más podrá brindar una experiencia más rica y matizada a los destinatarios. La mayoría de sus oportunidades para mejorar la experiencia de correo electrónico dependen de la comprensión de los matices de la entrega de correo electrónico y de la automatización de la capacidad de su aplicación para procesarlos y manejarlos en consecuencia. Así que echemos un vistazo a los eventos clave en la vida de cualquier correo electrónico.
Puesto en cola
Una vez que su aplicación haya ensamblado un correo electrónico a partir de los diversos fragmentos de contenido, lo pondrá en cola para su entrega. Dentro de su aplicación, querrá asegurarse de que está enviando correo electrónico a través de un procesamiento en segundo plano. Discutiremos esto en profundidad más adelante, pero la versión simple es que cada vez que su aplicación se comunica con un servicio de terceros, querrá manejar esa comunicación en segundo plano. Suponiendo que está utilizando un proveedor de servicios de correo electrónico, una vez que haya realizado la solicitud a su API, también se pondrá en cola para enviarla.
Enviado
Como cualquier servicio, su proveedor de servicios de correo electrónico tendrá su propia cola para procesar y enviar su correo electrónico. En la mayoría de los casos, estas colas son extremadamente rápidas. Mientras que enviar un correo electrónico masivo a miles de destinatarios puede llevar segundos o minutos, la mayoría de los correos electrónicos transaccionales se enviarán mucho más rápido.
Aceptado
Después de que su proveedor de correo electrónico envíe el correo electrónico, idealmente será aceptado por el proveedor de la bandeja de entrada. Sin embargo, "Aceptado" no significa "Entregado". Piense en ello como el servicio postal. Solo porque tiene su carta, todavía tiene que procesarla antes de que se considere entregada. Además, algunos proveedores de bandejas de entrada aceptarán un correo electrónico pero finalmente no lo entregarán por una variedad de razones. Por lo tanto, incluso cuando se acepta un correo electrónico, no hay garantía de que finalmente se entregue.
Rechazado
Si bien algunos proveedores de bandeja de entrada rechazarán silenciosamente los correos electrónicos, en la mayoría de los casos, cuando se rechazan los correos electrónicos, se hace explícitamente y recibirá una explicación del problema con el correo electrónico. En algunos casos, puede ser la IP o la reputación del dominio, o puede ser el contenido del correo electrónico. Lamentablemente, no siempre obtendrá una explicación clara del motivo del rechazo.
rebotado
Los rebotes son un tipo de rechazo más específico. En los casos en que no exista una dirección de correo electrónico, la bandeja de entrada esté llena o por alguna otra razón, los servicios de correo informarán que la entrega falló y el correo electrónico rebotó. En estos casos, puede usar las notificaciones de manejo de rebotes de su ESP para tomar medidas proactivas para corregir el problema. Hablaremos de eso con más detalle más adelante.
Entregado
Entregado es el estado en el que se ha entregado el mensaje al destinatario. Es posible que se haya enviado a la bandeja de entrada, a la carpeta de correo no deseado o a una de las pestañas de Gmail, pero se ha enviado hasta cierto punto. Nunca recibirá una notificación explícita de que se entregó un correo electrónico, pero es un estado clave en el ciclo de vida.
Abierto/clic
El seguimiento de aperturas no es del todo fiable porque el cliente de correo electrónico puede bloquear el método utilizado para determinar cuándo se ha abierto un correo electrónico. Dado que el seguimiento de aperturas depende del cliente de correo electrónico para cargar una imagen invisible, los clientes que bloquean la carga de imágenes significan que esas aperturas no se informarán. Las tasas de apertura pueden servir como un buen indicador de la entrega. Por ejemplo, si cambia de proveedor de servicios de correo electrónico sin cambiar nada en sus correos electrónicos, y sus tasas de apertura aumentan significativamente, es seguro asumir que su primer proveedor de servicios de correo electrónico no estaba entregando una parte de los mensajes.
