Presentamos Float.com: una mejor alternativa a las hojas de cálculo

(Esta es una publicación patrocinada). En el mercado altamente competitivo de hoy, es vital moverse rápido. Después de todo, todos sabemos cómo dice el famoso dicho: “El tiempo es dinero”. Cuanto más rápido se mueva su equipo de producto al crear un producto, mayores serán las posibilidades de que tenga éxito en el mercado. Si eres gerente de proyectos, necesitas una herramienta que te ayude a aprovechar al máximo el tiempo de cada uno de los miembros de tu equipo.

Aunque los equipos creativos suelen trabajar en productos nuevos e innovadores, muchos todavía usan herramientas heredadas para administrar su trabajo. Las hojas de cálculo son una de las herramientas más comunes en la caja de herramientas del administrador de proyectos. Si bien esto puede ser adecuado para un equipo de dos o tres miembros, a medida que el equipo crece, administrar el tiempo del equipo se convierte en un trabajo exigente.

Cada vez que los gerentes de proyecto intentan administrar su equipo usando solo hojas de cálculo, generalmente enfrentan los siguientes problemas:

1. Falta de visibilidad

Comprender lo que realmente sucede en un proyecto requiere mucho trabajo. Es difícil captar visualmente quién está ocupado y quién no. Como resultado, algunos miembros del equipo pueden terminar sobrecargados, mientras que otros tendrán muy poco que hacer. Tampoco obtendrá un desglose claro de cuánto tiempo se dedica a un trabajo en particular y a clientes en particular, lo cual es crucial no solo para fines de facturación sino también para informar las decisiones futuras de su agencia, como a quién contratar a continuación.

2. Difícil de informar a las partes interesadas

Con las hojas de cálculo como el hogar de la gestión de proyectos, traducir datos sobre personas y tiempo en información tangible es un desafío. La visualización de datos también es prácticamente imposible con la gama limitada de funciones de creación de gráficos que brindan las herramientas de hoja de cálculo. Como resultado, la elaboración de informes con hojas de cálculo se convierte en una tarea que requiere mucho tiempo. Cuantas más personas y actividades tenga un proyecto, más tiempo del gerente de proyecto se consumirá en los informes.

3. Las hojas de cálculo administran tareas, no personas

La gestión de proyectos con hojas de cálculo individuales es un desastre a punto de ocurrir. Aunque una sola hoja de cálculo puede dar un desglose claro de un solo proyecto, no tiene forma de indicar la sobrecarga y la falta de carga para miembros particulares del equipo en todos los proyectos.

4. Falta de una visión general de alto nivel de un proyecto

Es bien sabido en la industria que muchos diseñadores sufren de visión de túnel: sin tener en mente el panorama general de un proyecto, su atención se centra en resolver las tareas en curso. Pero el problema de la visión de túnel no se limita a los diseñadores; también existe en la gestión de proyectos.

Cuando un gerente de proyecto usa una herramienta como una hoja de cálculo, generalmente es difícil (o incluso imposible) crear una descripción general de alto nivel de un proyecto. Incluso cuando el gerente del proyecto invierte mucho tiempo en crear esta descripción general, la imagen se vuelve obsoleta tan pronto como cambia la dirección de la empresa.

5. El riesgo de información desactualizada

El desarrollo de productos avanza rápidamente, lo que dificulta que los gerentes de proyectos supervisen e introduzcan continuamente todos los cambios necesarios en la hoja de cálculo. Esto no solo lleva mucho tiempo, sino que tampoco es muy divertido y, como resultado, a menudo no se hace.

Cómo la tecnología mejora nuestra vida: presentamos Float

El propósito de la tecnología siempre ha sido reducir el trabajo mecánico para centrarse en la innovación. En una agencia creativa o de productos, el objetivo final es automatizar tanto como sea posible el diseño de productos y el proceso de gestión humana, para que el equipo pueda concentrarse en el trabajo profundo de creatividad y ejecución.

