Exploración del análisis de las partes interesadas: estrategia, tipos, pasos, ventajas, pasos

En el panorama empresarial actual que cambia rápidamente, comprender las necesidades y expectativas de las partes interesadas se ha vuelto cada vez más importante para las organizaciones de todos los tamaños y sectores. Las partes interesadas pueden tener un impacto significativo en las operaciones y el éxito de una organización, y no tener en cuenta sus necesidades e intereses puede tener consecuencias negativas, como la pérdida de reputación o la disminución de la lealtad de los clientes.

Si es nuevo en el mundo de la matriz de partes interesadas y desea obtener más información, lea este artículo. Profundizaremos en qué es el análisis de stakeholders , sus ventajas y ejemplos.

¿Qué es el Análisis de Partes Interesadas?

El análisis de las partes interesadas implica identificar y analizar los intereses, necesidades, expectativas y preocupaciones de todos los individuos con respecto a un proyecto, decisión o iniciativa de una organización. El objetivo es obtener una comprensión integral de las perspectivas de las partes interesadas y utilizar esta información para

• Toma de decisiones informada
• Desarrollar estrategias de comunicación efectivas.
• Gestionar las relaciones con los stakeholders.

Las partes interesadas pueden incluir varios individuos y grupos, como clientes, empleados, proveedores, accionistas, organismos reguladores, grupos comunitarios y otras organizaciones interesadas en las actividades de la organización. El análisis generalmente implica:

• Identificar y categorizar a las partes interesadas en función de su nivel de interés en las actividades de la organización.
• Su influencia en la organización.
• Su impacto potencial en el éxito de la organización.

¿Qué es la gestión de partes interesadas?

La gestión de las partes interesadas es el proceso de identificar, evaluar y gestionar las relaciones con las partes interesadas para garantizar que se satisfagan sus necesidades y expectativas. La gestión de grupos de interés tiene como objetivo establecer una relación positiva con los grupos de interés y asegurar que estén satisfechos con las acciones y decisiones de la organización. En última instancia, su opinión puede influir en el futuro de su empresa. El proceso incluye –

• Localización de partes interesadas
• Evaluar sus requisitos y expectativas.
• Organizar y realizar diversas acciones para interactuar con ellos.

Estrategia de Gestión de Grupos de Interés

Así es como debería ser una estrategia de gestión de partes interesadas:

• Qué tan complicado es su proyecto: puede evaluarlo comparándolo con proyectos anteriores, observando los hitos del proyecto o los recursos necesarios o el tiempo asignado.
• El nivel de ayuda necesario para obtener los resultados deseados : esto puede implicar apoyo financiero, asesoramiento profesional, activos tangibles, controles de calidad del contenido y otras cosas.
• La cantidad de tiempo que tiene para comunicarse: si su proyecto involucra una gran cantidad de aportes de las partes interesadas, debe pensar en cómo administrar el tiempo que dedicará a la comunicación.

Tipos de partes interesadas

Hay principalmente dos tipos de partes interesadas:

• Partes interesadas internas/directas/primarias
• Partes interesadas externas/indirectas/secundarias

Interno

Las partes interesadas internas incluyen personas u organizaciones interesadas o preocupadas por las opciones o acciones de una organización.También se les conoce como partes interesadasdirectas o primarias.

Ejemplos de partes interesadas internas:

• Empleados
• Gerentes
• Junta Directiva
• Accionistas
• Contratistas

Interesados ​​externos

Aquellos que tienen interés en el éxito de una empresa pero que no están directamente conectados con sus proyectos sonpartes interesadas externas .También se les conoce como partes interesadasindirectas o secundarias.

Ejemplos de partes interesadas externas:

• Clientes
• Proveedores
• Grupos comunitarios
• Gobierno
• Competidores
• Medios de comunicación

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Ventajas del análisis de partes interesadas

El análisis de las partes interesadas ofrece varias ventajas a las organizaciones, entre ellas:

Comprender las perspectivas de las partes interesadas

Las empresas pueden comprender mejor sus necesidades y expectativas analizando las perspectivas y preocupaciones de las partes interesadas. Esto les permite adaptar las actividades y decisiones para satisfacer las necesidades de las partes interesadas y construir relaciones más sólidas.

Mitigación de riesgos

El análisis de las partes interesadas puede ayudar a las organizaciones a identificar los riesgos potenciales y los impactos negativos de sus actividades en las partes interesadas. Al comprender las preocupaciones de las partes interesadas, las organizaciones pueden tomar medidas para mitigar estos riesgos y minimizar los impactos negativos. Dado que las partes interesadas a menudo aportan una experiencia significativa, es aconsejable obtener su valiosa información e implementarla en su proyecto.

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Mejorar la toma de decisiones

El análisis de las partes interesadas proporciona a las organizaciones información valiosa que se puede utilizar para tomar decisiones más informadas y eficaces. Al considerar las perspectivas de todas las partes interesadas, las organizaciones pueden tomar decisiones más alineadas con sus objetivos y valores.