El seguimiento de clics es más confiable que el seguimiento abierto, pero puede traer sus propias complejidades. Por ejemplo, el uso de Bit.ly u otros servicios de acortamiento de URL es una táctica común utilizada por los spammers, por lo que, en la mayoría de los casos, la presencia de una URL de Bit.ly pondrá su correo electrónico en la vía rápida a la carpeta de correo no deseado. Sin embargo, cuando se hace bien a través del seguimiento de clics de su proveedor de servicios de correo electrónico, puede proporcionar información útil para sus correos electrónicos. Además, incluso si un cliente bloquea el seguimiento abierto, si alguien hace clic en un correo electrónico, es seguro asumir que el correo electrónico se abrió. Por lo tanto, el seguimiento de clics también puede ayudar a proporcionar información más precisa sobre las tasas de apertura.
Con el seguimiento de aperturas y clics, es importante tener en cuenta la privacidad. Si bien pueden ser herramientas poderosas para enriquecer la experiencia de su destinatario y brindarle información que puede usarse para mejorar sus correos electrónicos, también abordan problemas de privacidad. Si no va a hacer nada con los datos que proporcionan, es mejor que no los use. O, si está en una industria donde la privacidad es muy sensible, probablemente querrá pensarlo dos veces antes de habilitarlos.
dado de baja
Si bien las cancelaciones de suscripción son menos relevantes para los correos electrónicos transaccionales, sigue siendo una solicitud que debe respetarse. Si bien es posible que no esté legalmente obligado a respaldar la cancelación de la suscripción de correos electrónicos transaccionales, es un estado que puede encontrar y, cuando lo haga, debe respetarlo.
Queja de spam
Al igual que las cancelaciones de suscripción, las quejas de spam son menos frecuentes con el correo electrónico transaccional, pero aún ocurren. Si su tasa de quejas de spam es alta, es una buena señal de que necesita ajustar la cantidad y/o la calidad de los correos electrónicos transaccionales que está enviando. Al igual que el manejo de rebotes, también querrá ser proactivo con respecto a las quejas de spam. Querrás respetarlos, pero es importante recordar que algunas quejas de spam son accidentales. Si alguien reporta un correo electrónico como correo no deseado, podría verse afectado por la recepción de facturas o facturas en el futuro.
Esto nos lleva a nuestro cuarto consejo:
4. Integre estrechamente los eventos de mensajes en su aplicación
La mayoría de los proveedores de servicios de correo electrónico ofrecen extensos enlaces web para notificar automáticamente a su aplicación sobre eventos clave con cada mensaje. Si bien el manejo de devoluciones es el evento más crítico para rastrear y manejar, los otros eventos pueden proporcionar información útil para enriquecer su aplicación y hacer que el correo electrónico transaccional sea un elemento más integrado de su experiencia de usuario.
Tenga cuidado con el contenido del correo electrónico
El contenido de sus correos electrónicos puede desempeñar un papel tanto en la entrega como en el compromiso. Si bien algunas reglas (como evitar la palabra "Viagra") pueden ser obvias, otras son más sutiles. Tener cuidado de crear un buen contenido puede mejorar drásticamente las tasas de apertura o el compromiso.
Agruparemos varias consideraciones en nuestro quinto consejo para excelentes correos electrónicos transaccionales:
5. Tómese el tiempo para elaborar el contenido y la estructura de sus correos electrónicos
Cosas como el nombre del remitente y la dirección de correo electrónico, el asunto, los preencabezados y los tipos de mímica pueden tener un impacto significativo en la participación, la entrega y las tasas de apertura. No deje que estos elementos sean ideas de último momento. Tómese el tiempo para hacerlos bien y pruébelos y mejórelos continuamente como si fueran cualquier otra página de su aplicación.
Remitentes, asuntos y preencabezados
Si bien cada cliente de correo electrónico es diferente, todos brindan cierto nivel de información sobre un correo electrónico antes de que se abra a través de algún tipo de vista previa. Eso puede ser tan simple como mostrar el remitente y el asunto, pero a veces también contiene una vista previa del contenido. Este tema podría justificar un artículo en sí mismo, pero basta con decir que vale la pena pasar un tiempo viendo sus correos electrónicos de la forma en que lo harán sus destinatarios. Esto incluye nombrar claramente al remitente, escribir una línea de asunto útil y concisa y crear el preencabezado perfecto. No deje que estos elementos sean una ocurrencia tardía porque pueden tener un impacto significativo en su tasa de apertura.
