Tutorial de Excel para principiantes

Microsoft Excel es uno de los programas de hojas de cálculo más populares y ampliamente utilizados a nivel mundial. Desarrollado por Microsoft, se lanzó por primera vez en 1985 y se ha actualizado con varios cambios a lo largo del tiempo. Sin embargo, la funcionalidad principal se ha mantenido prácticamente igual. Es compatible con múltiples sistemas operativos como Windows, Android, macOS e iOS.

Excel se utiliza para organizar datos en filas y columnas, realizar funciones matemáticas y registrar y analizar datos estadísticos y numéricos. Microsoft Excel tiene varias funciones preestablecidas creadas para realizar numerosas operaciones como cálculos, herramientas gráficas, tablas dinámicas, programación de macros y similares.

Una hoja de cálculo de Excel se puede reconocer como una colección de columnas y filas que forman una tabla. Los alfabetos generalmente se asignan a las columnas, mientras que los números se asignan a las filas. La intersección donde se encuentran una fila y una columna es una celda. Una celda se identifica con la letra que representa la columna y el número que representa una fila.

Este artículo está dedicado a los usuarios de computadoras que son principiantes en el uso de Microsoft Excel. Con unos pocos pasos rápidos y simples, cualquier persona que desee obtener conocimientos básicos para comenzar con los conceptos básicos puede aprender MS Excel.

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requisitos previos

Antes de continuar con este tutorial, se deben cumplir los siguientes requisitos previos:

• Una comprensión básica de los dispositivos informáticos como el teclado, el mouse, la pantalla, el monitor, etc., y cómo funcionan.
• Habilidades básicas de administración de archivos y conocimiento de navegación de carpetas.

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¿Cómo empezar con Excel?

Paso 1: Instale MS Excel

Microsoft Excel está bastante comúnmente disponible. Se puede comprar en tiendas de informática que venden software o se puede encontrar en el conjunto de programas de Microsoft Office. Alternativamente, también se puede descargar desde el sitio web de Microsoft con una clave de licencia precomprada.

Paso 2: abre MS Excel

Ejecutar Excel es similar a ejecutar la mayoría de los otros programas de Windows. Simplemente haga clic en el menú Inicio y haga clic en el botón Todos los programas del menú. A continuación, haga clic en Microsoft Office y seleccione Microsoft Excel en el menú desplegable. Si vas a utilizarlo con frecuencia, es más fácil localizarlo si creas un acceso directo en el escritorio.

Paso 3: crear un nuevo libro de trabajo

Haga clic en el botón Nuevo libro en blanco para crear un nuevo libro. Luego proceda a escribir el nombre del libro de trabajo y finalmente presione el botón Intro para guardarlo.

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Comprender los componentes de Microsoft Excel

1. Pestaña Archivo: La pestaña Archivo se encuentra en la esquina superior izquierda y se usa para abrir o guardar archivos, verificar la vista Backstage, crear una hoja nueva, imprimir una hoja y realizar otras operaciones relacionadas con el archivo.

2. Barra de herramientas de acceso rápido: la barra de herramientas de acceso rápido se encuentra justo encima de la pestaña Archivo. Es donde se almacenan convenientemente todos los comandos de uso más frecuente de Excel. Se puede personalizar a elección del usuario.

3. Cinta: La cinta consta de los comandos organizados en tres componentes:

• Pestañas: están ubicadas en la parte superior de la cinta y consisten en comandos relacionados como Inicio, Diseño de página, Insertar, etc.
• Grupos: Los grupos se utilizan para organizar los comandos relacionados con la hoja de trabajo. Cada nombre de grupo se puede encontrar en la cinta debajo del grupo. Por ejemplo, un grupo de comandos para fuentes, alineación y similares.
• Comandos: Los comandos se pueden encontrar en cada grupo, como se mencionó anteriormente.

4. Barra de título: La barra de título se encuentra en la parte superior de la ventana en el medio. Su función principal es mostrar el programa y los títulos de las hojas.

