KPI esenciales para realizar un seguimiento de la eficiencia de una empresa

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Los mercados de hoy son despiadados. Usted compite constantemente con sus competidores para capturar una mayor participación de mercado y generar el máximo de ingresos para sus partes interesadas. Para asegurarse de que su negocio tenga éxito, debe realizar un seguimiento constante de su progreso y establecer métricas adecuadas que le informen sobre la salud de su organización. Los indicadores clave de rendimiento, o KPI, pueden ayudarlo aquí.

KPI como rastreadores de rendimiento

Necesita un método adecuado para realizar un seguimiento del rendimiento de su organización para que pueda evaluar sus fortalezas y deficiencias. Los KPI son inmensamente valiosos en este sentido, ya que son simples, medibles y rastreables.

Los KPI de una organización varían según sus procesos, necesidades y objetivos. Recuerda que los KPI deben ser simples y cuantificables: si no puedes medir tu KPI porque es demasiado complejo o demasiado abstracto, no has identificado los KPI correctos.

Varias personas confunden los KPI con métricas y objetivos y resultados clave u OKR. Una métrica es cualquier medida cuantificable, mientras que un KPI es una métrica que mide el progreso de su organización hacia sus objetivos comerciales a largo plazo. Todos los KPI son métricas, pero no todas las métricas son KPI. Asimismo, los OKR se refieren a los resultados esperados si cumples tus objetivos, mientras que los KPI son los indicadores del desempeño de tu organización.

KPI de producción

El proceso de desarrollo de productos es una función comercial central: sin un producto o modelo de servicio adecuado, no hay negocio. Los errores en el desarrollo de productos pueden hacer retroceder su negocio, por lo que debe diseñar y realizar un seguimiento de sus KPI en cada paso del desarrollo de productos.

La producción implica la creación de un producto entregable. Este proceso implica investigación y desarrollo, diseño de productos y fabricación de productos. Considere la posibilidad de automatizar su flujo de trabajo de producción y elabore KPI relevantes para optimizar su producción. Estos son los KPI de producción esenciales que se deben tener en cuenta:

1. Tiempo de ciclo

El tiempo de ciclo se refiere al tiempo que lleva producir un producto de principio a fin. Esencialmente mide la eficiencia del proceso productivo; cuantos menos retrasos haya, más ágil será el proceso y menor será el tiempo del ciclo.

Debe realizar un seguimiento de su tiempo de ciclo e intentar reducirlo, ya que cuanto menos tiempo se tarde en producir un producto, más productos podrá producir la empresa en un período determinado y mayor será su productividad. El seguimiento de este KPI después de introducir un cambio, como un nuevo equipo, puede permitirle medir la efectividad de sus técnicas.

2. Logro de producción

El logro de la producción es un porcentaje de la cantidad de productos producidos para la producción objetivo. Su organización debe apuntar a lograr una tasa de logro de producción lo más alta posible. Si sus tasas de logro de producción son bajas a pesar de sus mejores esfuerzos, es posible que esté estableciendo objetivos demasiado altos o que sus procesos tengan redundancias. Considere invertir en equipo técnico y contratar personal especializado si cree que su tasa actual de logros no le permitirá obtener ganancias adecuadas.

3. Costo de mantenimiento de la unidad

El costo de mantenimiento unitario son los gastos de mantenimiento de su organización por cada unidad de producto producido. Puede calcular el costo de mantenimiento unitario para las máquinas involucradas en la producción de una unidad dividiendo los costos totales de mantenimiento por el total de unidades producidas.

Su organización puede estar perdiendo ingresos significativos si el costo de mantenimiento es un porcentaje significativo del precio de venta de la unidad. Haga un seguimiento del costo de mantenimiento de su unidad y apunte a reducirlo tanto como sea posible. Reemplazar maquinaria vieja o invertir en mejor tecnología puede ayudar con eso.

4. Costo de producción por unidad

Debe realizar un seguimiento preciso de sus gastos actuales si su objetivo es reducir sus costos para obtener mejores ganancias u obtener una ventaja competitiva al reducir sus precios. Puede calcular el costo de producción por unidad dividiendo los costos totales de fabricación por el total de unidades producidas.

5. Uso de materiales

El material utilizado en la producción de una unidad de su producto es un KPI importante relacionado con la adquisición de bienes. El material real utilizado puede ser diferente del uso de material planificado. Al realizar un seguimiento de su uso de materiales, comprenderá mejor los recursos que utiliza por unidad, lo que le permitirá pronosticar los gastos futuros de manera adecuada. Puede calcular el uso de material dividiendo el material usado por el material planificado y tomando su porcentaje.

6. Tasa de reducción de residuos

La tasa de reducción de residuos representa la optimización de sus recursos y la medida en que mitiga su producción de residuos. Puede calcular esto definiendo intervalos iguales en los que medirá su producción de residuos. Luego, divide los desechos producidos en el último intervalo por los desechos producidos en el intervalo anterior. Si su proporción es superior a 1, ahora está produciendo más desechos y necesita trabajar en el uso de sus recursos. Cuanto mayor sea la proporción, más grave será el problema.

KPI de compras

Debe optimizar el proceso de compra de su organización para mantener sus gastos al mínimo. La adquisición de bienes y servicios implica comprarlos y administrar y construir relaciones con proveedores valiosas para su negocio. Debes identificar a los proveedores más adecuados, evaluar su desempeño y negociar acuerdos que favorezcan a tu negocio para agilizar tu proceso de compras. De manera similar, debe administrar su solicitud de compra, orden de compra, aprobaciones, facturación y flujo de trabajo de AP si desea claridad en el proceso de compra de su organización.