HTML y texto sin formato
El contenido real de sus correos electrónicos es importante, e incluir HTML y versiones de texto sin formato de sus correos electrónicos puede tener un gran impacto en sus destinatarios. Algunas personas prefieren el texto sin formato. Ya sea por rendimiento, privacidad o accesibilidad, proporcionar una opción de texto sin formato bien formateada y considerada es una victoria para ese destinatario. Y algunos filtros de spam prefieren ver una versión de texto sin formato junto con una versión HTML. Litmus tiene un excelente artículo sobre la importancia de las opciones de texto sin formato en los correos electrónicos para obtener más detalles.
Acepte respuestas y evite las direcciones de "no respuesta"
Haga lo que pueda para evitar el uso de direcciones de correo electrónico "sin respuesta". Envían la señal equivocada de todas las formas posibles. Como resultado, recibirá más quejas de spam ya que las personas no pueden responder para darse de baja. Es una comunicación unidireccional y reduce el compromiso que, de lo contrario, podría mejorar la capacidad de entrega.
Idealmente, la dirección de remitente o la dirección de respuesta enviarían respuestas a una bandeja de entrada de soporte supervisada. Esto proporciona la mejor experiencia para los destinatarios y garantiza que las respuestas no se pierdan en la mezcla. Sin embargo, hay una consideración principal a tener en cuenta. Si un usuario recibe una URL de restablecimiento de contraseña y responde, cualquier persona con acceso a la respuesta también tendrá acceso a esa URL de restablecimiento de contraseña. Lo mismo ocurre con cualquier información particularmente confidencial, pero, considerando todo, no desea enviar información altamente confidencial por correo electrónico de todos modos.
Otra opción es usar direcciones de correo electrónico entrantes. En el caso de cosas como notificaciones de comentarios en las que podría ser útil que el destinatario responda directamente al correo electrónico, configurar el procesamiento de correo electrónico entrante puede brindarle la posibilidad de evitar las direcciones de correo electrónico sin respuesta.
Independientemente del método, siempre debe hacer todo lo posible para evitar las direcciones sin respuesta. Tus clientes lo apreciarán y será mucho más probable que recibas comentarios importantes si escuchas en todos los canales.
Maneje el correo electrónico con cuidado
El contenido de su correo electrónico es importante, pero la forma en que lo entrega y responde a los casos extremos con la entrega puede ser igual de importante. Hay muchas cosas que suceden (o pueden suceder) con todos y cada uno de los correos electrónicos que envía. Si bien la mayoría de las conversaciones con el correo electrónico se enfocan simplemente en enviarlo, la forma en que lo envía puede ser igual de importante.
Agruparemos este lote en el sexto consejo de alto nivel para una excelente entrega de correo electrónico transaccional:
6. Invierta en la infraestructura para enviar y entregar correos electrónicos de manera confiable
Enviar correos electrónicos suena simple, pero implica mucho más que escribir unas pocas líneas de código. Es importante crear y mantener la infraestructura adecuada, como procesamiento en segundo plano y manejo de rebotes, para garantizar la mayor confiabilidad posible para su correo electrónico.
Procesamiento en segundo plano
Suponiendo que está utilizando un proveedor de servicios de correo electrónico, querrá asegurarse de que todos sus envíos de correo electrónico se realicen a través de procesos en segundo plano. Este es el caso de cualquier comunicación con cualquier servicio externo, y hay algunas razones. En primer lugar, con un servicio externo, siempre existe la posibilidad de que se caiga. Por lo tanto, si la solicitud falla, es importante poder volver a intentar la solicitud automáticamente después de un período de tiempo determinado. Alternativamente, podría haber un problema con la solicitud, o algo podría haber cambiado por parte del servicio externo. Independientemente del motivo, el diseño de la resiliencia en el envío de correos electrónicos le ahorrará molestias en algún momento.