Mejorar la comunicación

El análisis de las partes interesadas puede permitir a las organizaciones identificar las formas más efectivas de comunicarse con las partes interesadas. Las empresas pueden adaptar sus estrategias de comunicación para construir relaciones más sólidas y promover la transparencia mediante la comprensión de las preferencias y necesidades de comunicación de las partes interesadas.

Llegar a ser exitoso

El éxito del proyecto y sus efectos relacionados están significativamente influenciados por las actitudes de las partes interesadas. También puede conseguir nuevos trabajos anticipándose a las expectativas de las partes interesadas y entregando resultados. Esto es clave para ayudar a las organizaciones a mantenerse por delante de la competencia.

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Pasos para el análisis de las partes interesadas con ejemplos

El análisis de las partes interesadas es un paso muy crítico para el éxito de una empresa. Estos son los pasos sobre cómo se puede lograr:

Identificar a las partes interesadas

El primer paso en el análisis de las partes interesadas es identificar a todos los individuos o grupos que se ven afectados por las actividades de una organización. Esto puede incluir partes interesadas internas, como empleados y accionistas, y partes interesadas externas, como clientes, proveedores, grupos comunitarios y entidades gubernamentales.

Por ejemplo, una empresa de software podría identificar partes interesadas como empleados, inversores, clientes, desarrolladores de software y reguladores gubernamentales.

Priorizar a las partes interesadas

Una vez identificadas todas las partes interesadas, es necesario priorizarlas en función de su nivel de influencia e interés en las actividades de la organización. Esto se puede hacer mediante el mapeo de las partes interesadas en una cuadrícula de poder/interés, donde las partes interesadas con alto poder e interés se consideran jugadores clave, y aquellas con bajo poder e interés se consideran de baja prioridad.

Por ejemplo, la empresa de software podría priorizar a las partes interesadas como clientes, inversores y desarrolladores de software como actores clave y a los reguladores gubernamentales y grupos comunitarios como una prioridad menor.

Comprender las necesidades y expectativas de las partes interesadas

Una vez que se priorizan las partes interesadas, es importante comprender sus necesidades y expectativas. Esto se puede hacer a través de entrevistas y encuestas.

Por ejemplo, la empresa de software podría realizar entrevistas con clientes clave para comprender sus expectativas sobre las características y la funcionalidad del software.

Evaluar el impacto de las partes interesadas

Después de comprender las necesidades y expectativas de las partes interesadas, es importante evaluar el impacto potencial de las actividades de la organización en cada grupo de partes interesadas. Esto se puede hacer a través de una evaluación de riesgos o un análisis de impacto.

Por ejemplo, la empresa de software podría evaluar el impacto potencial de las nuevas funciones de software en los desarrolladores de software y la adopción de los clientes.

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Desarrollar un plan de participación de las partes interesadas

Con base en el análisis de las partes interesadas, puede desarrollar un plan de participación de las partes interesadas que describa cómo la organización se relacionará con cada grupo de partes interesadas. Este plan debe adaptarse para satisfacer las necesidades y expectativas de cada grupo de partes interesadas.

Por ejemplo, la empresa de software podría desarrollar un plan para comprometerse con los clientes clave a través de actualizaciones periódicas del producto y encuestas de opinión de los clientes.

Cosas a evitar

Si bien muchas empresas trabajan para mantener relaciones con sus partes interesadas, aquí hay algunas cosas que deben evitarse en el proceso:

Ignorar a las partes interesadas clave

Es importante identificar y priorizar a todas las partes interesadas clave, incluidas aquellas que pueden no tener influencia o poder directo pero que aún se ven afectadas por las actividades de la organización.

Estereotipar o hacer suposiciones sobre las partes interesadas

Evite estereotipar o hacer suposiciones sobre las partes interesadas en función de su afiliación grupal o antecedentes. Cada parte interesada debe ser considerada como un individuo con necesidades y perspectivas únicas.

No involucrarse con las partes interesadas

El análisis de las partes interesadas debe involucrar el compromiso y la consulta con las partes interesadas para considerar sus perspectivas. Evite realizar el análisis de forma aislada sin comprometerse con las partes interesadas.

Descuidar actualizar el análisis

El análisis de las partes interesadas debe ser un proceso continuo y actualizado periódicamente para reflejar los cambios en el entorno organizacional o de las partes interesadas.

Complicar demasiado el proceso

El análisis de las partes interesadas debe realizarse de manera clara, concisa y estructurada. Evite complicar demasiado el proceso con demasiadas categorías o marcos complejos que puedan generar confusión o imprecisiones.

Asumiendo las perspectivas de las partes interesadas

Evite asumir las perspectivas de las partes interesadas sin comprometerse con ellas directamente. El análisis debe basarse en los aportes y la retroalimentación de las partes interesadas en lugar de en suposiciones.

Conclusión

Las organizaciones pueden obtener información sobre el impacto potencial de sus actividades en las partes interesadas mediante la realización de un análisis de partes interesadas. Pueden desarrollar estrategias de participación personalizadas para abordar sus necesidades e inquietudes. A través de este proceso, las organizaciones pueden construir relaciones más sólidas con las partes interesadas, mitigar los riesgos y tomar decisiones más informadas que conduzcan a la generación de ganancias.

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