Un proceso de adquisición ineficiente puede hacer que no se cumplan los plazos de sus acuerdos cuando se quede sin bienes y servicios críticos. Del mismo modo, un flujo de trabajo de adquisición poco claro puede dar lugar a fraudes y errores costosos. También puede incumplir los plazos de pago y arruinar las relaciones con los proveedores, o puede continuar tratando con proveedores de baja calidad al no realizar un seguimiento de su desempeño.

Considere la posibilidad de integrar la digitalización en sus procesos de adquisición, como la automatización del seguimiento de KPI, el enrutamiento de aprobación y las estrategias de automatización financiera en su proceso de adquisición. Tenga en cuenta estos KPI para supervisar sus procesos de adquisición:

1. Número de Proveedores

Este KPI monitorea tu dependencia de los proveedores. Limitarse a unos pocos proveedores corre el riesgo de crear dependencia: si un proveedor se retira en el último minuto, corre el riesgo de tener problemas en la producción. Sin embargo, demasiados proveedores dificultan forjar relaciones significativas con ellos o hacer un seguimiento de la calidad de los bienes y servicios, y puede perderse descuentos y ofertas especiales. Elija proveedores contratados sobre los no contratados.

2. Duración del ciclo de la orden de compra

El tiempo de ciclo de la Orden de Compra es una medida del tiempo desde la creación de la Orden de Compra hasta su pago. El tiempo de ciclo de su orden de compra puede ser corto o dentro de cuatro días, mediano o de cinco a ocho días y largo o más de ocho días.

Deberá realizar un seguimiento del tiempo de ciclo de su orden de compra por cada proveedor. Un tiempo de orden de compra corto muestra que está recibiendo sus suministros rápidamente y está enviando los pagos a los proveedores a tiempo. Si nota números más grandes, identifique la causa del retraso y trabaje para mitigarlo. Por ejemplo, si su proveedor se está demorando en despachar productos, puede que sea el momento de buscar otros mejores. Del mismo modo, si su departamento se está demorando en procesar la factura, es hora de analizar el estado de su tecnología.

3. Tasa de defectos del proveedor

La tasa de defectos del proveedor es un KPI importante que afecta la calidad de su producto. Es el porcentaje de suministros rechazados por proveedor. Al realizar un seguimiento de la tasa de defectos de su proveedor, puede evaluar qué proveedores le brindan productos de alta calidad de manera constante y qué proveedores dejar de lado. Mida la tasa de defectos de su proveedor tomando un porcentaje de los bienes que rechazó del total de bienes suministrados. Puede evaluar el rendimiento de varios proveedores comparando sus tasas de defectos.

4. ROI de adquisiciones

El retorno de la inversión (ROI) se refiere a la relación entre la ganancia y el costo de la inversión y le muestra cuánto retorno le dio una inversión a su empresa. Expresa cuánto ahorró su organización a través de sus estrategias efectivas de adquisición. Su ROI de adquisiciones debe ser alrededor de 10 veces mayor que las inversiones internas en el departamento de adquisiciones.

KPI de marketing

Una vez que haya hecho el producto, debe asegurarse de que se vende bien. Las estrategias de marketing efectivas pueden garantizar que su producto sea un éxito y genere ingresos económicos. Puede emplear varias estrategias de marketing digital para su producto, incluido el pago por clic, B2B y marketing de contenido. Los siguientes KPI pueden ayudarlo a medir el rendimiento de su estrategia de marketing.

1. Costo de adquisición de clientes

El costo de adquisición de clientes es el dinero que gasta en marketing para ganar un nuevo cliente. Puede calcular su costo de adquisición de clientes dividiendo sus costos totales de marketing por los nuevos clientes obtenidos a través de sus estrategias de marketing en un período de tiempo particular. Cuanto mayor sea su costo de adquisición de clientes, menos eficiente será su campaña de marketing.

2. Proporción tráfico-cliente potencial

Su proporción de tráfico a cliente potencial determina la efectividad de su sitio web o contacto en las redes sociales. Si su sitio web recibe un tráfico decente, pero la generación de clientes potenciales es baja, debe volver a evaluar su contenido en lugar de pagar para promocionar su página o invertir en SEO. Si ese es el caso, asegúrese de concentrar sus esfuerzos de marketing en la generación de clientes potenciales en lugar de la promoción de la página web.

3. Proporción de cliente potencial

La proporción de clientes potenciales a clientes indica cuántos clientes nuevos obtiene de sus clientes potenciales. Simplemente lo calcula dividiendo el número de clientes por el número de clientes potenciales que tiene. Si la proporción de clientes potenciales a clientes es baja, debe volver a inspeccionar su embudo de ventas y sus métodos de recopilación de clientes potenciales. Sus clientes potenciales pueden ser de baja calidad o su embudo de ventas puede ser demasiado largo.

4. Tasas de conversión de la página de destino

La tasa de conversión de su página de destino se refiere a los clientes potenciales generados por su página de destino. Puede calcularlo dividiendo la cantidad de clientes potenciales generados durante un período de tiempo por la cantidad total de visitas a su página de destino durante ese tiempo. Menos conversiones significa que necesita optimizar su página de destino. Puede optimizar su llamado a la acción, acortar su formulario y hacer que su contenido sea más persuasivo.

Nota final

Los indicadores clave de desempeño son esenciales para cualquier organización, ya que aseguran que va en la dirección correcta. Puede aumentar los ingresos de su empresa diseñando y monitoreando KPIs. La digitalización puede ayudar a rastrear múltiples KPI a la vez mediante el uso de software especializado. Puede alcanzar sus puntos de referencia de KPI invirtiendo en la tecnología adecuada para reducir los tiempos de procesamiento, facilitar la comunicación, permitir la supervisión y optimizar los flujos de trabajo.