Del mismo modo, una buena configuración de procesamiento en segundo plano puede hacer que sea más fácil recibir alertas y solucionar problemas cuando algo sale mal. Si configura alertas cuando una cola se agota, sabrá más rápidamente cuando hay un problema. Además, suponiendo que su procesamiento en segundo plano esté capturando y registrando errores, le resultará mucho más fácil identificar el origen del problema.
Comprender las IP dedicadas
Si ha investigado el correo electrónico transaccional en algún grado, es probable que haya encontrado el concepto de usar una dirección IP dedicada. Si bien el uso de una dirección IP dedicada tiene beneficios, no es un problema blanco o negro. En algunos casos, una dirección IP dedicada puede perjudicar más de lo que ayuda.
Con casi todos los proveedores de servicios de correo electrónico, tiene dos opciones para enviar. La primera opción es enviar desde el grupo de direcciones IP compartidas. En estos casos, su envío puede verse afectado por el comportamiento de otros remitentes que utilicen esa misma dirección IP. Si esos remitentes son infames, puede perjudicar la reputación de la dirección IP. Sin embargo, si esos remitentes son buenos, puede mejorar la reputación de la dirección IP.
La segunda opción es una dirección IP dedicada. Con una dirección IP dedicada, si hay problemas de reputación con la dirección IP, solo usted tiene la culpa. El problema es que, para que una dirección IP dedicada funcione bien, debe tener un volumen diario constante que sea lo suficientemente alto como para construir y mantener una reputación. Eso es alrededor de 10,000-20,000 correos electrónicos por día. También debe tener cuidado de calentar lentamente la dirección IP enviando progresivamente más correo de manera constante durante un período de tiempo determinado. Y, si bien no hay malos remitentes que arruinen su reputación, tampoco recibe ningún beneficio de los buenos remitentes que podrían ayudar a mejorar su reputación de IP. Con la mayoría de los proveedores de servicios de correo electrónico, las direcciones IP dedicadas también cuestan más.
Finalmente, si bien la reputación de IP aún juega un papel importante, los proveedores de bandeja de entrada ponderan cada vez más la reputación del dominio junto con la reputación de IP. Dado que las direcciones IP son cada vez más desechables, poner más reputación en los dominios ayuda a mitigar los spammers que recorren los dominios porque los nuevos dominios tendrían que generar reputación. Esto también significa que si tiene problemas de entrega generalizados, esos problemas podrían atribuirse a la dirección IP o a su dominio. Por lo tanto, el intercambio de direcciones IP puede ayudar, pero si la reputación de su dominio está sufriendo, cambiar la dirección IP no ayudará. En su lugar, tendría que concentrarse en limpiar la reputación de su dominio.
Si bien las direcciones IP dedicadas pueden ser excelentes en las circunstancias adecuadas, no es un juego de niños. Y, si está utilizando una dirección IP compartida, querrá asegurarse de que la está monitoreando de cerca para asegurarse de que otros remitentes no arruinen su reputación o la incluyan en listas negras.
Manejo de rebotes
Los correos electrónicos rebotan. No hay forma de evitarlo. Las razones de los rebotes varían, pero la necesidad de manejar los rebotes con gracia es universal. Piense en el manejo de rebotes como el manejo de excepciones para el correo electrónico. Cuando ocurre una excepción, no desea que se descarte en silencio. Desea saber qué sucedió y qué lo causó para poder solucionarlo. Lo mismo ocurre con el manejo de rebotes con una salvedad. Con el manejo de rebotes, puede empoderar a sus usuarios para que resuelvan la mayoría de los problemas por sí mismos. Esto aumenta simultáneamente la satisfacción del cliente y reduce las solicitudes de soporte.
Cuando un correo electrónico rebota con un rebote duro, el paso más importante es dejar de intentar la entrega a esa dirección. Si bien algunos rebotes duros eventualmente pueden volver a funcionar por sí solos, los rebotes repetidos a la misma dirección son una señal muy negativa para los proveedores de la bandeja de entrada. Desde su perspectiva, significa que no estás manteniendo tus listas limpias y que hay una buena posibilidad de que seas un spammer.