5. Control de Zoom: El control de Zoom se utiliza para acercar el zoom y obtener una vista ampliada del texto escrito. Esta herramienta consta de un control deslizante que se puede ajustar deslizándolo hacia la izquierda o hacia la derecha para acercar o alejar. Además, el botón + también se puede utilizar para el mismo propósito.

6. Botones de vista: hay tres botones que se encuentran en el lado izquierdo del control de Zoom, hacia la parte inferior de la pantalla. Esta función le permite cambiar entre las diferentes vistas de hoja de Excel, a saber, la vista de diseño normal, la vista de diseño de página y la vista de salto de página.

7. Área de la hoja: El área de la hoja es donde ingresa sus datos. La barra intermitente vertical es el punto de inserción que representa la ubicación donde aparecerá el texto después de escribirlo.

8. Barra de filas: las filas comienzan desde 1 en adelante y continúan aumentando a medida que se ingresan datos continuamente. El número máximo de filas en Excel es 1.048.576.

9. Barra de Columnas: Las Columnas están ordenadas alfabéticamente desde A en adelante y siguen aumentando mientras se ingresan datos continuamente. Después de Z, la serie continúa con AA, AB, etc. El número máximo de columnas es 16.384.

10. Barra de estado: la barra de estado muestra el estado actual de la celda activa en una hoja de cálculo. Hay cuatro estados en los que una celda puede estar:

• Modo listo: este modo muestra que la hoja de trabajo está lista para la entrada del usuario.
• Modo de edición: este modo muestra que la celda está en modo de edición. Una celda inactiva se puede activar en el modo de edición haciendo doble clic en ella.
• Modo de entrada: este modo indica que un usuario está escribiendo datos en una celda.
• Modo de punto: este modo indica la entrada de una fórmula cuando se ingresa usando una referencia de celda.

11. Iniciador del cuadro de diálogo: el iniciador del cuadro de diálogo se muestra como una pequeña flecha en la esquina inferior derecha de numerosos grupos ubicados en la cinta. Este botón abre un panel de tareas o un cuadro de diálogo que brinda al usuario más opciones relevantes para el grupo.

Crear fórmulas paso a paso

Una fórmula en Excel también se llama sintaxis. Se utiliza principalmente para realizar cálculos matemáticos. En MS Excel, las fórmulas comienzan con un signo igual (=) en la celda, seguido del cálculo.

Los pasos para ejecutar una fórmula son los siguientes:

• Elige una celda
• Escriba el signo igual (=)
• Elija una celda o escriba un valor
• Escriba un operador aritmético
• Elige otra celda o escribe valor
• Presiona enter

Atajos importantes de Excel

Ctrl + P: para abrir la ventana de diálogo de impresión

Ctrl + N: para crear un nuevo libro de trabajo

Ctrl + S: para guardar el libro de trabajo actual

Ctrl + C: para copiar el contenido de una selección actual

Ctrl + V: para pegar los datos del portapapeles

Shift + F3: para mostrar la función 'Insertar ventana de diálogo'

Shift + F11: para crear una nueva hoja de trabajo

F2: para verificar la fórmula y el rango de celdas que está cubierto

Consejos profesionales para trabajar con Microsoft Excel

1. Guarde siempre los libros de trabajo teniendo en mente la compatibilidad con versiones anteriores. Si utiliza las funciones anteriores en versiones superiores de MS Excel, asegúrese de guardar sus archivos en formato 2003 *.xls para mantener la compatibilidad con versiones anteriores.
2. Utilice siempre nombres descriptivos para identificar columnas y hojas de trabajo en un libro de trabajo.
3. Trate de no usar fórmulas complejas con numerosas variables. En su lugar, siempre divídalos en resultados más pequeños y manejables sobre los que construir.
4. Intente usar las funciones preestablecidas en lugar de escribir innecesariamente sus propias fórmulas.

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Conclusión

Microsoft Excel se ha utilizado ampliamente para almacenar datos o realizar cálculos matemáticos simples. Es una herramienta vital para la ciencia de datos debido a la variada gama de funciones estadísticas que tiene para ofrecer. Poseer un conocimiento profundo de MS Excel es una habilidad fundamental y resultará muy útil si uno planea seguir una carrera en ciencia de datos.

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