Con esto en mente, exploremos Float, una aplicación de administración de recursos para agencias creativas. Float facilita la comprensión de quién está trabajando en qué, convirtiéndose en una única fuente de información para todo su equipo.

Ayudando a los gerentes de productos a superar los desafíos de la gestión del tiempo y de las personas

Float facilita la colaboración en equipo y hace que el trabajo sea más efectivo. Así es cómo:

1. Visual Team Planner: vea el equipo y las tareas de un vistazo

Float le permite planificar tareas visualmente usando la pestaña "Programar". En esta vista, puede asignar y actualizar asignaciones de proyectos. Una interfaz de arrastrar y soltar simplifica la programación de su equipo.

Aquí hay un ejemplo de la vista de programación :

Pero eso no es todo. Puedes hacer más:

• Priorizar tareas
  Puede hacer esto simplemente moviéndolos encima de otros.
• Tareas duplicadas
  Simplemente presione "Shift" y arrastre una tarea seleccionada a una nueva ubicación.

• Extender una tarea
  Si alguien de su equipo necesita más tiempo para terminar una tarea, puede extender el tiempo con un solo clic usando la interfaz visual.
• dividir una tarea
  Cuando se hace evidente que alguien de su equipo necesita ayuda con una tarea, es fácil dividir la tarea en partes y asignar cada parte a otro miembro.

2. Informes y estadísticas incorporados

La función integrada de informes y estadísticas de Float (informes de "utilización") puede ahorrarles a los gerentes de proyecto horas de trabajo manual al final de la semana, mes o trimestre.

Es relativamente fácil personalizar el formato del informe. Puede:

• Elija los roles de los miembros del equipo (empleados, contratistas, todos) en "Personas";
• Elija el tipo de tareas (provisional, confirmada, completada) en "Tarea".

Es vital mencionar que Float te permite definir diferentes roles para los miembros del equipo. Por ejemplo, si alguien trabaja a tiempo parcial, puede definirlo en la configuración de "Perfil" y especificar que su trabajo sea solo a tiempo parcial. Esta característica también es útil cuando necesita calcular un presupuesto.

Puede enviar un correo electrónico a los miembros del equipo con sus horas individuales para la semana.

3. Buscar y filtrar: toda la información que necesita, al alcance de su mano

Toda la información de su equipo se encuentra en un solo lugar. No necesita usar diferentes hojas de cálculo para diferentes proyectos; para agregar un nuevo proyecto, simplemente haga clic en "Proyectos" y agregue un nuevo objeto.

También puede utilizar las herramientas de filtrado para resaltar proyectos específicos. Una forma sencilla de ver las tareas relevantes de un vistazo es filtrar por etiquetas, dejando solo determinados tipos de proyectos (por ejemplo, proyectos que tienen contratistas).

4. Obtener una visión general de alto nivel de todos sus proyectos

Con Float, siempre tendrá un registro de lo que sucedió y cuándo. - Establezca hitos en la configuración de un proyecto y esté atento a los próximos hitos en su Feed de actividad .

• Profundice en un usuario o un equipo y revise su programación. Cuando vea que alguien está sobrecargado (el rojo se lo indicará), puede mover a otros miembros del equipo a esa actividad y reagruparlos.

Puede ver por día, semana o mes, por lo que es fácil de alejar y ver una imagen grande de su proyecto.

5. Reducción del riesgo de información obsoleta

No necesita cambiar entre varias herramientas para averiguar todo lo que necesita saber. Esto significa que su información estará actualizada (es mucho más fácil administrar su proyecto usando una sola herramienta, en lugar de muchas).

Float se puede conectar fácilmente a todos los servicios que utiliza.

Conclusión

Si la gestión de proyectos de su equipo deja mucho que desear, Float es una obviedad. Float facilita ver todo lo que necesita saber sobre los proyectos de su equipo en un solo lugar, brindando a los gerentes de proyecto la información y la funcionalidad que necesitan para manejar el acelerado mundo del diseño y desarrollo digital. ¡Comienza con Float hoy!