Desafortunadamente, si deja de intentar la entrega a una dirección y esa dirección vuelve a funcionar, sus destinatarios no podrán recibir sus correos electrónicos. Ahí es donde entra en juego el manejo de los rebotes. Con los webhooks, su proveedor de servicios de correo electrónico puede notificarle automáticamente los nuevos rebotes. Luego, puede usar esa información para presentar alertas dentro de su aplicación de que hubo problemas al entregar el correo electrónico. De esa manera, sus usuarios pueden corregir el problema y luego reactivar la entrega.
Matasellos hace que esto sea aún más fácil con Rebound, un fragmento de JavaScript simple que se puede personalizar e incluir en su aplicación para alertar de manera proactiva a los usuarios sobre problemas de entrega para que puedan corregir el problema antes de que genere problemas mayores o solicitudes de soporte.
Gestión de notificaciones
Con los correos electrónicos transaccionales, cancelar la suscripción es un problema menor que con los correos electrónicos promocionales masivos, pero brindar a los destinatarios una forma de cancelar la suscripción o administrar el volumen o los tipos de correos electrónicos transaccionales que reciben sigue siendo excelente.
Cancelar la suscripción con un solo clic para cada tipo de correo electrónico que envíe puede facilitar las cosas si los destinatarios no desean recibir correos electrónicos para ciertos tipos de notificaciones. Alternativamente, proporcionar un centro de preferencias para correos electrónicos transaccionales es una excelente manera de poner más control en manos de los destinatarios. Sin embargo, si elige la ruta del centro de preferencia, mantenga las opciones al mínimo. Tenga en cuenta que una página con muchas casillas de verificación puede ser abrumadora o confusa. Entonces, si bien el control granular es bueno, demasiadas opciones pueden ser contraproducentes.
Una de las mejores formas de reducir las notificaciones frecuentes es ofrecer opciones como resúmenes instantáneos, diarios o semanales. De esa forma, otorga a los destinatarios un control significativo sobre las notificaciones para permitirles reducir drásticamente la cantidad sin abrumarlos con un control detallado para docenas de diferentes tipos de notificaciones.
Independientemente del método, reconozca que dar control sobre la frecuencia de las notificaciones puede contribuir en gran medida a ayudar a sus clientes y, al mismo tiempo, a reducir el volumen general de correos electrónicos. Es beneficioso para sus clientes y sus costos de correo electrónico.
Herramientas y Monitoreo
Si bien otras facetas del desarrollo de aplicaciones han logrado avances impresionantes en herramientas, mejores prácticas y confiabilidad, el correo electrónico sigue siendo una especie de caja negra. Con las aplicaciones, puede monitorear el tiempo de actividad, los tiempos de carga de la página, el rendimiento de la aplicación y muchos otros aspectos. Sin embargo, dado que las bandejas de entrada de correo electrónico son privadas, no hay forma de medir con precisión la información de entrega real. Las tasas de apertura y de clics pueden servir como proxies decentes, pero siguen siendo solo proxies. Afortunadamente, existen algunas herramientas excelentes que pueden complementarse entre sí y, juntas, brindar una imagen relativamente clara de la entrega de su correo electrónico.
Esta es la clave para apreciar nuestro séptimo y último consejo:
7. Usa las herramientas disponibles para monitorear y mejorar tu entrega
Al igual que monitorearía el tiempo de actividad o el rendimiento de su aplicación, es igualmente importante monitorear la entrega de correo electrónico. Si bien ninguna herramienta puede decirle todo, una combinación de excelentes herramientas puede marcar una gran diferencia para garantizar que la entrega de su correo electrónico sea confiable y ayudar a solucionar los problemas en los momentos en que no lo es.
Para tener una buena cobertura, querrá usar las siguientes herramientas y prestar mucha atención a los patrones a lo largo del tiempo.
- Supervise las tendencias en las tasas de apertura y de clics de sus correos electrónicos. Es solo un proxy, pero es bueno para números históricos relativos. Por ejemplo, si nota que sus tasas de apertura o de clics caen drásticamente con el tiempo, a menudo es una señal de advertencia temprana de que puede estar experimentando problemas de entrega. Dado que un correo electrónico no se puede abrir si no se entrega correctamente, las disminuciones en las tasas de apertura pueden deberse a problemas de entrega.
- Gmail ofrece Postmaster Tools que pueden ayudarlo a medir la IP y la reputación del dominio para comprender qué fuentes de correo electrónico pueden tener problemas de entrega. Esta es una gran herramienta forense a la que recurrir cuando sospecha que puede tener problemas de entrega. Solo proporciona información de Gmail, pero a menudo es un proxy lo suficientemente bueno para comprender cómo se vería su reputación para los otros proveedores también.
- Use MXToolBox Blacklist Check para ver si su dominio o dirección IP ha llegado a una lista negra. Si tiene una dirección IP compartida, probablemente desee configurar un monitor permanente y automático para esa dirección IP compartida para saber antes si termina en una lista negra.
- Use una herramienta como GlockApps o 250ok para monitorear la ubicación de la bandeja de entrada de sus correos electrónicos. Es importante tener en cuenta que estas herramientas se basan en listas de semillas para probar la entrega. Es decir, dado que no pueden probar la entrega a las bandejas de entrada de los destinatarios reales, tienen que usar direcciones de prueba como proxy. Al igual que con la mayoría de las herramientas de entrega de correo electrónico, esta no es una ciencia perfecta, pero en la práctica, está lo suficientemente cerca como para seguir siendo muy útil para medir la calidad de la entrega.
Cuanta más supervisión y alertas tenga, más pronto sabrá acerca de los problemas y podrá corregirlos. A menudo, la entrega deficiente del correo electrónico puede ser un problema invisible que solo surge cuando comienzan a aparecer las solicitudes de soporte, pero para entonces, es posible que ya haya tenido cientos o miles de correos electrónicos que terminaron en carpetas de correo no deseado o que no llegaron en absoluto. Al igual que no desea que sus clientes sean los que le alerten sobre el tiempo de inactividad de la aplicación, tampoco desea que sean los primeros en alertarle sobre posibles problemas de entrega.
Reúnelo todo
Tienes muchas opciones cuando se trata de enviar correos electrónicos. Incluso puede configurar un servidor y un Agente de transferencia de correo (MTA) y enviarlo usted mismo si lo desea, pero asumirá una gran responsabilidad y gastos generales. Gestionar la reputación es difícil. Establecer relaciones con los ISP es aún más difícil.
A menos que el envío de correo electrónico sea su servicio principal, a menudo es mejor que recurra a un proveedor de servicios de correo electrónico. Incluso entonces, es importante reconocer que una gran entrega no puede ser una conclusión inevitable. Aunque todos los ESP afirman que brindan una gran entrega, no siempre es así. In most cases, when you're evaluating ESP's, you'll be much better off if you use the tools mentioned above to get quantifiable delivery information for yourself rather than taking their word for it. This is true whether you use a shared IP address or a dedicated IP address. Great delivery isn't automatic, and you should always be gathering hard data on your delivery.
Regardless of how you handle email, make sure to treat it as an extension of your application's user experience rather than an afterthought. Take time to write concise and helpful emails, and do everything possible to seamlessly integrate it into the user experience. Be judicious about firing off too many emails, and give your users the ability to tune email notifications for their needs.
Finally, monitor your transactional email delivery like you would any other service in your stack. If your users aren't receiving critical emails like password resets and invoices, you'll be losing goodwill, and your support costs will increase. Don't let your email delivery fail quietly. Make sure that you're notified quickly and loudly of any potential delivery issues long before it gets bad enough for your customers to email you.
Your application can't work without email. While it's not as easy to measure or monitor as most aspects of your application, it's still a critical piece of functionality that deserves your full attention. Invest the time in making your email experience great, and you'll unquestionably reap the rewards.